【電子書】辦活動的技術
活動訊息
用閱讀開啟視野，讓書成為照亮你人生的光
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內容簡介
◎想炒熱現場氣氛，聲光效果不能省，該放動感音樂還是鼓勵大家大合唱？
◎觀眾椅子怎麼擺？排排坐還是分小組？座位和座位間的距離怎麼估算？
◎邀請重量級貴賓到場，但現場人員不認得這些人的臉，事前怎麼訓練？
◎該安排中場休息時間嗎？萬一聽眾就這樣離席逃跑了？
◎美酒暢飲、美女走秀，都不敵剛烤出來的蛋糕香氣（嗅覺），讓賓客難忘。
不管是高達數百、數千人的大會、講座，或只有數十人的派對，
從預算編列、場地安排到主講人邀約，
該怎麼打造既有意義、又能獲利的活動？
如何讓來賓像期待度假一樣，下次還想來？
從業超過30年、擁有3萬小時以上經驗、
曾為科氏工業、美國職業高爾夫協會辦活動，
被譽為「史上最佳活動規畫大師」的菲爾．默尚，手把手教你
辦活動的技術──從訓練人員、找場地、排行程，到如何和客人說再見。
◎現場，永遠有意想不到的狀況
．你想請誰來參加？來賓類型怎麼影響節目規畫？
如果你的來賓是一群老熟人（例如員工教育訓練），那大概不需要暖場；
但如果這群人互不認識（如出版社辦專業講座），你得好幾週前就開始「鋪路」：
建Line群組、創立臉書社團供大夥交流，到現場才能更進入狀況。
更重要的，事先搞清楚他們參加活動的目的（學新知？找商業夥伴？）
．去哪裡找工作人員？沒經驗的志工、新人怎麼教？
活動現場，所有服務人員都代表你的口碑，因為客人可不在乎，
惹怒他們的是沒領錢的志工、正式員工，還是你臨時抓來的工讀生。
因為現場所有的服務人員，都是你的口碑。
事前要人手一本流程表，說明：接駁車在哪？廁所在哪？有Uber服務嗎？
務必為沒有經驗的員工或志工找個可以現場求教的資深同事。
──知道某個時候誰在哪，找得到人幫忙。
‧人的平均注意力只有7分鐘，你的講者如何抓住眼球
如果你花錢請人來演講，當然期待他表現精采、與觀眾互動熱烈。
此時該找最有人氣的大咖（吸引很多人參加但演講內容普通）？
還是找沒啥知名度但有實力的專業人士？你的客人對內容有何期待？
◎魔鬼藏在細節裡，怎麼讓你的場子與眾不同？
‧想炒熱現場氣氛，歌單怎麼挑？
想想你的受眾年輕時的好歌，例如來賓平均40歲，就找25年前左右的金曲。
至於大合唱？你得花點時間讓眾人跟上──情緒先準備好，大家才願意配合。
‧當活動正式開跑，現場該留意哪些小事？
如果來賓來自各方、節目時間又長，請確保他們有中場休息時間；
遇到形單影隻的客人別忽視，請幫助他認識更多人、參與更多事；
散場回家後，請持續更新活動相關資訊一陣子，讓客人還能找得到你。
從數十人講座、派對到千人大會，從預算、場地到主講人邀約，
如何讓來賓像期待度假一樣，下次還想來？
好評推薦
最強教學力名師、20年活動籌備經驗講師／蔡淇華
好感度教練／維琪
「本書分享了許多祕訣，讓你能夠將乏味的活動化作令人終生難忘的時刻，讓你在今日的嘈雜世界中脫穎而出。」──傑西．科爾（Jesse Cole），薩凡納香蕉棒球隊（Savannah Bananas）老闆
「菲爾終於（在這本著作中）提供了我以及世上數以千計的活動籌辦人和主辦方這些妙招。如今，無論我是否在場，我的團隊都能打造出深刻的體驗。所以你也辦得到！」──J．J．維金（JJ Virgin），《紐約時報》暢銷書《維金飲食》（The Virgin Diet）作者，醫療專業社群Mindshare Summit創辦人
「任何人都能辦活動，但只有厲害的人，才曉得如何創造難忘的體驗。」──麥可．波特（Michael Port），《紐約時報》暢銷書《獨領風騷》（Steal the Show）作者
