學校老師沒教的Excel最強教科書:解決你業務量過多、對數字不拿手、報告抓不到重點!

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商品訊息

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內容簡介

★全書超圖解!

 

經常遲交被修理?當上主管手忙腳亂?
作者萃取從不加班的管理者,
私下都在用的EXCEL技巧!

 

‧還在猛按電子計算機,算出業績與成本?
‧想呈現產品市占率……,卻不會用圓餅圖凸顯結果?
‧部屬交出的報表檔案多,無法整合仔細確認?

如果有以上煩惱,你得學超實用的Excel函數、數據分析、巨集……等技巧。
不論你是業務、行銷還是財會人員,也不論你是一般員工還是管理者,只要按照本書的解說,20分鐘就能完成原本1小時的工作!

90%的管理者都不擅長Excel,導致……
作者林學長期指導「IT商務應用」的專業培訓課程,發現一般工作者及管理者是否具備Excel技能,在專業表現與職涯發展上會出現明顯差距。這是因為Excel能解決業務量過多、對數字不拿手、報告抓不到重點……等各種問題,消除90%管理上的煩惱。

然而,你很難從學校或教育訓練的課堂上學會這些方法,所以作者精選職場上最實用的54個Excel技巧,透過詳細的圖解和說明,讓你按部就班地學會如何掌握數字、做出一目瞭然的圖表和資料、提出說服力倍增的分析與簡報、管理自身或團隊的進度……。

如此一來,你就能有效率地解決龐雜事務,更能提升個人成果與團隊績效。因此,讓我們開始實務操作吧!

學校沒教,如何讓Excel幫你製作各種報表!
你可以運用彙整、計算的功能,消化掉不斷湧來、堆得像小山的各種報表。    
‧幾個部屬每日提交業務報告,如何立刻彙整成一個檔案?
‧猛按計算機,加總年度業績金額?寫出算式讓電腦代勞。
‧製作日程表時,逐一輸入日期很費工夫,該怎麼辦?
‧活用「貫穿加總」,不必變更格式,還能跨檔案加總數字。

學校沒教,如何讓Excel幫你用函數分析數字與資料!
你可以設定函數,並透過比較、篩選,看穿癥結、擬出改善方案。
‧想看出營收變化,先統一數據資料的格式才方便做比較。
‧如何使用COUNTA函數、COUNTIF函數,篩選與分析業績?
‧從部屬過往的銷售額、接單率、接單額,找出他的KPI。
‧想計算所有成員一個月內訪問客戶的次數?你的絕佳幫手是……

學校沒教,如何讓Excel幫你凸顯業績表現!
你可以用簡報強調差異,激勵團隊成員或部門員工,讓他們自動自發。
‧用長條圖和排名表,哪個方式能刺激業績吊車尾的人?
‧長條圖、折線圖、圓餅圖……,如何針對需要選用合適圖表?
‧向上司或顧客做簡報,怎麼用圖表顯示出與別人的不同?
‧活用「註解」功能給予回饋,提醒部屬:「主管有在看!」

學校沒教,如何讓Excel幫你節省工作時間!
你可以用各種功能鍵,節省點擊、選取、在鍵盤與滑鼠間來回移動的時間。
‧想同時打開並列印不同月份的報表,按哪些快速鍵最方便?
‧用「Ctrl」搭配不同按鍵,你就能快速儲存、回復、搜尋資料!
‧想修改資料,卻覆蓋掉後面的文字?天啊,這是什麼魔法?
還有,一鍵將檔案「插入註解」、迅速調整圖表和文字等多種秘訣……

本書特色

‧54招學校老師沒教的Excel技巧,幫你縮短工作時間!
‧全圖解一步步解說操作竅門,讓你看圖就能立刻上手!

名人推薦

卡米爾數據專案經理 彭其捷
資深會計人、《會計人的Excel小教室》作者 贊贊小屋

作者

林學(Hayashi Manabu

資訊科技撰稿人。大學畢業後,累積五年上班族資歷,再擔任電腦雜誌編輯、主編,然後獨立創業。

目前致力為一般上班族、管理者和經營者,舉辦研討會、培訓和演講,內容從IT商務應用、職場電腦應用,到業務、行銷和風險管理等商務技巧。活用上班族時期的經驗,從第一線的角度提供可具體實踐、淺顯易懂的指導,廣受好評。

另外,在許多電腦及IT商務雜誌刊載文章,也為《日本經濟新聞》和《週刊鑽石》等媒體撰稿。著作有《Excel & Word的118個超省時技巧》、《苦惱時的電腦複習小學堂》等。


李友君

日文專職譯者,譯作領域以實用書籍和科普短文為主。期盼能夠透過一己之力,讓更多人體會到學問的奧妙之處。
譯有《基本面一哥教你財報分析課》、《用數字做決策的思考術》、《企業改造》、《科學素養》等書。

