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我在微軟學到的模組簡報技術:同一產品能用365種方式說明,從總經理、經銷商到客戶,通通點頭買單

專精,從複製別人的模組開始。
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  • 作者: 蘇書平 追蹤作者 ? 追蹤作者後,您會在第一時間收到作者新書通知。
  • 出版社: 大是 追蹤出版社 ? 追蹤出版社後,您會在第一時間收到出版社新書通知。
  • 出版日:2019/10/31
  • ISBN:9789579654272
  • 適讀年齡:全齡適讀
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影音介紹

內容簡介

總經理是業務出身,你該用業務角度還是技術專業向他做簡報?
我的工作性質不需要簡報?錯!求職、轉換工作都需要。
熬夜做出自信簡報,結果現場硬體出狀況……你聽過簡報場景分析嗎?

作者蘇書平曾任微軟資深業務應用經理,
和全球第四大軟體公司威睿(VMware)資深技術顧問與業務經理。

畢業後擔任技術工程師的他,有天突然被同事逼著上臺對客戶簡報,
毫無準備的他滿頭大汗、雙腳發抖,結果當然很淒慘;
這次經驗讓他決定推開舒適圈,花十年以上的時間練習,
18年來,他至少累積1,000場以上的企業提案經驗,從辦公室講到大飯店。

他說,我的簡報沒有一貫標準,也沒有個人風格,只有「模組」:
我能把同一個產品用365種方式說明(從年頭說到年尾,版本都不同),
讓總經理到基層員工、從經銷商到客戶,通通都聽懂然後點頭。

同一產品,微軟使我能用不同版本連說一整年:
‧同一個產品簡介,日本版會怎麼做、美國版會怎麼做?你要如何改良成臺灣版?
‧同一個主題,怎麼拆成10分鐘版、30分鐘版、1小時甚至是一天版?
‧當臺下聽眾從基層員工換成高階主管時,你要怎麼改內容?
‧同一份簡報,早上講跟晚上講,語調要怎麼轉換與表達?
‧簡報不外乎解決兩件事:如何解決我的問題、如何讓我獲利賺錢。
怎麼針對不同目的做修改?本書提供檢核清單。
作者還自創「白板簡報」,特別適合用來跟企業大老闆溝通。

分析聽眾的六問──怎麼同時對總經理與基層簡報:
‧一位才40歲的專業經理人,怎麼對臺下60歲的老總簡報?
‧如果這份簡報要談數位轉型,有可能讓臺下的主管中年失業,你該如何表達?
‧主管是業務出身,你該從業務角度還是技術專業向他做簡報?
作者給你「簡報對象輪廓分析表」,快速分析聽眾背景不被打槍。

用戶場景分析──應付4種場合、8種客戶:
‧同樣一個產品,你如何對金融業、服務業、與高科技製造產業等不同產業說話?
‧在客戶會議室做的簡報,可以拿到五星級大飯店用嗎?若換成度假休閒會館呢?
簡報場景分析表會讓你知道,為什麼你的產品這麼好但就是拿不到訂單。

作者任職高科技產業超過18年,
他說,這行業最厲害的業務多半來自IBM,
但最會用簡報做行銷的,就是微軟的產品經理。

本書特別提供微軟最常用的4種場合、8種客戶的簡報模組,全圖解呈現,
讓你直接套用,你還能點開影片,由作者獻聲說明!

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台灣微軟企業服務事業群總經理/丁維揚
BDO副總經理、B2B業務行銷專家/吳育宏
職人簡報與商業思維專家/劉奕酉
知名專欄作家/黃大米
「文案的美」創辦人/林育聖
職涯顧問師/郭南廷

編輯推薦

魔鬼藏在細節裡,天使跟著口碑來
文/職人簡報與商業思維專家 劉奕酉


近年來,簡報可說是職場新顯學。無論是職場工作者或是斜槓自雇者,都不能只是透過專業知識與技能來創造價值;他們更要懂得如何展現價值,而簡報絕對是最常用的形式。

我常思考一個問題:現在取得簡報學習資源的管道越來越豐富,軟體的功能也智能化,甚至人工智慧的導入也讓使用者可輕鬆的做出水準之上的效果。那麼,簡報為何依然成為這麼多人眼中的難題?即使讀了很多本簡報技巧書、報名課程,但在面對真實的工作與商業場景時,還是無法有效利用簡報解決問題,讓老闆採用你的企劃、讓客戶買單。

