Chapter 6. 重新安排優先事項
——釐清你人生的優先順序，將注意力集中在真正重要的事上
規畫日程
通常，我們會從時間管理的角度來安排日程，但同樣不可忽略的是，必須考量注意力的多寡。不妨問自己這個重要的問題：「今天，我想把注意力放在什麼事情上？」如果沒有這個框架，我們很可能會被任何突然降臨的人事物干擾。
為了解決這個問題，我找到兩個工具，在我安排時間時特別管用。一個是被稱為「泡菜罈／生命之罐／大石頭」的時間安排理論，要怎麼稱呼它，取決於演講者或作者；另一個則是「時間區塊」。以下我將詳細介紹這兩種方法。
泡菜罈／生命之罐／大石頭
史蒂芬．柯維（Stephen Covey）的著作《與成功有約》中，收錄了「大石頭」這個概念，但它的起源已不可考。這些理論都把時間看成一個有限的容器（就像泡菜罈或瓦罐），如果能夠辨別優先順序，並允許較小的日常瑣事填補空隙，那麼我們真正的需求與活動就有容身之處。這個理論用大石頭來代表優先事項，次要事項則按重要性依次由小石頭、沙子和水來代表。當我們將待辦事項裝進容器裡，必須從大石頭開始，接著依序添加小石頭、沙子，最後是水。如果先在容器裡裝滿小石頭或沙子，就沒有多餘的空間來裝大石頭。反過來，如果先放大石頭，那麼小石頭、沙子和水就能在空隙中找到自己的位子。這個理論的重點在於：安排每日行程時，應該從大石頭（優先事項）開始，然後再以它們為中心安排其他事項。
有時候，人們會誤解理論的含義，以為這代表生活中永遠有空隙，可以一直往裡面塞東西，只要輕輕搖一搖罐子，就能為幾顆小石頭騰出空間。事實上，這與我們想要達到的目的恰恰相反。我們知道自己的時間和精力有限，因此必須評估哪些是最重要的，即使每天都在雜亂無章中度過，也要確保優先處理這些事項。有時候，我們還會遇到一種情況，容器的空間根本不夠放所有大石頭。雖然這可能讓我們感覺自己能力不足或效率低落，但勇於面對這些限制能讓我們更謹慎、更有意識地選擇要放進容器的東西，也就是要放進日程表的事項。我們無法神奇地縮小石頭或拿到一個超大罈子，每天就只有二十四小時可用，而把任務處理好是需要時間的。想獲得自由，關鍵就在於我們的選擇能力。
時間區塊
許多人在某種程度上都會規畫自己的行程，但這裡的重點在於：要透過自主安排，來重新掌握你的一天。你可以嘗試一個有趣的練習，觀察自己怎麼度過沒有特別安排行程的一天。也許你會先去健身房，然後去開會，中間不時收發電子郵件；再花點時間上網購物，打一、兩個視訊電話；再到雜貨店快速採買，然後去外帶晚餐，回家配電視節目。一天接近尾聲時，你可能覺得自己忙了整天，但卻沒什麼特別收穫。一切似乎都模糊不清、雜亂無章，好像所有活動全混在一起。
相較之下，時間區塊是經過深思熟慮的刻意安排，將特定時間段分配給特定任務或生活領域。最重要的是，在指定的時間內，你只能專心進行事先安排好的活動。在下一章中，我們會深入探討如何延長專注力來善用時間區塊。若想採用時間區塊，你必須盡力做到事先安排好行程，並下定決心一次只進行一項任務。要做到這兩件事並不容易，但只要稍作嘗試，就可能會得到巨大的回報。例如，我發現設定瀏覽社群媒體的時間，對我的整天行程有很大的影響。過去，我一有空就會瀏覽IG貼文，享受與朋友和同事交流的樂趣，並為工作尋找新的點子和做法。但是，時不時花上五分鐘，整天下來也相當可觀。這個習慣耗費寶貴時間，我覺得已經失衡。現在，我安排在晚餐前固定時段使用社群媒體，我很期待它，因為我知道每天瀏覽各種平臺的時間有限。
