CHAPTER 1一流菁英都在用的高效工作習慣
建立屬於你的例行程序
人類有45％的行動出自習慣
杜克大學的尼爾（David Neal）等人的研究顯示，人類有45％的行為出自習慣。
換言之，我們約有半數的行為，都是建立例行程序後的習慣性行為，是在無意識中做出的選擇。就算是麻煩的事，只要養成習慣，就能夠輕鬆完成；再複雜的行為，只要將其自動化，也能夠毫不費力地實踐。
那麼，自動化是什麼呢？讓我用寫字的例子來解釋。
自動化，讓複雜的事能輕鬆完成
大多數人都是從幼兒園左右開始學習寫字，到了國中至高中階段，則會逐漸形成自己的字跡。我們花了將近10年學習寫字，並逐步將這項技能內化，最後形成屬於自己的字跡。
寫字這件事，是一項連動許多身體部位的動作，我們還要透過觸覺與視覺確認寫出的文字，並隨時微調動作。
這看似是一項稀鬆平常的動作，事實上卻需要一連串複雜且高難度的動作才能完成。正因如此，我們需要花費相當漫長的時間，才能形成自己獨特的字跡。
然而，隨著反覆練習，我們最後不必費力思考，就能輕鬆完成這些複雜的肌肉與骨骼協調動作，大家不覺得很神奇嗎？
這就是「自動化」的效果。一旦寫字的動作自動化，筆跡就會固定，讓人一眼就能認出是自己寫的字。
即便是複雜的事情，經過反覆練習後就會自動化，變成理所當然的事。到了這個階段，做起來就能夠得心應手了。就算是原本覺得麻煩的事，最後也會成為習慣。
建立屬於自己的例行程序
前職業棒球選手鈴木一朗從走出球員休息區、踏進打擊區到擺好姿勢，總會依照固定的順序完成一連串動作。這種「依固定順序做同件事」的行為，就稱為「例行程序」。反覆執行例行程序，腦中就會形成「做出這個動作，就代表......」的專屬迴路。
如此一來，平時反覆練習、早已牢記於身體的能力，就更容易發揮出來。無論是平時練習，還是在令人緊張的正式比賽中，都能維持穩定的表現。
提升工作表現也是相同的道理。只要透過反覆練習，使其自動化（＝建立例行程序），表現就不容易起伏不定。
想養成能提升工作效率的習慣，就要有意識地建立一套屬於自己的例行程序。這麼做能讓這些習慣更容易維持下去，工作表現也會更加穩定。
01 調快時鐘指針：工作效率就會提升
東京大學 伴等人的研究
｜效果｜提升工作效率／專注力
為何在專注狀態下，時間過得飛快？
大家是否曾在專注時，感覺時間的流逝異常快速呢？
根據千葉大學的研究，我們的體感時間，不是取決於體驗的事件數量，大腦在認知自己「體驗過」某事上所耗費的能量或專注力越多，我們就會覺得時間過得越久──換句話說，體感時間會根據我們多努力動腦思考現在從事的事情而改變。
1.5倍速組別，產出與品質最高
東京大學的伴等人進行了一項研究，結果顯示只要調快時鐘指針的運行速度，工作的品質與產出量就會提升。實驗中準備了下列3組條件，請6名可以不看鍵盤打字的21～24歲受試者，依照各自的條件進行30分鐘輸入文章的工作。
A組 把運行速度調慢2/3倍
B組 不改變指針的運行速度
C組 把運行速度調快1.5倍
結果可以發現，時鐘指針的運行速度與工作速度有正相關。換言之，輸入字數的多寡為C組＞B組＞A組，各組之間的工作量相差約8％（約400字）。順帶一提，正確度與指針運行速度無關，沒有顯著差異。
此外，也可以發現，無論有沒有注意到時鐘指針的運行速度變化，工作效率都沒有變化，疲勞度與放鬆度也沒有變化。光是改變指針的運行速度，就能在不降低品質的情況下提升工作速度，這不是很有意思嗎？
在相同時間內，能完成的工作量增加，可說是因為專注力提升了。人在專注時，主觀感受到的負擔較小，因此更能持續投入，形成加乘效果。換言之，專注時的工作效率會更高。期間安排適度的休息，並使用能看見指針走動、可調整的時鐘，應該就能保持專注，有效率地推進工作。
