簡潔的威力：注意力短缺時代，說得越少，影響越大！
30秒抓住眾人目光，一句話就讓你長話短說、準確表達。
活動訊息
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太多人活得太費力，我想為大家、包括我自己，找到比較省力、又能活得更舒服的方法。─蔡康永
內容簡介
「簡潔有力」是麥肯錫評選人事的重要指標，話越少，越高明！
你的聽眾快溺斃了，簡潔是他們的救生索！
30秒說不到重點？OUT！一句話就吸睛！
本書作者以20年培訓無數人的強大功力，教你長話短說、準確表達。
資訊肥胖時代，說得越少，被聽進的越多 ，
若不懂節制，你說的內容都不會被記住。潔扼要，才是王道
亞馬遜商管溝通類暢銷書，讀者5顆星推薦！
長話務必短說。
現今這個腳步飛快的世界，充斥著資訊、注意力匱乏、干擾，以及不耐，你必須在觀眾分心之前就切入重點。美國行銷顧問累積20年強大功力，教你化繁為簡，為不同情境量身打造最合適的內容，並提供實際案例，描述企業界人士如何成功溝通或踢到鐵板，讓讀者成為具有高度影響力的精簡大師。
避免NG，就能成為精實溝通高手
如何推銷才不會落落長惹人嫌？
大家都討厭被推銷，但都愛聽故事。
會議中開始有人滑手機、收郵件、想著晚上要吃什麼……
設法讓聽眾積極參與，建立良好互動。
簡報裡塞越多文字越好？
多數人屬於視覺思考類型，重點要以創造性的視覺元素來表達。
名人推薦
我每天收到幾百封電子郵件，但願大家可以在第一句就寫出他們想做什麼，我可不需要知道所有前因後果才做決定。言簡意賅確實能省下所有人的時間。── 創業大師 蓋伊．川崎
在資訊肥胖時代，本書是你亂中求序、脫穎而出的致勝武器。── 《行銷的語言》作者 山姆．洪恩
我是一位軍事將領，能夠說出一個簡潔扼要的故事，確實有助於我在偶爾不甚友善的海外媒體環境中，順利傳達訊息。我遵循作者的指導而成為溝通更有效率，更能發揮影響力的領袖。── 退役上將威廉．卡德威爾
目錄
前言 為什麼「簡潔」是溝通的王道？
Part1 覺察：在一個渴求簡潔的世界提升覺察力
1 言語簡潔何以至關重要？
2 打通塞爆的大腦
3 簡潔為何難以做到：潛藏的七大罪
4 精簡的爆炸式變革
Part2 紀律：打造清晰扼要的紀律
5 建立心智肌肉的記憶
6 做圖：從心智圖到BRIEF圖
7 陳述：敘事的角色
8 陳述：TALC對話法
9 呈現：讓一張圖勝過千言萬語
10 將簡潔應用在職場
Part3 決斷：知道在何時、何處應用簡潔的決斷力
11 開會要懂得折衷妥協
12 數位訊息短短的就好
13 讓簡報更加短小精悍
14 推銷詞短短的就好
15 以簡潔的方式解釋好點子
16 不只是寒暄
17 控制得宜的對話是面試成功的重要關鍵
18 傳達好消息要簡潔
19 傳達壞消息也要簡潔
20 報告進度的神奇數字
Part4 簡潔之道
摘要和行動計畫
序／導讀
【作者序】
前言／為什麼「簡潔」是溝通的王道？
在這個注意力匱乏的時代，長話短說是大家迫切需要，卻十分罕見的特質。若我們無法做到清楚扼要的表達，則慘痛後果不一而足：浪費時間、金錢與資源、在混亂中勉強做決定、深具價值的點子遭到淘汰、走偏了方向、談好的交易總是陷入泥淖。
本人身為一家小型行銷顧問公司的創辦人，服務過的客戶包括哈雷戴維森公司、BMO夏理斯銀行、 萬事達卡，以及固安捷公司。我協助這些公司把產品和服務說清楚講明白，並且從中體會「長話短說」其實是種特殊技能。
多年來，我不斷聽到企業和軍事領袖抱怨同樣一些事：訊息混淆造成失誤或挫敗、所有人各唱各的調、簡報搞得連篇累牘卻毫無幫助。要在這個資訊氾濫、高速行進的商業世界取得成功，雜亂無章的冗言贅字絕對不容有存在空間，所以我決定撰寫這本書，告訴大家如何按部就班地切入重點。
化繁為簡是任何人都能學會的技巧。我的公司營運不到幾年，就得到美國特種作戰司令部邀請，為他們研發一套首開先河的課程。在研發過程中發現，不少頂尖軍事將領竟然是溝通天兵，他們坦承自己的任務簡報冗長得離譜，不但充斥大量繁瑣細節，而且內容幾乎沒有任何人看得懂。
