只要三分鐘!聰明整理術

桌子整齊≠工作有效率!用三分鐘,找回你的工作效率!

  • 作者:和田茂夫
  • 譯者:張玲玲
  • 出版社:遠流
  • 出版日:2012/12/1
  • ISBN:9789573270904
  • 語言:中文繁體
  • 適讀年齡:全齡適讀
  • 定價:220 元
  • 特價:79174(可得紅利1點)
  • 紅利優惠價:77169(折抵說明)
  • 紅利可抵:5
只要三分鐘!聰明整理術
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內容簡介 top

《只要三分鐘!聰明整理術》


用三分鐘,找回你的工作效率!

如果你的生活存在以下狀況,這本書你一定要讀:
→覺得動手整理很浪費時間?
→需要參加的會議總是撞期?
→收拾得很整齊,卻找不到需要的東西?
→習慣性忘東忘西,就算記在筆記本裡,也常常翻不到關鍵的那一頁?
→腦子裡的想法混亂,無法有條理的思考,也沒辦法向別人表達你的想法?
→電腦裡的資訊雜七雜八,資料夾連開十數個,卻還是找不到自己要的檔案?

打破整理迷思
★桌子整齊≠工作有效率:東西不是拿來收納,而是拿來使用的,所以,整理時最重要的思考點是「你會如何使用」,而非「如何收納」。

★整理的重點不只是「收納」,更重要的是「捨棄」:整理是為了讓一切一目瞭然,方便使用,如果收集了一堆用不上的東西、資訊,安排了一堆不必要的行程,只會讓你更加混亂。因此,適時捨棄是必要的,本書教導讀者如何聰明捨棄,免得日後後悔。

★世上沒有完美的整理方式,只有最適合你的整理方式:本書強調整理的關鍵在於釐清「你是誰」、「你想要什麼」,所有的整理方式都奠基於「你是什麼樣的人,從事什麼樣的工作」,練習本書的整理原則,你將找到屬於自己獨一無二的整理方法。

作者和田茂夫曾在出版社與雜誌擔任編輯,編輯的工作繁瑣,文件、物品之多,接觸的人面也廣。在這樣紊亂的狀況下,還要保持清晰的思考、良好的效率。他與讀者分享數十年的整理經驗,不只整理東西、實際的空間,也整理虛擬的空間與工作、時間。

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    部落客親身體驗,肯定推薦!

    對許許多多像我一樣,上班時被無數繁雜工作追逐、下了班得照顧父母及家人的人而言,「整理術」從來都不是小道,也不是行有餘力用以追求高品質生活的風雅,那幾乎已經是一種「必須」了。把辦公桌整理得更順手、電腦裡的檔案整理得更易於搜尋,更重要的是,把自己的時間整理得更有效率,這些,才是我們願意耗費時間反覆斟酌思量這該怎麼擺,那該怎麼放的主要原因。和田茂夫在書裡說的也是相同的概念,因此當我讀到他所寫的「東西不是被收納,東西要被使用」一句時,忍不住笑了出來,如果是他,絕對不會搞出一個乾乾淨淨、一塵不染,卻毫無人味、不知在裡面該如何生活的樣品屋吧?!
    ──葉智林|部落格‧蜀犬吠日

    第一個要整理的,不是桌面,而是你的腦袋!
    作者用革新的觀點讓我重新省視「整理」的真義。
    不要讓生活瑣事耽誤了陪伴孩子的珍貴時光,無論你是全職媽媽或是職業婦女,想增加親子共處的時間,就用聰明整理術來重新規劃生活中的空間吧!
    ──尼奧媽|部落格‧尼奧媽的新媽媽主義