需要衝刺的時段，就把眼前的時鐘調成1.5倍速。
02 根除拖延症
斯德哥爾摩大學 羅森塔爾、卡爾布林的研究
安排報酬、減少選項、消除不安
｜效果｜增加幹勁
戰勝拖延3步驟
我們提不起勁的原因，是拖延心態在作祟，總想把事情延後處理。
而世界各地的研究者也紛紛從不同角度對「拖延症」展開熱烈討論。拖延症有辦法解決嗎？這個問題，我們可由瑞典斯德哥爾摩大學的羅森塔爾（Alexander Rozental）和卡爾布林（Per Carlbring）的研究，統整出下列改善方法。
設定能馬上得到的報酬
排除干擾
消除對失敗的不安
創造「想做」與「不得不做」的環境
假設有一項「必須在明天結束前整理完資料」的任務，在毫無規劃地動手前，不妨先按照以下步驟進行安排。
①設定「能馬上得到的獎勵」，如安排「晚餐來一杯美酒，作為整理完資料的犒賞」等報酬。這會讓大腦的報償系統發揮作用，也可以當成產生幹勁的方法。
②排除其他會影響專注力的干擾，例如創造出「只能著手製作資料」的情境，移動到沒有干擾的工作空間或把手機關機等，創造出不得不專注的環境。
③消除對失敗的不安，例如當你因為「不想被主管責罵」之類的不安而拖延時，事先準備好緩解的方法，比如進行第218頁介紹的「認知再評估」。
換言之，改善「拖延症」的方法，關鍵在於如何營造出「想做」或「不得不做」的狀況或環境。
當你又想著「明天再說」時，請試著想起這三個步驟。
動手前先訂犒賞、排除干擾，並寫出不安。
03 不時安插其他任務
伊利諾大學 亞力嘉、雷拉斯的研究
注意力中斷時，讓大腦想起目標
｜效果｜提升專注力
頂尖人士的專注力，能維持50分鐘
大家覺得一個人的專注力可以維持多久呢？
佛羅里達州立大學的艾瑞克森（K. Anders Ericsson）等人的研究顯示，頂尖人士可以維持50分鐘的高度專注。相對地，據說一般人的專注力只能維持25分鐘左右。
1980年代，義大利企業家法蘭切斯科．西里洛（Francesco Cirillo）提出了「番茄鐘工作法」的概念，這是一種以專注工作25分鐘和短暫休息5分鐘為一個循環的時間管理方法。
他宣稱，進行4個循環（約2小時），合計休息15～30分鐘，就能夠維持2小時相對長時間的專注力。
大腦忘記目標，專注力就會中斷
大家通常認為，在工作過程中專注力中斷，是因為專注力疲乏、衰退，但是伊利諾大學亞力嘉（Atsunori Ariga）、雷拉斯（Alejandro Lleras）的研究證實，並不是因為「疲乏」，而是因為大腦逐漸忘記「自己要努力工作」，才失去專注力。
在實驗中，他們請受試者進行必須保持視覺專注的任務，同時請受試者記下數字。
結果顯示，如果是在注意力任務結束後才請受試者回想數字，注意力任務的表現會隨著時間大幅降低。
然而，如果是在進行注意力任務的過程中，不時穿插請受試者回想數字，就不會出現注意力降低的情況。
由此可知，只要不時安插其他任務，大腦就能確實想起原本的目標，進而保持專注。
刻意分心，反而更專注
如果一直製作資料，專注力會降低，所以在過程中安插其他輕鬆的事務（確認電子郵件或整理簡短的筆記等等），就會比較容易恢復製作資料的專注力。
除此之外，一直聽人說話，專注力也會消散，時不時穿插輕鬆的轉場，例如「用3秒總結一下剛才的內容吧」或「檢查一下手邊的筆記」等，如此一來，就會更容易把接下來的說話內容聽進去。
「專注力中斷就休息」也不失為一個好方法，但是在不能休息的情況下，請大家試著做點不一樣的事。
每25分鐘安排休息，或在工作過程安插其他的任務，避免大腦厭倦。