特種作戰司令部投注於改造的心血，最終獲得大豐收，迄今仍在收割成果。BRIEF技巧就是在這次課程中誕生，一切努力都是為了創造精實的溝通，這就像溝通管理的六標準差。
在「敘事圖」課程進行幾天之後，我看到學員有了立即的轉變，已經可以融合說故事和BRIEF的各項技巧，說明複雜任務之時仍能保持清晰扼要。他們傳遞複雜資訊的方式既有效率，也頗具效果，不但理路清晰，而且說服力十足。一反過往大量使用簡報軟體，如今將領們的溝通變得更加有力，也更吸引人。
一名參與此次課程的學員如此表示：「差別太大了，我們的簡報證明『少即是多』。」
我深信特種作戰司令部學到的這些技巧，同樣適用於商業界。畢竟商界人士誰不希望傳達出的訊息既簡潔又明確。有鑑於各位讀者皆生活忙碌，本書內容的設計旨在可立即派上用場。若你能用心閱讀、積極實踐，你就能學會如何創造清晰內容與意義，同時杜絕浪費及混淆。
本書編排建立在以下ADD原則：覺察、紀律，以及決斷。
◆Part1 覺察
提升對自己與他人的要求，堅持高標準的簡潔程度。
◆Part2 紀律
透過BRIEF技巧鍛鍊大腦的記憶肌肉，培養自己成為精實的溝通者。
◆Part3 決斷
知道在哪些關鍵時刻，就該以兼具效率與效果的方式來傳達真正重要的事物。
如我本人親身所體驗，BRIEF技巧處理的是我們無時無刻不面對的問題，最終將使我們變成精實溝通大師，讓我們的想法被世人看見。
大家準備好了嗎？
我保證不會花掉各位太多時間。
試閱
2. 打通塞爆的大腦
長話務必短說。現今這個腳步飛快的世界，充斥著資訊、注意力匱乏、干擾，以及不耐，你必須在觀眾分心之前就切入重點。
◆精簡可瞬間釋放壓力
一名主管培訓師曾經這麼對我說：「你簡直找不到有哪一個商界人士，會在一個工作天的結束之際說：『我還有多餘腦力可處理更多事務』。」辦公室裡的人腦力都被壓榨到極限。若你能做到精簡，他們的日子會立刻因為你而變得好過許多。他們會記得這項實惠，進而對你產生感謝之情。
壓力的來源是什麼？主管日益沉重的負擔包括： 1. 資訊氾濫：源源不絕的文字、圖像、聲音，以及社群媒體。 2. 注意匱乏：大家已經無法聚焦在一件事物上超過十秒鐘。 3. 干擾過多：接踵而來的問題互相搶奪你的時間與思緒。 4. 急躁不耐：對等候結果越來越沒耐性。 這就是你的世界，也是我的世界，而且情況仍在日益惡化。
◆對抗海量資訊 當我們平平安安地在陸地行走時，可以神智清明地思考，倘若我們要溺斃了，這時腦海裡只會出現一個聲音：快找到救生圈。如今大家面對的血淋淋現實是，我們快被資訊滅頂了，無論到哪裡，資訊洪氾永遠如影隨形。
如今的主管一早醒來，就會拿起手機查看簡訊、電子郵件、訊息更新、體育、股市，以及其他新聞。吃早餐的時候就閱讀、轉貼推特或臉書文章。前往辦公室的路上則開始打電話、收發電子郵件，同時聽音樂，藉此「放鬆一下」。
進辦公室之後，迎面而來的是會議預約和更多的電子郵件。然後他們開始看好笑的YouTube影片，一邊閱讀電子報，一邊聽語音留言。接著他們上公司內部入口網站。到了這時候，一天的工作都還沒正式開始呢。
這一天才剛開始，他們的注意力就已經被嚴重消耗。不斷湧入的電子郵件、簡訊、會議邀請和待辦事項提醒，使得他們在會議中頻頻檢查手機。雖然他們在開會時偶爾會點個頭，但這並不表示你的說詞已經被買單了。他們只是想表示友善而已。所以，你得認清敵人的面貌，才能夠克敵取勝。不斷與你為敵的是以下四種力量。
◎資訊氾濫—水位節節漲高
有個主管是這麼解釋的：「我每天要開兩個會，各為一小時。在其中一個會議，那群人得花五十分鐘才會講到正題。」她說：「但我的腦力可能沒辦法撐那麼久。」另一群人會在前十分鐘就切入重點。接下來五十分鐘則用於釐清最初幾分鐘提到的事項。「第一群人不知道如何把事情講清楚，也分不清輕重緩急。第二群人恰恰相反，會在一開始就點出重點。」「也許他們要談的事都差不多，」她說：「但最後我們非常喜歡第二群人，對第一群人沒有好感。」Atlassian軟體公司曾發布一項調查，指出專業人士平均每週收到三百零四封電子郵件。根據凱鵬華盈風險投資公司的年度網路趨勢報告，一般人平均每天察看手機達一百五十次。 在二○一二年《國際傳播期刊》的一篇文章中，加州大學聖地牙哥分校教授羅傑．保恩及詹姆斯．修特指出：「二○○八年，美國人於工作之外花在資訊上的時間，總時數達一‧三兆小時，相當於每人每天將近十二小時。」
