揪出時間小偷的看板管理法:微軟、Zara、HP……這樣精實流程,免做虛工,部屬被動變主動。

Making Work Visible

先做好看板管理,你的進度規畫再也不是寫心酸的。
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商品訊息

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內容簡介

.惠普(HP)使用看板管理法,生產力提升、效益超過400%。
.皮克斯(Pixar)動畫利用看板管理改善團隊的溝通方式。
.服飾品牌Zara從產品設計到工廠作業,只花短短15天,只因利用看板管理。

什麼是看板管理法?
就是把所有「正在進行」、「即將進行」與「完成」的工作,呈現在看板上。

看板管理法的好處是:
是一種視覺化的拉式系統,再也不必因為
「這個很急、先處理」「可以耽誤你幾分鐘嗎」被打擾、被中斷原來的工作,
工作者做事有餘裕,能自己主動「拉」工作來完成,
而不是無視現有的工作量,硬「推」工作給他們。

許多知名企業如微軟、皮克斯、Zara都用這套方法管進度,
部屬再也不會抱怨工作做不完,從擺爛、被動等待指令變成主動。
      
作者多明妮卡.迪格蘭蒂絲(Dominica DeGrandis),
是IT產業的看板法流程專家,專門協助組織升級產能、改善工作流程。
她發現,導致組織效能不彰的理由,
其實是 5 種看不見的時間小偷拖垮了組織的計畫,包括:
正在進行的工作太多、搞不清彼此的依賴關係(哪件事得先做才能進行下一步)、  
一直被額外的工作打擾 ,還有……導致事情被卡住、無法如期完成。

本書就要教你如何把工作呈現在看板上,秀出哪些部分進入停滯期、
哪份工作該先執行,這樣精實流程,免做虛工、省時有餘裕。

.想掌握工作量,你得先讓它們變成畫面
將所有工作分為要做、正在做、完成(也是看板管理的核心)。
好處是:任何人走進你的辦公室,看到這塊看板,就知道你正在忙什麼,
不用多費脣舌跟對方解釋,工作就不會被打斷。

.替急迫的工作設立快速通道
「請問,可以耽誤你五分鐘嗎?」你也經常在最忙時被這樣問嗎?
我們當然願意替人效勞,但這就是讓工作超出負荷的理由之一,怎麼辦?
你得在看板上設立一條讓某種工作快速通過的「泳道」。

.公布「被打擾次數」,用番茄工作法終結干擾
什麼因素最會阻礙團隊完成工作?多數人的回答居然是「經常被干擾」,
怎麼辦,本書有四個方法可以幫你,其中最有效的就是番茄工作法。
作者就是用這個方法在不被打擾的環境下完成本書。

.抓出殭屍,刪除或列入待辦
什麼是殭屍專案?就是價值很低,卻耗費時間、精力與金錢。
因此,掌握進度的關鍵就是:先減少手上正在進行的工作,再討論優先順序。
若你真的無暇關注殭屍任務,就除掉它,或是放回待辦區。

曾任豐田生產系統化的前副社長大野耐一曾說,
看板管理法,就是把工作的問題浮上檯面,
只要先做好看板管理,你的進度規畫再也不是寫心酸的。

名人推薦

「大人學」共同創辦人/姚詩豪
筆記女王/Ada
知名時間管理部落客/電腦玩物站長

作者

多明妮卡.迪格蘭蒂絲(Dominica DeGrandis

當今IT產業的頂尖看板法流程專家。除了經常受邀於產業大會演講,多明妮卡也替產業刊物撰文,例如Cutter IT與TechBeacon。身為Tasktop科技公司的數位轉型總監,多明妮卡結合了經驗、理論與實務,協助組織升級產能、改善工作流程、優化事業價值的傳遞。她在ddegrandis.com撰寫部落格,推特帳號為@dominicad。


廖桓偉

淡江大學經營決策系、東吳大學企管研究所畢業。
曾任網路電玩編譯。現任出版社編輯,希望引進更多有趣(且暢銷)的書,透過翻譯來感動讀者,譯有《中國奇蹟的句點》、《改變未來的祕密交易》、《大英圖書館海圖全覽》(皆為大是文化出版)。

目錄

各界推薦
前言 忙?我就是能得到時間,做自己想做的事
引言 工作的管理要用「拉」的,而非被「推」著做

第一章 五個時間小偷,導致慣性加班
1. 五種跡象要當心:你手上進行的工作過多
2. 三種未知的依賴關係,偷走你的時間
3. 常常被急迫問題打斷──看板法專門對付
4. 每件事都急,花一堆時間決定哪件優先
5. 三種暫時擱置的工作,做不做都浪費時間

第二章 揪出時間小偷,剷除過長的工時
1. 想掌握工作量,你得先讓它們變成畫面
2. 替急迫的工作設立快速通道
3. 讓依賴關係現形
4. 公布被打擾次數,用番茄工作法終結干擾
5. 四種方法擇一,決定事情輕重緩急
6. 抓出殭屍,刪除或列入待辦
7. 家庭、學校、職場都能用的看板法範例