建立屬於你的例行程序
人類有45％的行動出自習慣
杜克大學的尼爾（David Neal）等人的研究顯示，人類有45％的行為出自習慣。
換言之，我們約有半數的行為，都是建立例行程序後的習慣性行為，是在無意識中做出的選擇。就算是麻煩的事，只要養成習慣，就能夠輕鬆完成；再複雜的行為，只要將其自動化，也能夠毫不費力地實踐。
那麼，自動化是什麼呢？讓我用寫字的例子來解釋。
自動化，讓複雜的事能輕鬆完成
大多數人都是從幼兒園左右開始學習寫字，到了國中至高中階段，則會逐漸形成自己的字跡。我們花了將近10年學習寫字，並逐步將這項技能內化，最後形成屬於自己的字跡。
寫字這件事，是一項連動許多身體部位的動作，我們還要透過觸覺與視覺確認寫出的文字，並隨時微調動作。
這看似是一項稀鬆平常的動作，事實上卻需要一連串複雜且高難度的動作才能完成。正因如此，我們需要花費相當漫長的時間，才能形成自己獨特的字跡。
然而，隨著反覆練習，我們最後不必費力思考，就能輕鬆完成這些複雜的肌肉與骨骼協調動作，大家不覺得很神奇嗎？
這就是「自動化」的效果。一旦寫字的動作自動化，筆跡就會固定，讓人一眼就能認出是自己寫的字。
即便是複雜的事情，經過反覆練習後就會自動化，變成理所當然的事。到了這個階段，做起來就能夠得心應手了。就算是原本覺得麻煩的事，最後也會成為習慣。
建立屬於自己的例行程序
前職業棒球選手鈴木一朗從走出球員休息區、踏進打擊區到擺好姿勢，總會依照固定的順序完成一連串動作。這種「依固定順序做同件事」的行為，就稱為「例行程序」。反覆執行例行程序，腦中就會形成「做出這個動作，就代表......」的專屬迴路。
如此一來，平時反覆練習、早已牢記於身體的能力，就更容易發揮出來。無論是平時練習，還是在令人緊張的正式比賽中，都能維持穩定的表現。
提升工作表現也是相同的道理。只要透過反覆練習，使其自動化（＝建立例行程序），表現就不容易起伏不定。
想養成能提升工作效率的習慣，就要有意識地建立一套屬於自己的例行程序。這麼做能讓這些習慣更容易維持下去，工作表現也會更加穩定。
01 調快時鐘指針：工作效率就會提升
東京大學 伴等人的研究
｜效果｜提升工作效率／專注力
為何在專注狀態下，時間過得飛快？
大家是否曾在專注時，感覺時間的流逝異常快速呢？
根據千葉大學的研究，我們的體感時間，不是取決於體驗的事件數量，大腦在認知自己「體驗過」某事上所耗費的能量或專注力越多，我們就會覺得時間過得越久──換句話說，體感時間會根據我們多努力動腦思考現在從事的事情而改變。
1.5倍速組別，產出與品質最高
東京大學的伴等人進行了一項研究，結果顯示只要調快時鐘指針的運行速度，工作的品質與產出量就會提升。實驗中準備了下列3組條件，請6名可以不看鍵盤打字的21～24歲受試者，依照各自的條件進行30分鐘輸入文章的工作。
A組 把運行速度調慢2/3倍
B組 不改變指針的運行速度
C組 把運行速度調快1.5倍
結果可以發現，時鐘指針的運行速度與工作速度有正相關。換言之，輸入字數的多寡為C組＞B組＞A組，各組之間的工作量相差約8％（約400字）。順帶一提，正確度與指針運行速度無關，沒有顯著差異。
此外，也可以發現，無論有沒有注意到時鐘指針的運行速度變化，工作效率都沒有變化，疲勞度與放鬆度也沒有變化。光是改變指針的運行速度，就能在不降低品質的情況下提升工作速度，這不是很有意思嗎？
在相同時間內，能完成的工作量增加，可說是因為專注力提升了。人在專注時，主觀感受到的負擔較小，因此更能持續投入，形成加乘效果。換言之，專注時的工作效率會更高。期間安排適度的休息，並使用能看見指針走動、可調整的時鐘，應該就能保持專注，有效率地推進工作。
