練就老闆還沒開口就懂的預見力
【EMBA學姐的小提醒】
在職場中，展現專業不一定要靠額外的體力投入，而是透過對關鍵資訊的掌握，讓你在會議中顯得細膩。預見需求的核心在於「主動且細膩的準備」，這能有效避免主管在正式場合陷入尷尬與失禮的困局，進而提升效率與好感度。記住，高手贏在細節，而細節贏在預判。
新進同仁阿明參加了與客戶的會議，負責準備桌牌與接待簽到。會議開始後，阿明才驚覺漏做了一位與會者的桌牌，卻因「這不是我主責」或「不知該不該插手」而選擇保持沉默，既沒補上臨時桌牌，也未私下提醒主管。
會議開始後，議題討論日益激烈。正當主管準備轉向那位「沒有桌牌」的與會者詢問意見時，突然語塞了，因為他一時之間記不起這位新面孔的姓名與職銜。那一兩秒鐘的沉默，在充滿壓力的會議室裡顯得格外漫長且尷尬。
阿明坐在一旁，看著主管臉上的困惑和微帶怒氣的反應，雖然手邊有紙筆，卻依然沒勇氣遞上一張小紙條。他甚至在想，反正現場已經有人負責記錄，他是不是可以連筆記都省了？最終，他整場會議都像個局外人，僅僅「人出現在現場」。
這種「不開口、不補位」的保守心態，正是許多初階工作者的成長天花板。事實上，我們應該反思：當別人在會議上記住你的名字時，那種被尊重的感覺是不是令人動容？
在經典電影《穿著Prada的惡魔》中，女主角小安從初期的處處碰壁，到後來的脫穎而出，關鍵就在於那一幕：在盛大的慈善宴會上，老闆米蘭達因為高壓與疲憊而「記憶斷片」，眼看重要貴賓即將迎面而來，米蘭達卻硬是想不起他的姓名。這時，小安精準且及時地在米蘭達耳邊低語，告知那位貴賓的姓名與背景關係。那一剎那，米蘭達臉上的焦慮消失，轉而露出自信的微笑，從容地與對方握手寒暄。
小安展現的並非多餘的體力勞動，而是「高情境」的洞察力與對環境的精準預判。她預見了老闆可能忘記名字的風險，並在危機發生前提供了「導航」。倘若阿明能具備這種意識，在發現桌牌缺失的第一時間就設法化解，後來主管也不至於尷尬，他所表現的就是能幫團隊解決問題的「高價值」而非「多勞力」。這種在老闆開口前就補齊漏洞的小動作，會讓主管與客戶對你的細膩度留下深刻的印象，這才是職場上真正帶得走的競爭力。
【行動建議】
1. 建立會議背景備忘錄：除了姓名與職稱，更要掌握與會者的相關業務背景。會前一天應再次確認所有資料，避免當天臨時遺失或數據錯誤的風險。
【這樣做會更好】：
1. 練就「隨口叫名」的能力：開會前回想與會者的名字與頭銜，這不僅是拉近距離的手段，更傳達出你對對方的重視。
2. 建立資訊完整性檢核表：收件人應確認資料來源與更新日期，並設定「會前資料截止日」，確保會議不因數據過期而導致決策偏誤。
3. 擔任隱形舵手：陪同開會時，除了備齊資料，更要仔細觀察客戶反應並記錄細節。當老闆在應對大局時，你要能敏銳地捕捉到客戶在閒聊中透露的隱性需求。
4. 建立個性化資料庫：留意客戶的喜好、忌口與聊天時的微表情。將這些去蕪存菁後的個性化資料記錄下來，這將成為你下次見面時最珍貴的社交素材。
【實戰挑戰】
你負責協助主管接待一場跨部門合作會議。會議進行到一半，你突然發現一位臨時加入的協辦主管沒有桌牌，而你的老闆正準備轉向他詢問意見。此時，你的預見行動是？
A. 保持安靜，避免打斷會議，等會議結束後再向主管道歉並解釋漏掉桌牌的原因。