    「收納整理」的概念並非專屬於家庭主婦,更不應局限於在居家環境之中,只要對於收納整理的觀念、邏輯正確了,就能輕鬆活用在工作環境之中。這本《只要三分鐘!聰明整理術》正是專為有整理困擾的上班族所設計,作者和田茂夫不但顛覆了大眾對於收納的迷思,例如:「東西不是拿來收納,而是拿來使用」、「要考慮的不是如何收納,而是如何使用與使用頻率……。」更精闢詳盡分析解說各項整理法,並搭配許多圖解來說明整理的概念好加深印象,最棒的是每個圖解最後還會有精華重點小提醒,讓你整理辦公桌更加上手,讓工作更順暢、思緒更加清晰,創造更多屬於自己的?餘裕? 時光。相信你也可以透過這本實用的參考書,找到適合自己的整理方式,事半功倍、減少加班,讓工作更有效率。
    ──收納達人 640|部落格‧收納控640

    「人生跟抽屜一樣,都要留有餘裕,才能裝進新東西。」是看完本書最大的感想。身為媒體工作者,如何把每天接觸的大量資料歸納、整理、捨棄,常讓人陷入兩難,以至於資料永遠如小山,光尋找就耗時甚久。看完本書後,我立刻丟掉了多年來視如寶貝、卻塵封已久的資料,把不知何時才會用到的東西清除,工作空間頓時清爽多了。特別推薦給和我一樣每天接觸大量資料卻難以取捨的人,學會即刻清除,才有更多空間裝新東西。
    ──蝶|部落格‧私的一期一會

    過去對於整理與收納家居生活不免有種「計畫趕不上變化」的感受,書中提出「環境的整潔等同有效率」是一種迷思,深深的讓我喜愛,因為東西是拿來使用,最重要的思考點是「你會如何使用」,而非「如何收納」。
    作者集結了數十年整理經驗,提出整理的重點是在於「如何聰明捨棄」,整理方式是奠基於「你是什麼樣的人」,來找到屬於自己的整理原則。
    這個觀點的提出不只整理了生活的空間,也提出在紊亂的狀況下如何保持清晰的思考與良好的效率。
    相信這本書的精彩,使你我都會成為獨一無二的家庭企業管理人才。
    ──親職作家米媽|部落格‧米家的慢走與樂活

    整理,有時候也是種沉澱心情的方式。
    在外疲憊勞碌了一整天,回家卻看見亂糟糟地堆得像小山丘般的雜物,心情總是變得更鬱悶更煩躁了。想下定決心整理一番,卻不知從何著手。
    又忙,又累,抽不出時間也提不起勁兒大掃除的我,讀了這本《只要三分鐘!聰明整理術》後,驀然驚覺:整理,其實很簡單!
    只從一個抽屜開始,每天花一點兒時間,分類放置常用與不常使用的物品,便能循序漸進,讓凌亂的環境煥然一新!
    思緒更是如此,被瑣碎物事紛亂的心神,經過整理後,重新沉澱於平靜,回到最初透澈清明的狀態。
    需要好好整理的,不只是日常居所,不只是資料訊息,更是我們的人生喲!
    ──牙小律|部落格‧她的名字叫熱情@牙小律彩繪夢想圖

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  • 作者介紹


    和田茂夫

    1954年生於琦玉縣,76年於明治大學文學系畢業。在商業書籍的出版社擔任單行本的編輯,電腦雜誌的總編,現為自由撰稿者,雜誌書籍上經常刊登文章。
    專攻商務解說、電腦、網路的入門書,著有《連貓咪都會玩網路》、《連貓咪都會玩電腦入門》、《讓你的人生與工作更簡單!魔法筆記本》、《簡單活用魔法memo》等。
  • 譯者介紹

    張玲玲

    東吳日文系畢業,曾赴日本筑波大學攻讀地域研究所,現任格林文化副總編輯。
    她是一個童心未泯的圖畫書編輯與作家,雖然年紀不小,但是內心的小孩充滿了好奇與衝勁。

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只要三分鐘!聰明整理術-目錄導覽說明


  • 前言 只要會整理,工作變簡單
     *獨立的話,就不需要……整理了嗎?
     *多虧整理,創造餘裕
     *因應工作內容,改變整理方式
     *先在腦子裡整理一遍

    序章 先整理你的思緒
    行動前,先在腦子裡整理一下。調整整理的觀點,或是想一想該怎麼整理比較好。整理不是整頓,也不是清掃。什麼才是有效率的工作方式?