我們隨時保持在與外界聯繫狀態，無論是在車上、在家裡，或在辦公室。一切事物都可被視為資訊來源。這也就是說，你的話有沒有被聽進去、想法是否被接受或遭到忽略，區別就在於你的精簡技巧，即快速切入重點的能力。
◎注意匱乏—大腦肌力變弱 資訊氾濫會弱化我們聚焦及分辨輕重緩急的能力。一份被廣泛引述的研究指出，過去五年來我們的平均專注時間，已經從十二秒降至八秒鐘。
《讓腦力化為最強工作力》作者大衛．洛克認為，若是長時間被干擾多次，勢必會波及大腦的運作能力。他在這本書寫道：「一小時內轉移焦點十次（有個研究顯示，上班族轉移焦點頻率達每小時二十次），你的思考能產生建設性成果的時間，就會被縮減到少得可憐。腦能量消耗意味著理解、決定、回想、記憶、自制能力都會隨之下降。最後你可能會在重要的工作上犯錯。」
我不斷聽到各個階層的主管訴苦，說他們每天下班之際都覺得筋疲力盡，感到自己似乎罹患了注意力缺陷症（ADD），他們的注意力跳來跳去、無法集中。事實上，已經有科學家相信隨時處於「開機」狀態、不停接收資訊的人智商會暫時下降。此外，史丹福大學研究人員針對大腦經常多工運作的人做了研究，結果發現這些人更不容易專注在各種媒體形式的資訊上。「當他們處於有多重資訊來源的外部環境中，或內在記憶裡，他們比較無法從中篩選出與當下目標最切題的資訊。」研究報告作者安東尼．瓦格納副教授認為：「篩選能力下滑，意味著他們容易被不相干的資訊拖累思考速度。」
各位不妨將專注時間看成一種肌力。如果我們整天以各種方式使用這塊肌肉，它當然會開始疲憊，這就是為什麼我們的注意力在早上往往勝過下午。若我們對所有資訊照單全收，維持長時間專注的能力就會逐漸深受影響。
◎干擾過多—到了必須警戒的地步
研究指出，一般員工平均每八分鐘受到一次干擾，即每小時得應付六∼七次干擾。這相當於一天八小時的工作時間內，我們經歷了高達五十至六十次的干擾。
除了外界干擾，我們也會自己干擾自己。你可能正在應付一個棘手的工作，這時候出現其他比較輕鬆或比較有趣的事占去了你的注意力。一般人自然會比較想做另外那件事，這幾乎是巴夫洛夫制約反應。 舉例來說，假設我坐在安靜的房間裡，思考著一項重要專案。我閱讀大量資料、振筆疾書、抽絲剝繭進行深入分析。但沒多久我就開始轉念：「東西變得越來越複雜了。來看手機有沒有新訊息，放鬆一下。」於是我放下了手上的工作。又或者我正在讀一封同事寄來的電子郵件，信件內容略嫌冗長，而且很難專心把它看完，因為這名同事東拉西扯講不到重點，所以我決定先擱著這封信，改做其他較不費勁的事。我可能會去看其他人的訊息，或發簡訊給某個人。
加州大學爾灣分校資訊學教授葛洛莉雅．馬克研究發現，一般員工在遭到外界干擾，或自己干擾自己之前，平均花十一分四秒在每件工作上，然後會轉而進行另一項工作。她指出，員工一旦受到干擾，得過二十五分鐘才能回到原來的工作上。
事實上，根據BaseX數據庫的資料，一般員工每天浪費二．一個小時在「無足輕重的干擾與分心」上。
這些干擾在商業界代價不斐，精確來說，它造成每年高達五、八八○億美元的營收損失。
◎急躁不耐—時間如消蝕的薄冰
由於現今職場的變化，大家都變得越來越急不可耐。
說穿了，如今我們在任何一件工作上花的時間都不夠多。美國人平均花多少時間讀完一個網頁的內容？五十六秒。看一支Youtube影片的時間？根據二○一○年的調查，只有三．九五分鐘。科技日新月異，連帶使得我們預期所有事物皆以高速進行。假如你不能在大家預期的時間內切入重點，對方可能會失去耐性。這讓我們在日常事物上變得十分急躁，而主管花費最多時間的日常事物就是開會。麥克．克拉戈在他的著作《設計完美會議》提到：「近五成會議並未有效運用大家的時間……開會次數是真正需求的兩倍。若會議能妥善規畫執行，開會時間也可銳減至一半以下。」