B. 趕緊拿出一張空白紙，當場用筆寫下對方的名字，在大庭廣眾下走過去放在他面前。
C. 迅速寫好一份包含對方職稱與姓名的紙條，趁主管低頭看資料時私下遞到他手邊，並立刻準備好錄音設備，同步記錄這位新加入者的發言重點。
【正確答案】選項 C
私下遞紙條化解主管尷尬，並主動補位記錄。
【EMBA學姐的眉角】
主管重視的是你的「補位意識」。在高階社交與商務場合，面子與效率同樣重要。及時提供人名並非多餘的勞力，而是具備「大局觀」的表現。能幫老闆化解尷尬於無形，你就不只是個助理，而是他值得信賴的戰友。
【EMBA學姐的避坑指南】
別讓主管在客戶面前「斷片」，你的細心程度決定了你的職涯高度。
訓練 AI，讓它成為你的24小時代理
【EMBA學姐的小提醒】
在AI 時代，最頂尖的能力不是「努力工作」，而是「有效驅動」。善用AI 提高行政效率、減少出錯可能，同時又不將大腦外包，已是職場必備素養。重點不在於你擁有的工具多先進，而在於你下指令的「咒語術」。好的 Prompt（咒語），能讓AI 瞬間從行政助理升級為業務副總，為你爭取到最值錢的資產——時間。
文傑在業務部門工作了五年，深受主管重視，但他正面臨資深員工的共同困境：工作量日益增加，整理會議記錄、撰寫郵件、篩選 CRM 數據等例行公事佔據了大部分時間。參加過公司AI 基礎課後，他開始嘗試「訓練」AI，但他不再只是對AI 說「寫一份銷售報告」，而是學會精準下咒語：他賦予AI 「業務副總」的角色，要求它分析CRM 客戶數據，並針對高流失風險客戶提出「客製化挽留策略」與「產品捆綁提案」。
結果令人驚嘆，以往文傑需要耗費整個上午做數據交叉分析，AI 在十分鐘內就提供了結構完整的初稿，讓他能將精力集中在最關鍵的「人性化互動」上。
文傑更進一步整合 CRM、Email 與 Trello等多個系統，訓練出一套自動化流程：當新客戶出現時，模型會自動抓取客戶的LinkedIn 簡介，判斷該公司的產業規模並預設「價值評級」，自動建立跟進任務。他在部門會議上提出：「只要輸入預算、痛點、期望結果這三個參數，AI 就能在五分鐘內生成高達 80% 完成度的客製化提案。」這個方案被公司採納，也讓他在主管心中從「執行者」躍升為「策略轉型者」。
身為行政秘書的怡仁，過去每週要花上近二十小時來處理八份會議記錄。導入AI 智慧助手後，她將錄音與逐字稿上傳，十分分鐘內便自動整理出「決議項目」與「追蹤單位」。每份報告的處理時間從二點五個小時降為四十分鐘。怡仁不再淪為整理文件的機器，而有餘裕投入流程改善與部門協調。
前述兩位工作者的成功之處在於，他們明白AI並非來取代人類，而是來承包瑣事。當你學會了訓練AI，你便擁有了一個全年無休、專屬於你的代理團隊。這正是AI 協作能力與專業知識結合後的「雙核動力」，讓你能利用省下的80% 時間，去思考更有價值的未來戰略。
【行動建議】
1. 每日微測試咒語：每天試著向AI 提出一個工作難題，觀察它的回答。不要只接受標準答案，試著透過「賦予角色」，如：擔任資深顧問，或「限定格式」，如：條列三點優缺點，來優化它的產出品質。
2. 建立個人指令庫：將每次能產出優質成果的咒語存檔，建立你的數位資產，讓你在處理例行報告或客戶分析時，能一鍵啟動高效模式。
【這樣做會更好】