找出真正的優先事項
在開始進行時間區塊前，先問自己這些問題：我想在一天結束前，完成什麼事？我真正的優先事項是什麼？短期和長期目標是什麼？切忌把所有事都標為優先事項，因為這會讓你疲於奔命。有趣的是，「優先」（priority）這個詞，最早在英語出現的年代是十五世紀，而且是單數形態，意思是「在權利、地位或等級方面居於首位」。直到二十世紀，人們才開始使用複數，顯然認為可以同時擁有多件優先事項。在現代生活中，我們似乎已將這個觀點發揮到極致。本書將在第八章探討評估緊急程度的具體方法，但現在我們要先解決這個問題：當所有事都顯得非常重要時，該如何挑選出最重要的項目。以下提供幾個方法：
．影響大於緊迫性：問問自己，哪些任務會對目標產生最大的正面影響？把重點放在影響力大的任務上，即使它們沒有緊迫的截止期限。截止日期固然很重要，但不一定能反映任務的真正價值。看似緊急的任務，可能不會對目標有太大的貢獻；而不太緊急但影響很大的任務，則值得優先考慮。
．找出高價值活動：挑選兩到三項完成後可大幅推動目標實現的任務，這些任務將成為你的「深度工作」區塊。
．採用帕雷托法則（Pareto Principle）：還記得「八十／二十」法則嗎？百分之二十的任務可能會貢獻百分之八十的價值。找出這關鍵的百分之二十，將它們列為優先事項。
．考量時間性：最後期限，是不得不面對的現實，而且有時會迫使我們做出艱難的選擇。理想情況下，可以鎖定那些影響較大的任務，但難免會需要先處理影響較小的任務，畢竟它們的截止期限快到了。盡可能完整評估情況，比如截止期限能否延後？別人能不能處理這項任務？如果不能，在安排行程時就要考慮到緊迫性，但還是要減少花在上面的時間，盡早回到影響較大的優先事項。
．留意任務與精力的配合：你在一天中的哪個時段最專注？把要求較高的任務，安排在精力最旺盛的時段；精力較低的時段，則可用輕鬆的任務來填補。
．其他小祕訣：擬定「總有一天／也許」清單，將那些不緊急的事項暫時擱置，之後再回來處理，這樣可以釋放大腦的空間。
Chapter 8. 評估緊急程度
——在時間與精力受限的情況下，並非所有事都能同等重要
降低緊急性
是時候對生活中所謂的緊急事項採取不同態度了。事實上，同事或孩子站在桌邊等候答案，並不意味著他們的要求是緊急的，至少不應該無條件劃歸緊急事項。當然，偶爾會有真正緊急的狀況發生，此時放下手邊一切並立刻專注處理，這當然屬於合理範圍。但在多數情況下，所謂的緊急任務或要求，其實可以等待，至少等到我們完成手邊正在處理的事。不妨試著開始判斷，某人是否在要求中製造了緊急性。雖然沒有萬無一失、放諸四海皆準的方法，但以下準則能幫助你判斷：
．請對方清楚說明：有人向你提出緊急要求時，要問清楚他們對你完成任務的期待。有時候我們認為任務很緊急，其實並不是。另一方面，如果有人要求不合理的立即回應，並且是不客氣地大聲提出來，那麼你就有機會告訴對方這不可能。只需要禮貌地提出一個簡單的問題，往往就能讓對方知難而退：「這件事聽起來很重要，但是否有緊迫的期限或特定原因需要我立刻處理？」
．考慮影響：想一想延遲的潛在後果，是否會造成安全問題、經濟損失，或對關鍵任務、截止日期產生重大干擾？真正的緊急要求若未立即處理，通常會有顯著的負面後果，假性緊急事項則不會出現這種情況。