有一次我在微軟進行一場簡報培訓,對象是一群MACH全球菁英計畫(MACH Program)的員工,他們預計在為期一年的職涯訓練後,用六分鐘的時間,向總經理針對這一年來的工作成果進行簡報。

對他們來說,說話技巧肯定不是問題,問題在於這6分鐘該達成什麼目的?如何達成?我被賦予的任務是,協助他們做出讓總經理滿意的報告、展現出個人特質與優勢,以及團隊合作的精神。我的建議是:不是報告你做了哪些事、如何做到的,而要將重點放在:為什麼你會想這樣做?對組織與微軟的關聯及重要性?以及創造了什麼價值?面臨哪些阻礙,又是如何善用同儕的資源與能力突破。

我與作者在兩年多前結識,當時他正式創業,全心投入「為你而」的事業,而我也離開職場成為知識型自雇者。不同的是,他是以打造一間社會企業,並透過閱讀與學習改變臺灣為使命,這是最令我感到深深欽佩的一點。由於我與作者的職場經歷背景相似,都在高科技產業當過工程師、業務,也有豐富的簡報經驗,在幾次交流後,成為創業路上的朋友。

作者在書中強調:好的簡報不只追求美學與設計,溝通技巧與理解能力決定了你如何展現價值的成效,問題分析、商業談判技巧也影響了商業活動的成敗。成功簡報的目的,就在於如何讓對方聽完後採取行動。要讓客戶買單,簡報前就得做足分析與準備,掌握簡報的目的、對象與場景三大要素,再把蒐集的內容素材,組裝成合適的簡報流程。

此外,書中也提供了許多模組化的分析表格與應用場景,並提及如何運用微軟功能提升簡報的質感,相信肯定有助於讀者增進簡報品質。

不同簡報的對象千萬不能「一視同仁」。好的簡報只需要做到80分,剩下的20分則是現場與客戶的互動,這得藉由平時的簡報練習來累積培養。

本書分享了學習方法就是「刻意學習、故意練習」,從觀察、模仿他人的簡報表現與蒐集個案開始學習,來提升自己的功力;然後創造實戰機會來練習,從中驗證所學技巧與汲取經驗。

魔鬼藏在細節裡,天使跟著口碑來。專業表現與致勝關鍵,往往就隱藏在這些細節中,而成功經驗的累積,也終將轉化為口碑,創造出職涯躍升的機會。這本書適合從事銷售與商業開發的職場工作者,同時我也推薦給希望透過簡報有效解決問題、展現個人專業。

作者

蘇書平

現任先行智庫/為你而讀執行長,曾任微軟資深業務應用經理和威睿(VMware)資深通路業務商業開發經理和資深技術顧問,在高科技製造和資訊業服務18年,歷練包含業務、通路、產品行銷、業務支援、專案管理及技術研發等不同部門,擅長於擴展新產品和新市場,並於2016年創業,目前致力於推廣未來教育。

榮譽:
*超過50張國際證照
‧ATD學習效果評估認證
‧CIBC國際商業策略顧問認證
‧Strategyzer價值創新認證
‧英國倫敦大學UCL未來教育
‧美國哈佛學院HU和維吉尼亞大學UVA-設計思考認證
‧美國達特茅斯學院Dartmouth塔克工商管理學院-全通路服務認證
‧法國INSEAD-商業創新認證
‧Visualize ValueSelling B2B業務銷售認證

講師經歷:
‧臺灣大學教育推廣部管理碩士學分班創新創業共同教師
‧臺灣大學和臺北大學創新創業中心業師
‧經濟部中小企業總處講師
‧行政院青創北區和中區基地業師
‧科技部FITI創新創業激勵和遇見新創計畫科技和行銷業師
‧資策會DIGI+ Talent業師
‧微軟/VMware大型研討會講者

目錄

推薦序一 兼具大方向和小細節,便能打動人心/丁維揚
推薦序二 科技越進步,面對面簡報能力越重要/吳育宏
推薦序三 魔鬼藏在細節裡,天使跟著口碑來/劉亦酉
作者序 專精,從複製別人的模組開始