1. 建立產業情報雷達：每天利用AI 蒐集國內外產業重要趨勢與新聞，並請它摘要可能對公司產生的衝擊。這能幫你掌握專業知識，在開會時提出超越同僚的見解。
2. 流程自動化設計：不要只滿足於「單次對話」。試著思考你的工作流中，哪些步驟是重複的？利用AI 串接不同軟體，打造一個能自動分類信件、提醒時程、生成初稿的代理人系統。
3. 聚焦於決策與優化：AI 負責骨架，你負責靈魂。永遠要留出最後20% 的時間，以你的專業判斷和人性剖析去審查、潤飾AI 產出，這才是不可取代的價值。
【實戰挑戰】
你正在準備一份年度預算檢討報告，需要從過往一年的龐雜帳目中找出異常超支的項目，並提出下一年的節流建議。為了讓AI 成為你的「代理」，你會如何下咒語？
A. 對 AI 說：「請幫我看看這些帳目，找出哪裡花太多錢，並告訴我明年該怎麼省錢？」
B. 將所有Excel 數據餵給AI，然後說：「幫我把這些數字做成精美的表格，並寫出五百字的摘要。」
C. 對AI 下指令：「請擔任資深財務分析師，分析下列帳目中超過預算15% 的異常變動。請列出前五大超支來源及其可能原因，同時根據『資源優化』原則，針對這五項分別提出三項具體減省方案，並以表格形式呈現。」
【正確答案】選項 C
下達精準的角色賦予、標準界定與產出格式，訓練AI 高品質完成任務。
【EMBA 學姐的眉角】
主管重視的是你的「驅動效率」。在AI 時代，你的指令深度決定了你的職位厚度。能下對「咒語」的人，背後隱含的是對業務邏輯的深刻理解。別只把AI 當成聊天機器人，而要把它訓練成能直接提供決策建議的數位大腦。
【EMBA 學姐的避坑指南】
咒語若模糊，產出就是廢話。好的指令，是你大腦思維的延伸。
【EMBA學姐的小提醒】
在職場中，展現專業不一定要靠額外的體力投入，而是透過對關鍵資訊的掌握，讓你在會議中顯得細膩。預見需求的核心在於「主動且細膩的準備」，這能有效避免主管在正式場合陷入尷尬與失禮的困局，進而提升效率與好感度。記住，高手贏在細節，而細節贏在預判。
新進同仁阿明參加了與客戶的會議，負責準備桌牌與接待簽到。會議開始後，阿明才驚覺漏做了一位與會者的桌牌，卻因「這不是我主責」或「不知該不該插手」而選擇保持沉默，既沒補上臨時桌牌，也未私下提醒主管。
會議開始後，議題討論日益激烈。正當主管準備轉向那位「沒有桌牌」的與會者詢問意見時，突然語塞了，因為他一時之間記不起這位新面孔的姓名與職銜。那一兩秒鐘的沉默，在充滿壓力的會議室裡顯得格外漫長且尷尬。
阿明坐在一旁，看著主管臉上的困惑和微帶怒氣的反應，雖然手邊有紙筆，卻依然沒勇氣遞上一張小紙條。他甚至在想，反正現場已經有人負責記錄，他是不是可以連筆記都省了？最終，他整場會議都像個局外人，僅僅「人出現在現場」。
這種「不開口、不補位」的保守心態，正是許多初階工作者的成長天花板。事實上，我們應該反思：當別人在會議上記住你的名字時，那種被尊重的感覺是不是令人動容？
在經典電影《穿著Prada的惡魔》中，女主角小安從初期的處處碰壁，到後來的脫穎而出，關鍵就在於那一幕：在盛大的慈善宴會上，老闆米蘭達因為高壓與疲憊而「記憶斷片」，眼看重要貴賓即將迎面而來，米蘭達卻硬是想不起他的姓名。這時，小安精準且及時地在米蘭達耳邊低語，告知那位貴賓的姓名與背景關係。那一剎那，米蘭達臉上的焦慮消失，轉而露出自信的微笑，從容地與對方握手寒暄。