谷歌公司解決這個問題的辦法，就是在牆上投射一個四呎長的碼錶影像，為會議時間進行倒數計時，並規定絕對不可逾時。這個超大型的鐘提醒所有與會者時間寶貴，跟手臂一樣長的分針則告誡大家切勿讓時間從指尖流走。
這一切代表著什麼？ 若你要在別人的生活中添加干擾、資訊量、耗費時間或複雜性，你等於是在鼓勵他們乾脆將你排除在外。假如你無法提高自己在這方面的敏感度，最後的結果就是他們學會了永遠對你關上大門。
這年頭，不是你的點子夠好、頭銜夠重要，或分配到的時間足夠，你就可以按照自己的喜好發表意見。你必須把想說的內容整理得更精實、也更容易消化吸收。經過濃縮、直達精華的菜才能端上桌，否則就等著被打入冷宮吧。
◆測試你自己 你可以從哪些方面著手，讓你的溝通變得更有效率？以下問題可用於測試你的精簡技巧到什麼程度。請花些時間想想，以下這些事你或你的組織成員能夠做得多麼到位：
自我檢驗精簡度 1. 我能不能將一小時的複雜資訊，濃縮成兩分鐘的匯報？ 2. 我寫的電子郵件，能不能在五行內就切入重點？ 3. 我的簡報投影片數量，能不能縮減至十張以下，而且圖像遠多過文字？ 4. 我能不能將複雜概念轉化為簡單故事、比喻，或軼聞？ 5. 我能不能寫出新聞寫作水準的標題？ 6. 我是否能以直白的文字，而非商業術語或行話做出清晰扼要的陳述？ 7. 言談中若有人分心，我是否能立刻察覺？ 14. 推銷詞短短的就好 我的野心，就是把別人必須用一整本書來表達的內容，在十個句子內就說完。 —德國哲學家 尼采
長話短說。無論對買方或賣方，推銷之詞即便能打動人心，也是越短的越好。
◆推銷前，先學會閉嘴
無論任何人，都必須保持回答簡短。 我看過太多這種陰溝裡翻船的場景了：銷售人員表現得太激情、太熱忱、簡直像吃了興奮劑，而且解釋得太鉅細靡遺。其實他們應該選擇對話形式來交流，多問少講。積極聆聽絕對是關鍵，但卻很少人做到這一點。無論你是賣方或買方，交易的整個過程都應該保持平衡，並且相互尊重與節制。
◎保險桿貼紙上的告示 克里斯蒂．福克納是紐約市一間廣告代理商「女人一族」的創辦人暨總裁。美國有線電視頻道AMC的實境秀「推銷高手」在二○一二年以該公司為主題。當時她的旗下團隊正在努力爭取一名客戶，福克納強調要贏得合約，推銷用詞簡潔是一大關鍵考量。
她非常清楚，在廣告界，若不先自我減除，就會被客戶減除。「我覺得，提點子比任何時候更需要極度簡潔。三個字強過四個字，四個字又比六個字更好。」她說：「當你試著將想法傳遞給另一個人，你的訊息應該要清楚明白、易於溝通。」福克納解釋，經過濃縮的想法將更能發揮影響力，在推銷的過程中打動潛在客戶的心。「你可能會以為，跟潛在客戶說得越多，推銷的成功機率越高。但事實並非如此。」她說：「一次對準一個目標、拋出一顆球，成功的機會才會提高。」當福克納拋出一個有黏著力的點子時，其他人會立即產生回應。「他們會馬上進入狀況，投入於其中。」她如此描述。
不過，要讓每個人對於同一個核心概念有相等程度的認知，卻不是一件容易的事。「你得盡可能簡潔到只用幾個字。」福克納說：「這麼一來，大家就比較不會混淆，或是被不相干的事物分心。字數越少，清晰程度越高。」福克納舉了福斯汽車在一九六○年代的廣告標語為例：「小，才是王道」。她甚至認為獨立宣言也是絕佳典範。「你必須將所要傳達的訊息，濃縮成最簡單的版本。」她說：「你的訊息應該要能放進告示板或保險桿貼紙。」
福克納接著表示：「一般人常常因為缺乏自信，或缺乏安全感，覺得多加幾個字可能會比較保險。但如果你認為某個點子需要進一步解釋，那麼這個點子就是還不夠好。」她說：「這時候你得下寫作的工夫了，因為寫作就是不斷地重新改寫。反覆改寫是很枯燥的，但卻無可避免。」儘管福克納已經是成功的創意領導人及創業家，她坦承有時候也不確定究竟該如何描述自己的公司。「這很難做到，我想每個企業也都面臨著同樣挑戰。」她誠實以告。