前言 沒有萬用型簡報,你得將模組拆解與組合
第一章 我的簡報沒有風格,想聽什麼就能變換出什麼
第二章 同一產品,微軟使我能用不同版本連說一整年
第三章 分析聽眾的六問──怎麼同時對總經理與基層簡報
第四章 用戶場景分析──應付四種場合、八種客戶
第五章 客戶做不出決定……微軟教你,用5W2H幫他
第六章 從外商學到的思維,我能提出解決問題的方案
第七章 微軟內建軟體功能,強化你的說服力
第八章 上臺前的準備
第九章 聲調、速度、肢體表達,決定你的成功率
第十章 簡報後──如何避開被拒絕的障礙?
結語 簡報是工作必備的能力,更是求職的利器

序/導讀


專精,從複製別人的模組開始

我第一次上臺簡報,是17年前在一個金融客戶公司的會議室。那時候我出社會2年了,在一家公司擔任技術工程師,主要負責產品的規劃和安裝。那天我和公司業務Jimmy一起拜訪某個金融產業客戶,會議室坐了大概十個人,包括客戶的主管。我原本以為Jimmy會上臺講這次的產品簡報,結果一到現場他對我說:「Steve(我的英文名),這場簡報就交給你吧!」我當下非常錯愕,因為我根本沒有準備,只好硬著頭皮上臺。人生第一次的重要簡報就在滿頭大汗和雙腿發抖下結束了,事後客戶還對Jimmy說:「下次請你們家的小老弟別這麼緊張。」

因為這次慘痛的經驗,我決定平時就開始練習。其實那段時間我有很多機會去聽一些廠商辦的產品簡報說明會,但當聽眾和講給別人聽是完全不同的。於是我開始利用平常和主管出門,或者是陪同合作廠商如易安信(以下簡稱EMC)、昇陽電腦(以下簡稱SUN)的前輩外出拜訪業務時,把他們說的話默默記在筆記本裡,等到下班就在家自我練習,把當天前輩和合作夥伴的說話方式還原。

等到下次出門跑業務時,我會跟前輩或主管說:「這次換我試看看,如果我講得不好,再請你幫我補充說明。」到了下班時間,我會向在外商工作的資深業務或技術經理請益,問他們有沒有不錯的客戶簡報檔可分享給我,之後再利用他們提供的範本在家練習。這樣的習慣至少維持了10年,自己的簡報功力也就快速提升。

另外,我還會針對自己較不熟悉的產品,或特殊產業的簡報場景練習,因為不同的產業都各有一門領域知識(Domain Knowledge);另外在資訊服務業,公司常會代理很多美國科技公司的新產品或服務來銷售,我們就要學著用簡報去介紹這些產品與服務,但新產品的知識多半和舊產品全然不同。幸好,美國科技公司都會編制幾個產品相關專家(如技術顧問或產品經理),必要時陪同我們向客戶介紹。

前二次我通常會請專家幫我,第三次就由我獨自拜訪客戶。原因有二,一是唯有真正上場,才能抓到新產品銷售的眉角;二是,如果我們老是要請合作方的專家幫忙,他們也會覺得你公司不夠專業,因為我們的角色就在於幫美國科技公司開拓臺灣市場。所以當我可以講述的產品種類或產業逐漸增廣,我對簡報的思考也更有深度、廣度。

上述經驗對我後來加入全球第四大軟體公司威睿(VMware)和第一大軟體公司微軟很有幫助,因為在這兩家公司當中,我得訓練經銷商介紹公司的產品與服務。

我家的產品,用別家的邏輯銷售

除了做這些練習,我也會閱讀各種不同資訊大廠─像是EMC、國際商業機器公司(IBM)、思科(Cisco)等公司產品的簡報檔案、原文資料,還有世界知名顧問公司的研究報告,並參加不同類型的國際研討會。透過每天的觀察研究和面對客戶的實戰,我開始掌握國際級公司的簡報思考架構邏輯,並且像剝洋蔥般,把這些公司的方法論拆解出來。

在我任職資訊服務業的18年間,最擅長培養業務人員的公司非IBM莫屬,最擅長培養行銷和產品經理的則是微軟;此外EMC和SUN的顧問服務文件做得非常專業,思科則是把線上學習系統做的非常簡單。上述國際級的資訊大廠都自有一套管理和訓練方法論,我藉著每次和前輩工作的機會,一點一點見習,拼湊出我需要的簡報資訊,就可以把產品用最簡單、專業的方式,在客戶面前侃侃而談。

