STEP 1 善用6W2H，整理篩選你蒐集的龐大資料
花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵
How much預估花費金額？
◎影響決策的3個關鍵費用
左右決策的重要因素之一是「成本考量」。無論再怎麼出色的企劃點子，若少了「費用」這項關鍵要素，便無法做出判斷。
費用又分為三種：①對方支付的費用、②免費、③對方獲得的費用，這些費用又稱為成本，是影響最終決策的重要關鍵。
①是對方必須負擔的費用，也就是需支付的成本。如果能以「定價是十萬日圓，不過我們願意提供七萬日圓的價格」這類說法進行溝通，提供適當優惠的資訊，比較能打動對方的心。
②是沒有牽涉到金額成本的「免費提案」，像是「縮短時間」、「減少需要的人力」等看不到金額的實際條件。只要能讓對方感覺獲得優惠，也可以作為一種成本。請別忘了在資料上特別註明「免費」、「零花費」等強調的字眼。
◎特別強調對方可獲利的金額
③是對方可獲取的費用。其中，「辦妥相關手續，最高可獲得十萬日圓的優惠」、「在幾號之前，可以獲得三萬日圓的現金回饋」等，也屬於這類費用，適合特別提出介紹和強調。
在引導決策的過程中，成本是大幅影響決策的重要關鍵。內容沒有必要像報價單一樣詳細，只要列出個大概，讓對方得知相關資訊即可。
STEP 2 吸晴的版面與魔法數字，讓簡報展現獨特性
切記！「3」是最容易記住的魔術數字
Simple簡化→想表達的項目有幾項？/What 目標是什麼？
◎項目標籤過多，反而更顯雜亂
如果想讓決策者知道許多訊息，但製作資料時卻不得要領，可能會因為內容過於龐大，反倒讓對方無法掌握重點。因此，愈是必須傳達的重要訊息（What），就愈應該在嚴選後簡化（Simple），再整理成重點。具體來說，嚴選資訊的最佳方法，就是整理成三大重點。
要記憶外來資訊，整理三項重點是最有效率的方式。我曾細讀不少簡報製作的教學書籍，無論哪一位作者，都強調「三項重點是傳達資訊的基本原則」。
會把「3」稱作魔法數字的原因，在於它是一個能夠自立的數字。請試著回想相機的三腳架。椅子的四隻腳雖然可靠，但在山上、溪邊等斜面處，還是以三腳較為穩定。3是一個「最小的穩定數字」。
回顧我們熟知的數字表示法，許多理論或口號都是以「三種」作為表達重點。就連奧運與各種競賽項目，大眾傳播媒體也以獲得「金銀銅」牌的三位作為報導焦點。
◎資料再多，也要盡量歸納成3項
有一次參加某研討會時，聽到講師說：「這部分一共有17項重點……」在聽到的瞬間，我不由得心想：「怎麼可能全部記得起來？還是算了吧。」不知道你聽到後，是否也浮現同樣想法？人類面對四個以上的數字就會覺得複雜，難以在短時間內記下來。
如何將大量的資料彙整成三項重點？其實方法很簡單，只有三個步驟：①將性質相近的情資料，劃分成三種類別；②思考各項類別的特徵；③為三個類別各自命名。
以大企業的員工為例，就區分為許多職務，例如：研究員、系統工程師、業務、總務、會計和行銷人員等。將這些職務劃分成三種類別，就是開發部門、業務部門和管理部門。其中詳細的職務差異，必要時再進行說明即可。
無論是什麼樣的資料，就算原本內容只有兩項重點，也應該再多找出一項，盡量規劃成三項重點來進行說明。
◎3個字的組合，可提升認知度
在一些宣傳標語中，常見到諧音排列組合，這也有助於重點式記憶。舉例來說，「顧客」、「人才」、「技術」這三個詞的開頭文字，可以組合成「顧人技」這個新的名詞。這個例子是出自某家企業，在宣傳標語中強調的三項「重要企業資產」。