目錄

前言 學校教的Excel,為何到社會後派不上用場?關鍵是活用

 

Chapter1把數字變圖表,部屬有目標、老闆很放心!
1.Excel能幫助你什麼?
無法出人頭地的管理者,共通弱點是……
確認日報表,是管理團隊的第一步
為何Excel技能太弱,會造成效率開倒車?
擅長Excel,就能立刻改善團隊績效
優秀領導者都用日報表,匯集管理所需的資訊

2.你的數字力強嗎?
具備數字力與不具備的人,工作上有兩大差異

3.能否用圖表來說話?
展示圖表,比羅列數據更能激發工作幹勁
為何管理作業進度,總是卡卡不順利?
建立工作機制,能讓團隊節省一半的時間
Excel辦得到的事,最好交給Excel處理
管理者的3大任務,都可以用Excel達成

 

Chapter2Excel複習課,喚起學校教的片斷記憶!
1.複習Excel的基本操作
Excel是最方便的商務試算表軟體
想加速不必靠滑鼠,按一鍵打開所有選取檔案
【技巧1】透過Tab鍵,切換現用視窗
【技巧2】搭配不同的快速鍵,一口氣關閉檔案

2.複習Excel的主要畫面
先記住Office畫面中各部位的名稱
捲動工作表有妙招,用鍵盤按鍵提升速度
【技巧3】文字太大或太小?用滑鼠調高顯示倍率

3.操作時突然卡卡,可能是不小心……
數字鍵突然失靈,很可能是誤觸NumLock鍵
修改資料後,為何文字竟然消失不見?

 

Chapter3Excel進階課,分析資料、解決工作難題!
1.會函數與製表嗎?StepbyStep讓你秒懂!
想掌握狀況和變化,從解讀Excel資料開始
固定數據的位數,表格便能一目瞭然
【技巧4】數字越小越簡單,比較時更淺顯易懂
【技巧5】用「COUNTA函數」,數值或文字資料都可計算
【技巧6】用「COUNTIF函數」,改善降價比率和部門工作
【技巧7】哪些訂單降價20%?這樣做馬上找到符合條件的資料

2.會分析數字與資料嗎?即使KPI也難不倒你!
找出關鍵績效指標KPI,是領導者的責任
設定目標前,先擬定假說並確認問題癥結
【技巧8】將各種資料化為圖表,業績趨勢看透透
想算出各種指標,只要會加減乘除就夠了!
【技巧9】用Excel幫你計算,從操作「+」、「—」鍵開始
【技巧10】想隨意插入欄或列,快速鍵比滑鼠更快
【技巧11】寫公式的基本功,就是熟悉相對與絕對參照
用「AVERAGE函數」求出平均值,得注意空白儲存格
【技巧12】計算中位數來代替平均值,你比別人多一招
解決問題不能紙上談兵,需要根據數字拿出方法

 

Chapter4Excel其他應用,管理時間進度與細節!
1.檔案到底在哪裡?2訣竅快速完成超方便!
檔案管理有2訣竅,能避免要用時找不到
【技巧13】按快速鍵加上滑鼠拖放標籤,一次複製完畢
【技巧14】將工作表彙整成一個檔案,釋放桌面空間

2.數字容易算錯?「貫穿加總」省下運算的麻煩!
【技巧15】小心!傻傻複製貼上,數值資料容易出錯
【技巧16】除了數值和算式,單字和字串也能貼入Excel
【技巧17】儲存格的參照,放在其他的工作表也沒關係
【技巧18】用「貫穿加總」功能,算出多個檔案儲存格的總和

3.進度拖延怎麼辦?雲端共用表單,誰也跑不掉!
不想交貨延誤、弄錯產品規格,就得確實管理專案
建立團隊共用的進度表,能減少部屬耗費的時間
【技巧19】填寫進度日期,用「自動填滿」功能最省力
【技巧20&21】為了防止錯誤,進度表還要放入星期幾
一元化整合不同專案的進度,能確實遵守deadline
【技巧22&23】用「篩選」功能,以顏色或數字排列輕重緩急

 

Chapter5一流主管擅長用Excel做簡報,你呢?
1.數據轉化為圖表,激發團隊成員的企圖心!
讓團隊成績看得見,能瞬間推動部屬積極衝刺
根據「想傳達內容」,使用不同特色的圖表
【技巧24】距離目標還有多遠?利用折線圖和散佈圖

2.4技巧讓圖表充滿說服力,向上、向下管理一把抓!
活用圖表強調重點,能準確傳達真實狀況
【技巧25】變更軸刻度,凸顯數據的差異
【技巧26】畫「折線圖」,不必打開層層選單就加粗線條
【技巧27】畫「長條圖」,靠滑鼠右鍵來改變顏色與粗細
【技巧28】畫「圓餅圖」,將想強調的部份分離出來