此外,我也會利用「交叉比對」練習法。例如思考同樣類型的產品簡報,不同的廠商會如何介紹?為什麼IBM會用這種方式,惠普電腦(以下簡稱HP)會用另一種方式來介紹?雖然我是銷售IBM的機器,但我會套用HP的邏輯去說明;即便我負責賣SUN的Java軟體(按:程式設計語言與運算平臺),但我會試著用微軟的軟體銷售邏輯來表述。這樣才能跳脫原有的思考框架,展現出和競爭廠商的風格差異。

利用下班時間培養老闆思維

再後來我又遇到一個新的挑戰,當時我的職稱是技術顧問,平時做的簡報都非常技術且專業導向,但那次面對的客戶是通路商聯強國際。事前客戶曾提醒我一件事:「下次會議公司的高階主管會參加,你要多用5W2H的角度去說明你們的產品。」(關於5W2H見第五章);而且跟我強調,要站在他們公司的立場,思考整個專案的效益、執行計畫,少用專業名詞、術語。

結果當天簡報結束後,我還是被告知說太技術導向,客戶的高層無法理解,購買這個產品到底能為他公司帶來什麼好處。我因此從中汲取教訓─任何的簡報都必須「站在對方的立場去思考」。

如果你是聯強國際的專案承辦人,你要怎樣讓主管採用你推薦廠商的產品及服務?因為高階主管重視的不外乎如何降低成本,以及如何增加營收。萬一你的提案沒辦法幫主管完成公司給他的目標,主管也很難點頭、你拿到預算的機會就不大。

此外,你也必須對臺下聽簡報的人有相當的了解,比方說,他公司目前所處的產業現況及其背景,因為一旦功課作不足,你上臺時就很難回答出上述兩個重點─成本與營收。

聯強的失敗經驗,讓我養成一個工作習慣:定期看產業趨勢研究報告、負責的客戶的年報。這些基本功做足了,你的簡報才能打進客戶的心裡。要讓對方感到你有站在他的立場去思考,這樣的角度即為「同理心法則」(empathy)。

當時的我工作才3年,經驗有限,要如何能「站在老闆的立場思考」,又要懂這麼多產業?除了前述基本功之外,我每個月會看非常多的商業相關雜誌與報紙,包含《商業周刊》、《今周刊》、《經濟日報》、《遠見天下》雜誌等,而且一有空檔就去參加上市櫃公司老闆的講座,讓自己可以用更高的角度,辨識客戶的需求。

這本書從簽約到整本書完成,大概耗時我兩年多的時間,為什麼會花這麼久的時間?因為我想寫一本完全不同於市面上、專屬於臺灣人風格的簡報書。

臺灣每年都會出很多關於如何做簡報的書,我也因為身為「為你而讀」執行長,常會收到出版社的新書推薦邀約,另外,我也會在亞馬遜網路書店買一些國外的電子書來看。但我發現,這些書似乎少了關於人、事、時、地、物的細節,且多數為來自日本或美國的翻譯書,比較屬於片段性的知識內容,有的偏重在美學與圖表設計,有的偏重在表達與溝通,或者只專注在PowerPoint的功能上。

但真正在職場所需要的簡報,其實是一個工作流程管理的概念,必須考慮到簡報前、簡報中、簡報後的每一個工作環節,才能做出做出一份好的簡報。所以,我試著想寫一本跟市面上書籍不同風格的簡報書,分享我過去20年的工作經驗給讀者。

所以我寫這本書,感覺有點像是在寫自己過去的經驗回憶錄,每次寫到一個段落,就會打開我過去存放在硬碟裡的PPT,看看有哪些內容真正可以幫助到讀者。我今年(2019年)剛好工作滿20年,過去任職於不同規模大小的公司,遇到各種不同溝通風格的主管,讓我比其他人能有更多元的簡報經驗,並透過簡報能力不斷提升自己在職場的競爭力,舉凡面試、客戶提案、內部主管會議或跨部門協調,都藉由簡報讓我的溝通變得更有效。

在今年春節,我甚至加班待在公司五天把整本書重新再寫過一次,可能也和完美主義的個性有關。因為我平常就會舉辦簡報公開班和企業內訓,所以每次上完課,我對這本書就產生新的想法,於是又想增加更多新東西給讀者。

