跟誰簡報都成功:表達力╳故事力╳說服力如何一次到位!

HBR Guide to Persuasive Presentations

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內容簡介

★TED講者、當代視覺簡報大師親授超人氣演說祕訣
★蘋果、Google、臉書、微軟、奇異都在學的視覺溝通法
★Amazon網路書店溝通、簡報類暢銷書
 
上台簡報,最難的是什麼?
難事能成,靠的又是什麼?
演說大師杜爾特剖析簡報設計原型最精簡之作,
給你超過一本書的工作講義,
教你新一代頂尖人士都怎麼說故事、做簡報,
這些法則原屬業內機密,將成為你脫穎而出的利器。
 
簡報,不只是簡報!
矽谷最有說服力的女人杜爾特發現:
只要你有話想說,你就會用到簡報的概念。
但是,你有多善於傳達你的想法呢?
你知道怎樣才能說好一件事嗎?
不管你是否善於言辭或是天生內向,
擁有書裡的簡報說服力,讓你一生充滿自信。
 
從這本書,你將會學會:
.如何向高階主管做簡報
.三秒就讓人看懂你的訊息
.一張投影片就是一個概念分鏡圖
.製作強有力的視覺資料
.讓故事活靈活現
.抓住觀眾注意力
.三階段就能有效說服

目錄

推薦序 簡報說服力的重要心法/王永福
真誠,是最重要的元素/許毓仁
序文 簡報,不只是簡報
前言 鍛鍊你的簡報魅力
 
第1 部 觀眾:了解需求才能建立共鳴
第2部 訊息:打造具說服力的內容
第3部 故事:讓觀眾看見你說的話
第4部 媒介:找到最適合的簡報模式
第5部 投影片:讓一切看起來很簡單
第6部 演說:深入內心,生動表達
第7部 影響:與觀眾建立連結的祕訣

序/導讀

【推薦序】
 
簡報說服力的重要心法/王永福(作者為上市公司專業簡報教練、柏克企管公司總經理,著有暢銷書《上台的技術》)
 
幾年前,當我開始在各大上市公司教導專業簡報技巧時,簡報這一門學問還沒有受到太多刻意的關注,市面上的簡報書籍,要不是過度集中於投影片軟體操作,就是過度偏向口語技巧。真正以簡報準備、設計、製作、演說的完整流程做為核心的書籍,可說少之又少。
 
後來美國前副總統高爾製作的紀錄片「不願面對的真相」引發關注,除了環保議題本身之外,高爾的簡報製作也引起各界許多討論。原來這份發揮極大影響力的簡報,正是由本書作者杜爾特創辦的公司負責製作。
 
當時我發現杜爾特已經把她的簡報實務經驗,集結在她的著作《視覺溝通:讓簡報與聽眾形成一種對話》(Slide:ology),於是迫不急待從網路書店 把書買回來看,果然這是一本質量兼具的好書。對我而言,杜爾特就像是簡報界的女王,而她的簡報著作,有如簡報界的聖經。
 
後來,我還將 杜爾特公司的簡報影片:「創造精采簡報的5個原則」(Five rules for creating great presentations)翻譯成中文,讓更多台灣讀者可以知道這些很重要的簡報概念。2011 年,杜爾特來台灣演講時,我們還當面討論了這件事,她也很高興透過這些中文化的網路資源,讓更多人了解好的簡報概念及技巧。
 
說話容易,說服最難
 
這本杜爾特的最新著作《跟誰簡報都成功》,英文版一上市,我同樣是迫不急待就買來閱讀。跟杜爾特前幾本簡報著作相比,這本書最大的特色是:更偏向簡報說服力的「心法」,而不僅是技巧或格式的「做法」。
 
簡單講,這本新書要談的是簡報說服力(persuasive presentation),這既是簡報的關鍵重點,也與我對簡報的核心想法完全相符:簡報不僅是用來傳達資訊,而是用來說服的。
 
簡報的目的,就是成功銷售你的訊息與想法(sell your message, sell your ideas),讓觀眾從心底認同您想傳達的,但這件事說來容易,許多簡報者卻不得其門而入。
 
杜爾特歸納整理她在簡報設計與演說的豐富經驗,透過本書提供了一個清楚的方向指引。
 
從了解「觀眾」開始,到組織「訊息」,發展「故事」,然後是選擇傳播「媒介」與「投影片」的製作,最後,透過有力的「演說」,對你的目標觀眾發揮最大的「影響」。整個過程,包含了「構思」、「視覺化」、「呈現」等三大階段,完全與我們在簡報實務上的應用架構不謀而合。
 
頂尖人士如何說故事、做簡報?
 
例如在了解觀眾這一部,書上特別提到不同觀眾產生的不同影響,也教大家如果你的觀眾是高階主管,應該如何在簡報時提供所需,並且先說重點。在組織訊息這 一部,除了提供發想工具及技巧,杜爾特還指引大家如何從聽眾的抗拒點開始構思,兼具理性與感性的需求。這些技巧都是我們經常使用,但需要經驗學習才能得 知。現在只要閱讀這本書,你就能大幅減少摸索及碰壁的時間。本書可說是含金量超高的簡報實戰寶典!
 
這本書裡還有許多重點,我常常邊看 邊點頭,例如丟掉行話、塑造故事性、選擇適當的簡報長度,甚至是如何製作三秒就讓人看懂的投影片等等。即使已是經驗豐富的演說家,杜爾特指出簡報成功的基 本功:「所有的演說內容都要排練」、「請老練的講者給你誠實回饋」,這些重點跟我在演講時常提到的「再大牌也要彩排」,是基於相同的原則。書中還提到「做 自己」,表現出自己的真誠、坦率及熱情,也一直是我上台演說時最看重的心理素質。
 
本書在編排上短小輕薄,沒有太多華麗或全彩的圖片。但是「外行看熱鬧,內行看門道」,希望有意強化簡報說服力的讀者,能進一步吸收簡報天后的核心精華,幫助大家站穩自己的簡報舞台,進而影響別人,改變世界。我想,這才是這本簡報心經最重要的目的!
 