3.善用Excel的互動與註解,追蹤團隊成效!
報告並非收到看完就好,還要給予回饋
雙向溝通的關鍵在於,讓部屬知道「主管有在看」
用「註解」功能,再忙也能分享資訊提供建議

 

Chapter6圖解學會Excel關鍵按鈕,效率提高100%!
【技巧29】按一鍵將檔案「覆寫儲存」
【技巧30】按一鍵將檔案「另存新檔」
【技巧31】解決當機與「沒有回應」
【技巧32】讓操作錯誤瞬間回復原狀
【技巧33】立刻顯示儲存格的格式視窗
【技巧34】在儲存格設計選項選單
【技巧35】一口氣在許多儲存格中輸入資料
【技巧36】按一鍵將檔案「文字加粗」
【技巧37】將儲存格的格式轉換成百分比
【技巧38】不用滑鼠就能捲動工作表
【技巧39】迅速切換相同檔案的工作表
【技巧40】「凍結窗格」能讓項目欄保持顯示
【技巧41】快速搜尋工作表內的關鍵字
【技巧42】同時修改指定的詞彙
【技巧43】一再「複製貼上」多種算式和字串
【技巧44】如何「橫向貼上」縱向的資料?
【技巧45】立刻接續編輯儲存格內的資料
【技巧46】一次輸入加總的SUM函數
【技巧47】神速變更資料順序,或進行複製
【技巧48】用「時間計算」功能,正確管理工時
【技巧49】自動計算「經過天數」和「剩餘天數」
【技巧50】切換整頁模式,能看到列印出的模樣
【技巧51】一次調整儲存格的欄寬與列高
【技巧52】文字量過多時,怎樣容納在儲存格內?
【技巧53】按一鍵將檔案「插入註解」
【技巧54】快速調整圖表文字的大小

序/導讀

前言
學校教的Excel,為何到社會後派不上用場?關鍵是活用!

為了幫助忙碌的管理者更有效率管理組織,本書介紹各位在使用Excel時應該知道的技巧。不論是將來可能擔任管理者或是剛成為管理者的讀者,都能瞭解並實踐書中歸納的內容。

我長年為商務人士舉辦「資訊科技(IT)技巧」和「商務技巧」兩方面的培訓,開設IT商務應用、職場電腦應用,甚至是業務、行銷和風險管理等研習課程。

我見過為數眾多的管理者,最近特別注意到一件事:具備IT技能與不具備的管人,呈現極大的差距。

有些管理者本來就有很高的Excel素養,因此學習要訣時吸收得很快,反觀同一家公司的另一位管理者,即使受到悉心指導也很難學會,甚至露出不解的表情,彷彿在問:「這樣的培訓真的有意義嗎?」

明明是同一家公司、相同職位,居然有這麼大的落差,實在讓人驚訝。雖然前者的管理者為數不多,但讓人不禁認為,這兩者日常的工作方式應該有頗大的落差。

然而,現今的管理者幾乎都身兼事務和管理的工作,不只要處理自己分內的事務工作,還要管理團隊、分析問題並做出決定,以及培育各式各樣的部屬等,每天十分忙碌。

但是,我認為光是指導「迴歸分析」、「巨集」等正規Excel技巧,無法直接與日常工作連結,既不能提高生產效率,活用的成效也不彰。

「明明可以用基本的Excel技巧,讓管理者輕鬆提高生產效率!」

「明明只需記住簡單的操作,就能讓管理無往不利!」

「真想稍微改善部門或團隊管理者忙碌的現狀!」

站在培訓IT和商務技巧的立場,我希望可以針對管理者每天必須面對的職場情境,提供真正實用的Excel技巧。基於這股強烈的意念,我提筆撰寫本書。

其他Excel書籍常介紹艱澀的技巧,反而使讀者不知道這些知識如何在工作中派上用場。然而,本書跳脫其他書籍的風格,著重於介紹與說明能馬上應用於工作的技巧,讓管理工作變得輕鬆一點。

首先,第一章討論現代管理者的職責、Excel與管理的關係。接著,各章依照每天的工作情境,分別介紹管理者需要用到的Excel技巧,例如:資料加總與分析、管理工作進度和案件,以及公司內部溝通等。各章都包含Excel基本用語解說,以及每位商務人士都應知道的技巧。

我的目標是要撰寫一本新手管理者與資深管理者都適合閱讀的書籍。期盼本書能幫助讀者減輕繁忙壓力,提高團隊工作成果。

詳細資料

詳細資料

    • 編/譯者
    • 李友君
    • 語言
    • 中文繁體
    • 規格
    • 平裝
    • ISBN
    • 9789578710078
    • 分級
    • 普通級
    • 開數
    • 25開15*21cm
    • 頁數
    • 240
    • 出版地
    • 台灣
    • 適讀年齡
    • 全齡適讀

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