經過一番琢磨，福克納為「女人一族」公司下的標語是「尊重女性經濟實力的行銷溝通。」「我們總想知無不言，言無不盡，但這很難令人印象深刻，或激發對方的興趣。」她說。事實上，她的廣告公司是以肯定女性為敘事主軸。該公司之所以成功，是因為他們聚焦在認同女性、尊重她們的經濟實力。 福克納的簡單推銷詞，使得她的公司在同業中獨樹一幟。所以你的廣告宣傳也應該同樣簡潔、引人注目。
◆兼具簡明與說服力
別浪費時間向客戶自我介紹，他們早就對你有了基本的認識。你的任務是要說服他們，解釋為什麼你的推薦值得他們的支持。你的分享應該僅限於新知或有意義的資訊，這能讓你的單向溝通變成雙向對話。
「一般人會花五成的時間來介紹他們自己、介紹公司的歷史跟產品，但顧客只想知道你的產品有什麼不同之處、選哪個產品比較好。」馬洛夫解釋：「我希望雙方之間能產生討論，獨白自始至終都不應該存在。」「按照老套辦事，只會削弱推銷力度，縮減潛在顧客願意給你的時間。我學會了尊敬那些會事先做好功課、研究當下環境的人。」
在這類情況中，時機是最重要的因素。馬洛夫如此解釋：「倘若你無法在開口後的五或十分鐘之內，就讓對方留下深刻印象，相信你所提供的確實與眾不同、具有價值；那麼接下來的二十分鐘能讓對方聽進去的機率將相當渺茫，因為大家很早就產生負面印象了。」
你應該細心解讀聽眾的身體語言，藉此觀察自己的陳述發揮了什麼樣的影響。你可以從中看出，你分享的資訊已經被徹底理解，抑或某個人希望暫停一下，針對特定事項得到進一步的說明。要是像馬洛夫所形容的「用機關槍掃射聽眾」，你絕對會面臨失敗。「放慢說話速度，感受一下會場裡的氣氛，這有助於你掌握現場情勢。你也可以在需要的時候暫停下來，接受聽眾提問。」馬洛夫說：「因為要是聽眾心裡被一個問題卡住，接下來你無論講多少話，他們都可能沒聽進去。」
你也應該隨時做好準備，將推銷詞濃縮至最簡潔。馬洛夫最近曾在印度，向一名企業執行長進行簡報。當天他發現自己被分配到的時間，竟然從兩小時縮減成三十分鐘。既然變化無法預期，你最好隨時做足準備，才不會被突發狀況撂倒。「我向來假設自己只有比預定少一半的時間。」他說：「你永遠猜不到，你的時間會不會在一開始就被延遲，或是被迫提早結束、甚至過程中間受到干擾。」
一走進會議室，你就應該拋開簡報投影片。你可以在準備的過程中使用，倘若它有助於你將重點大綱記在心裡。但如果你在正式開會時不用這套東西，那麼你會看起來更有備而來、能力勝任。「我個人不用簡報投影片，但我準備的工夫不少於做投影片。我會先把演說大綱擬好，在正式開會前充分演練。這麼一來即使沒有投影片，我也可以自信且自在地完成演說。」
切記，簡明並不意味幼稚或無足輕重。清楚明白地傳達正確資訊，隨時注意聽眾的理解程度是否同步跟上，就能為你的聽眾免除精神無聊的煎熬與困惑之苦。「缺乏正確資訊的簡潔，只會造成雜亂或混淆。」馬洛夫警告：「給聽眾簡潔內容的同時，也要確保他們能輕鬆理解。」
長話務必短說。現今這個腳步飛快的世界，充斥著資訊、注意力匱乏、干擾，以及不耐，你必須在觀眾分心之前就切入重點。
◆精簡可瞬間釋放壓力
一名主管培訓師曾經這麼對我說：「你簡直找不到有哪一個商界人士，會在一個工作天的結束之際說：『我還有多餘腦力可處理更多事務』。」辦公室裡的人腦力都被壓榨到極限。若你能做到精簡，他們的日子會立刻因為你而變得好過許多。他們會記得這項實惠，進而對你產生感謝之情。
壓力的來源是什麼？主管日益沉重的負擔包括： 1. 資訊氾濫：源源不絕的文字、圖像、聲音，以及社群媒體。 2. 注意匱乏：大家已經無法聚焦在一件事物上超過十秒鐘。 3. 干擾過多：接踵而來的問題互相搶奪你的時間與思緒。 4. 急躁不耐：對等候結果越來越沒耐性。 這就是你的世界，也是我的世界，而且情況仍在日益惡化。
◆對抗海量資訊 當我們平平安安地在陸地行走時，可以神智清明地思考，倘若我們要溺斃了，這時腦海裡只會出現一個聲音：快找到救生圈。如今大家面對的血淋淋現實是，我們快被資訊滅頂了，無論到哪裡，資訊洪氾永遠如影隨形。
如今的主管一早醒來，就會拿起手機查看簡訊、電子郵件、訊息更新、體育、股市，以及其他新聞。吃早餐的時候就閱讀、轉貼推特或臉書文章。前往辦公室的路上則開始打電話、收發電子郵件，同時聽音樂，藉此「放鬆一下」。
