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為何一流外商企劃都習慣列出早晨清單:整理抽屜、筆記、電腦等40種簡化工作的技術!

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  • 作者: 美崎榮一郎 追蹤作者 ? 追蹤作者後,您會在第一時間收到作者新書通知。
  • 出版社: 大樂文化 追蹤出版社 ? 追蹤出版社後,您會在第一時間收到出版社新書通知。
  • 出版日:2018/1/15
  • ISBN:9789869544092
  • 適讀年齡:全齡適讀
  • 定價: 260
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強力推薦

內容簡介

作者系列著作累計突破50萬冊!
作者在日本花王擔任商品開發,
工作多到每個月得加班100小時。
他發現只要整理40件事,就能省下50%的時間!


‧為何在電腦螢幕旁黏上便利貼,卻無法提升工作效率?
‧E-mail寄到外太空了嗎?怎樣做可以讓對方馬上回信?
‧有上百個人加你臉書,如何處理幽靈好友、善用貴人?
‧該如何管理電腦資料夾和檔案,能迅速找出所需資訊?
‧累積收納一堆名片,但要用時像大海撈針找不到正確的?

其實,有以上症頭並不奇怪,因為根據統計,上班族一年平均花費1個月的工作時間找東西,還浪費很多精力整理及等待事物。因此,想改善……

你是否從一開始越忙越亂,到現在越亂越忙呢?

暢銷書作家美崎榮一郎,在跨國企業花王擔任資深商品企劃時,每個月都加班超過100小時。他體悟到,工作是越忙越亂、越亂越忙。當不斷冒出的事超越能處理的量,IN和OUT的平衡就瓦解,於是不自覺的拖延,掉入每天加班的無間道!

一流外商企劃教你提升效率的祕訣,讓INOUT完美平衡

美崎榮一郎分析自己的工作模式,發現想要提升效率、每天只需上班5小時,就得從列出「早晨清單」減少出錯開始,進而有效管理周遭的事物、資訊、email、人際關係等。書中提供 40種不浪費時間、簡化工作的技巧,你只要花一小時看完本書,就能超速處理繁雜工作,並展現驚人成效!

科技日新月異,你得學會成功者都在用的6類工作模式

第一類:做好「早晨清單」、「檢測清單」,幫你不再出錯

情境: 填寫經費表、整理名片等事務,明明可以立刻處理,但老是想「明天做就好」……
技巧: 製作早晨清單,列出10分鐘內得完成的事項,讓自己意識到時間限制,以免處理多餘的事,更減少出錯。養成習慣後,就能向拖延病說Bye Bye!

情境: 事務越積越多,處理步調降到龜速。光是想到完成日遙遙無期,就覺得頭痛……
技巧: 採用花王的「檢測清單」,儘可能將工作事項封閉化,設定明確的目標。任何人執行,都可以呈現優質成果。

第二類:用「順序歸位法」,解決小物、名片雜亂問題

情境: 老是找不到辦公用具,接起電話、拿張紙做筆記,卻不小心打翻桌上的咖啡……
技巧: 審視工作流程與個人習慣,將物品放在最適當位置,讓桌面和駕駛座一樣,東西的位置固定,就不必浪費時間尋找。

情境: 累積一大堆名片,有的是大企業、重要客戶,有的人好像已經調到別的單位……
技巧:不依公司或人名來分類名片,而是標示日期,將同一天收到的名片用橡皮筋綁起來。即使是對方工作異動,也能依日期找到最新版本。

第三類:活用「電子郵件」技巧,10倍速處理工作

情境: 為什麼對方還不回信?若是沒有在期限前收到就會影響工作,該怎麼辦?
技巧: 一封郵件中若有好幾個問題,大多數人會在全部確認後才回信。採取「一封郵件一個主題」原則寫信,能加快對方回覆的速度。

情境: 無法搜尋郵件附件檔案,只好存在電腦內或放在桌面上,結果越積越多一團亂……
技巧: 運用Evernote,透過兩個步驟,將Email所附的文件、照片、圖片、聲音等檔案上傳雲端,之後隨時隨地都能馬上瀏覽檔案。