我在重寫的過程中,試著把自己以前的經驗設計成圖表,也增加了線上影片提供給讀者學習,希望透過這種方式讓你感到不光只是在讀一本書,而是可以利用這些圖表真正改善遇到的問題,用有系統的方式提升工作能力。

我覺得想做出最好的簡報,真正的關鍵其實是在思考,你必須對要表達的整件事的脈絡非常清楚,才能好好構思出一份好的PPT,絕對不是一開始埋頭製作。簡報對我來說,有點像是製作一部電影,自己就是電影的編劇與導演。要如何根據不同的工作情境,設計一場說服對方採取行動的簡報,就是一種藝術。

我很高興花了兩年多的時間,終於完成了這本書。希望各位讀者透過書中不同情境的個案說明,得到不一樣的閱讀收穫。
 

推薦序
兼具大方向和小細節,便能打動人心
台灣微軟企業服務事業群總經理/丁維揚

在競爭激烈的市場裡,若企業有好的提案或產品,但缺少優秀的簡報推廣,反而無法引起注意,非常可惜。所謂「工欲善其事,必先利其器」,或許這個道理已經是老生常談,但在商業領域中,「工具」是搶得訂單的關鍵,也就是本書的主題──簡報。

我和作者認識多年,他在工作上總是全力以赴,過去和他共事時,經常看到他東奔西走的身影,正是為了向客戶做簡報前,用心蒐集、整理產品或服務的相關資料,致力於將完整的資訊呈現在客戶的面前。這次,他把在高科技製造和資訊業服務十八年累積的豐富經驗,濃縮整理成這本書,並依照想要強調的簡報重點分成十章。

本書最主要的重點在於模組,第一章開門見山的提到,微軟會提供許多專業又精美的簡報範本給員工,如果員工能根據不同的溝通對象,將模組簡報重新拆解與組合,就能針對同一個產品,在不同的場合、對不同的客戶做說明,成效還事半功倍。

除此之外,本書不斷強調:「所有簡報目的都只有一個,就是讓對方採取你要的行動。」書中一步步帶讀者思考,若你想說服他人,應該如何建立簡報思維,找到痛點和需求,明確指出溝通對象有興趣的內容;本書也提到許多發表簡報時必須注意的細節,例如第八章提到上臺前的準備,作者甚至說他通常會提早到會場演練,扮演最後一排的聽眾,確認螢幕字體和顏色是否清楚,正是魔鬼藏在細節裡。本書從簡報的結構安排,到如何站在溝通對象的角度思考都有詳細的解說,兼具大方向和小細節的說明。

我覺得這本書厲害的地方在於,作者除了具備豐富的職場經驗、擅長做簡報,還是一流的講師,所以關於簡報,他知道讀者最迫切想知道的內容是什麼、如何以讓人清楚明瞭的方式解說,甚至連讀者沒想到的也寫進去了。如果你苦於不知道該如何做簡報,或是明明用心做簡報卻無法打動他人,我非常誠摯的推薦你閱讀這本書。

科技越進步,面對面簡報能力越重要
BDO副總經理、B2B業務行銷專家/吳育宏

對比今天和20年前,商務人士做簡報的環境有很大的差別。

在過去影音技術還不夠成熟、網路頻寬也受限的情況下,簡報依靠的是面對面的溝通技巧。早年我在震旦行擔任影印機銷售人員時,出門隨身帶著一只皮箱,裡面有新上市產品的型錄、報價單、合約等文件,甚至連自己的簡歷和照片都製作成一頁「個人介紹」,整齊的歸檔在一個透明資料夾內。

當時若有機會介紹產品,銷售人員必須能翻著資料夾,流暢的向客戶做簡報──連型錄排放的順序、翻頁的時機、說明的方式,都要經過大量的事前演練,免得正式上陣時手忙腳亂。

如今有許多簡報工作,已經被科技取代。銷售人員進到客戶辦公室之前,客戶早已瀏覽過供應商的網站、影片、媒體報導,還有社群媒體上的各種正、反面評論。透過搜尋引擎的協助,客戶甚至有可能掌握比銷售人員更廣泛、更深入的產品資訊。說得更直接一點,有很多簡報在你還沒打開投影機之前,早就已經完成了。