．時間與重要性：將緊急性（時間限制）與重要性（長期意義）區分開來。截止期限有沒有彈性，還是只有固定的時間框架？緊急需求通常有嚴格的截止期限或時效性，延誤會造成問題。
．替代方案的可行性：在找到長期解決方案之前，有沒有其他方法或替代方案能夠先行處理？若存在替代方案，事情可能就沒有那麼緊急。
．情緒狀態：不妨考量提出要求者的情緒狀態。對方有沒有潛在的醫療急症、個人危機或高度壓力？同理心有時能幫助我們判斷情況的緊急程度。了解提出要求的人所認定的後果，能讓你在誠實評估的同時以同理心回應。
建立界線
一旦你排定事務的優先順序，為了完成它們，你可能要設立一些界線。每個人的界線都不同，但最簡單的定義是：界線是一種在自身需求與他人需求之間，劃出明確分野的方法。有時彼此的需求可能會重疊，但許多人卻容許他人的要求享有優先權。你可能會在工作中建立界線，優先處理自己的任務與專案，而不是對所有人唯命是從，不論他們如何強調自己的需求有多麼緊急。我們也能在私人生活中建立界線，例如保護自己與心愛對象的相處時光，避免工作和其他責任的隱性侵入或公然要求；又或者確保自己有時間重新聚焦及調整生活步調。界線能讓我們忠於自身的價值觀，幫助我們專心投入自己選擇關注的事物。以下提供一些指引，協助你建立適合自己的界線：
．不妨當一次跳針唱片：冷靜而清楚地重複你的界線，就像唸誦真言一樣。不要道歉、辯解或挑起爭辯。
．明確告知後果：清楚且一致地說明越界會帶來的後果，並堅持執行。界線通常涉及「如果……那麼……」的陳述，好比：「我晚上八點後不回覆工作方面的電話，如果主管打電話給我，那麼我將選擇不接聽。」我們終究無法控制他人，只能控制自己的回應。
．言行一致：若有人不尊重你的界線，請依照你設定的後果行動。保持距離、結束對話，或直接離開。
．將自己擺在第一位：你的身心健康比任何事都重要，不要讓任何人以罪惡感迫使你犧牲自身需求。
．選擇戰場：懂得何時該放下輕微的越軌，並專心捍衛重要的界線。
．尋求支持：不要獨自承擔，向值得信任的朋友、家人或心理治療師尋求指引與鼓勵。
設立界線時，堅定地表達立場可能會很困難，尤其是對那些已經習慣我們優先滿足他們需求的人，例如主管。此時不妨嘗試下列步驟來奠定成功的基礎，但要有心理準備，這可能需要一些時間：
•釐清需求：找出自己的極限，以及什麼才是工作與生活達到健康平衡。回想你曾經覺得工作與生活達到平衡的時刻，以及覺得自己蠟燭兩頭燒的時刻。這項練習將有助於你確立界線的優先順序。
•了解權利：熟悉公司政策以及你在工作時數、加班與休息方面的法律權益。
•蒐集證據：保留你的工作量、加班時數及上級交辦事項的記錄，記下你在哪些領域表現傑出並為團隊創造價值，這樣就能在設立界線時鞏固立場。
•安排私人會面：選擇一個平靜且中立的環境來討論這個議題。
•堅定但不具攻擊性：清楚並自信地表達需求，並強調這對你和公司有長期的益處（提升專注力、減少倦怠等）。
•提出解決方案：建議其他管理工作量的方式，或提出可能適用的資源。
•做好協商準備：根據具體情況而定，可能會有妥協的餘地，目標是達到雙贏。
循序漸進地適應新模式，通常會比一夜之間的劇烈改變更為可行，其中最關鍵的就是溝通。如果人們已習慣你隨傳隨到，提前讓他們知道你在某些時段無法連絡，日子一久，他們自己會懂得調整。透過練習，你將在生活的各個領域中定義出適合自己的界線。你甚至會開始懷疑，以前沒有這些界線時，你到底是怎麼過日子的。
