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每天最重要的2小時:神經科學家教你5種有效策略,使心智有高效率表現,聰明完成當日關鍵工作 Two Awesome Hours

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前言 哇!這麼有效率
不論我們喜愛或討厭我們的工作,多數人每天的工作量已經達到難以負荷的程度。每天展開工作時,我們擔心如何才能完成今天所有的工作、可能會令誰失望,或是得「再次」犧牲哪些重要的工作,才能夠繼續熬過這一日。
一邊喝著當日的第一杯咖啡時,我們手上忙著使用各種裝置查看電子郵件信箱,看看是否有人在我們的待辦清單上新增一件事項。看完了一封又一封的電子郵件之後,壓力也不斷上升。每封信都內含了一項無法立刻處理好的要求,所以我們便把這些信標示為「未讀」,留在信箱「稍後」處理。我們把這些信加到前一晚的「未完成工作」堆裡,而前一晚也是工作到很晚才離開辦公室。除此之外,還有更多信必須回覆、更多電話要回撥、更多文件要處理好,這一切,事事都需要我們立即的注意力。
事實上,在我們處理真正重要的事務之前,就有太多事務占據我們的注意力,而真正重要的事務太多了。結果,我們經常「工作」一整天,在辦公室、在家中,上班、照顧家人、整理打掃、支付帳單……有時只有到上床睡覺後才停止。要做的事太多了,時間根本就不夠用。
如果你覺得這些聽起來很熟悉,別沮喪,不是只有你這樣。在我從事教授、老師、主管教練、作家、訓練師等工作中,我發現,不論是專業人士或非專業人士、不論什麼層級,這些都是太普遍的日常感受。更糟的是,我看到各行各業的人,從企業主管、醫師、學生、創業家,到政府機關工作者,全都傾向使用注定無效的解方,想幫助自己從這種工作量過多的情況中解脫,但只是讓問題更加惡化。
比別人更賣力,可能不是最好的辦法
我一再目睹聰明、認真、努力的人落入「效率陷阱」中,總是嘗試盡可能投入更多時間在工作上,設法抓住並利用一天之中的任何空檔時間。而且,若是我們有部屬,也會試圖讓他們這麼做,盡可能每天擠出更多小時用在工作上。談時間管理的書籍、專家,甚至整間顧問公司都接下這個挑戰,幫助我們「花更少時間做更多事」。誠如我那個任職於《財富》一千大(Fortune 1000)企業主管的哥哥所言:「我們全都有一大堆屎要處理。這些都是好屎,但是一天終了時,努力把十磅屎塞進五磅容量的袋子裡,我們還是被一大堆沒有處理好的屎給淹沒。」
也有時間管理專家建議我們先處理最重要的事,因為稍後未必有足夠時間做這些事。沒錯,把真正重要的事和急迫但較不重要的事區別開來,確實是有助益的做法,但這個建議仍有令人沮喪之處:縱使我們這麼做,待辦清單上還是有一堆不是最重要、但仍然得做的事必須處理。有些是要緊事,因為它們會影響到我們的關係;有些事則是長期拖延不做的話,會害我們被炒魷魚;另外,還有一些事是我們已經同意在截止期限前完成,不能因為其他重要事項就逃避、耽擱,不去完成。
雖然這些事不是最重要的,但如果在下班回家前還沒有做好,我們有可能會感到焦慮不安。當然,如果不理會某些問題,它們最後有可能會自動消失,所以放手不理反而比較好。可惜的是,很多事情和工作,我們都無法免除責任,終究必須完成。
如果真正的問題只是缺乏效率,那麼我們多數人,包括我那些很有成就的客戶在內,現在應該都已經解決問題了。因為只要選擇適當的方法和工具,協助管理時間、安排待辦事項的先後順序,就可以抒解日常工作的壓力。但重要因素並非只有數量與能力,即使用最有效率的方法工作,我們可能還是會覺得不滿意,結果在一天結束時,許多人感受到的不是成就感,而是窒息感。
幸好,我們想要的並非達不到。我認識的成功人士,多數都想要達到兩個境界:其一,他們想擺脫失控感;其二,他們想在工作上有優異表現,成為所屬領域中的真正高手。為了追求並設法達到這兩種境界,一般常見但錯誤的做法,就是不斷地工作,在已經工作滿
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