    1.思考「為什麼整理」?
     *整理各有目的
     *清楚目的後,就能找到整理的方向
     *整理思緒,寫在紙上
    2.整理不是整頓,也不是清掃
     *整頓和清掃不具有整理的效果
     *整理與整頓、清掃是兩回事
    3.改變整理的角度
     *「分類」就是整理?
     *改變角度,找出自己需要的整理
    4.整理是重要的「工作」之一
     *「有時間」才整理嗎?
     *當做自己的「工作」,好好控管時間
    5.不可要求「完美」的整理
     *看起來完美的整理,其實效率不高
     *沒有永遠有效的整理
    6.先想一想「整理」的形式
     *從形式推算整理的方式
     *基本設計後,「要與現場比對」

    第一章 聰明整理的七要訣──不論任何場合皆適用
    整理的方法會依照工作內容和立場而改變,與其追求適合任何場合的萬用法則,不如找出適合自己的整理方式。

    1.要考慮的不是如何收納,而是「如何使用」
     *容易拿取,容易找到
     *依「使用頻率」改變整理
    2.整理時要製造餘裕
     *增加的東西或資料放在「餘裕」的空間
     *請製造這樣的餘裕空間
    3.光分類並不是整理
     *排列方法至少有三種
     *選擇適合自己工作的分類
    4.所有的東西都「就定位」
     *有固定位置,整理就會變單純
     *分「看得見」整理和「隱藏式」整理
    5.無法丟棄卻不需要的東西,可以扔進「資源回收筒」
     *有三個方法創造空間
     *「丟棄」需要魄力
     *時間一久,便能安心捨棄
    6.分「日常」和「特別」兩種整理方式
     *東西多到滿出來的人從「特別整理」開始
     *建議使用「分區整理法」
    7.利用各式隔板整理
     *整理能否順利,端賴隔板
     *嘗試「100元隔板整理法」

    第二章 整理桌子及周邊──創造「可以工作的空間」
    工作始於桌子,終於桌子。不好好整理桌子附近的環境,將無法好好工作。整理好桌子,工作效率自然提升。

    1.把桌子當成業務基地
     *工作始於桌子,終於桌子
     *自己的桌子可以改變大小嗎?
    2.周圍一公尺內不分類
     *辦公室的東西有「分類」
     *「尿布與啤酒」也是組合
     *定位不是依分類,而是依「使用頻率」決定
    3.東西豎直擺放是基本法寶
     *容易拿取,不佔空間
     *鍵盤、筆記本,任何東西都可以「立著放」
    4.桌面擺設要能配合工作需求
     *首先最重要的是以物件為中心
     *經常使用的資料可放在桌面
    5.抽屜各自有其使用特色
     *何謂活用不同深度的抽屜?
     *有效活用正面抽屜了嗎?
    6.整理抽屜的重點在「立體」
     *不是水平,而是垂直區分
     *每個區域裡放什麼東西?
    7.不要過度細分文具和小用品
     *常用的東西需要適當細分
     *偶爾使用的東西中,有些不必細分歸類
    8.資料及文件用「檔案」整理的要訣
     *整理成檔案的好處是什麼?
     *確保分成三區就定位
    9.可以丟的紙與不能丟的紙要分開
     *「一開始」就區別出可以丟棄的資料和文件
     *可以再取得的東西儘管丟
     *利用移動檔案夾時,找機會丟東西
    10.各種「增加放置場所」的方法
     *往上下延伸
     *漂浮在空中
     *什麼都可以利用