談判專家威廉．尤瑞（William Ury）在著作《學會說不》中教導一種技巧，能讓你對主管、同事、伴侶或孩子說「不」時，仍能維持良好關係。這對於維持界線及保護優先順序來說，是一個特別有助益的工具。這個概念採用「是的！不！可是呢？」系統，「是的！」代表肯定自身的需求與價值觀；當某個要求將導致我們妥協或否定自身價值時，則以明確的「不！」來回應；並在反對後提供建議，也就是「可是呢？」正如尤瑞所解釋的：「正向地說不，首先意味著對自己以及最深層的需求與價值觀說『是的』。」
我有位客戶採用了這項方法。當時她獲邀加入管委會，每週一次討論社區裡的社會住宅議題。她是這個領域的專家，但已經過度投入工作，也承諾將閒暇時間留給家人。她婉拒了擔任委員的邀請，但主動提議參加第一次會議，提供有助於計畫持續推進的資源。透過這種方式，她既能保護自身的價值觀並優先考量家庭時間，又能為她重視的公益領域貢獻一份心力。
緩解緊急性的其他方法
當你逐漸習慣依照自身需求與價值觀來設定優先事項時，以下策略也能幫助你繼續保持正軌，朝著目標前進。
提前安排時間
緊急狀況難免會突然發生，但有時候它早在暗中醞釀已久，準備演變為嚴重火警。知道何時該把重要大事處理好，以防它變得緊急，這個認知特別有幫助，避免我們被迫面對緊急狀況帶來的壓力與混亂。比方說，若一個專案花費的時間比預期更久，不妨提前和客戶溝通，遠比拖延到錯過截止期限後再解釋要好；定期看牙醫，也比等到出現急症才求助更為合理。避免任務變得緊急，這需要計畫與前瞻性思考，但通常會比應付緊急狀況花費更少時間。
我有位正在讀大學的客戶，總是把報告拖到最後一刻，經常手忙腳亂地寫電子郵件給教授，希望能安排會面來解釋延誤原因並請求延期。這通常需要耗費大量的時間與精力，遠超過他按時完成報告需要投入的所有資源。最終，他意識到這是一種自毀行為並尋求協助。後來他設計一份學習計畫，以分批寫一小部分報告的方式，提早在截止期限前完成。
表達需求
除非你清楚表明，否則別人不會知道你的需求。你可以告訴他們自己何時無法連絡，以便控制他人對你的期待。不妨運用電子裝置附設的專注工具，讓他人知道你已經暫時關閉通知。當你休假或不在辦公室，務必設定電子郵件自動回覆功能，清楚列出休假日期、何時會回覆，以及你不在時能夠處理需求的連絡人資訊。
寬待並接納自己
如果你這輩子都在討好他人，或者放任需求與價值觀被忽略，那麼抵抗他人的假性緊急感對你而言可能會很困難。有些人在家庭與職場上都必須面對要求很高的人，可能需要一些時間才能學會堅定表達自己的需求。如果你發現自己最後還是妥協了，儘管你已下定決心不再這樣做，例如晚上十點還在回覆主管的電子郵件，或再次幫妹妹照顧孩子——不妨對自己寬容一點。改變是一種漸進的過程，要給自己一些時間。
評估長期目標
我們需要經常把注意力從收件匣移開，轉而思考自己這輩子真正想要的是什麼。你希望明年在哪裡？五年後呢？這些渴望應該劃入「重要」類別，若能每個月安排時間思考未來，以及如何推動這些目標，那會是個好主意。如果你考慮攻讀研究所，可以先了解一些課程與申請流程。或許你想要旅行，那就去思考需要為這趟特別的旅程存錢嗎？或是怎麼與主管洽談休假事宜？不要讓緊急文化衍生的要求，阻礙了你擘畫未來大方向。