有人會問:「所以『簡報技巧』越來越不重要了嗎?」我認為正好相反。正因為很多資訊在正式簡報前已經傳達給客戶,也就是那些「價值較低」的簡報工作已透過科技完成,客戶對正式簡報會有更高的期待。他們對平鋪直敘的內容越來越沒耐性,也不想聽太多背景介紹,而是要你直接端出牛肉。同時,客戶也期待在簡報過程有更多互動,你能更及時、更準確的回答他們的問題,如此才能區別出你和「Youtube」的差異。

當面對面簡報的機會變得更珍貴,簡報的「機會成本」變得更高,你說「簡報技巧」是不是變得更重要?

既然科技大幅改變了我們做簡報的環境,如果由一位科技人來談論簡報技巧,想必讀者更能夠感同身受。本書作者是「為你而讀」執行長,他在科技業有豐富的實戰經驗,這本書仿佛帶你回到他一次又一次的簡報現場,從分析簡報的聽眾、場景、主題到內容,鉅細靡遺的整理出各種心法和技巧,是一本非常實用的簡報技巧指南,我鄭重的向讀者推薦此書。

魔鬼藏在細節裡,天使跟著口碑來
職人簡報與商業思維專家/劉奕酉

近年來,簡報可說是職場新顯學。無論是職場工作者或是斜槓自雇者,都不能只是透過專業知識與技能來創造價值;他們更要懂得如何展現價值,而簡報絕對是最常用的形式。

我常思考一個問題:現在取得簡報學習資源的管道越來越豐富,軟體的功能也智能化,甚至人工智慧的導入也讓使用者可輕鬆的做出水準之上的效果。那麼,簡報為何依然成為這麼多人眼中的難題?即使讀了很多本簡報技巧書、報名課程,但在面對真實的工作與商業場景時,還是無法有效利用簡報解決問題,讓老闆採用你的企劃、讓客戶買單。

有一次我在微軟進行一場簡報培訓,對象是一群MACH全球菁英計畫(MACH Program)的員工,他們預計在為期一年的職涯訓練後,用六分鐘的時間,向總經理針對這一年來的工作成果進行簡報。

對他們來說,說話技巧肯定不是問題,問題在於這6分鐘該達成什麼目的?如何達成?我被賦予的任務是,協助他們做出讓總經理滿意的報告、展現出個人特質與優勢,以及團隊合作的精神。我的建議是:不是報告你做了哪些事、如何做到的,而要將重點放在:為什麼你會想這樣做?對組織與微軟的關聯及重要性?以及創造了什麼價值?面臨哪些阻礙,又是如何善用同儕的資源與能力突破。

我與作者在兩年多前結識,當時他正式創業,全心投入「為你而」的事業,而我也離開職場成為知識型自雇者。不同的是,他是以打造一間社會企業,並透過閱讀與學習改變臺灣為使命,這是最令我感到深深欽佩的一點。由於我與作者的職場經歷背景相似,都在高科技產業當過工程師、業務,也有豐富的簡報經驗,在幾次交流後,成為創業路上的朋友。

作者在書中強調:好的簡報不只追求美學與設計,溝通技巧與理解能力決定了你如何展現價值的成效,問題分析、商業談判技巧也影響了商業活動的成敗。成功簡報的目的,就在於如何讓對方聽完後採取行動。要讓客戶買單,簡報前就得做足分析與準備,掌握簡報的目的、對象與場景三大要素,再把蒐集的內容素材,組裝成合適的簡報流程。

此外,書中也提供了許多模組化的分析表格與應用場景,並提及如何運用微軟功能提升簡報的質感,相信肯定有助於讀者增進簡報品質。

不同簡報的對象千萬不能「一視同仁」。好的簡報只需要做到80分,剩下的20分則是現場與客戶的互動,這得藉由平時的簡報練習來累積培養。

本書分享了學習方法就是「刻意學習、故意練習」,從觀察、模仿他人的簡報表現與蒐集個案開始學習,來提升自己的功力;然後創造實戰機會來練習,從中驗證所學技巧與汲取經驗。

魔鬼藏在細節裡,天使跟著口碑來。專業表現與致勝關鍵,往往就隱藏在這些細節中,而成功經驗的累積,也終將轉化為口碑,創造出職涯躍升的機會。這本書適合從事銷售與商業開發的職場工作者,同時我也推薦給希望透過簡報有效解決問題、展現個人專業價值的你。