    第三章 整理資訊──商務的要點在掌握資訊
    商務的資源在人、物、錢與資訊,整理好桌子以及周邊的東西,就等於是整理資訊,使工作更順暢。

    1.工作和生活都與資訊息息相關
     *所謂資訊不是只有最新訊息、內部機密而已
     *整理好你自己認為重要的資訊
    2.資訊分「備忘」(memo)、「筆記」(note)、「數據」(data)
     *依照資訊改變處理方式
     *改變處理方式,可整理出對自己有用的資訊
    3.用備忘形式使資訊「看得見」
     *整理資料讓大家都明瞭
     *預防遺忘或混亂
     *把備忘資訊整理成筆記或記事
    4.把備忘資訊以「丟棄」或「轉記」來分類
     *從便條紙移到行事曆、筆記本上;或把記事本的內容移到筆記本上
     *轉記過後,資料即可丟棄
    5.筆記的要點是「不拘形式」
     *手寫有手寫的好處
     *考慮「什麼都有」,可以更有效率的收集資訊
    6.有利後續工作的筆記方式
     *自己的「標題」
     *所有筆記都需要哪三要素?
    7.把筆記和數據「檔案化」
     *把散亂的紙張整理歸檔
     *有沒有既省錢又省時間的歸檔方法?
    8.用「袋裝檔案」分類
     *只要注意袋子和標題就好
     *哪種排列方法最有效率?
    9.電腦裡的資料也要整理
     *不列印出來的整理法
     *袋裝檔案和電腦資料夾的共通點
     *把袋裝檔案與電腦裡的資料夾連結
    10.也可整理電腦的使用方式
     *經常使用的文件與偶爾使用的文件有不同的打開法
     *經常使用的軟體可設定成「快速鍵」

    第四章 時間與行動的整理術──掌握時間,工作自然順暢
    工作不只是完成東西和資訊,必須利用時間自我行動。因此有效整理時間和行動,可以使工作更順暢。

    1.有效「分段」整理時間與行動
     *考慮工作目的,決定工作流程
     *「分段進行」時,了解需要的時間和行動
    2.時間表和工作也需要「往回推算」
     *從目的地往回推算時間和行動
     *自己給自己的期限
    3.如何分段靠紙本「記事」
     *用記事本整理行程或工作
     *用紙書寫記事好變更
    4.行事曆以「線」狀圖呈現,才不會有破綻
     *用線狀圖來寫,時間「看得見」
     *訪問或會議以外的工作也要列入行事曆
     *設計行事曆也要有「餘裕」
    5.把時間分「單位」整理較容易
     *九十分鐘為一單位,我們能做些什麼事
     *集中工作創造時間
    6.找出工作的「優先順序」很重要
     *優先順序依「重要度」與「緊急度」來判斷
     *重要度高的工作需確實執行
    7.整理出工作的「執行表」(To Do List)
     *執行表的基本是「寫出來」
     *與行程表互相對照,掌握時間和行動

序/導讀 《只要三分鐘!》top

前言
只要會整理,工作變簡單!


* 獨立的話,就不需要……整理了嗎?
我從以前就不是一個愛乾淨、善於整理的達人。甚至到現在,一不留神桌子上就堆滿資料,必須在無法工作前收拾乾淨。
雖說如此,我常忙到連一丁點空閒都沒有。因此想:如果有時間,還不如用來工作。

然而面臨迫在眉睫的工作,常需做最低限度的「整理」。特別是出版社在編書和雜誌時,整理編輯部更是編輯不可或缺的工作。
出版社的編輯部這個地方,經常會資料、書籍愈堆愈多,不清理就連工作也無法進行。
開始在家接稿後,沒有人叫我整理桌子;再加上原本就不喜歡整理東西,哪怕資料書籍堆積如山,也不在意。

* 多虧整理,創造餘裕
但是這麼一來,工作的效率很差。
不但經常四處找東西;有時東西還會找不到。找東西的時間,應該可以拿來做更多的事。
倘使要找的是重要資料,找不到的話,那可就麻煩了。