「無論是現場直播的Zoom會議、團隊的小型靜修、大型商業會議、甚至籌辦你的下一次生日派對，本書都必列在參考書單的首位。」──查琳．強森（Chalene Johnson），《紐約時報》暢銷書《推動》（Push）作者，《查琳秀》（The Chalene Show）主持人
「我參加過一千場以上的活動，其中由菲爾．默尚操刀的活動，我至今都記得一清二楚。」──傑．貝爾（Jay Baer），名人堂專題演講人，《觸發談話》（Talk Triggers）共同作者
「行銷人員只有一個共識：你必須與眾不同、脫穎而出。而說到打理各種大小場子，菲爾．默尚可是奇才。請把這本書當作活動成功的必讀指南！」──馬克．薛佛（Mark Schaefer），《叛逆行銷》（Marketing Rebellion）作者
「這就是我一直在等的書！本書是市場的及時雨，我正需要它來規畫我的下一次難忘體驗。」──西格倫．古瓊斯多蒂爾（Sigrun Gudjonsdottir），暢銷書《啟動你的線上事業》（Kickstart Your Online Business）作者，事業教練，TEDx演講人
「從計算感官刺激和空間行為學，到安排演講人休息室，本書包含所有你以為自己不需要的知識。內容包括必備的祕訣、有說服力的觀察、危機管理，以及嚴謹的指示，絕對配得上它的書名。」──米莉．羅德里格斯（Miri Rodriguez），微軟公司（Microsoft）資深說書人
「迪士尼（Disney）創辦人華特．迪士尼（Walt Disney），比任何人都了解體驗的魔力。菲爾則做了一件了不起的事情：提供具體實用的建議，讓任何人都能將活動化為引人入
勝、難忘的體驗！」──鄧肯．沃德爾（Duncan Wardle），iD8 Studios創辦人
「菲爾．默尚將數十年的活動規畫經驗，全塞進了這本必備案頭書，這是所有活動規畫的首選參考資料。」──丹．金吉斯（Dan Gingiss），暢銷書《體驗製造者》（The Experience Maker）作者
目錄
各界讚譽
推薦序一：音樂、故事、體驗，讓我的活動成功／蔡淇華
推薦序二：除了活動公關，領導人也該讀這本書／維琪
推薦序三：我參加過作者辦的活動，終身難忘／丹．米勒
推薦序四：活動規畫史上最專業的書／史考特．麥凱恩
前言：累積三萬多小時經驗，與你分享
序章：我辦的活動不只難忘，還能獲利
第一部：讓來賓記住你、宣傳你
第一章：創造難忘記憶點的三大概念
第二章：用你熟悉的舊，串起腦中的新
第三章：有人就是很難被取悅，怎麼辦？
第二部：現場，永遠有意想不到的狀況
第四章：你想請誰來？為什麼他們得來？
第五章：去哪裡找工作人員？包括志工
第六章：人的平均注意力只有7分鐘
第七章：人們為何願意（付錢）親臨現場？
第八章：如果不能獲利，怎麼說服老闆願意？
第九章：「難忘的記憶」怎麼設計？
第十章：實戰演練：從喬場地到公布訊息
第三部：魔鬼藏在細節裡，怎麼與眾不同？
第十一章：零基礎，怎麼偷師？
第十二章：應該放音樂，還是大合唱？
第十三章：別只把自己當個辦活動的
第十四章：任何交流，都是一種行銷
第十五章：該你上場了：現場該留意的事
附錄：來賓想逃的關鍵
致謝
序／導讀
推薦序一
音樂、故事、體驗，讓我的活動成功
最強教學力名師、20年活動籌備經驗講師／蔡淇華
「別擔心，我的新書發表會一定滿場。」
明明幾天前，我才這樣信心滿滿的跟出版社企劃打了包票，想不到發表會當天，仍看到臺下有幾個零零落落的空位。
「也來了八十幾個，不錯了啦。」企劃如此安慰我。
這段經驗，讓我不禁反思自己如此自信的原因──剛出書那幾年，我會為每一個故事寫歌。在新書發表會時，我總習慣先講書裡的故事，然後由一位老同學拿出吉他，演唱我們一起寫的歌。隨著鋼弦一刷，來賓總是馬上被氛圍所感動。