進辦公室之後，迎面而來的是會議預約和更多的電子郵件。然後他們開始看好笑的YouTube影片，一邊閱讀電子報，一邊聽語音留言。接著他們上公司內部入口網站。到了這時候，一天的工作都還沒正式開始呢。
這一天才剛開始，他們的注意力就已經被嚴重消耗。不斷湧入的電子郵件、簡訊、會議邀請和待辦事項提醒，使得他們在會議中頻頻檢查手機。雖然他們在開會時偶爾會點個頭，但這並不表示你的說詞已經被買單了。他們只是想表示友善而已。所以，你得認清敵人的面貌，才能夠克敵取勝。不斷與你為敵的是以下四種力量。
◎資訊氾濫—水位節節漲高
有個主管是這麼解釋的：「我每天要開兩個會，各為一小時。在其中一個會議，那群人得花五十分鐘才會講到正題。」她說：「但我的腦力可能沒辦法撐那麼久。」另一群人會在前十分鐘就切入重點。接下來五十分鐘則用於釐清最初幾分鐘提到的事項。「第一群人不知道如何把事情講清楚，也分不清輕重緩急。第二群人恰恰相反，會在一開始就點出重點。」「也許他們要談的事都差不多，」她說：「但最後我們非常喜歡第二群人，對第一群人沒有好感。」Atlassian軟體公司曾發布一項調查，指出專業人士平均每週收到三百零四封電子郵件。根據凱鵬華盈風險投資公司的年度網路趨勢報告，一般人平均每天察看手機達一百五十次。 在二○一二年《國際傳播期刊》的一篇文章中，加州大學聖地牙哥分校教授羅傑．保恩及詹姆斯．修特指出：「二○○八年，美國人於工作之外花在資訊上的時間，總時數達一‧三兆小時，相當於每人每天將近十二小時。」
我們隨時保持在與外界聯繫狀態，無論是在車上、在家裡，或在辦公室。一切事物都可被視為資訊來源。這也就是說，你的話有沒有被聽進去、想法是否被接受或遭到忽略，區別就在於你的精簡技巧，即快速切入重點的能力。
◎注意匱乏—大腦肌力變弱 資訊氾濫會弱化我們聚焦及分辨輕重緩急的能力。一份被廣泛引述的研究指出，過去五年來我們的平均專注時間，已經從十二秒降至八秒鐘。
《讓腦力化為最強工作力》作者大衛．洛克認為，若是長時間被干擾多次，勢必會波及大腦的運作能力。他在這本書寫道：「一小時內轉移焦點十次（有個研究顯示，上班族轉移焦點頻率達每小時二十次），你的思考能產生建設性成果的時間，就會被縮減到少得可憐。腦能量消耗意味著理解、決定、回想、記憶、自制能力都會隨之下降。最後你可能會在重要的工作上犯錯。」
我不斷聽到各個階層的主管訴苦，說他們每天下班之際都覺得筋疲力盡，感到自己似乎罹患了注意力缺陷症（ADD），他們的注意力跳來跳去、無法集中。事實上，已經有科學家相信隨時處於「開機」狀態、不停接收資訊的人智商會暫時下降。此外，史丹福大學研究人員針對大腦經常多工運作的人做了研究，結果發現這些人更不容易專注在各種媒體形式的資訊上。「當他們處於有多重資訊來源的外部環境中，或內在記憶裡，他們比較無法從中篩選出與當下目標最切題的資訊。」研究報告作者安東尼．瓦格納副教授認為：「篩選能力下滑，意味著他們容易被不相干的資訊拖累思考速度。」
各位不妨將專注時間看成一種肌力。如果我們整天以各種方式使用這塊肌肉，它當然會開始疲憊，這就是為什麼我們的注意力在早上往往勝過下午。若我們對所有資訊照單全收，維持長時間專注的能力就會逐漸深受影響。
◎干擾過多—到了必須警戒的地步
研究指出，一般員工平均每八分鐘受到一次干擾，即每小時得應付六∼七次干擾。這相當於一天八小時的工作時間內，我們經歷了高達五十至六十次的干擾。
除了外界干擾，我們也會自己干擾自己。你可能正在應付一個棘手的工作，這時候出現其他比較輕鬆或比較有趣的事占去了你的注意力。一般人自然會比較想做另外那件事，這幾乎是巴夫洛夫制約反應。 舉例來說，假設我坐在安靜的房間裡，思考著一項重要專案。我閱讀大量資料、振筆疾書、抽絲剝繭進行深入分析。但沒多久我就開始轉念：「東西變得越來越複雜了。來看手機有沒有新訊息，放鬆一下。」於是我放下了手上的工作。又或者我正在讀一封同事寄來的電子郵件，信件內容略嫌冗長，而且很難專心把它看完，因為這名同事東拉西扯講不到重點，所以我決定先擱著這封信，改做其他較不費勁的事。我可能會去看其他人的訊息，或發簡訊給某個人。
