◇總是嚷著自己「很忙很忙」的人
◇總是覺得「工作量太重」的人
◇拼命工作卻沒辦法做出成果的人
◇沒辦法辛勤工作的人
◇怕麻煩的人
◇習慣偷懶的人
◇沒有持續力的人
……尤其是上述這些人，由衷希望大家務必要仔細閱讀這本書。



「忙碌」才會讓自己有魅力？

「每天都忙的焦頭爛額，工作量真的超過負擔」─―每天被工作壓得喘不過起來，有這種感覺的人應該不在少數。常態性的加班被認為是理所當然，連放假日也無法休息。然而在這樣的辛苦付出之後，卻還是無法達成自己所預定的成果。我想有很多人會希望一天最好有四十八小時，或是想要擁有比較充裕的時間享受日常生活。

另一方面，有些人每天都能準時下班、週末假日也能夠放下工作盡情享受休閒，不過，他們的工作績效卻依然是出類拔萃。兩者的差別究竟在哪裡。難道是他們與生俱來的「才能」所造成的結果嗎？

其實，後者是有共通的特徵。就我個人所知，這些共通點跟個人的才能或能力沒有關係，而是他們對時間的思考方式。直接先從結果來說的話，他們不是在「消費」時間，而是懂得「投資」時間。透過「投資」的方式建立「時間資產」，以「不勞而獲」的方式獲取額外的時間。

老實說，過去我也曾經被時間追得上氣不接下氣。尤其是在大學畢業、進入社會工作之後，日復一日「忙的焦頭爛額」。當初覺得忙碌的生活就是「優秀業務員」的證明，才是魅力的象徵。話說回來，環視周遭的同事和上司，大部份的人都是這樣認為。

但是，在我進公司三年後決定要去美國念MBA，在美國念書的時候我才發現我過去的想法是錯的。在美國留學的時間不過短短兩年，重新學習到各式各樣的管理知識。當時在美國求學的時候，該念的書、該做的專案等等，被交付的課題多得嚇人。回想起當年在公司上班的日子，才發現當時的忙碌根本不及現在的百分之一。

但是，當時身邊的同學，每個人都能按照規定完成該交的課題。不管是他們、或是我自己，擁有的時間都是一樣的。直到那個時候，我才知道自己以前是如何的倚賴「忙碌」的藉口，也才體會到過去的自己真的很討厭。

從學生時代開始，我就對做生意很感興趣，因此很喜歡聆聽那些經營管理者的經驗分享。在這些分享過程中，有些擁有數十年經歷的管理者，他們總是不厭其煩的強調時間成本的重要性。這點在我的心中留下深刻的印象。

比方說，丟掉一千萬，總是有辦法再賺回來，但是，浪費掉的時間，雖然只是一個鐘頭，卻沒有機會重新找回來。因此有效的使用時間，找到達成目標的最短途徑，才是所有成功的關鍵。

當時，我為了要提高自己本身的時間效率，還試著去閱讀許多介紹訣竅的書籍，希望能找到合適的方法。但是，卻都無法得到改善。一直到某個時間點，我從根本改變了思考的方式，也隨著這樣的改變逐漸看到了成果。而這個轉捩點也就是我所強調的，從「消費」時間轉換成「投資」時間。



因為怕麻煩所以會成功

還有一點，跟既有的時間術有著截然不同的想法，也可以說是本書的前提。

因為提倡「懶人輕鬆食譜家庭料理研究家」受到高度支持的奧薗壽子，她的料理方式是讓那些沒有太多時間的懶人，不需要花太多的工夫就可以做出美味又健康的料理。

奧薗壽子所要傳達的一個重要的訊息就是「誠實地面對自己怕麻煩的心情」。比方說，面對非剝馬鈴薯不可的時候，認真的主婦就會很盡責的一個一個剝完，但是怕麻煩的主婦也可以採取免剝皮的料理方式。而這裡也正是工夫的所在。

我本身對於時間的思考方式，其實跟這個道理是相同的。我個人認為那些能有效運用時間、工作表現很好的人，應該都是些怕麻煩的人。因為他們怕麻煩，所以就會開始去想很多方法讓自己可以躲掉那些麻煩的部份。因此常常會激發許多新主意。

日本社會到目前為止，即使是麻煩的事，也不會說出來，就是悶著頭努力去做，因為大家都認為這才叫美德。因此，市面上大部份介紹時間術的各類叢書，幾乎都是主打這樣的訴求。當然，即使是現在，能夠做到這一點的人，應該還是一樣會受到相當高的評價。

然而，在現在跟過去，人•物•情報的交換速度是大不相同的，因此工作量也大幅的增加。如果還是「孜孜不倦」的跟時間賽跑，很快就會被時間遠遠的拋在後面。想要讓「孜孜不倦」的速度加快，不管用什麼方法，都是有限度的。現在，真正要追求的是，透過選擇和效率化提高自身表現，在有限的時間內達成最大的成果。

順便附帶一提的是，擅長「孜孜不倦」的人應該只是少數派。大部份的人都容易厭倦、習慣懶散，所以想要避免麻煩也是理所當然的事。因此，如果不是那種無欲無求的人，應該是很難持續「孜孜不倦」。

而本書所介紹的思考方式，正好可以解決這些人的問題。因為我的理論並不是要他們根據時間來規定自己該做些什麼，而是要教他們怎樣可以自由運用時間。每一件事都要孜孜不倦，難免會讓人覺得麻煩，也正因為如此，才能開始有所突破。我基本上是一個很容易厭倦、超怕麻煩、而且生性懶散的人，但是我都可以徹底實踐，所以我相信我的方式是正確的。