——釐清你人生的優先順序，將注意力集中在真正重要的事上
規畫日程
通常，我們會從時間管理的角度來安排日程，但同樣不可忽略的是，必須考量注意力的多寡。不妨問自己這個重要的問題：「今天，我想把注意力放在什麼事情上？」如果沒有這個框架，我們很可能會被任何突然降臨的人事物干擾。
為了解決這個問題，我找到兩個工具，在我安排時間時特別管用。一個是被稱為「泡菜罈／生命之罐／大石頭」的時間安排理論，要怎麼稱呼它，取決於演講者或作者；另一個則是「時間區塊」。以下我將詳細介紹這兩種方法。
泡菜罈／生命之罐／大石頭
史蒂芬．柯維（Stephen Covey）的著作《與成功有約》中，收錄了「大石頭」這個概念，但它的起源已不可考。這些理論都把時間看成一個有限的容器（就像泡菜罈或瓦罐），如果能夠辨別優先順序，並允許較小的日常瑣事填補空隙，那麼我們真正的需求與活動就有容身之處。這個理論用大石頭來代表優先事項，次要事項則按重要性依次由小石頭、沙子和水來代表。當我們將待辦事項裝進容器裡，必須從大石頭開始，接著依序添加小石頭、沙子，最後是水。如果先在容器裡裝滿小石頭或沙子，就沒有多餘的空間來裝大石頭。反過來，如果先放大石頭，那麼小石頭、沙子和水就能在空隙中找到自己的位子。這個理論的重點在於：安排每日行程時，應該從大石頭（優先事項）開始，然後再以它們為中心安排其他事項。
有時候，人們會誤解理論的含義，以為這代表生活中永遠有空隙，可以一直往裡面塞東西，只要輕輕搖一搖罐子，就能為幾顆小石頭騰出空間。事實上，這與我們想要達到的目的恰恰相反。我們知道自己的時間和精力有限，因此必須評估哪些是最重要的，即使每天都在雜亂無章中度過，也要確保優先處理這些事項。有時候，我們還會遇到一種情況，容器的空間根本不夠放所有大石頭。雖然這可能讓我們感覺自己能力不足或效率低落，但勇於面對這些限制能讓我們更謹慎、更有意識地選擇要放進容器的東西，也就是要放進日程表的事項。我們無法神奇地縮小石頭或拿到一個超大罈子，每天就只有二十四小時可用，而把任務處理好是需要時間的。想獲得自由，關鍵就在於我們的選擇能力。
時間區塊
許多人在某種程度上都會規畫自己的行程，但這裡的重點在於：要透過自主安排，來重新掌握你的一天。你可以嘗試一個有趣的練習，觀察自己怎麼度過沒有特別安排行程的一天。也許你會先去健身房，然後去開會，中間不時收發電子郵件；再花點時間上網購物，打一、兩個視訊電話；再到雜貨店快速採買，然後去外帶晚餐，回家配電視節目。一天接近尾聲時，你可能覺得自己忙了整天，但卻沒什麼特別收穫。一切似乎都模糊不清、雜亂無章，好像所有活動全混在一起。
相較之下，時間區塊是經過深思熟慮的刻意安排，將特定時間段分配給特定任務或生活領域。最重要的是，在指定的時間內，你只能專心進行事先安排好的活動。在下一章中，我們會深入探討如何延長專注力來善用時間區塊。若想採用時間區塊，你必須盡力做到事先安排好行程，並下定決心一次只進行一項任務。要做到這兩件事並不容易，但只要稍作嘗試，就可能會得到巨大的回報。例如，我發現設定瀏覽社群媒體的時間，對我的整天行程有很大的影響。過去，我一有空就會瀏覽IG貼文，享受與朋友和同事交流的樂趣，並為工作尋找新的點子和做法。但是，時不時花上五分鐘，整天下來也相當可觀。這個習慣耗費寶貴時間，我覺得已經失衡。現在，我安排在晚餐前固定時段使用社群媒體，我很期待它，因為我知道每天瀏覽各種平臺的時間有限。
