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新手主管調校聖經:部屬挺你.位子坐穩,下次升官還是你 The First-Time Manager

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第六章 新手主管的工作以及要避開的陷阱

  身為主管的職責到底是什麼?答案有很多種,最貼切的是把管理工作看成是一個演員在演出許多不同的角色。身為經理人的你身兼多職,教練、設立標準的人、考核績效的人、導師、激勵士氣的人等等。你得依據實際情況及想要達成的目標,扮演適當的角色。往往,新手主管得到的忠告是「做你自己就好」。這個建議其實很糟糕,會阻礙你選擇合適的角色,當不了成功、有效率的主管。
另一個新手主管普遍會犯的錯誤,是認為自己扮演的是指導者的角色,也就是指示別人該做什麼、怎麼做、並確認別人執行了命令。這或許是職責的一部分,有時也是必要之惡,但是,能讓你跟部屬享有長期成功的作法,是協助他們獨當一面。這表示你必須得到他們的支持,讓他們想全心投入,你要能與他們分享權力、盡量鏟除阻撓他們成功的障礙。

主管的主要責任

  企管專家多半都同意,不論是在哪裡工作、管理什麼樣的部屬,主管的主要責任大致是固定的,包括招聘、溝通、策畫、組織、訓練、監督、考核、解僱。這些分內之事你做得愈好、愈自在,管理的工作愈駕輕就熟。對這八項職責的探討會貫穿全書,我們先看看定義:

一、 招聘是尋找新人。這個人要具備符合職務要求的技能或潛質,有工作熱忱和自信。
二、 溝通是跟員工說明組織的願景、目標與目的。還有跟成員說明你們部門、單位、小組或業界的現況。
三、 策畫是判定必須完成什麼工作,才能達成部門的目標,進而達成組織的目標。
四、 組織是釐清完成每一項工作、每一個案子所需的資源,並決定每位部屬該做的事。
五、 訓練是評估每位員工的職能,確認他跟理想標準之間的差距,並提供教育訓練消弭落差。
六、 監督是確認公事有確實完成,每一位員工都順利完成專案與分派到的任務。
七、 考核是評估每個團隊成員的績效,並把他們的表現與職務要求、團隊要求做比較。
八、 解僱是開除團隊中績效未達到職務要求或團隊要求的人。

真誠的關心

  要做好管理工作,有個良策是由衷地關心部屬的需求。有的經理人以為關心員工會被解讀成示弱,他錯了。真誠的關心會變成你的優勢。對部屬的福祉展露關懷之意,不代表你要向無理的要求「屈服」。可惜,很多新手主管沒有這種胸襟,分不清關懷跟軟弱的差異。
  你的關懷必須真誠,不能虛假。真誠的關心是要給部屬適度的挑戰,並在他表現傑出時,給予該有的肯定和獎勵。
你不能一開始就一廂情願地告訴自己:「我會是個好主管。」你必須鄭重地扛起照顧部屬的責任。其實,你跟團隊成員必須為彼此負責。你要確保公司跟部屬的目標沒有衝突;部屬則要體認到,只有協助公司達成目標,才能實現他的個人目標。
  你的團隊仰賴你的領導。你是他們的解說員,是他們對組織的大方向及目標了解的第一手資料來源。身為經理人的一項關鍵工作是隨時得讓部屬了解現在是什麼情況。刻意向部屬隱瞞資訊或吝於提供消息,對你沒有好處,因為成員會設法透過組織裡的其他管道,填補你造成的資訊缺口。不讓他們取得可以順利執行工作所需的資訊,不但會讓他們覺得不受尊重,而且他們自行找到的是間接的二三手資訊,可能有誤。

要避開的陷阱

  第一次當主管的人多半不是負責帶一大群人。因此,很可能會忍不住過度管理手下那六、七個部屬的日常工作。當你在職場步步高升,負責管理的部屬會愈來愈多,你不可能介入三十五位部屬的大小職務,所以現在就練習跟每項工作的細節保持距離,只著眼在案子的大方向上。
  新手主管會遇上的一個陷阱是,你現在可能得管理接掌你舊職位的人,而你很容易認為這比其他正事要緊。覺得自己的工作比別人重要是人類的天性,但是在當上主管之後,這可行不通。這樣的管理方式不夠周全,不要只因為舊職務對你來說既熟悉又很上手,就讓它變成你的「職業病」,要抗拒那種誘惑。
  通常,你的第一個管理職會是專案負責人或組長。既要帶人,但仍有自己分內的職務。身兼二職就是你的處境,你必須繼續關注且處理工作細節一段時間。但晉升到完全的管理職之後,別帶著偏好上任,以免打散你對大局的注意力。
  當然,這個建議不能做得太過頭,有的人一升上管理職之後,就不肯在危急關頭出手協助下屬。部屬正在拚命趕上截止期限時,你還有空讀管理雜誌,只因自認你如今可是「管理階層」呢。這真是笨到家了!在危急關頭能捲起袖子跟部屬共同合作化解危機,才能跟他建立革命情感。

中庸的觀點

  面對一切的管理事務,過猶不及。你一定見識過那種把「我管的是大事,少拿細節來煩我」掛在嘴上的主管,很不幸地,很多經理人都有這種症頭,念茲在茲的只有大局,而忽略了建構大局的細節。他可能也沒有意識到做細部工作其實很消耗心力。
  還有些主管,包括剛從第一線升上來的新手主管,則是過於專注在細節裡,疏忽了大目標。你需要採取中庸之道。
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