本書特色

‧提供40種簡化工作的技巧,幫你砍掉50%時間浪費。
‧從整理物品、製作清單,到管理資訊和人脈,貼近你我的需求。

名人推薦

名人推薦

筆記女王 Ada
卓群顧問有限公司總經理 陳其華

作者

美崎榮一郎

1971年出生。從大阪府立大學大學院工學研究所畢業後,進入花王的商品開發部門任職。從日常生活用品衣物清潔劑「Attack」到化妝品牌「Sofina」,負責的商品領域廣泛。此外,曾任專案主持人與Nikon共同開發「多視角影像解析系統」。

在花王任職期間,因工作成癮每個月加班超過100小時。參加公司為核心員工舉辦的工作改善課程之後,重新審視自己的工作模式,精煉出本書精髓,從工作流程改善、事物整理及資訊管理等,找到提升效率的方法,達成零加班的目標。後來,因公司導入彈性工作制度,再次提高效率,成功實現「12點上班、5點下班」。

2010年離開花王創業,成為商品開發顧問。從大型企業到中小企業,協助許多公司開發商品。同時,在企業和團體發表專題演講,舉辦「整理術」、「筆記術」、「工作效率化」、「電子數位產品的使用方法」等以個人為對象的研討會。

著作有《成功者的筆記本都記些什麼?》、《成功者的筆記本都記些什麼?(實踐篇)》等暢銷書。多次受邀至NHK等媒體,參加訪談節目。


乙醚

淡江大學日文系畢業,曾於日本京都同志社大學留學一年。因遇見乙一《夏天、煙火、我的屍體》而愛上閱讀,愛上日本小說。譯作有《MIT.哈佛教你決斷的科學》(合譯)、《企管顧問教你達成目標的時間順序法》(皆為大樂文化出版)。

目錄

前言  試著問自己,什麼事情是你無法放棄不做?
 
1章 成功者都這樣「整理桌面」,即使東西很多也找得到
1 你桌面上的物品,是否和駕駛座一樣固定?
2 使用頻率分3類,讓不必要的物品從桌上消失
3 管理文件請依照優先順序,最緊急的放在眼前
4 抽屜放文件,請把使用頻率越高的,放在越前面
5 偶爾使用、短暫保管的東西,收納到第二層抽屜
6 標示日期、再捆橡皮筋的名片整理法,省時易找
7 如果想用電子檔整理名片,最簡單的方法是……
8 該在皮包裡的東西卻找不到?用托盤加上清單來根治
9 為何鼓鼓的皮夾總是壞事?因為……
10 怎樣管理集點卡,不會錯過優惠又避免過度消費
11 書本不可平放堆疊,用書架整理術化解囤書癮
 
2  成功者都這樣「製作清單」,即使工作爆量也不拖延
12 用筆記列出TODO項目,細分內容降低完成的難度
13 為何電腦螢幕周圍不能黏便利貼?因為會分散注意力
14 花王最強的「檢測清單」,不因為工作換人而降低品質
15 用時間切割法掌握做事速度,擬訂工作計畫更精確
16 效法豐田生產方式,透過分割與集結來清理瑣碎事務
17 在乘車途中用手機計算交通費,節省行政作業時間
18 從製作早晨清單養成好習慣,就能向拖延病說Bye Bye!
 
3  成功者都善用「軟體」,即使資訊繁雜也不漏勾
19 依使用頻率彙整電腦檔案,一按搜尋立刻找到
20 如何管理常用文件?放入Dropbox專屬資料夾內就對了
21 怎樣找到不常用的檔案?取檔名時設定關鍵字有訣竅
22 安排垃圾檔案清潔日,使電腦效能保持在最佳狀態
23 用3重點整理手機,就能減少找APP的時間又維持專注
 
4  成功者都用「一封信一主題」,有來有往不漏接
24 切記「一封郵件一個主題」原則,讓對方加快回信速度
25 活用密件副本,先回覆能答的部分以減少信件堆積
26 怎樣的郵件主旨能提升效率?除了可推斷內容,還有……
27 討論開會時間最好當場決定,否則要提供3個候補時段
28 用Evernote將Email附件上傳雲端,隨時隨地都能瀏覽
29 不想花時間看不重要不緊急的信,就得設定篩選功能
 