於是,我深切的感覺不論哪種工作都需要整理,以前我只有在逼不得已時才整理;現在卻是主動積極的整理。
這本書便是我被逼著整理東西時,收集的小撇步。

我拿出以前在編輯部學到的技巧,首先,找東西徒勞無功的情況逐漸減少。可是整理的效果尚不只如此。
經過整理,可以馬上找到需要的東西,工作不會停滯。不論思考還是行動都可以順暢進行,降低許多壓力。換句話說,一旦時間有餘裕,心情也跟著輕鬆不少。
當你在輕鬆的心情下工作,自然成績比較好。與被工作壓得喘不過氣時不同,可以有比較多的時間,讓頭腦和身體休息。
這是非常重要的。

現在回想起來,我之所以能應付各種情況的工作,多虧「有餘裕」吧。換句話說,一旦作好基礎整理,以後每天只要花三分鐘,收拾一下就可以了。非常簡單。
本書將介紹具體方法,教你如何在三分鐘內維持環境。

一旦時間和心情有了餘裕,便可以「分段思考」。什麼時間做什麼事,利用空閒時間進行必要的整理。
也就是說,需要整理的不只東西。
時間若不整理,會產生無謂的浪費行為;工作若不整理,沒有優先順序,更會浪費時間。
因此整理時間、整理工作和整理東西同樣重要。

本書是從各個角度來看「整理」。

* 因應工作內容,改變整理方式
我在整理的過程中,還有一個發現。那就是,整理的方式會隨工作的內容與環境改變。
例如當編輯時,固然需要許多工具;當作者時,資料與參考書也很重要。
同樣的,外務工作與內勤工作;事務性的工作與溝通談判的工作,隨著工作性質不同,整理的方式應該也不一樣。因此每個人都必須找到適合自己的整理方式。

* 先在腦子裡整理一遍
具體開始整理之前,請先在腦子裡整理一下:我的工作應該怎麼整理才好。這一點非常重要。
本書首先便從什麼是「整理」入手。

序章是依據我自身的經驗,提出提高工作效率的整理基本想法。
由於整理很麻煩,不得不整理時只好抽空來做,可是匆忙之間,整理通常不會有效。因此勸各位不妨改變觀點,從提高效率的考量點,來做整理。
第一章中提到整理的七個要訣。
整理的方法會隨工作內容和立場而改變,沒有適合每個人的萬用法則。只要掌握基本重點,依時依事做調整,就會找到最適合自己的整理方法。
第二章具體說明,如何整理桌子及周邊的東西和資料。
第三章介紹如何整理資訊。
第四章介紹時間與行動的整理術。
我們的工作不是只有東西和資料,而是每天接收各式各樣新的資訊,利用時間行動,才能順利完成工作。這些都是以工作為中心點,延生出來的。
所以我不認為只把桌上的東西和資料整理好就夠,最重要的是,考慮如何妥善利用時間,整理資訊,做出有效行動。如此可以使你的工作更有效率。
「事半功倍」的訣竅在於「事半」,亦即有效整理時間和行動。只要整理好時間和行動,東西和資料自然也就整理好了,因此才會效果加倍。

我的專業是針對上班族的「工作法」,並非整理和收納的達人。
本書介紹的各種方法,與其說是體系,不如說是從增加工作效率的出發點做考量,提供給各位上班族參考。

希望本書提出的整理訣竅和方法,能對各位有所助益。

2010年5月
和田茂夫

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第一章 聰明整理的七要訣──不論任何場合皆適用

整理時要製造餘裕

* 增加的東西或資料放在「餘裕」的空間
認為整理就是「收納」的話,會產生其他問題,那就是東西塞得太多。
的確,把文具好好收進抽屜、資料一一擺放書架,看起來好像整理過了。但這樣的整理在現實生活中,反而無法維持長久。
反倒是抽屜有些地方可以見底,書架有空位,實際使用起來比較有效。
整理多少需要「餘裕」。