還記得有一年在臺北，那時我與同學為入獄的高中死黨石頭寫了一首歌。在歌曲剛結束、來賓情緒最飽滿之際，服刑七年後假釋的石頭，就這樣緩緩從幕後走出來，拿起麥克風說道：「大家好，我是石頭。」那一瞬間，一半的來賓情緒爆發、眼淚潰堤。
在讀完《辦活動的技術》後，我才了解，原來是「音樂、故事和體驗」的力量讓許多讀者相信，在某個週末的午後，我一定會送給他們滿滿的感動。但是，當我忘了這些要素之後，我的新書發表會就逐漸變得平淡無奇了。
《辦活動的技術》作者菲爾，擁有三萬多個小時舉辦活動的經驗。書中，他提到一場自己最難忘的「體驗」活動：曾有一位傳奇福音歌手，在演奏會上請聽眾跟他講個故事，然後當場創作出一首優美且獨一無二的歌曲。這已經很令人驚嘆了，但他居然又做了第二次，這不僅創造出眾人共享的記憶，還讓它高度個人化，變成一場令觀眾永生難忘的體驗。
作者三十多年的不傳之祕，盡在此書
書中提到：「活動設計的成功，95％都來自情緒。比起知識，故事更好記，也更容易引起情緒的共鳴。」此外，作者還整理了「打造難忘體驗的科學」，並發現，只有「情緒體驗」能使人採取行動，因此活動規畫必須聚焦於五個核心情緒：希望、冒險、主動、接受、動機。一個活動只要能聚焦於其中三種情緒，就會令人感覺更安全，參與者也更能放心接受新的體驗。這使我聯想到，近年來臺灣職棒的進場人數越來越多，就是因為兼顧了希望、主動、接受、動機等四大要素。
此外，菲爾還提到：「當人們知道你已經照顧他們的安全，他們就會更加放鬆。」就像很多商家之所以成功，就是因為會為排隊的顧客提供小點心與飲料。單單這點，就能引起「雪球效應」：從非常小的事情做起，為一小群人創造強烈的體驗，最後就能影響所有人的體驗。
其實，並不只有辦活動的人需要閱讀這本書，在行銷年代，每一個人、每一間商家，都需要有能力創造「希望、冒險、主動、接受、動機」的情緒體驗。
當然，還要加上書中的諸多提醒，例如：情緒體驗必須與「不落俗套、感覺統合、反覆作業」結合；「用熟悉的舊，串起新記憶」就能創造新的體驗；人類的注意力只有7分鐘；辦理活動必須對抗「乏味、抗拒、孤立、疲勞、分心」五個敵人。但要如何對抗？如何利用「看法、感受、思維、關係、行動」去戰勝很難取悅的賓客呢？打開《辦活動的技術》這本祕笈吧！作者三十多年的情緒體驗不傳之祕，盡在此書中。
推薦序二
除了活動公關，領導人也該讀這本書
好感度教練／維琪
大家有沒有發現，在疫情過後實體活動又開始蓬勃舉辦了？但跟過去比起來，如今來到現場參與的民眾，更在意體驗的感受、更珍惜彼此見面的機會，所以假如只有場地、飲食到位，根本算不上成功的派對──人們更想透過參加你舉辦的活動，建立自己想要的社群。
真希望我在15年前投入活動產業時，就能讀過這本書。
本書作者是位知名的創造難忘體驗大師，他在書中分享的活動規畫經驗，包括顧客、行銷、感官刺激，到空間行為各方面的知識，最終將其融合為「辦活動的技術」。讓我們不僅能參考前輩鉅細靡遺的經驗，更能以科學化的方式管理成效。接待人員該如何迎賓？休息時間要怎麼安排？正式活動空檔之間，可以安排什麼小活動？舉辦活動該了解的知識、情緒和方法，都詳細寫在書中。
現今的賓客，參加活動更在乎「價值」。儘管我們舉辦活動必須花費大筆預算，更時常帶有種種商業目的，但如果活動主辦方眼中只有「錢」的話，賓客肯定會從一走進會場那刻便感受到。因此，我們除了要將活動的商業目標放在心上，更要重視對客戶「承諾的利益」。如此在客戶提出要求時，現場的工作夥伴才能及時促成客戶的精彩體驗；而如果現場偶有小意外發生時，賓客也更可能選擇不計較。
