「報連相」的訣竅
◎沒有自信也要「假裝」有自信
報告、連絡與相談（商談）——簡稱「報連相」是組織中不可或缺的商業法則，而我們向主管「報連相」時，其實有不少技巧能讓過程進行得更順利。
在向主管報告或和客戶商談前，你是否常將「很抱歉，目前準備還不夠充分」或「我無法流暢地說明」當作藉口呢？
其實，這些藉口確實會造成反效果。如果你已無意識地將這些開場白當作習慣，現在最好立刻改掉。
以前我曾做過一個實驗。
我在內容完全相同的郵件中，分別使用：○Ａ「目前準備還不夠充分」○B「工作進展相當順利」兩句話作為開場白，然後分別寄給不同的群組，結果卻得到完全兩極的答覆。
前者的回覆以「考慮一下再提交過來」或「這裡和這裡還不行」等負面意見居多。
另一方面，後者的回覆卻都是「很好！」、「幹得好！」、「這樣做會更好」等正面答覆，儘管郵件內容完全相同。
會導致不同的結果，主要是因為我們人類與生俱來帶著「先入為主」的觀念。
此情況在心理學稱之為「預示效應（Priming effects）」。
有個關於「預示效應」相當有名的實驗：在得知「這個藥很有效」的情況下服藥，以及在不知情的情況下服藥，兩種情況所得到的藥效截然不同；其實，商場上也是一樣，只要你一開頭就向對方展現「我有自信」的暗示，對方自然而然就會給予正面的回應。
所以，即便沒有自信，也要刻意展現自信滿滿的樣子，因為這樣不僅能得到對方的正面肯定，也能讓自己順風而行；也就是說，亦即不做讓自己深陷逆境、白費精力與時間的愚蠢行為。
◎善用2種技巧報告更流暢
你是否有過這種經驗，同樣都是向主管報告，為什麼別人報告總是如此流暢，輪到自己時卻不斷被質問。
大多情形原因都出在於，你的說明過於生澀結巴。
報告含糊其詞，會予人缺乏自信的印象，且讓對方感到不安；而不安的情緒就會轉換成對方吹毛求疵的質問，開始在無關緊要的地方找碴。這麼一來，你不僅沒有達到報告的目的，連個人信用也會搖搖欲墜。
而只要遵照以下2種技巧，就可以幫助你在報告時更順暢。
★依照「森林」→「樹木」→「枝葉」的順序解說
（「森林」：內容的整體概要；「樹木」：說話內容的重點；「枝葉」：詳細說明）
當你在說話時，不要先從想說的話，也就是「枝葉」開始，應先向對方介紹整體全貌（森林），讓對方的腦中對此事有一個大概的印象和想法，其次說明內容的重點（樹木），接著再做詳細解說（枝葉）。一旦掌握這項技巧，就能讓你在報告、連絡和商談超乎想像地流暢。
★事先決定「開場白」及「說明與說明之間的銜接詞」
所謂說明與說明之間的銜接詞，即承接森林與樹木、樹木與枝葉之間的接續詞。只要事先決定好「可是」、「具體而言」等讓話題順利展開的連接詞，就算站在主管或客戶面前，你也能有條有理、毫不怯場地進行報告、聯絡與商談。
一旦可以掌握這些細節，經過日積月累的學習與訓練，就能夠讓你建立更專業的形象。◎回答對方「真正想聽」的答案
向主管「報連相」時，有時也會受到對方的質問。
比方說，當主管問到：「你跟○○先生約時間了沒？」，你通常會如何回答？
這時我想大多數的人都會先回答理由或背景。例如「○○先生好像出差了」；更糟的是，甚至還有人會繞一大圈回答：「我剛剛遇到○○先生，他好像很忙，想跟他搭個話卻一直找不到機會，好像是因為他的部下突然沒來的樣子。」
這時候，其實提問者內心所想的是：「重點是你究竟有沒有跟對方約時間，還是改天再約！快點告訴我！」