找出真正的優先事項
在開始進行時間區塊前，先問自己這些問題：我想在一天結束前，完成什麼事？我真正的優先事項是什麼？短期和長期目標是什麼？切忌把所有事都標為優先事項，因為這會讓你疲於奔命。有趣的是，「優先」（priority）這個詞，最早在英語出現的年代是十五世紀，而且是單數形態，意思是「在權利、地位或等級方面居於首位」。直到二十世紀，人們才開始使用複數，顯然認為可以同時擁有多件優先事項。在現代生活中，我們似乎已將這個觀點發揮到極致。本書將在第八章探討評估緊急程度的具體方法，但現在我們要先解決這個問題：當所有事都顯得非常重要時，該如何挑選出最重要的項目。以下提供幾個方法：
．影響大於緊迫性：問問自己，哪些任務會對目標產生最大的正面影響？把重點放在影響力大的任務上，即使它們沒有緊迫的截止期限。截止日期固然很重要，但不一定能反映任務的真正價值。看似緊急的任務，可能不會對目標有太大的貢獻；而不太緊急但影響很大的任務，則值得優先考慮。
．找出高價值活動：挑選兩到三項完成後可大幅推動目標實現的任務，這些任務將成為你的「深度工作」區塊。
．採用帕雷托法則（Pareto Principle）：還記得「八十／二十」法則嗎？百分之二十的任務可能會貢獻百分之八十的價值。找出這關鍵的百分之二十，將它們列為優先事項。
．考量時間性：最後期限，是不得不面對的現實，而且有時會迫使我們做出艱難的選擇。理想情況下，可以鎖定那些影響較大的任務，但難免會需要先處理影響較小的任務，畢竟它們的截止期限快到了。盡可能完整評估情況，比如截止期限能否延後？別人能不能處理這項任務？如果不能，在安排行程時就要考慮到緊迫性，但還是要減少花在上面的時間，盡早回到影響較大的優先事項。
．留意任務與精力的配合：你在一天中的哪個時段最專注？把要求較高的任務，安排在精力最旺盛的時段；精力較低的時段，則可用輕鬆的任務來填補。
．其他小祕訣：擬定「總有一天／也許」清單，將那些不緊急的事項暫時擱置，之後再回來處理，這樣可以釋放大腦的空間。
Chapter 8. 評估緊急程度
——在時間與精力受限的情況下，並非所有事都能同等重要
降低緊急性
是時候對生活中所謂的緊急事項採取不同態度了。事實上，同事或孩子站在桌邊等候答案，並不意味著他們的要求是緊急的，至少不應該無條件劃歸緊急事項。當然，偶爾會有真正緊急的狀況發生，此時放下手邊一切並立刻專注處理，這當然屬於合理範圍。但在多數情況下，所謂的緊急任務或要求，其實可以等待，至少等到我們完成手邊正在處理的事。不妨試著開始判斷，某人是否在要求中製造了緊急性。雖然沒有萬無一失、放諸四海皆準的方法，但以下準則能幫助你判斷：
．請對方清楚說明：有人向你提出緊急要求時，要問清楚他們對你完成任務的期待。有時候我們認為任務很緊急，其實並不是。另一方面，如果有人要求不合理的立即回應，並且是不客氣地大聲提出來，那麼你就有機會告訴對方這不可能。只需要禮貌地提出一個簡單的問題，往往就能讓對方知難而退：「這件事聽起來很重要，但是否有緊迫的期限或特定原因需要我立刻處理？」
．考慮影響：想一想延遲的潛在後果，是否會造成安全問題、經濟損失，或對關鍵任務、截止日期產生重大干擾？真正的緊急要求若未立即處理，通常會有顯著的負面後果，假性緊急事項則不會出現這種情況。