小安展現的並非多餘的體力勞動，而是「高情境」的洞察力與對環境的精準預判。她預見了老闆可能忘記名字的風險，並在危機發生前提供了「導航」。倘若阿明能具備這種意識，在發現桌牌缺失的第一時間就設法化解，後來主管也不至於尷尬，他所表現的就是能幫團隊解決問題的「高價值」而非「多勞力」。這種在老闆開口前就補齊漏洞的小動作，會讓主管與客戶對你的細膩度留下深刻的印象，這才是職場上真正帶得走的競爭力。
【行動建議】
1. 建立會議背景備忘錄：除了姓名與職稱，更要掌握與會者的相關業務背景。會前一天應再次確認所有資料，避免當天臨時遺失或數據錯誤的風險。
【這樣做會更好】：
1. 練就「隨口叫名」的能力：開會前回想與會者的名字與頭銜，這不僅是拉近距離的手段，更傳達出你對對方的重視。
2. 建立資訊完整性檢核表：收件人應確認資料來源與更新日期，並設定「會前資料截止日」，確保會議不因數據過期而導致決策偏誤。
3. 擔任隱形舵手：陪同開會時，除了備齊資料，更要仔細觀察客戶反應並記錄細節。當老闆在應對大局時，你要能敏銳地捕捉到客戶在閒聊中透露的隱性需求。
4. 建立個性化資料庫：留意客戶的喜好、忌口與聊天時的微表情。將這些去蕪存菁後的個性化資料記錄下來，這將成為你下次見面時最珍貴的社交素材。
【實戰挑戰】
你負責協助主管接待一場跨部門合作會議。會議進行到一半，你突然發現一位臨時加入的協辦主管沒有桌牌，而你的老闆正準備轉向他詢問意見。此時，你的預見行動是？
A. 保持安靜，避免打斷會議，等會議結束後再向主管道歉並解釋漏掉桌牌的原因。
B. 趕緊拿出一張空白紙，當場用筆寫下對方的名字，在大庭廣眾下走過去放在他面前。
C. 迅速寫好一份包含對方職稱與姓名的紙條，趁主管低頭看資料時私下遞到他手邊，並立刻準備好錄音設備，同步記錄這位新加入者的發言重點。
【正確答案】選項 C
私下遞紙條化解主管尷尬，並主動補位記錄。
【EMBA學姐的眉角】
主管重視的是你的「補位意識」。在高階社交與商務場合，面子與效率同樣重要。及時提供人名並非多餘的勞力，而是具備「大局觀」的表現。能幫老闆化解尷尬於無形，你就不只是個助理，而是他值得信賴的戰友。
【EMBA學姐的避坑指南】
別讓主管在客戶面前「斷片」，你的細心程度決定了你的職涯高度。
訓練 AI，讓它成為你的24小時代理
【EMBA學姐的小提醒】
在AI 時代，最頂尖的能力不是「努力工作」，而是「有效驅動」。善用AI 提高行政效率、減少出錯可能，同時又不將大腦外包，已是職場必備素養。重點不在於你擁有的工具多先進，而在於你下指令的「咒語術」。好的 Prompt（咒語），能讓AI 瞬間從行政助理升級為業務副總，為你爭取到最值錢的資產——時間。
文傑在業務部門工作了五年，深受主管重視，但他正面臨資深員工的共同困境：工作量日益增加，整理會議記錄、撰寫郵件、篩選 CRM 數據等例行公事佔據了大部分時間。參加過公司AI 基礎課後，他開始嘗試「訓練」AI，但他不再只是對AI 說「寫一份銷售報告」，而是學會精準下咒語：他賦予AI 「業務副總」的角色，要求它分析CRM 客戶數據，並針對高流失風險客戶提出「客製化挽留策略」與「產品捆綁提案」。
結果令人驚嘆，以往文傑需要耗費整個上午做數據交叉分析，AI 在十分鐘內就提供了結構完整的初稿，讓他能將精力集中在最關鍵的「人性化互動」上。