而在這類案例中，你應該先回答提問者最想知道的事——「是否已跟對方約時間」，之後再視情況補充周邊資訊。
換句話說，
亦即先回答「是，已經約好了」或「沒有，還沒約時間」。
此時，應該根據情況而定，當主管聽到「沒有，還沒約時間」的答覆時，可能會當下更改決策，像是「這樣啊，那我再跟○○先生連絡吧」等；因為對決策者而言，你所提供的周邊資訊不過是干擾罷了。
其他像是遇到主管以責問的口吻問道：「你究竟想表達什麼？」、「為什麼會延後？」等，大多人都只會直接回答「對不起」，而不回答問題的本質，就個人經驗而言，通常這種答覆只會火上加油而已。
因此，以後不管是面對5W1H（what、where、when、why、who、how）的複雜問題，還是Yes／No的單純是非題，鐵則就是針對對方的問題，回答對方想聽的答案。
◎及早向主管確認
工作時最令人困擾的事，莫過於主管或客戶要求緊急變更決策方向。
如果決策發生在截止日前夕，這根本就是一場惡夢，而且所有後果得自己全部承受。
其實，有個方法能夠避開此情況。
那就是及早向主管「報連相」。
若是在工作時能事先設下基準點，並經常與主管及客戶保持連絡、取得共識，就能避免釀成無法彌補的悲劇。
舉例來說，假設主管交代你寫一份簡報計劃書，在完成目錄階段時，最好先向主管討論相關內容，像是「這樣的大綱OK嗎？」或是「行程表留待『日後檢討』可以嗎？」等等。
這麼一來，主管就會當場下達「這樣就行了，照這個大綱繼續進行」或「這個部分省略」等指示，如此就能避免日後出現大幅方向的變更。
不僅如此，說不定你還能從主管那裡得到減輕作業負擔的資訊，像是「這樣的話可以參考去年的範例，或是可以請教○○先生，就能得到有用的情報」。
如果發生問題時也一樣。
一旦等到狀況惡化才向主管「報連相」，只會讓事情變得更嚴重，且通常都為時已晚。此時，及早報告就顯得相當重要，所謂能幹的人，總會掌握先機搶先一步行動。
出現狀況時，若能優先向主管報備，就能在最短時間內發現問題，然後向你指示應對的方針。
有位國外的經營者曾說：「如果是壞消息我想在昨天就聽到，那麼好消息留到下週再說也可以。」其實言下之意，就是及早掌握不好的消息，就能避免錯誤的發生或是持續惡化。
◎「請給我3分鐘時間」的前置効果
當你想向主管「報連相」時，而他正坐在辦公桌前工作，這時你一定不知道是否該打擾他吧？換做是你會如何向主管開口呢？
大部分人一定都會問：「您現在方便嗎？」
此時，主管往往通常也會這樣回答：「啊，抱歉，晚一點再談」或是「現在不行」；這麼一來，明明只需花費幾分鐘就能解決的案件就得延後處理。
其實，有個好方法能夠避免發生此情況，那就是先說，
「請給我1分鐘（或3分鐘）的時間。」
只要採用這個方法，由於主管已知花費的時間，就會馬上改變心態聽你報告。
「若現在去搭話，主管一定在忙」、「待會就要開會了，現在去搭話只會打擾主管」等，多慮雖然是人之常情，然而顧慮太多，到頭來還是會造成主管的困擾。
因此千萬不能因為顧慮對方、事事徵求對方的意見，結果卻無法順利完成報告、連絡和商談。
與其如此，倒不如抱著「沒有比花3分鐘聽我報告更重要的工作了」的心態面對主管。
當然採取這種做法有個前提，就是必須事前充分推敲「報連相」的內容，絕不能因一些芝麻小事浪費主管寶貴的時間。
一旦讓主管留下「那個傢伙老是向我報告些芝麻小事」的印象，往後自然就不願將寶貴的時間留給你了。
因此，要謹記工作上一切講信用，一旦失去別人對你的信任，反而會拉大你與他人在職場上的差距。