試閱

同一產品,微軟使我能用不同版本連說一整年

每次進行企業內訓的簡報課程時,我最常問學員的一個問題就是:「你這個簡報是在應付你的客戶或主管,還是真的想說服他?」如果你的這份簡報連自己都說服不了,你又如何期望對方會為你的想法買單?
我在微軟曾有一個關於雲端物聯網及大數據分析的客戶提案,整整花了一年以上的時間,拜訪過的大大小小部門超過23個,溝通對象之間的專業領域完全不同,有業務行銷、技術研發、法務到資訊IT,且這些部門負責的產品線也有極大的差異,從智能醫療、智慧型手機、筆記型電腦,到智慧建築、穿戴式裝置、機器人等。
所以這一年多,雖然我天天拜訪的都是同一家公司,但每一次要準備的內容都完全不同。有的時候可能一週5天,天天都要開車拜訪。你可以想像一下,如果請你連續5天都講不一樣的東西,你會如何準備這些資料?這種簡報最大的壓力,是必須根據當天和客戶開會的討論內容,在會後的隔一天就準備好另外一套素材。
我在微軟學到的一個工作秘訣,就是想辦法把簡報根據不同的銷售階段或討論目的,設計成模組化的範本。下一次再拜訪其他客戶,只要先搞清楚會議的目的,就可以快速做出一份專業的內容。
而微軟也把這樣的邏輯運用在內部營運管理會議的溝通。在這樣的公司上班,一天開七、八個會議是很正常的事,尤其到了每年的年度商業計畫報告期間,要做的PPT更是不少,通常這種年度計畫的討論時間至少需要一至兩個月以上的時間,所以美國總部也會針對不同部門、不同月分與每週要討論的事項與開會決議後的跟催行動,設計出各種類型的商業計畫範本。
大家只要時間到了,自行上公司內部網站下載相關的營收報表與簡報範本研究,透過這樣的工作方式,就可以讓會議溝通變得更有效率。
接下來,我就要告訴大家,如何把簡報模組化。所有簡報目的都相同,就是讓對方採取你要的行動。所以在做簡報之前,應該先做分析,先搞清楚,這次要達到的目的是?從終點反推簡報該如何做。
以業務銷售類的簡報為例:
第一次簡報目的是要讓客戶了解你的產品與服務,所以內容就是公司及產品簡介。
第二次簡報目的,是為了讓客戶願意約他的主管來聽我們公司的提案。所以你必須針對這家公司的需求,用你的產品(服務)設計出客製化的建議書(簡報),而不是單純的介紹產品和公司而已。
第三次,則是要說服客戶內部相關的利害關係部門。除了要介紹你所規劃的產品和服務,協助客戶執行整個專案,還得列入這個產品服務可幫客戶帶來的效益。
最後一場的目的,就是要說服客戶選擇你的公司。你會和同業參加客戶最後的評選簡報。此時你就可製作和競爭廠商的商品規格(或公司資源)比較表,納入簡報中。
有的專案可能實際成交後,還會有一場專案啟動或結案報告的簡報,或者是每週的專案進度簡報,讓客戶可以知道目前實際執行的狀況──每次的簡報目的,都會隨著和客戶互動的時間而有所改變。所以,如果你只能應付「第一次簡報」場景,就很難拿下訂單。
以打棒球來比喻,你必須先上到一壘,再慢慢從二壘、三壘推進到本壘,過程中也許你會因為簡報做的不夠專業,被客戶三振,但你也有可能打了一個全壘打、直接達陣。過程中你會慢慢知道,每一位對象他真正關注的點在哪裡。製作簡報的過程其實會持續創造價值,你必須透過反覆的創意發想與修正,才能做出讓對方買單的提案。
所以,如果你從事業務行銷或管理工作,這樣的簡報思考訓練過程,對你職涯發展會大有幫助,不只提升你的溝通效率,也會增加你跨部門協調溝通的能力。當你透過新修改過後的簡報,開始打下第一次的灘頭堡訂單,就表示這份簡報可以開始重複使用了。
以我擔任創業簡報講師的經驗來說,常會看到不少創業團隊,拿著對天使投資人或評審的比賽簡報,去對他的客戶做簡報。這時候就犯了一個嚴重的錯誤:針對天使投資人簡報的目的,是要累積資本或贏得創業獎金,就會聚焦於公司的願景與產品未來;而對客戶的簡報,是要讓對方購買你的產品與服務,內容應著重於你的產品如何解決他的問題。
這兩者的目的可說是完全不同,雖然都是以你的產品(服務)當作簡報的核心,但是一個是「投資目的」、一個是「銷售目的」,若沒有明確設立目標,簡報現場就會淪為雞同鴨講。
我們再把簡報場景切換到公司內部,通常週一的早上都是公司的週會報告,所以部門簡報的目的,就是向老闆報告你的工作進度和目標達成率。但是如果你的目標達成率發生嚴重落後,就得向老闆提出缺失改進方案。到了年底,你可能還要針對整年的工作報告提出檢討、以及明年工作執行計畫。每一次的公司內部簡報目的,也會隨公司的管理流程、目標達成現況、時間而有所不同。
所以如果你沒有先搞清楚要達到的目的是什麼?在後面的簡報設計和素材蒐集上就會發生很大的失誤,被老闆或客戶退件的機會就會變高。這也是為什麼很多人會抱怨,主管怎麼老是針對同樣的事情在不斷要求重做簡報,這就是因為你沒有事先搞清楚對方想要聽的是什麼。