．時間與重要性：將緊急性（時間限制）與重要性（長期意義）區分開來。截止期限有沒有彈性，還是只有固定的時間框架？緊急需求通常有嚴格的截止期限或時效性，延誤會造成問題。
．替代方案的可行性：在找到長期解決方案之前，有沒有其他方法或替代方案能夠先行處理？若存在替代方案，事情可能就沒有那麼緊急。
．情緒狀態：不妨考量提出要求者的情緒狀態。對方有沒有潛在的醫療急症、個人危機或高度壓力？同理心有時能幫助我們判斷情況的緊急程度。了解提出要求的人所認定的後果，能讓你在誠實評估的同時以同理心回應。
建立界線
一旦你排定事務的優先順序，為了完成它們，你可能要設立一些界線。每個人的界線都不同，但最簡單的定義是：界線是一種在自身需求與他人需求之間，劃出明確分野的方法。有時彼此的需求可能會重疊，但許多人卻容許他人的要求享有優先權。你可能會在工作中建立界線，優先處理自己的任務與專案，而不是對所有人唯命是從，不論他們如何強調自己的需求有多麼緊急。我們也能在私人生活中建立界線，例如保護自己與心愛對象的相處時光，避免工作和其他責任的隱性侵入或公然要求；又或者確保自己有時間重新聚焦及調整生活步調。界線能讓我們忠於自身的價值觀，幫助我們專心投入自己選擇關注的事物。以下提供一些指引，協助你建立適合自己的界線：
．不妨當一次跳針唱片：冷靜而清楚地重複你的界線，就像唸誦真言一樣。不要道歉、辯解或挑起爭辯。
．明確告知後果：清楚且一致地說明越界會帶來的後果，並堅持執行。界線通常涉及「如果……那麼……」的陳述，好比：「我晚上八點後不回覆工作方面的電話，如果主管打電話給我，那麼我將選擇不接聽。」我們終究無法控制他人，只能控制自己的回應。
．言行一致：若有人不尊重你的界線，請依照你設定的後果行動。保持距離、結束對話，或直接離開。
．將自己擺在第一位：你的身心健康比任何事都重要，不要讓任何人以罪惡感迫使你犧牲自身需求。
．選擇戰場：懂得何時該放下輕微的越軌，並專心捍衛重要的界線。
．尋求支持：不要獨自承擔，向值得信任的朋友、家人或心理治療師尋求指引與鼓勵。
設立界線時，堅定地表達立場可能會很困難，尤其是對那些已經習慣我們優先滿足他們需求的人，例如主管。此時不妨嘗試下列步驟來奠定成功的基礎，但要有心理準備，這可能需要一些時間：
•釐清需求：找出自己的極限，以及什麼才是工作與生活達到健康平衡。回想你曾經覺得工作與生活達到平衡的時刻，以及覺得自己蠟燭兩頭燒的時刻。這項練習將有助於你確立界線的優先順序。
•了解權利：熟悉公司政策以及你在工作時數、加班與休息方面的法律權益。
•蒐集證據：保留你的工作量、加班時數及上級交辦事項的記錄，記下你在哪些領域表現傑出並為團隊創造價值，這樣就能在設立界線時鞏固立場。
•安排私人會面：選擇一個平靜且中立的環境來討論這個議題。
•堅定但不具攻擊性：清楚並自信地表達需求，並強調這對你和公司有長期的益處（提升專注力、減少倦怠等）。
•提出解決方案：建議其他管理工作量的方式，或提出可能適用的資源。
•做好協商準備：根據具體情況而定，可能會有妥協的餘地，目標是達到雙贏。
循序漸進地適應新模式，通常會比一夜之間的劇烈改變更為可行，其中最關鍵的就是溝通。如果人們已習慣你隨傳隨到，提前讓他們知道你在某些時段無法連絡，日子一久，他們自己會懂得調整。透過練習，你將在生活的各個領域中定義出適合自己的界線。你甚至會開始懷疑，以前沒有這些界線時，你到底是怎麼過日子的。