5  成功者經營「社群人脈」,拉開拉近都有技巧
30 你的專案合作夥伴,是跟你合作愉快還是槓上?
31 透過臉書管理人脈,先主動傳送訊息留下關鍵字
32 要有效管理通訊工具上的資訊,得遵守2個原則
33 聯絡人刪除後要用怎麼辦?事先用郵件封存好安心
34 想斷絕與對方的關係,應該這樣拉開時間和距離
 
6  成功者管理「大數據」,從資訊爆炸裡挑出重點
35 以時間順序和便利貼來管理筆記,不會疏漏更減少犯錯
36 怎樣統一管理專案的資訊?首先製作工作一覽表……
37 「好想保存這些網頁資料!」善用Evernote的擷取工具超便利
38 用「倒序推演法」反推,就能累積大量資訊變權威
39 為了激發創意該如何蒐集資訊?透過定點觀測抓住趨勢
40 想留存報紙雜誌的可用內容,除了訂閱電子報,還可以……
 
後記  科技飛快進化,迫使你我得更新做事的流程及步驟

序/導讀

試著問自己,什麼事情是你無法放棄不做?
    
你是否總是覺得:「明明很努力,但是工作怎麼做也做不完」、「明明有一大堆事情要處理,但是無法長時間集中精神」、「經常花時間在找東西或處理失誤,導致工作沒什麼進度」。

大家在工作變忙的時候,理所當然都希望「能夠提高處理速度」,或是「能夠提高集中力」等。

但是,彷彿像是在嘲笑自己的期望一般,工作越是繁忙,桌子和電腦桌面越是雜亂不堪。因此,更容易陷入窘境,將時間花在彌補失誤或是找東西上,導致集中力、工作效率和速度低下。

會陷入這種狀況,原因是IN的量(新增的工作和事項、資訊量),超過OUT的量(處理完成的工作和資訊、捨棄物的量)。為了解決這類煩惱和問題,本書提供「收拾、整理」的方法。

聽到「收拾、整理」這幾個字時,我們很容易認為,這是必須花費時間把身旁的事物排列整齊,讓環境看起來比較賞心悅目的麻煩行動,像是「把散亂不堪的房間收拾乾淨」、「整理亂到不行的衣櫥」等。

本書介紹的並非只是「為了整理而整理」的訣竅。不是要你花上大把時間,將身邊的事物整理乾淨,而是如何不花任何工夫和時間,就能輕鬆整理和工作有關的一切事物,例如:周邊物品、電腦桌面、工作事項、郵件、人際關係及資訊等,進而維持IN和OUT的平衡,提升工作效率。

我為什麼可以向大家傳達這樣的訣竅呢?因為我還是上班族時,曾經使用本書介紹的訣竅和方法,逃離每個月加班超過一百小時的地獄生活,並且達成「十二點上班、五點下班」的工作目標。

我現在從事商品開發顧問、寫作及演講等工作,而以前則是在以清潔劑和化妝品等產品為主的大型化學公司「花王」,負責商品開發。

我進入花王之後,曾經持續幾年都是每天工作到末班車為止。當然有一部份原因是熱愛工作,但另一部分則是因為必須同時進行各式各樣的專案,已經無法妥善處理一件接著一件、如同洪水潰堤般襲來的工作量。

即使完成一件,下一件新工作又緊接而來。當IN的量遠遠超過OUT的量,兩者之間的平衡徹底崩壞瓦解。回過頭來才發現,自己早已對每個月加班超過一百小時的生活感到稀鬆平常。但是,當時我完全不認為這種生活有何不妥,即使說我已經「工作成癮」也不為過。

讓我改變的契機是公司舉辦的某次內部研修。研修對象以主力社員為主,內容是工作的效率化。在那次研修當中,講師問我:「什麼事情是你無法放棄不做的呢?」我回答:「加班……。」從那時候起,我開始思考該怎麼做才能不再加班?