文傑更進一步整合 CRM、Email 與 Trello等多個系統，訓練出一套自動化流程：當新客戶出現時，模型會自動抓取客戶的LinkedIn 簡介，判斷該公司的產業規模並預設「價值評級」，自動建立跟進任務。他在部門會議上提出：「只要輸入預算、痛點、期望結果這三個參數，AI 就能在五分鐘內生成高達 80% 完成度的客製化提案。」這個方案被公司採納，也讓他在主管心中從「執行者」躍升為「策略轉型者」。
身為行政秘書的怡仁，過去每週要花上近二十小時來處理八份會議記錄。導入AI 智慧助手後，她將錄音與逐字稿上傳，十分分鐘內便自動整理出「決議項目」與「追蹤單位」。每份報告的處理時間從二點五個小時降為四十分鐘。怡仁不再淪為整理文件的機器，而有餘裕投入流程改善與部門協調。
前述兩位工作者的成功之處在於，他們明白AI並非來取代人類，而是來承包瑣事。當你學會了訓練AI，你便擁有了一個全年無休、專屬於你的代理團隊。這正是AI 協作能力與專業知識結合後的「雙核動力」，讓你能利用省下的80% 時間，去思考更有價值的未來戰略。
【行動建議】
1. 每日微測試咒語：每天試著向AI 提出一個工作難題，觀察它的回答。不要只接受標準答案，試著透過「賦予角色」，如：擔任資深顧問，或「限定格式」，如：條列三點優缺點，來優化它的產出品質。
2. 建立個人指令庫：將每次能產出優質成果的咒語存檔，建立你的數位資產，讓你在處理例行報告或客戶分析時，能一鍵啟動高效模式。
【這樣做會更好】
1. 建立產業情報雷達：每天利用AI 蒐集國內外產業重要趨勢與新聞，並請它摘要可能對公司產生的衝擊。這能幫你掌握專業知識，在開會時提出超越同僚的見解。
2. 流程自動化設計：不要只滿足於「單次對話」。試著思考你的工作流中，哪些步驟是重複的？利用AI 串接不同軟體，打造一個能自動分類信件、提醒時程、生成初稿的代理人系統。
3. 聚焦於決策與優化：AI 負責骨架，你負責靈魂。永遠要留出最後20% 的時間，以你的專業判斷和人性剖析去審查、潤飾AI 產出，這才是不可取代的價值。
【實戰挑戰】
你正在準備一份年度預算檢討報告，需要從過往一年的龐雜帳目中找出異常超支的項目，並提出下一年的節流建議。為了讓AI 成為你的「代理」，你會如何下咒語？
A. 對 AI 說：「請幫我看看這些帳目，找出哪裡花太多錢，並告訴我明年該怎麼省錢？」
B. 將所有Excel 數據餵給AI，然後說：「幫我把這些數字做成精美的表格，並寫出五百字的摘要。」
C. 對AI 下指令：「請擔任資深財務分析師，分析下列帳目中超過預算15% 的異常變動。請列出前五大超支來源及其可能原因，同時根據『資源優化』原則，針對這五項分別提出三項具體減省方案，並以表格形式呈現。」
【正確答案】選項 C
下達精準的角色賦予、標準界定與產出格式，訓練AI 高品質完成任務。
【EMBA 學姐的眉角】
主管重視的是你的「驅動效率」。在AI 時代，你的指令深度決定了你的職位厚度。能下對「咒語」的人，背後隱含的是對業務邏輯的深刻理解。別只把AI 當成聊天機器人，而要把它訓練成能直接提供決策建議的數位大腦。
【EMBA 學姐的避坑指南】
咒語若模糊，產出就是廢話。好的指令，是你大腦思維的延伸。