槓桿時間排程的三大要素

從這章開始，要跟大家介紹什麼樣的時間安排才算是以時間投資的思考方式為基礎，也就是我所說的「槓桿時間排程」。

至於「槓桿時間排程」的三大要素，則分別是「俯視全局、逆時排程」、「時間分配」、「任務清單」。

首先要談的是「俯視全局、逆時排程」。

討論規劃時程，如果要說有什麼不可缺少的道具，大家第一個想到的應該就是「萬用手冊」。但是我個人的習慣是不喜歡用普通紙張式的萬用手冊。我習慣用PDA（就字面上而言就是Personal digital assistant - 個人數位助理，提供使用者管理自身事務的機器，也就是電子萬用記事簿）以及一般會掛在牆壁上的A4尺寸的月行事曆。掛在牆上的行事曆不要那種有照片或是有圖案的，只要單純顯示整個月的時間表，可以在每天的欄位裡加註當日的行程或是待辦事項。

而「俯視全局逆時排程」的重點就在於掌握全局（會選擇用「俯視」這個字就是要從高空往下看才能一覽無遺）。想要達成預定的目標，就必須從目標完成日往回推算該如何安排整個時程。

利用這種行事曆究竟會排出怎樣的時程，接下來就按照順序一一加以說明。



俯視全局，從目標點逆時回推計算

對我自己本身來說，所謂的規劃時程，可以分為兩大類，一種是主動的「積極規劃」，我所強調的俯視全局回推排程就屬於這種，另一種則是被動的「消極安排」。

至於「消極安排」，是屬於碰到事情再解決型，也就是說，這種時程通常是那種被時間追著跑的人所規劃的。

翻開萬用手冊，可以看到的是這週或是下一週的欄位上寫著跟別人的約定事項、開會通知或是工作的截止日期等等。這種人是要等到約定事項確認後，再在萬用手冊上加註提醒自己。

然後，每天上班前，就是確認當天的預定行程，並不會特別去思考做事的步驟，只是單純的從眼前的事開始著手。如果有多的時間，也許會想要跟朋友聚會或是看點書。不過每天光是應付預定的行程就已經讓自己精疲力竭，根本找不出時間來做那些事。

偶爾，碰到沒有約定事項或是不用開會的時候，反而不知道自己可以做些什麼。因此大部份不是渾渾噩噩的度日，再不然就是跟同事一塊去喝酒。

另一方面，「積極規劃」又是怎樣的排程方式呢？所謂的「積極規劃」，通常是回推型、順利完成大量工作並獲得滿意成果、或是能夠充份享受私人生活的人所選擇的規劃方式。

積極規劃型的必要條件，首先要設定明確的目標。比方說，○月○日要成立新的事業部、營業額要提高百分之二十、開發新客戶拿到訂單、出版新書等等重要的成果，對於這些既定目標的重要課題做好萬全準備，通常得回推三個月。換句話說，以我個人為例，我會把這些檢查重點寫在行事曆上。

首先，要先確認為了達成目標有哪些準備工作是非做不可的，然後將這些準備工作劃分為數個階段，再根據其他工作的預定調整時間安排，決定出最後的時程。舉個具體的例子，如果目標是要提高營業額，就要先評估如果要達成數字需要有多少客戶下訂單、為了確實拿到這些訂單在幾號以前要拜訪多少家客戶、要拜訪客戶之前要準備哪些必要的清單或資料、這些必要的清單或資料在○月○日以前要準備齊全等等。

像這種準備工作，基本上可以從目標完成日開始回推，在三個月前、甚至是半年前就開始著手準備。相反的，如果是碰到事情再解決型的規劃，明天的工作內容要等到今天工作告一段落、下個禮拜的進度得看這個禮拜的完成狀況等等，往往很難做到事先準備。

也就是說，今天該做什麼、或是明天該做什麼，從知道目標的那一刻起回推規劃，很快就可以確定每天的工作內容。當然每個人不是只負責一件事，很可能會受到周遭的影響，出現一些自己無法掌控的約定、會議需求，然而在必須完成任務的大前提之下，事情也有輕重緩急，自己心裡可以加以盤算，沒有迫切性的就可以先放在一邊。另外，也不會發生忘記截止期限、直到最後期限才手忙腳亂的趕工。

舉個淺顯易懂的例子來說明，不過跟工作上沒有關係，我大概平均兩個月會去參加一次Masters游泳大賽。為了在比賽中可以有更好的成績，我試著運用俯視全局回推法來規劃自己的集訓操課表。

為了要參加游泳比賽，隊友們每週會進行兩次的訓練。除了跟隊友一起練習之外，我還進行了自我訓練。針對個人訓練，在怎樣的階段應該進行怎樣的訓練、該如何調整體能狀況，為了確實達成訓練菜單中所要求的目標，就必須倒推回來，思考今天該進行怎麼樣的訓練。



行事曆是最好的行程表

要管理這種俯視全局回推法，最方便的輔助工具就是月行事曆。

所謂的行事曆，通常可以掌握整個月的工作狀況，就算要確認幾個月後的預定事項也很簡單。從今天到目標完成日之前究竟還有多少時間，在視覺上也可以很清楚的掌握。要直接加註檢查重點也行。只要開始使用月行事曆，就會發現沒有任何工具比它更好用。