第2章給主管2個製作數據、簡報的忠告！
1.3 忠告二：慎選這11個圖表元素，因為專業就在細節中
隨著Excel版本的演進，圖表功能越來越強大。使人們得以輕鬆做出圖表，但也因此做出了很多不合格的圖表。隨手瀏覽網頁，就能看到許多缺乏專業性的圖表。
讓圖表具備專業性其實不難，圖表是由一項又一項的元素構成的。圖表拆分後，最多可以有11種元素，如標題、座標軸、資料標籤等，不同的圖表，可設定元素數量及屬性設定。換句話說，想讓圖表具備專業性，只需要在細節上下功夫，並讓各元素在嚴謹的前提下保持美感即可，有以下4個要注意的細節。
1.須具備必要元素
圖表的元素是編輯圖表的最小單位，元素越完整越能讓人讀懂圖表、不產生誤導，舉例如下。
某公司第一季度產品的銷售情況圖如圖1-53所示，它存在以下問題。
沒有單位：如1月的「食品」數據為「5」，該數字究竟是「5萬元」還是「5箱」呢？
沒有圖例：雖然由每個月最右邊的柱條，大概可看出代表當月所有產品的總銷售資料，但這必須由讀圖者自行猜測或推論，圖表中沒有對此說明。
不同圖表由於側重點不同，選擇的佈局元素也不同。圖1-54是折線圖可增加的圖表元素，但顯示灰色的元素不可增加。
圖表必備元素如圖1-55所示。其中，「數據單位」可以在標題中註明、以座標軸標題或圖例說明。「項目說明」的作用，是說明圖表中的圖形各代表什麼數據，可以用圖例來說明，也可以用數據標籤來說明。「數據大小」可以數據標籤來註明，也可以用y軸刻度+格線輔助來表示。
一般情況下，人們應註明圖表的數據來源，以增強說服力（本書圖表資料均為說明而虛構，故省略資料來源說明）。
2.設計上應簡約高級
專業的圖表不能缺少以上5大元素，但這並不代表圖表的元素越多越好。圖表的元素以能清晰說明數據為標準，超出此標準的項目，都會讓圖表變得冗雜。
刪減圖表中不必要的元素，僅留下必要的元素，可使圖表變得更具高級感，如圖1-56所示。此進度圖雖然沒有縱座標，但由資料標記所顯示的百分比，可看出各部門的工作進度，充分表達圖表資訊。
專業的商務圖表在細節處理上，無論是佈局選擇還是文字描述，均呈簡約之美。圖表設計越簡約，給人的視覺資訊就越清晰，因為它拋開了冗雜元素，將最核心的資訊呈現出來。
例如，專業的商務圖表在年份寫法上很簡潔，如圖1-57和圖1-58所示，其橫座標軸的年份除了第一個或整數年份，均採用「’08」或「90」這樣的簡寫方式。
除了簡化文字，一份專業圖表不使用功能重複的元素。如圖1-58在折線附近使用數據標籤，註明了折線代表的數據，因此不需再用圖例來說明折線對應的數據。
3.標題擬定明確清晰
圖表標題說明了這是一張呈現什麼資訊的圖表、表達了什麼內容，因此必不可少，而且應完整、表意明確。嚴格來說，圖表標題就是圖表主題，圖表的每個元素都是為了主題所設計的，一旦圖表標題有問題，讀圖者就無法正確解讀圖表。
但人們在製表時，往往將太多精力放在表現數據，而幾乎不去注意標題應該如何擬定。表意不明的標題如圖1-60所示，沒有說明這是關於什麼主題的業績圖，以及這是什麼時候的業績圖。完整明確的標題如圖1-61所示。
擬定圖表標題的兩個思路如圖1-62所示。人們在一般情況下，可以對圖表內容進行概括或總結，之後擬定標題。如果製圖目的很明確，如專案提案時，製表者要以圖表告訴客戶某個觀點，那麼這個觀點就可以作為圖表標題。
4.科學化標示座標軸刻度
圖表座標軸刻度能確實表示數據大小，是十分重要的元素，但座標軸的增量刻度，至少被99%的人忽視。
如圖1-63，y軸以8為單位遞增，但是這樣既無法讓人快速估計增量，也不符合閱讀習慣。因此我們可將刻度改成以10為單位遞增，可以使圖表更順眼、讀數更輕鬆，畢竟以10為單位的數據遞增是人們所熟悉的，如圖1-64所示。
一般來說，座標軸刻度以5或10的倍數遞增最好，以2的倍數遞增也可以。如果數據較小，那麼座標軸刻度以1的倍數遞增，也無不可行，端看圖表的內容而定。當數據的範圍較小時，座標軸可以如下單位進行遞增。
•0，0.2，0.4，0.6……
•0，1，2，3……
•0，5，10，15……
•0，10，20，30……
當數據範圍較大時，座標軸數字應以千分位元的形式顯示，如用「50,000」代替「50000」的顯示方式，而座標軸刻度應以50、100如此的倍數進行遞增。
•0，500，1,000，1,500……
•1,000，2,000，3,000……