第三章 用什麼指標衡量工作流程的健康程度?
1. 產能利用率維持在80%效果最好,而非100%
2. 製作時間小偷統計表,抓出最該先解決的問題
3. 你的組織運作健康嗎?執行作業審查
4. 精實咖啡:快狠準的會,怎麼開?
5. 先做好看板管理,進度規畫就不會寫假的

結論:與其劇烈改革,不如逐漸改變
名詞解釋
致謝

序/導讀


忙?我就是能得到時間,做自己想做的事

「『Day』,名詞。字義:一段長達24小時的時期,但大部分都被浪費掉。」
──安布羅斯.比爾斯(按: Ambrose Bierce,美國作家、記者)

這一句網路瘋傳的名言,向疲憊不堪的我們保證:每個人一天都是24小時,和那些創業紅人一樣。

然而,我想消除這種剛萌芽的自傲,並且強調:「不見得。」許多企業楷模確實敬業到超乎常人的地步,每週工作100個小時以上,但跟我們這群凡人相比,還是多了一項優勢。或許每天的時間一樣長,但他們掌控時間、管理績效的能力,卻與我們截然不同。

當伊隆.馬斯克(按: Elon Musk,SpaceX 的創辦人,以及特斯拉汽車和PayPal的聯合創辦人)面對太多「進行中工作」(work-in-progress,簡稱WIP,見第一章第一節)時,他有權力授權給別人、降低該工作的優先程度,或乾脆放棄。

當局勢出現變化,使得良好的策略規畫無法跟上組織需求時,雪柔.桑德柏格(Sheryl Sandberg,現任臉書營運長)有辦法立刻改變路線;當傑夫.貝佐斯(Jeff Bezos,亞馬遜創辦人、現任董事長、執行長)面臨優先度衝突時,他不需要透過錯綜複雜的官僚體系,就能釐清處理方向。

當這些事情發生在我們身上時(面對現實吧,它們還滿常發生的),我們面臨的後果,與那群億萬富翁是截然不同的。

那我們該怎麼辦?我們既沒有無限的精力,也沒有龐大的幕僚支援,怎麼把一切該做的事情如期完成,過程中還不會犧牲品質與我們的心智?在一個歌頌生產力、講求一心多用的企業文化當中,該怎麼善用我們的時間與工作流(按: workflow,對工作流程及其各操作步驟之間業務規則的抽象、概括描述),使我們的努力與能量產生最大的影響力?最重要的是,我們如何在完成這些事情之後,還有時間生活?

工作在完成之前,會填滿你所有可用的時間

省下的時間、花掉的時間、浪費的時間。關於時間的對話,其實與談論金錢時非常類似。時間表面上是「免費」,實際上卻是無價的,它是我們最寶貴的資源,但無論從個人、團隊或組織的角度來看,我們的時間都永遠不夠。

任何曾經面對繳交期限的人,絕對都能理解帕金森定理(Parkinson's law)──工作在完成之前會不斷的增加、擴大,直到填滿你所有可用的時間為止。捫心自問,你上次在繳交期限的數日、數小時之前,就很有品質的完成工作,是什麼時候?

我們似乎一直在做事,但到底在做什麼事情?為什麼每天忙到半死不活才回家,卻只能對著幾乎沒動到的待辦事項嘆氣?我們失去的時間,就像在洗衣機裡神祕消失的襪子,它們到底跑到哪去了?誰(或什麼)該為我們失去的時間、專注力與精力負責?

想要駕馭或跟上時間,可不是到現代才出現的習俗。史前時代的人類會追蹤月相;蘇美人創造的60進制數字系統,一直沿用至今,1小時除以60等於1分鐘,1分鐘除以60等於1秒鐘;埃及人用方尖碑來計算太陽陰影的長度,但假如天空多雲、或是到了晚上,這種以太陽為基礎的測量方式,就派不上用場了;因此波斯人與希臘人提供了另一套做法—水鐘,以監控水流測量時間推移。

這些古代的計時工具,演變成最早的時程表──何時該種植作物、何時收成、何時該進行交易,以及何時該進行日常儀式,例如吃飯或睡覺。
到了現代,儘管我們享有便利之處,但對許多人來說,時間管理已經變成一場艱辛的戰鬥,是一種耗盡心力、甚至不切實際的目標。

雖然資訊經濟讓我們無時無刻都處於連線狀態,卻也使我們每分每秒都承受著別人的期望;正因為這樣,手機、電郵、視訊會議等科技,本來是要讓生活更便利,卻經常反過來奴役我們。混亂的現代職場加上多到目不暇給的選項,使我們分心、負荷過重;它們默默偷走了我們的時間與專注力,最後妨礙我們的效率。

