第1章 被說報告廢話太多，我該怎麼辦？
簡報高手賈伯斯，常用的聚焦思考法
情境1：花五天做了四十頁簡報卻被主管打槍
聚焦於宗旨、目標、作業範圍、關係人，才是簡報的關鍵
Q：前幾天陪同主管拜訪新客戶，接到吩咐要製作一份品牌計畫提案報告給對方。由於跟客戶約定好隔週一交資料，所以我從星期一開始充滿鬥志埋頭苦幹了五天，完成了長達四十頁的簡報。但星期五滿懷自信的將簡報交給主管審閱後，結果竟然被批得滿江紅，只好週末也到公司加班。
因為主管說：「就照你的想法製作報告吧！」，我才充滿鬥志的接下這項挑戰，結果卻是不及格……實在太丟臉了。
A：真是搞砸了呢～你在製作報告時，有諮詢過主管嗎？
Q：雖然主管說過：「有問題隨時都可以找我。」讓我感覺踏實許多，但是說真的，實際操作時我連要問什麼問題都不知道。
A：我還是新人時也常惹主管生氣……真的很難拿捏啊！如果每個問題都一一向主管確認，一定會被唸：「這種問題，自己查就可以了。」，所以剛開始時，真的不知道如何區分哪些才算真正的問題。
Q：除了準備資料，也希望您能告訴我在準備會議或洽商諮詢時，應該事先在腦子裡架構好什麼樣的概念或想法！
A：原來你想知道該如何著手工作啊！對自己以外的關係人（如：主管、客戶等）溝通時，更需要事先整理好思緒。重點有以下四項，我會再針對各項目的定義詳細解說，平時請依據以下項目整理工作思緒。
1. 宗旨
A：根據這個概念來思考，請問你這一次的工作宗旨為何？
Q：讓主管肯定我的報告。
A：我可不這麼認為。這應該是達成目標的必經過程，而不是「宗旨」吧？再重新思考一次，你為什麼要製作這份報告？
Q：啊，目的是要提升公司的營業額。
A：沒錯！這次的工作宗旨並不是讓主管肯定報告，而是拿到訂單，提升公司的營業額。
如果沒有先建立這個觀念，只是一味希望受到肯定，當你在製作報告資料時，會因為顧及主管的感受，專注於報告的形式而不是客戶的想法，如此一來等於是浪費時間。再加上你會覺得這個也能用、這個也能用而抓不到重點，很有可能製作出一份讓客戶第一眼就看不順眼的報告。
● 這次的提案宗旨是提升營業額
2. 目標
A：第二項的目標，指的是為了實現宗旨所採取的方法，因此要去思考「成功的基礎為何」。
Q：所以，報告內容不會只列出訂單，還必須提供此次提案內容相對應的估價金額，以及能讓公司獲利的毛利率數字。當然，在列出上述資料前，要得到主管的許可。
A：沒錯！為了達成宗旨，要建立將必經過程圖表化的思考流程。首先，要讓主管認同你的報告，再以不讓毛利率降到30％為基準調整估價金額，最後讓客戶願意下訂，就能提升公司的營業額。
● 此次提案內容：○1讓主管肯定報告 ○2毛利率30% ○3客戶下訂單
A：以宗旨為出發點整理出應該達成的目標後，發現主管並不是希望做出多達四十頁的報告，執行的重點應該是放在讓客戶願意下訂單，只要同時能確保毛利率，或許就能成功。
3. 作業範圍
A：作業範圍是指「應該做到的事」，如果依你的情況來看，該做到哪些事呢？
是否做到哪些事將會影響提案報告內容的份量，提出的估價金也會因此有所改變。
Q：我在製作企畫書時，因為不想事後被主管或客戶說：「怎麼沒有這個資料？」、「這方面的資訊不夠詳細，這樣子行得通嗎？」於是把所有資料鉅細靡遺交代，結果報告就變得多達四十頁。如果一開始就跟客戶和主管確認彼此共識，了解作業範圍的話，或許報告內容就不會偏離主題。
● 此次提案的情況：在交貨給客戶前，能否做好宣傳效果報告書。（※上述為假設情況）
4. 關係人
A：最後想想哪些人與任務有關聯，事前一定要一個不漏的聯絡好相關人士。那麼，在這次的工作裡哪些人是關係人呢？
Q：我、主管、對方的負責人。
A：你漏了對方的主管。
Q：啊，沒錯，我還漏掉了敝公司的宣傳人員和設計師。
A：要靠腦子記住這些人，會覺得壓力很大，最好將想到的關係人寫在紙上。
● 此次提案的關係人：自己、主管、對方的負責人及主管、自己公司的宣傳人員及設計師。
圖表化以後，就更一目瞭然了。接下來請模仿連續劇的登場人物關係圖來製作圖表，整理你跟每位關係人必須溝通的內容吧！
Q：原來這麼簡單，只要做成圖表，馬上就知道事前該與哪些人聯繫。以後接到工作時，尤其是遇到關係人眾多的狀況，我一定會加以整理，將工作的通訊錄圖表化。
【重點筆記】
賈伯斯雖是電腦公司創辦人，他在規劃簡報時，使用的卻是最原始的工具──紙和筆，他認為製作簡報時應該把大部份時間花在思考及草擬，在準備階段就要聚焦思考，製作投影片的時間則要最短。我們一般工作者也一樣，在製作簡報前若能先聚焦思考，確立宗旨、目標、作業範圍及關係人四項重點，目標愈清楚，不僅能避免分心與思考混亂，成果也會愈具體。