這個餘裕是吸收新增物件的地方。
東西和資料一不留神就會逐漸增加,如果原本塞得太滿,東西一多就會溢出來,讓好不容易整理的成果功虧一簣。
這時,「餘裕」就好像守護整理狀態的緩衝劑,利用餘裕來吸收增多的東西,哪怕餘裕消失,整理好的狀態也不會改變。
因此,為了長久保持整理狀態,是絕對需要「餘裕」的。

* 請製造這樣的餘裕空間
倘使書桌的抽屜能預留以下的餘裕,使用起來會很方便。

上層及中層的抽屜到處可以見底
下層較深的抽屜預留一個大空間
正面淺抽屜留空位

辦公室用品增加的話,多出來的用品可以放在抽屜上層及中層的「餘裕」裡。
另外,下層較深的抽屜需要確保留有較大的餘裕。一旦有因工作所需,要暫時保存樣品時,中層抽屜太淺恐怕放不進去,便可收納在下層抽屜中。

至於正面的淺抽屜,是工作中用品的暫時避難所。
上班的人會遇到半途外出,或晚上回家,第二天還要繼續工作的情況吧。這時可以把攤在桌面的資料文具先收進正面的淺抽屜中。
如此當你回家時,桌面收得乾乾淨淨;第二天上班,只要打開抽屜,就可以繼續工作。

書架上放資料的位置也要預留空間,這樣,在塞滿書籍以前,可保不必整理的狀態。「空間=餘裕」,沒有餘裕,就得另謀新地方收納,或把東西丟掉才行。
資料放在桌面時,要確保能夠自由移動,製造出桌面的「餘裕」。


無法丟棄卻不需要的東西,可以扔進「資源回收筒」

* 有三個方法創造空間
我們剛剛提到東西要就定位,整理時要有「餘裕」,問題是「地方」不夠。相對於所有東西都需要放在固定的空間,我們可以使用的空間卻很有限。
倘使你現在使用的地方已經堆滿東西,有三個方法可以創造空間。

除了現有的場地,「另闢新空間」。
在同樣場地,使用不同的放置方法,「製造空間」。
丟掉部分現有的東西,「空間就多出來了」。

我們將在第二章中討論增加空間的方法與改變放置的問題,這裡只談「丟棄」。

* 「丟棄」需要魄力
「丟棄」的技巧是整理的一大要素,因此許多書中都介紹過。不管你用哪一個方法,最需要的是「魄力」。

決定要丟東西,需要決斷力;選擇丟哪些東西,需要判斷力;丟棄時還需要執行力,這些都需要魄力。像我,光是想到這些,就打算要放棄整理了。
嘗試過各種丟棄法後,接下來介紹的,是比較不需要魄力的方法。

例如,當你要刪除電腦裡的檔案時,是不是很輕鬆的按一下「刪除」鍵就好?因為你知道,你只是把資料放進電腦的「資源回收筒」,有需要時再叫出來就好。
「不需要魄力的丟棄法」與電腦的「資源回收筒」,概念是一樣的。也就是說,設定一個類似「資源回收筒」的地方,把不用的東西丟到那裡,並不是實際丟棄。這樣,丟東西時,就不會有「萬一以後要用時怎麼辦」的不安。這叫做「垃圾桶式丟棄法」。

* 時間一久,便能安心捨棄
比如,把資料櫃的一角設為「資源回收筒」,可以用書擋之類的東西,將「資源回收筒」與其他資料區隔。
整理時把待丟棄的資料集中在這裡,如果資料多到沒處放時,便可把「資源回收筒」裡的資料率先丟棄。
至於東西的話,放置「很少使用的東西」的地方,便是「資源回收筒」。地方不夠時,從「很少使用的東西」中選出「不會使用的東西」丟掉,就不會那麼為難了。

不管哪個方法都利用了人經過一段時間,可以冷靜下判斷的心理。
當初要丟東西時,會因「以後說不定要用」而不安,事實上,經過一年若仍沒用的話,就可以冷靜、安心的丟棄了。 ...看全部

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編/譯者:張玲玲
語言:中文繁體
規格:平裝
分級:普級
開數:25開15*21cm
頁數:192
出版地:台灣

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