以舉辦活動為主業的這15年來，真的是我人生最高壓的時刻。作者在書中提及，辦活動是地球上壓力最大前五名的工作，但他也說明了許多應對壓力的策略，其中一項我最喜愛的，就是「保持彈性」，讓我們優雅、輕鬆和快樂的面對挑戰。
這本書我非常推薦「活動公關公司」或「活動協調人」閱讀，相信其中內容於工作，一定有相當大的幫助。
不過，我更推薦「公司領導人」（如老闆、店長、高階主管等）也來看這本書。畢竟，不管何種規模的公司，時常會布達許多政策，但是大家在組織內，會追隨領導者，而非政策本身。書中提到，為何全美各地的星巴克能帶給顧客的體驗如此多變化？有些店當你一進門，便會有人大聲跟你打招呼，或者讓你感受快樂大家庭的氣氛；有些店面卻非常平凡，容易被人遺忘。除了店面裝潢是否美侖美奐外，由領導者為各分店建立的文化，會讓員工對待客人的態度從「心」不同。
除了策略和技術，作者還提到了深得我心、也是我經常跟客戶說的一句話：「完美的活動並不存在，但這並不會阻擋我們盡力為賓客提供『非凡體驗』的目標。」只要盡力讓賓客感受到你的價值觀，並努力為他們服務，在活動告一段落後，大家想起來的，肯定都是那些最享受、最感動的時刻。
前言
累積三萬多小時經驗，與你分享
我永遠忘不了奧勒岡州的卡農海灘（Cannon Beach）。那是我第一次看見「時間靜止」的地方。當時我在會議中心參加靜修，晚餐稍事休息後，我決定沿著海灘散步。接下來20至30分鐘，我看見美麗的夕陽景致在眼前展開，它持續隨著風向和地球轉動變化著。我不禁又唱又跳了起來──雖然我跳舞很難看。
2000年代初期，我那時的雇主出了一道難題給我。史蒂夫．布朗博士希望激勵我成為當月最佳員工，接著他說了一句我終身難忘的話：「你永遠不知道，15分鐘就能改變你的一生。」
早在1996年，科氏工業集團的新進員工就對我讚譽有加，因為在他們參加過的種種訓練中，就屬我辦得最好。參加過「社群媒體行銷世界」（Social Media Marketing World）的人們，也稱讚這是「有史以來最棒的大會」。起初我以為這只是某種誇飾、或者他們的標準太低，但一陣子後，我不禁開始思考，自己是怎麼讓活動變得特別的。
2017年，我開始動筆寫這本書，起初我試著討論該怎麼讓時間靜止。但寫了一陣子後，我才明白我的目標並非如此。我不可能真的讓時間靜止，但就算從象徵面來說，我也發現那次夕陽體驗不過是客觀環境的副產物，環境並不是我能影響或控制的。
於是，我把重點改成難忘、甚至忘不了的體驗。在喬爾．康姆和凱倫．安德森的鼓勵下，我於2019年請求摩根詹姆斯出版社出版我的作品。如果2020年全球沒有爆發新冠肺炎疫情，本書早在2020年夏季就會開始跑出版流程了。但正因為我們多花了兩年潤飾本書，它比之前有條理多了。
三萬多個小時的教訓，助你成功
當你開始猛啃這本書的時候（沒錯，你會讀到不少關於麵包的冷笑話和雙關語！），你會發現，本書的核心主題就是「烤麵包」。
理由很簡單：你可以教會任何一個10歲小孩烤出能吃的麵包，但若要烤出達人般精緻的麵包，你就必須花費10,000小時練習和研究。不妨想像一下，假如你向專業麵包師學習，學習曲線能縮短多少。
曾有位朋友告訴我，這就是我在為讀者做的事情。我將我的三萬多個小時，以及我從許多朋友、書籍和活動節目學到的教訓，彙整成15個章節。我希望你在幾小時之內，就能學會如何避免我犯過的錯，並學會將重點放在「讓活動真的創造持久轉變」的事物。
每個章節的結尾都有「辦活動的技術」小單元，這是讓你立刻實作所學的機會。根據我的經驗，當你讀了一本書，卻沒有立刻照你學到的東西去實踐，感覺就像打針一般（需要花不少時間吸收），但我試著幫你立即獲得一些知識養分。讓我們開始辦一些難忘的活動吧！
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