談判專家威廉．尤瑞（William Ury）在著作《學會說不》中教導一種技巧，能讓你對主管、同事、伴侶或孩子說「不」時，仍能維持良好關係。這對於維持界線及保護優先順序來說，是一個特別有助益的工具。這個概念採用「是的！不！可是呢？」系統，「是的！」代表肯定自身的需求與價值觀；當某個要求將導致我們妥協或否定自身價值時，則以明確的「不！」來回應；並在反對後提供建議，也就是「可是呢？」正如尤瑞所解釋的：「正向地說不，首先意味著對自己以及最深層的需求與價值觀說『是的』。」
我有位客戶採用了這項方法。當時她獲邀加入管委會，每週一次討論社區裡的社會住宅議題。她是這個領域的專家，但已經過度投入工作，也承諾將閒暇時間留給家人。她婉拒了擔任委員的邀請，但主動提議參加第一次會議，提供有助於計畫持續推進的資源。透過這種方式，她既能保護自身的價值觀並優先考量家庭時間，又能為她重視的公益領域貢獻一份心力。
緩解緊急性的其他方法
當你逐漸習慣依照自身需求與價值觀來設定優先事項時，以下策略也能幫助你繼續保持正軌，朝著目標前進。
提前安排時間
緊急狀況難免會突然發生，但有時候它早在暗中醞釀已久，準備演變為嚴重火警。知道何時該把重要大事處理好，以防它變得緊急，這個認知特別有幫助，避免我們被迫面對緊急狀況帶來的壓力與混亂。比方說，若一個專案花費的時間比預期更久，不妨提前和客戶溝通，遠比拖延到錯過截止期限後再解釋要好；定期看牙醫，也比等到出現急症才求助更為合理。避免任務變得緊急，這需要計畫與前瞻性思考，但通常會比應付緊急狀況花費更少時間。
我有位正在讀大學的客戶，總是把報告拖到最後一刻，經常手忙腳亂地寫電子郵件給教授，希望能安排會面來解釋延誤原因並請求延期。這通常需要耗費大量的時間與精力，遠超過他按時完成報告需要投入的所有資源。最終，他意識到這是一種自毀行為並尋求協助。後來他設計一份學習計畫，以分批寫一小部分報告的方式，提早在截止期限前完成。
表達需求
除非你清楚表明，否則別人不會知道你的需求。你可以告訴他們自己何時無法連絡，以便控制他人對你的期待。不妨運用電子裝置附設的專注工具，讓他人知道你已經暫時關閉通知。當你休假或不在辦公室，務必設定電子郵件自動回覆功能，清楚列出休假日期、何時會回覆，以及你不在時能夠處理需求的連絡人資訊。
寬待並接納自己
如果你這輩子都在討好他人，或者放任需求與價值觀被忽略，那麼抵抗他人的假性緊急感對你而言可能會很困難。有些人在家庭與職場上都必須面對要求很高的人，可能需要一些時間才能學會堅定表達自己的需求。如果你發現自己最後還是妥協了，儘管你已下定決心不再這樣做，例如晚上十點還在回覆主管的電子郵件，或再次幫妹妹照顧孩子——不妨對自己寬容一點。改變是一種漸進的過程，要給自己一些時間。
評估長期目標
我們需要經常把注意力從收件匣移開，轉而思考自己這輩子真正想要的是什麼。你希望明年在哪裡？五年後呢？這些渴望應該劃入「重要」類別，若能每個月安排時間思考未來，以及如何推動這些目標，那會是個好主意。如果你考慮攻讀研究所，可以先了解一些課程與申請流程。或許你想要旅行，那就去思考需要為這趟特別的旅程存錢嗎？或是怎麼與主管洽談休假事宜？不要讓緊急文化衍生的要求，阻礙了你擘畫未來大方向。