需要衝刺的時段，就把眼前的時鐘調成1.5倍速。
02 根除拖延症
斯德哥爾摩大學 羅森塔爾、卡爾布林的研究
安排報酬、減少選項、消除不安
｜效果｜增加幹勁
戰勝拖延3步驟
我們提不起勁的原因，是拖延心態在作祟，總想把事情延後處理。
而世界各地的研究者也紛紛從不同角度對「拖延症」展開熱烈討論。拖延症有辦法解決嗎？這個問題，我們可由瑞典斯德哥爾摩大學的羅森塔爾（Alexander Rozental）和卡爾布林（Per Carlbring）的研究，統整出下列改善方法。
設定能馬上得到的報酬
排除干擾
消除對失敗的不安
創造「想做」與「不得不做」的環境
假設有一項「必須在明天結束前整理完資料」的任務，在毫無規劃地動手前，不妨先按照以下步驟進行安排。
①設定「能馬上得到的獎勵」，如安排「晚餐來一杯美酒，作為整理完資料的犒賞」等報酬。這會讓大腦的報償系統發揮作用，也可以當成產生幹勁的方法。
②排除其他會影響專注力的干擾，例如創造出「只能著手製作資料」的情境，移動到沒有干擾的工作空間或把手機關機等，創造出不得不專注的環境。
③消除對失敗的不安，例如當你因為「不想被主管責罵」之類的不安而拖延時，事先準備好緩解的方法，比如進行第218頁介紹的「認知再評估」。
換言之，改善「拖延症」的方法，關鍵在於如何營造出「想做」或「不得不做」的狀況或環境。
當你又想著「明天再說」時，請試著想起這三個步驟。
動手前先訂犒賞、排除干擾，並寫出不安。
03 不時安插其他任務
伊利諾大學 亞力嘉、雷拉斯的研究
注意力中斷時，讓大腦想起目標
｜效果｜提升專注力
頂尖人士的專注力，能維持50分鐘
大家覺得一個人的專注力可以維持多久呢？
佛羅里達州立大學的艾瑞克森（K. Anders Ericsson）等人的研究顯示，頂尖人士可以維持50分鐘的高度專注。相對地，據說一般人的專注力只能維持25分鐘左右。
1980年代，義大利企業家法蘭切斯科．西里洛（Francesco Cirillo）提出了「番茄鐘工作法」的概念，這是一種以專注工作25分鐘和短暫休息5分鐘為一個循環的時間管理方法。
他宣稱，進行4個循環（約2小時），合計休息15～30分鐘，就能夠維持2小時相對長時間的專注力。
大腦忘記目標，專注力就會中斷
大家通常認為，在工作過程中專注力中斷，是因為專注力疲乏、衰退，但是伊利諾大學亞力嘉（Atsunori Ariga）、雷拉斯（Alejandro Lleras）的研究證實，並不是因為「疲乏」，而是因為大腦逐漸忘記「自己要努力工作」，才失去專注力。
在實驗中，他們請受試者進行必須保持視覺專注的任務，同時請受試者記下數字。
結果顯示，如果是在注意力任務結束後才請受試者回想數字，注意力任務的表現會隨著時間大幅降低。
然而，如果是在進行注意力任務的過程中，不時穿插請受試者回想數字，就不會出現注意力降低的情況。
由此可知，只要不時安插其他任務，大腦就能確實想起原本的目標，進而保持專注。
刻意分心，反而更專注
如果一直製作資料，專注力會降低，所以在過程中安插其他輕鬆的事務（確認電子郵件或整理簡短的筆記等等），就會比較容易恢復製作資料的專注力。
除此之外，一直聽人說話，專注力也會消散，時不時穿插輕鬆的轉場，例如「用3秒總結一下剛才的內容吧」或「檢查一下手邊的筆記」等，如此一來，就會更容易把接下來的說話內容聽進去。
「專注力中斷就休息」也不失為一個好方法，但是在不能休息的情況下，請大家試著做點不一樣的事。
每25分鐘安排休息，或在工作過程安插其他的任務，避免大腦厭倦。