◎沒有自信也要「假裝」有自信
報告、連絡與相談（商談）——簡稱「報連相」是組織中不可或缺的商業法則，而我們向主管「報連相」時，其實有不少技巧能讓過程進行得更順利。
在向主管報告或和客戶商談前，你是否常將「很抱歉，目前準備還不夠充分」或「我無法流暢地說明」當作藉口呢？
其實，這些藉口確實會造成反效果。如果你已無意識地將這些開場白當作習慣，現在最好立刻改掉。
以前我曾做過一個實驗。
我在內容完全相同的郵件中，分別使用：○Ａ「目前準備還不夠充分」○B「工作進展相當順利」兩句話作為開場白，然後分別寄給不同的群組，結果卻得到完全兩極的答覆。
前者的回覆以「考慮一下再提交過來」或「這裡和這裡還不行」等負面意見居多。
另一方面，後者的回覆卻都是「很好！」、「幹得好！」、「這樣做會更好」等正面答覆，儘管郵件內容完全相同。
會導致不同的結果，主要是因為我們人類與生俱來帶著「先入為主」的觀念。
此情況在心理學稱之為「預示效應（Priming effects）」。
有個關於「預示效應」相當有名的實驗：在得知「這個藥很有效」的情況下服藥，以及在不知情的情況下服藥，兩種情況所得到的藥效截然不同；其實，商場上也是一樣，只要你一開頭就向對方展現「我有自信」的暗示，對方自然而然就會給予正面的回應。
所以，即便沒有自信，也要刻意展現自信滿滿的樣子，因為這樣不僅能得到對方的正面肯定，也能讓自己順風而行；也就是說，亦即不做讓自己深陷逆境、白費精力與時間的愚蠢行為。
◎善用2種技巧報告更流暢
你是否有過這種經驗，同樣都是向主管報告，為什麼別人報告總是如此流暢，輪到自己時卻不斷被質問。
大多情形原因都出在於，你的說明過於生澀結巴。
報告含糊其詞，會予人缺乏自信的印象，且讓對方感到不安；而不安的情緒就會轉換成對方吹毛求疵的質問，開始在無關緊要的地方找碴。這麼一來，你不僅沒有達到報告的目的，連個人信用也會搖搖欲墜。
而只要遵照以下2種技巧，就可以幫助你在報告時更順暢。
★依照「森林」→「樹木」→「枝葉」的順序解說
（「森林」：內容的整體概要；「樹木」：說話內容的重點；「枝葉」：詳細說明）
當你在說話時，不要先從想說的話，也就是「枝葉」開始，應先向對方介紹整體全貌（森林），讓對方的腦中對此事有一個大概的印象和想法，其次說明內容的重點（樹木），接著再做詳細解說（枝葉）。一旦掌握這項技巧，就能讓你在報告、連絡和商談超乎想像地流暢。
★事先決定「開場白」及「說明與說明之間的銜接詞」
所謂說明與說明之間的銜接詞，即承接森林與樹木、樹木與枝葉之間的接續詞。只要事先決定好「可是」、「具體而言」等讓話題順利展開的連接詞，就算站在主管或客戶面前，你也能有條有理、毫不怯場地進行報告、聯絡與商談。
一旦可以掌握這些細節，經過日積月累的學習與訓練，就能夠讓你建立更專業的形象。◎回答對方「真正想聽」的答案
向主管「報連相」時，有時也會受到對方的質問。
比方說，當主管問到：「你跟○○先生約時間了沒？」，你通常會如何回答？
這時我想大多數的人都會先回答理由或背景。例如「○○先生好像出差了」；更糟的是，甚至還有人會繞一大圈回答：「我剛剛遇到○○先生，他好像很忙，想跟他搭個話卻一直找不到機會，好像是因為他的部下突然沒來的樣子。」
這時候，其實提問者內心所想的是：「重點是你究竟有沒有跟對方約時間，還是改天再約！快點告訴我！」
而在這類案例中，你應該先回答提問者最想知道的事——「是否已跟對方約時間」，之後再視情況補充周邊資訊。