1.3 忠告二：慎選這11個圖表元素，因為專業就在細節中
隨著Excel版本的演進，圖表功能越來越強大。使人們得以輕鬆做出圖表，但也因此做出了很多不合格的圖表。隨手瀏覽網頁，就能看到許多缺乏專業性的圖表。
讓圖表具備專業性其實不難，圖表是由一項又一項的元素構成的。圖表拆分後，最多可以有11種元素，如標題、座標軸、資料標籤等，不同的圖表，可設定元素數量及屬性設定。換句話說，想讓圖表具備專業性，只需要在細節上下功夫，並讓各元素在嚴謹的前提下保持美感即可，有以下4個要注意的細節。
1.須具備必要元素
圖表的元素是編輯圖表的最小單位，元素越完整越能讓人讀懂圖表、不產生誤導，舉例如下。
某公司第一季度產品的銷售情況圖如圖1-53所示，它存在以下問題。
沒有單位：如1月的「食品」數據為「5」，該數字究竟是「5萬元」還是「5箱」呢？
沒有圖例：雖然由每個月最右邊的柱條，大概可看出代表當月所有產品的總銷售資料，但這必須由讀圖者自行猜測或推論，圖表中沒有對此說明。
不同圖表由於側重點不同，選擇的佈局元素也不同。圖1-54是折線圖可增加的圖表元素，但顯示灰色的元素不可增加。
圖表必備元素如圖1-55所示。其中，「數據單位」可以在標題中註明、以座標軸標題或圖例說明。「項目說明」的作用，是說明圖表中的圖形各代表什麼數據，可以用圖例來說明，也可以用數據標籤來說明。「數據大小」可以數據標籤來註明，也可以用y軸刻度+格線輔助來表示。
一般情況下，人們應註明圖表的數據來源，以增強說服力（本書圖表資料均為說明而虛構，故省略資料來源說明）。
2.設計上應簡約高級
專業的圖表不能缺少以上5大元素，但這並不代表圖表的元素越多越好。圖表的元素以能清晰說明數據為標準，超出此標準的項目，都會讓圖表變得冗雜。
刪減圖表中不必要的元素，僅留下必要的元素，可使圖表變得更具高級感，如圖1-56所示。此進度圖雖然沒有縱座標，但由資料標記所顯示的百分比，可看出各部門的工作進度，充分表達圖表資訊。
專業的商務圖表在細節處理上，無論是佈局選擇還是文字描述，均呈簡約之美。圖表設計越簡約，給人的視覺資訊就越清晰，因為它拋開了冗雜元素，將最核心的資訊呈現出來。
例如，專業的商務圖表在年份寫法上很簡潔，如圖1-57和圖1-58所示，其橫座標軸的年份除了第一個或整數年份，均採用「’08」或「90」這樣的簡寫方式。
除了簡化文字，一份專業圖表不使用功能重複的元素。如圖1-58在折線附近使用數據標籤，註明了折線代表的數據，因此不需再用圖例來說明折線對應的數據。
3.標題擬定明確清晰
圖表標題說明了這是一張呈現什麼資訊的圖表、表達了什麼內容，因此必不可少，而且應完整、表意明確。嚴格來說，圖表標題就是圖表主題，圖表的每個元素都是為了主題所設計的，一旦圖表標題有問題，讀圖者就無法正確解讀圖表。
但人們在製表時，往往將太多精力放在表現數據，而幾乎不去注意標題應該如何擬定。表意不明的標題如圖1-60所示，沒有說明這是關於什麼主題的業績圖，以及這是什麼時候的業績圖。完整明確的標題如圖1-61所示。
擬定圖表標題的兩個思路如圖1-62所示。人們在一般情況下，可以對圖表內容進行概括或總結，之後擬定標題。如果製圖目的很明確，如專案提案時，製表者要以圖表告訴客戶某個觀點，那麼這個觀點就可以作為圖表標題。
4.科學化標示座標軸刻度
圖表座標軸刻度能確實表示數據大小，是十分重要的元素，但座標軸的增量刻度，至少被99%的人忽視。
如圖1-63，y軸以8為單位遞增，但是這樣既無法讓人快速估計增量，也不符合閱讀習慣。因此我們可將刻度改成以10為單位遞增，可以使圖表更順眼、讀數更輕鬆，畢竟以10為單位的數據遞增是人們所熟悉的，如圖1-64所示。
一般來說，座標軸刻度以5或10的倍數遞增最好，以2的倍數遞增也可以。如果數據較小，那麼座標軸刻度以1的倍數遞增，也無不可行，端看圖表的內容而定。當數據的範圍較小時，座標軸可以如下單位進行遞增。
•0，0.2，0.4，0.6……
•0，1，2，3……
•0，5，10，15……
•0，10，20，30……
當數據範圍較大時，座標軸數字應以千分位元的形式顯示，如用「50,000」代替「50000」的顯示方式，而座標軸刻度應以50、100如此的倍數進行遞增。
•0，500，1,000，1,500……
•1,000，2,000，3,000……