簡報高手賈伯斯，常用的聚焦思考法
情境1：花五天做了四十頁簡報卻被主管打槍
聚焦於宗旨、目標、作業範圍、關係人，才是簡報的關鍵
Q：前幾天陪同主管拜訪新客戶，接到吩咐要製作一份品牌計畫提案報告給對方。由於跟客戶約定好隔週一交資料，所以我從星期一開始充滿鬥志埋頭苦幹了五天，完成了長達四十頁的簡報。但星期五滿懷自信的將簡報交給主管審閱後，結果竟然被批得滿江紅，只好週末也到公司加班。
因為主管說：「就照你的想法製作報告吧！」，我才充滿鬥志的接下這項挑戰，結果卻是不及格……實在太丟臉了。
A：真是搞砸了呢～你在製作報告時，有諮詢過主管嗎？
Q：雖然主管說過：「有問題隨時都可以找我。」讓我感覺踏實許多，但是說真的，實際操作時我連要問什麼問題都不知道。
A：我還是新人時也常惹主管生氣……真的很難拿捏啊！如果每個問題都一一向主管確認，一定會被唸：「這種問題，自己查就可以了。」，所以剛開始時，真的不知道如何區分哪些才算真正的問題。
Q：除了準備資料，也希望您能告訴我在準備會議或洽商諮詢時，應該事先在腦子裡架構好什麼樣的概念或想法！
A：原來你想知道該如何著手工作啊！對自己以外的關係人（如：主管、客戶等）溝通時，更需要事先整理好思緒。重點有以下四項，我會再針對各項目的定義詳細解說，平時請依據以下項目整理工作思緒。
1. 宗旨
A：根據這個概念來思考，請問你這一次的工作宗旨為何？
Q：讓主管肯定我的報告。
A：我可不這麼認為。這應該是達成目標的必經過程，而不是「宗旨」吧？再重新思考一次，你為什麼要製作這份報告？
Q：啊，目的是要提升公司的營業額。
A：沒錯！這次的工作宗旨並不是讓主管肯定報告，而是拿到訂單，提升公司的營業額。
如果沒有先建立這個觀念，只是一味希望受到肯定，當你在製作報告資料時，會因為顧及主管的感受，專注於報告的形式而不是客戶的想法，如此一來等於是浪費時間。再加上你會覺得這個也能用、這個也能用而抓不到重點，很有可能製作出一份讓客戶第一眼就看不順眼的報告。
● 這次的提案宗旨是提升營業額
2. 目標
A：第二項的目標，指的是為了實現宗旨所採取的方法，因此要去思考「成功的基礎為何」。
Q：所以，報告內容不會只列出訂單，還必須提供此次提案內容相對應的估價金額，以及能讓公司獲利的毛利率數字。當然，在列出上述資料前，要得到主管的許可。
A：沒錯！為了達成宗旨，要建立將必經過程圖表化的思考流程。首先，要讓主管認同你的報告，再以不讓毛利率降到30％為基準調整估價金額，最後讓客戶願意下訂，就能提升公司的營業額。
● 此次提案內容：○1讓主管肯定報告 ○2毛利率30% ○3客戶下訂單
A：以宗旨為出發點整理出應該達成的目標後，發現主管並不是希望做出多達四十頁的報告，執行的重點應該是放在讓客戶願意下訂單，只要同時能確保毛利率，或許就能成功。
3. 作業範圍
A：作業範圍是指「應該做到的事」，如果依你的情況來看，該做到哪些事呢？
是否做到哪些事將會影響提案報告內容的份量，提出的估價金也會因此有所改變。
Q：我在製作企畫書時，因為不想事後被主管或客戶說：「怎麼沒有這個資料？」、「這方面的資訊不夠詳細，這樣子行得通嗎？」於是把所有資料鉅細靡遺交代，結果報告就變得多達四十頁。如果一開始就跟客戶和主管確認彼此共識，了解作業範圍的話，或許報告內容就不會偏離主題。
● 此次提案的情況：在交貨給客戶前，能否做好宣傳效果報告書。（※上述為假設情況）
4. 關係人
A：最後想想哪些人與任務有關聯，事前一定要一個不漏的聯絡好相關人士。那麼，在這次的工作裡哪些人是關係人呢？
Q：我、主管、對方的負責人。
A：你漏了對方的主管。
Q：啊，沒錯，我還漏掉了敝公司的宣傳人員和設計師。
A：要靠腦子記住這些人，會覺得壓力很大，最好將想到的關係人寫在紙上。
● 此次提案的關係人：自己、主管、對方的負責人及主管、自己公司的宣傳人員及設計師。
圖表化以後，就更一目瞭然了。接下來請模仿連續劇的登場人物關係圖來製作圖表，整理你跟每位關係人必須溝通的內容吧！
Q：原來這麼簡單，只要做成圖表，馬上就知道事前該與哪些人聯繫。以後接到工作時，尤其是遇到關係人眾多的狀況，我一定會加以整理，將工作的通訊錄圖表化。
【重點筆記】
賈伯斯雖是電腦公司創辦人，他在規劃簡報時，使用的卻是最原始的工具──紙和筆，他認為製作簡報時應該把大部份時間花在思考及草擬，在準備階段就要聚焦思考，製作投影片的時間則要最短。我們一般工作者也一樣，在製作簡報前若能先聚焦思考，確立宗旨、目標、作業範圍及關係人四項重點，目標愈清楚，不僅能避免分心與思考混亂，成果也會愈具體。