不知從何寫起?微軟內建範本任你套用
如果你不知道如何針對不同的目的去設計你的簡報,微軟的Office365提供了一個功能:當你新增一個PPT檔時,你可透過它內建的「線上範本和佈景主題」功能找到範本。
例如點選「商務」,你就可以找到有關銷售、行銷、員工訓練、專案報告、產品介紹等不同的簡報範本,而且這些範本都已經把不同簡報目的,所需要的大綱都納入了。有這些簡單的小工具,你就可以對這類的簡報有一些基本的輪廓認識。

再來,我們來談談什麼是簡報場地場景。基本上,同樣的簡報在不同的簡報場地,可能運用的溝通手法就會不一樣。

場地一、五星級飯店
舉個例子,如果今天我做一場產品介紹的簡報,假設簡報的地點是外面的五星級飯店,參加的人數可能介於五十到上百人之間。這時通常問題與討論的時間都不會太長、也少有人舉手發言,而且時間不會超過五十分鐘,所以關鍵在於如何面對這麼多聽眾的心理壓力,以及快速適應你不習慣的「表演舞臺」。很多演講地點都是長型場地,這會影響演講者的走動方式與面向觀眾的習慣。
會議室的簡報與長型場地的簡報,主要差別為何?比如,座位後幾排的聽者有可能看不到前面講者的眼神,所以建議講者可拿捏時機、直接走下臺,和聽眾做簡單的互動,藉此吸引他們的注意力。
另外,多數人習慣用麥克風說話,但有的場地會希望演講者使用頭戴式麥克風來和聽眾互動,這時很多人會不知道手要放哪裡。千萬別小看場地對簡報的影響。

場地二、客戶會議室
如果簡報場地是客戶的會議室,因為是在客戶的主場,所以不同部門或者涵蓋的職階會較廣、且人數偏多;此外,簡報後的Q&A討論時間會比較長,此時會發生一種情形:不管你是否熟悉場地、設備,你身處於客戶的主場,對方就有可能中途突然離席,或是突然拉同事、主管進來一起聽,而且你得面對比較長時間的問題與討論。

場地三、度假休閒飯店
假設簡報場景是發生在一個戶外風光明媚的飯店──如日月潭的涵碧樓,大家的狀態比較放鬆,你可以從衣著上發現觀察出這一點。另外簡報對象可能是你合作較久的老客戶。因此,在這樣的場地中簡報時間不會太長,因為目的在於產業交流與互動。重點是你如何以較輕鬆且重點整理的方式,快速把產品介紹給客戶。
最後,你會發現原來一樣的簡報目的和對象,有可能因場地和時間的不同,而改變你溝通的方式。

詳細資料

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    • 編/譯者
    • 語言
    • 中文繁體
    • 規格
    • 紙本平裝
    • ISBN
    • 9789579654272
    • 分級
    • 普通級
    • 開數
    • 18開17*23cm
    • 頁數
    • 224
    • 出版地
    • 台灣
    • 適讀年齡
    • 全齡適讀

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