加州大學爾灣分校資訊學教授葛洛莉雅．馬克研究發現，一般員工在遭到外界干擾，或自己干擾自己之前，平均花十一分四秒在每件工作上，然後會轉而進行另一項工作。她指出，員工一旦受到干擾，得過二十五分鐘才能回到原來的工作上。
事實上，根據BaseX數據庫的資料，一般員工每天浪費二．一個小時在「無足輕重的干擾與分心」上。
這些干擾在商業界代價不斐，精確來說，它造成每年高達五、八八○億美元的營收損失。
◎急躁不耐—時間如消蝕的薄冰
由於現今職場的變化，大家都變得越來越急不可耐。
說穿了，如今我們在任何一件工作上花的時間都不夠多。美國人平均花多少時間讀完一個網頁的內容？五十六秒。看一支Youtube影片的時間？根據二○一○年的調查，只有三．九五分鐘。科技日新月異，連帶使得我們預期所有事物皆以高速進行。假如你不能在大家預期的時間內切入重點，對方可能會失去耐性。這讓我們在日常事物上變得十分急躁，而主管花費最多時間的日常事物就是開會。麥克．克拉戈在他的著作《設計完美會議》提到：「近五成會議並未有效運用大家的時間……開會次數是真正需求的兩倍。若會議能妥善規畫執行，開會時間也可銳減至一半以下。」
谷歌公司解決這個問題的辦法，就是在牆上投射一個四呎長的碼錶影像，為會議時間進行倒數計時，並規定絕對不可逾時。這個超大型的鐘提醒所有與會者時間寶貴，跟手臂一樣長的分針則告誡大家切勿讓時間從指尖流走。
這一切代表著什麼？ 若你要在別人的生活中添加干擾、資訊量、耗費時間或複雜性，你等於是在鼓勵他們乾脆將你排除在外。假如你無法提高自己在這方面的敏感度，最後的結果就是他們學會了永遠對你關上大門。
這年頭，不是你的點子夠好、頭銜夠重要，或分配到的時間足夠，你就可以按照自己的喜好發表意見。你必須把想說的內容整理得更精實、也更容易消化吸收。經過濃縮、直達精華的菜才能端上桌，否則就等著被打入冷宮吧。
◆測試你自己 你可以從哪些方面著手，讓你的溝通變得更有效率？以下問題可用於測試你的精簡技巧到什麼程度。請花些時間想想，以下這些事你或你的組織成員能夠做得多麼到位：
自我檢驗精簡度 1. 我能不能將一小時的複雜資訊，濃縮成兩分鐘的匯報？ 2. 我寫的電子郵件，能不能在五行內就切入重點？ 3. 我的簡報投影片數量，能不能縮減至十張以下，而且圖像遠多過文字？ 4. 我能不能將複雜概念轉化為簡單故事、比喻，或軼聞？ 5. 我能不能寫出新聞寫作水準的標題？ 6. 我是否能以直白的文字，而非商業術語或行話做出清晰扼要的陳述？ 7. 言談中若有人分心，我是否能立刻察覺？ 14. 推銷詞短短的就好 我的野心，就是把別人必須用一整本書來表達的內容，在十個句子內就說完。 —德國哲學家 尼采
長話短說。無論對買方或賣方，推銷之詞即便能打動人心，也是越短的越好。
◆推銷前，先學會閉嘴
無論任何人，都必須保持回答簡短。 我看過太多這種陰溝裡翻船的場景了：銷售人員表現得太激情、太熱忱、簡直像吃了興奮劑，而且解釋得太鉅細靡遺。其實他們應該選擇對話形式來交流，多問少講。積極聆聽絕對是關鍵，但卻很少人做到這一點。無論你是賣方或買方，交易的整個過程都應該保持平衡，並且相互尊重與節制。
◎保險桿貼紙上的告示 克里斯蒂．福克納是紐約市一間廣告代理商「女人一族」的創辦人暨總裁。美國有線電視頻道AMC的實境秀「推銷高手」在二○一二年以該公司為主題。當時她的旗下團隊正在努力爭取一名客戶，福克納強調要贏得合約，推銷用詞簡潔是一大關鍵考量。
她非常清楚，在廣告界，若不先自我減除，就會被客戶減除。「我覺得，提點子比任何時候更需要極度簡潔。三個字強過四個字，四個字又比六個字更好。」她說：「當你試著將想法傳遞給另一個人，你的訊息應該要清楚明白、易於溝通。」福克納解釋，經過濃縮的想法將更能發揮影響力，在推銷的過程中打動潛在客戶的心。「你可能會以為，跟潛在客戶說得越多，推銷的成功機率越高。但事實並非如此。」她說：「一次對準一個目標、拋出一顆球，成功的機會才會提高。」當福克納拋出一個有黏著力的點子時，其他人會立即產生回應。「他們會馬上進入狀況，投入於其中。」她如此描述。