最剛開始,我想到的是改善工作流程,例如:「至今為止的工作方法,有沒有哪些是不必要的」、「有沒有哪些事,其實不做也沒關係」。每天思考這些問題後,工作速度漸漸變快許多。

接下來,著手整理身邊的事物,但這裡說的不只是丟棄不需要的東西,或是把東西排列整齊,而是透過「使用頻率」改變收納位置,進而提升效率和集中力,例如:將經常使用的東西放置在手邊;不常使用的東西則是收進抽屜等。

一旦自己親眼看見成果,便慢慢開始覺得整理很有趣,也變得想要整理和工作相關的一切事物。

此時,正巧公司導入勞動減量的制度,而我已經過著十二點上班、五點下班的生活。令人驚訝的是,雖然勞動時間減少,工作的成果卻提升了。

本書的主要內容是基本訣竅和方法,皆依據我當上班族時的親身經驗,毫無保留的介紹給各位,希望能讓更多人活用這些訣竅。相信不管是誰,都能將這些方法運用在自己的工作上。

此外,各個章節都是各自獨立,讀者可以從自己較感興趣或是較容易運用的章節開始讀起,應該會有助於改善每天的工作狀態。

再次強調,本書希望傳達的,並非只是將東西排列整齊的整理術,而是不花費工夫和多餘時間,就將事物整理成更容易使用的狀態,進而提升工作速度和品質。

若本書傳達的訣竅和方法能夠改善您的工作狀態,讓您的生活變得更豐富,我認為沒有什麼事情比這更令人感到喜悅了。

試閱

第1章
成功者都這樣「整理桌面」,即使東西很多也找得到

1、你桌面上的物品,是否和駕駛座一樣固定?

應該有很多人都曾有過這樣的經驗:想要寫文件,但是卻找不到筆;昨天明明剛用過剪刀,但現在怎麼找也找不到;講電話時想要記筆記,但是找不到便條紙。

大家都說,商務人士一年平均花在找東西的時間,將近一百五十個小時。假設一天工作時間八小時,總共工作二十天來計算,一個人一個月的工作時間大概為一百六十個小時。

換句話說,若是不必花時間找東西,就可以創造出將近一個月的時間。經常需要加班的人要是能多出這些時間,應該就可以準時回家了吧。

時常花時間在找東西的人有兩個共通點,一是東西沒有固定擺放的位置,二是桌上放了太多不需要的東西。只要改善這兩點,就能減少找東西的次數,創造出許多時間。

首先,先從桌上物品的擺放位置開始。為什麼我們必須決定擺放位置呢?提示就在車子的駕駛座。

如果是會開車的人應該能夠理解,即使是租借或是開朋友的車,也不可能發生找不到方向盤或煞車器的情形。因為方向盤、油門和煞車器等開車必須的設備,位置是固定的。因此,就算是開別人的車,也都能像是開自己的車一般順利。或許依車種不同,在使用方向燈、雨刷或是移動排檔桿時可能會有些猶豫,便是因為擺放位置或是形狀不一樣的關係。

而車子的駕駛座相當於辦公桌,我們每天都必須坐在桌子前面工作,所以將東西放置在最適當的地方是基本的步驟。接下來,要先說明桌面上基本的擺放規則。

由於大多數人幾乎都用電腦工作,所以最基本的便是將螢幕放置在桌子正中央。接著在螢幕前面放置鍵盤,鍵盤的右邊則是滑鼠。

然後是電話,建議右撇子的讀者,務必將電話放在左手邊。如此一來,便能用左手接電話,右手自由無礙的記錄要點。

看到這裡,感覺會有許多讀者說:「這些事不是理所當然的嗎?打從一開始我就是這樣擺的。」

但是,請各位試著回想自己辦公室座位,我們桌面上的東西經常散亂四處。有些人用鍵盤前的小空間在操作滑鼠。每用一次滑鼠,就把鍵盤往內推一些,再把滑鼠往前移。然後把手移到鍵盤時,就將滑鼠擺一旁,再把鍵盤往前拉出來。你是不是也常做出類似的舉動呢?

詳細資料

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    • 編/譯者
    • 乙醚
    • 語言
    • 中文繁體
    • 規格
    • 紙本平裝
    • ISBN
    • 9789869544092
    • 分級
    • 普通級
    • 開數
    • 25開15*21cm
    • 頁數
    • 224
    • 出版地
    • 台灣
    • 適讀年齡
    • 全齡適讀

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