【序言】
 
簡報,不只是簡報
 
許多人都覺得簡報是件苦差事。有些人苦惱的是一坐下來發想,腦中就一片空白,對於要把零星片段的概念與數據,彙整成極有說服力的連貫訊息,更是感到吃力。也有些人的難題在於面對人,在想要爭取的顧客或是掌握經費資源的長官面前,甚至對象是同事或部屬時,經常感到很難跟聽眾拉近關係。
 
還有些人有想法、有親和力,卻常為了如何措辭而腸枯思竭,他們迷失在自己製作的一頁又一頁的投影片大海之中,經常還沒講到重點,簡報時間就結束了。最令他們煩惱的是,在大家轉身離開會議室時,他們心裡卻根本沒把握是否說服了任何人。
 
不管你是否擅於言詞,這本簡報指南將給你信心,以及簡報必備的所有工具,幫助你快速吸引觀眾、有效傳達你的想法與計畫,成功激發人心並採取行動。
 
你將會學到:
向公眾說明為何你的想法對他們來說很重要。
說服頑固的群眾。
平衡理性與感性訴求。
打造令人難忘的訊息。
製作強有力的視覺資料。
傳達適切的調性。
抓住觀眾注意力。
評估你的影響力。

試閱

主角不是你

你以簡報者的身分走進會場,看起來彷彿大權在握,你站在會議室最前方,甚至站上高起的舞台,大家洗耳恭聽你的演講。
但你知道嗎?這場演出的主角並不是你,而是觀眾。
因為你倚賴他們的程度,遠超過他們仰賴你,你賣力推銷的點子是否能順利傳達出去,還是僅停留在你的投影片上,完全取決於他們是否願意接受你。
掌控權在觀眾身上。所以,謙遜是上策。你在簡報中提及的每一件事,都要能夠切中他們的需要與目標。
簡報者常犯的錯誤,就是把焦點放在自己身上。想說的話很多,又很希望詳細陳述,加上事前沒有充分準備,在重重壓力下,簡報者常忘了什麼對觀眾才重要,一心只關注自己要說的,專注於解說提案內容,需要採取哪些措施、如何行動、所需時間與經費等等。
簡報任務本身實在太傷神了,害得簡報者忘了應該將重點放在吸引觀眾,說服他們為什麼該參與這項任務。
一個好的簡報者,一定要站在觀眾的立場,花時間帶領他們了解為什麼這個方案對他們與組織來說很重要,以及為什麼需要他們支持才能成功。
解說這些事項並不是瑣碎小事,簡報者務必賦予觀眾一個重要的角色,簡報任務才算完成,你不能只給他們一份待辦清單,就期待事情會成功。
每一場簡報的目的與觀眾固然不同,但有個重要事實是不變的:觀眾是來看你能為他們做什麼,而不是他們得幫你做什麼。
因此,你要把觀眾當作是實踐你想法的「英雄」,而你是導師,協助他們了解自己的角色,這樣他們才會支持你,並努力去促成。
電影「星際大戰」中,尤達就是充滿智慧又謙虛的導師典範。他給了英雄天行者路克一個禮物(深刻了解「原力」),訓練他運用魔法工具(光劍),助他對抗帝國。
簡報者應該和尤達一樣,做到以下幾件事:

 給予你的英雄(觀眾)一項「特別禮物」:提供觀眾新見解,讓他們更好,或許是向高階主管介紹能強化市場競爭力的新方式;或是向潛在客戶說明,你能幫他們省下金錢與時間。
 教導你的英雄(觀眾)使用「神奇工具」:讓觀眾能從你的演說中學到新能力或新心態,幫助他們達到目標的工具。
 幫助你的英雄(觀眾)「脫困」:理想的狀況是,你能提出新想法或解決方案,幫助觀眾擺脫困境。

如何向高階主管做簡報
高階主管是很難說服的一群人,他們多半時間緊迫,只能給你一點點時間。雖然大多數的觀眾也是如此,但高階主管的不同之處,在於他們需要別人在提供資訊時把握精、準、簡,以有效幫助他們做出重要決策。
對他們做簡報,時間不宜拖太長,也不要把重點放在最後面,一開始就要讓他們知道,你對他們有幫助。他們希望你趕快進入重點,他們沒時閒、也沒心情聽你妙語如珠,你會發現他們經常急著打岔,即使接下來的三張投影片,你就能回答他們的問題。
因此,對高階主管做簡報時,重點要放在協助他們更有效率、更輕鬆的做決策,做法包括:

 說重點:假裝你只有五分鐘,儘管你被分配到三十分鐘,你準備了三十分鐘的簡報內容,也要假裝你只有接下來的五分鐘,這樣能迫使你簡潔扼要的解說他們最關心的事。先說重點,再深入探討各項輔助數據。
 提供所需:一定要切題,若他們要你提供印尼工廠剛發生的最新資訊,你就先說明這點,之後再談其他。他們找你做簡報,是認為你能填補這塊資訊空缺,因此要盡快針對問題回答。
 設定期待:一開始就讓觀眾知道,在這場三十分鐘的簡報,你會先花五分鐘做重點摘要,接下來的時間將進行討論。大多數主管若知道很快就能提問,都會耐心的給你五分鐘。
 製作摘要投影片:以幾張摘要投影片,清楚簡明的秀出你的主要論點,其他投影片則當作附注說明。你可以運用10%的經驗法則,如果你

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