不過，要讓每個人對於同一個核心概念有相等程度的認知，卻不是一件容易的事。「你得盡可能簡潔到只用幾個字。」福克納說：「這麼一來，大家就比較不會混淆，或是被不相干的事物分心。字數越少，清晰程度越高。」福克納舉了福斯汽車在一九六○年代的廣告標語為例：「小，才是王道」。她甚至認為獨立宣言也是絕佳典範。「你必須將所要傳達的訊息，濃縮成最簡單的版本。」她說：「你的訊息應該要能放進告示板或保險桿貼紙。」
福克納接著表示：「一般人常常因為缺乏自信，或缺乏安全感，覺得多加幾個字可能會比較保險。但如果你認為某個點子需要進一步解釋，那麼這個點子就是還不夠好。」她說：「這時候你得下寫作的工夫了，因為寫作就是不斷地重新改寫。反覆改寫是很枯燥的，但卻無可避免。」儘管福克納已經是成功的創意領導人及創業家，她坦承有時候也不確定究竟該如何描述自己的公司。「這很難做到，我想每個企業也都面臨著同樣挑戰。」她誠實以告。
經過一番琢磨，福克納為「女人一族」公司下的標語是「尊重女性經濟實力的行銷溝通。」「我們總想知無不言，言無不盡，但這很難令人印象深刻，或激發對方的興趣。」她說。事實上，她的廣告公司是以肯定女性為敘事主軸。該公司之所以成功，是因為他們聚焦在認同女性、尊重她們的經濟實力。 福克納的簡單推銷詞，使得她的公司在同業中獨樹一幟。所以你的廣告宣傳也應該同樣簡潔、引人注目。
◆兼具簡明與說服力
別浪費時間向客戶自我介紹，他們早就對你有了基本的認識。你的任務是要說服他們，解釋為什麼你的推薦值得他們的支持。你的分享應該僅限於新知或有意義的資訊，這能讓你的單向溝通變成雙向對話。
「一般人會花五成的時間來介紹他們自己、介紹公司的歷史跟產品，但顧客只想知道你的產品有什麼不同之處、選哪個產品比較好。」馬洛夫解釋：「我希望雙方之間能產生討論，獨白自始至終都不應該存在。」「按照老套辦事，只會削弱推銷力度，縮減潛在顧客願意給你的時間。我學會了尊敬那些會事先做好功課、研究當下環境的人。」
在這類情況中，時機是最重要的因素。馬洛夫如此解釋：「倘若你無法在開口後的五或十分鐘之內，就讓對方留下深刻印象，相信你所提供的確實與眾不同、具有價值；那麼接下來的二十分鐘能讓對方聽進去的機率將相當渺茫，因為大家很早就產生負面印象了。」
你應該細心解讀聽眾的身體語言，藉此觀察自己的陳述發揮了什麼樣的影響。你可以從中看出，你分享的資訊已經被徹底理解，抑或某個人希望暫停一下，針對特定事項得到進一步的說明。要是像馬洛夫所形容的「用機關槍掃射聽眾」，你絕對會面臨失敗。「放慢說話速度，感受一下會場裡的氣氛，這有助於你掌握現場情勢。你也可以在需要的時候暫停下來，接受聽眾提問。」馬洛夫說：「因為要是聽眾心裡被一個問題卡住，接下來你無論講多少話，他們都可能沒聽進去。」
你也應該隨時做好準備，將推銷詞濃縮至最簡潔。馬洛夫最近曾在印度，向一名企業執行長進行簡報。當天他發現自己被分配到的時間，竟然從兩小時縮減成三十分鐘。既然變化無法預期，你最好隨時做足準備，才不會被突發狀況撂倒。「我向來假設自己只有比預定少一半的時間。」他說：「你永遠猜不到，你的時間會不會在一開始就被延遲，或是被迫提早結束、甚至過程中間受到干擾。」
一走進會議室，你就應該拋開簡報投影片。你可以在準備的過程中使用，倘若它有助於你將重點大綱記在心裡。但如果你在正式開會時不用這套東西，那麼你會看起來更有備而來、能力勝任。「我個人不用簡報投影片，但我準備的工夫不少於做投影片。我會先把演說大綱擬好，在正式開會前充分演練。這麼一來即使沒有投影片，我也可以自信且自在地完成演說。」
切記，簡明並不意味幼稚或無足輕重。清楚明白地傳達正確資訊，隨時注意聽眾的理解程度是否同步跟上，就能為你的聽眾免除精神無聊的煎熬與困惑之苦。「缺乏正確資訊的簡潔，只會造成雜亂或混淆。」馬洛夫警告：「給聽眾簡潔內容的同時，也要確保他們能輕鬆理解。」
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