我們總是比較迷戀複雜的事物,但《揪出時間小偷的看板管理法》中介紹的概念,就跟早期的計時方式一樣,易於實行,而且能取得非凡的成果。天空、太陽、桿子與沙子給予古代人的回饋,都是肉眼可見、並且能實際運用的;而多明妮卡(本書作者)在書中概括的建議也是如此。

我們比較擅長管理看得見的事物,這並不令人意外。如果我們看不見自己的工作內容,就搞不清楚有哪些可行的選項。我們看不見自己的產能,也就無法將產能傳達給別人。結果由於精神負荷過重,壓力隨之而生;壓力加重了我們的工作量,使WIP大幅增加,減損我們專注力、優先度排序、做決策、有品質完成工作的能力,或者根本就無法完成工作。

作者提供的視覺化與限縮WIP策略,使我們更容易理解自己的認知負荷(按:特定工作加在個體認知系統時所產生的負荷量);讓團隊成員的期望變得實際;促進專注力;將工作維持在正軌上;即時揭露問題並加以解決;提供一條明確的道路,讓我們能有品質的完成工作。這些建議都經過精心解釋、且極具洞見,其蘊含的效用絕對不是蓋的。

試閱

五個時間小偷,導致慣性加班

如果你的皮夾被偷,你一定會注意到;如果你的公司識別證被偷,你到公司門口就會發現;如果你打開冰箱,發現便當不見了,你絕對會罵到全辦公室都聽到。然而,有一樣東西比皮夾、識別證與便當更珍貴,大家卻不知道它被偷了,那就是一去不復返的時間。這到底是為什麼?
我們埋怨自己時間不夠,別人看起來卻很閒。但我們凡人一天就只有24小時,因此問題在於我們沒有防止時間被偷。我們讓小偷日復一日的偷走我們的時間。這些時間小偷是何方神聖?
以下就是五個妨礙你完成工作的時間小偷:

1.正在進行中的工作(WIP)過多:也就是已經開始,但還沒完成的工作。有時也指已經完成一部分的工作。

2.未知的依賴關係:在完成這項工作之前,必須先處理掉另一個任務,才能使這工作順利進行下去,而那是你當時並不知道的。

3.計畫外的工作:致使你無法完成事情、或無法在適當時機暫時歇息的干擾。

4.優先度衝突:互相衝突的專案與任務。如果你不確定最重要的事情是哪件,情況就會更惡化。

5.被忽略的工作:已完成一部分的工作被晾在一旁。

這五個小偷就在你眼前,舒舒服服的賴在你與工作之間。他們每次犯案之後都會留下線索。如果我們想把事情做好,就要逮住這些小偷,揭開它們的罪行曝光。一旦小偷被抓到,我們就能收拾它們暗中破壞後的殘局,不再任它們擺布,而是奪回控制權,並做出重要的改善。

替急迫的工作設立快速通道

我正在埋頭工作,此時螢幕右上角出現小小的訊息提示。在它消失之前,我看到麗姿(Liz)傳給我一句話:「請問可以耽誤你5分鐘嗎?」所以我該怎麼做?我回答「好啊」,因為我很喜歡她。
我們願意替自己喜歡的人效勞──這是我們讓工作超出負荷的五個理由之一。就這麼稍微聊了一下,我又替自己滿檔的一天追加了新工作。
第一章有提到,你必須理解、警覺這5個理由。第一個理由很基本:身為團隊的一分子,我們不想讓隊友失望,而且說「好」會使大腦產生腦內啡;第二個理由是害怕被當眾羞辱、或被開除;第三個理由是願意為自己喜歡的人效力;第四個理由是,人類是很樂觀的動物,以至於我們以為自己能更快完成工作(當然,事情總比想像中的更花時間);最後,第五個理由是,從事嶄新的事物比完成乏味的舊工作有趣多了。
上述理由都是WIP過多型小偷行竊的工具。WIP過多型小偷是所有小偷的賊頭,他會滲透到其他時間小偷之中,使得依賴關係、計畫外工作、優先度衝突、被忽略的工作所造成的問題,都因而惡化。
現在,就來稍微複習一下WIP。請記住,當進行中的工作過多表示工作累積的速度,超過你完成的速度。它是所有你已經開始、卻還沒完成的工作(亦即部分完成的工作)。
WIP過多型小偷透過各種事物分散我們的注意力,進而偷走我們的時間、金錢、效率。結果其他人的等待時間超乎預期,你也因為延遲而損失金錢。而且由於趕工的緣

詳細資料

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    • 編/譯者
    • 廖桓偉
    • 語言
    • 中文繁體
    • 規格
    • 平裝
    • ISBN
    • 9789579164825
    • 分級
    • 普通級
    • 開數
    • 18開17*23cm
    • 頁數
    • 272
    • 出版地
    • 台灣
    • 適讀年齡
    • 全齡適讀

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