換句話說，
亦即先回答「是，已經約好了」或「沒有，還沒約時間」。
此時，應該根據情況而定，當主管聽到「沒有，還沒約時間」的答覆時，可能會當下更改決策，像是「這樣啊，那我再跟○○先生連絡吧」等；因為對決策者而言，你所提供的周邊資訊不過是干擾罷了。
其他像是遇到主管以責問的口吻問道：「你究竟想表達什麼？」、「為什麼會延後？」等，大多人都只會直接回答「對不起」，而不回答問題的本質，就個人經驗而言，通常這種答覆只會火上加油而已。
因此，以後不管是面對5W1H（what、where、when、why、who、how）的複雜問題，還是Yes／No的單純是非題，鐵則就是針對對方的問題，回答對方想聽的答案。
◎及早向主管確認
工作時最令人困擾的事，莫過於主管或客戶要求緊急變更決策方向。
如果決策發生在截止日前夕，這根本就是一場惡夢，而且所有後果得自己全部承受。
其實，有個方法能夠避開此情況。
那就是及早向主管「報連相」。
若是在工作時能事先設下基準點，並經常與主管及客戶保持連絡、取得共識，就能避免釀成無法彌補的悲劇。
舉例來說，假設主管交代你寫一份簡報計劃書，在完成目錄階段時，最好先向主管討論相關內容，像是「這樣的大綱OK嗎？」或是「行程表留待『日後檢討』可以嗎？」等等。
這麼一來，主管就會當場下達「這樣就行了，照這個大綱繼續進行」或「這個部分省略」等指示，如此就能避免日後出現大幅方向的變更。
不僅如此，說不定你還能從主管那裡得到減輕作業負擔的資訊，像是「這樣的話可以參考去年的範例，或是可以請教○○先生，就能得到有用的情報」。
如果發生問題時也一樣。
一旦等到狀況惡化才向主管「報連相」，只會讓事情變得更嚴重，且通常都為時已晚。此時，及早報告就顯得相當重要，所謂能幹的人，總會掌握先機搶先一步行動。
出現狀況時，若能優先向主管報備，就能在最短時間內發現問題，然後向你指示應對的方針。
有位國外的經營者曾說：「如果是壞消息我想在昨天就聽到，那麼好消息留到下週再說也可以。」其實言下之意，就是及早掌握不好的消息，就能避免錯誤的發生或是持續惡化。
◎「請給我3分鐘時間」的前置効果
當你想向主管「報連相」時，而他正坐在辦公桌前工作，這時你一定不知道是否該打擾他吧？換做是你會如何向主管開口呢？
大部分人一定都會問：「您現在方便嗎？」
此時，主管往往通常也會這樣回答：「啊，抱歉，晚一點再談」或是「現在不行」；這麼一來，明明只需花費幾分鐘就能解決的案件就得延後處理。
其實，有個好方法能夠避免發生此情況，那就是先說，
「請給我1分鐘（或3分鐘）的時間。」
只要採用這個方法，由於主管已知花費的時間，就會馬上改變心態聽你報告。
「若現在去搭話，主管一定在忙」、「待會就要開會了，現在去搭話只會打擾主管」等，多慮雖然是人之常情，然而顧慮太多，到頭來還是會造成主管的困擾。
因此千萬不能因為顧慮對方、事事徵求對方的意見，結果卻無法順利完成報告、連絡和商談。
與其如此，倒不如抱著「沒有比花3分鐘聽我報告更重要的工作了」的心態面對主管。
當然採取這種做法有個前提，就是必須事前充分推敲「報連相」的內容，絕不能因一些芝麻小事浪費主管寶貴的時間。
一旦讓主管留下「那個傢伙老是向我報告些芝麻小事」的印象，往後自然就不願將寶貴的時間留給你了。
因此，要謹記工作上一切講信用，一旦失去別人對你的信任，反而會拉大你與他人在職場上的差距。