當初的排列順序是「技術、人才、顧客」，我在得知之後，主動向企業表示：「這樣太難讓人留下印象了。」建議換個方式，以開頭文字組合成簡單好記的口號。此外，像JAL、CAD等，取英文名稱開頭字母作為企業簡稱的方法，也能有效協助記憶，提升品牌認知度。
POINT
資料一定要列出三項重點。
思考易讀易記的三字簡稱。
實戰I 專家級技巧，一次學會！
技巧4 物件排列井然有序，穩定版面整潔
◎透過對齊與等距功能，讓版面更整齊
文字與圖像的排列方式，會影響資料版面給人的第一印象。光看文字與圖像的排序，就能讓人感受到製作者井然有序的風格。
PowerPoint和Word當中的「尺規」調整模式，以及「格線」、「輔助線」等線條功能，可以協助分配物件位置，以及確認整體版面的平衡。
•對齊：在表格與框線的工具列中，有一項工具圖形可以調整對齊方式。選擇所有需要調整的物件後，直接點選「向上」、「向下」、「置中對齊」等項目即可。
•間隔：當資料中有複數物件時，調整適當間距就很重要。選擇所有物件後，透過格式工具列上的「左右對齊」、「上下對齊」等功能，可以調整出同等的間距。
•調整大小：調整物件的形狀和大小，也能提升資料版面的整體感。例如：照片A是8cm╳4cm的長方形、插圖B是5cm的正方形，照片B是7cm的圓形等，這些不同形狀大小的圖像，就算對齊或設定等距，還是會讓版面看起來缺乏一致性。這時要以其中一個圖像為標準，放大或縮小其他的物件。例如：直向對齊時要調整長度，橫向對齊時就要調整高度，才能統一版面的視覺效果。
◎連結圖片的注意事項
在圖解中使用線條連結物件時，也有幾個特別需要注意的事項。例如：箭頭的起點和終點是否與物件連結？從哪個部分連出去？又連接到哪個部分？如果沒有決定這些細節，圖解的版面會看起來缺乏整體感。
由於確認每一項細節得花上不少時間，基本上只要遵守「從圖像的中央連結到另一個圖像中央」這個原則，通常不會有太大問題。
如果是箭頭，會分成起點與終點，並兼備移動、改變的意義。因此，要使用普通線條或箭頭連結，都必須視圖解的實際內容進行調整。
花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵
How much預估花費金額？
◎影響決策的3個關鍵費用
左右決策的重要因素之一是「成本考量」。無論再怎麼出色的企劃點子，若少了「費用」這項關鍵要素，便無法做出判斷。
費用又分為三種：①對方支付的費用、②免費、③對方獲得的費用，這些費用又稱為成本，是影響最終決策的重要關鍵。
①是對方必須負擔的費用，也就是需支付的成本。如果能以「定價是十萬日圓，不過我們願意提供七萬日圓的價格」這類說法進行溝通，提供適當優惠的資訊，比較能打動對方的心。
②是沒有牽涉到金額成本的「免費提案」，像是「縮短時間」、「減少需要的人力」等看不到金額的實際條件。只要能讓對方感覺獲得優惠，也可以作為一種成本。請別忘了在資料上特別註明「免費」、「零花費」等強調的字眼。
◎特別強調對方可獲利的金額
③是對方可獲取的費用。其中，「辦妥相關手續，最高可獲得十萬日圓的優惠」、「在幾號之前，可以獲得三萬日圓的現金回饋」等，也屬於這類費用，適合特別提出介紹和強調。
在引導決策的過程中，成本是大幅影響決策的重要關鍵。內容沒有必要像報價單一樣詳細，只要列出個大概，讓對方得知相關資訊即可。
STEP 2 吸晴的版面與魔法數字，讓簡報展現獨特性
切記！「3」是最容易記住的魔術數字
Simple簡化→想表達的項目有幾項？/What 目標是什麼？
◎項目標籤過多，反而更顯雜亂
如果想讓決策者知道許多訊息，但製作資料時卻不得要領，可能會因為內容過於龐大，反倒讓對方無法掌握重點。因此，愈是必須傳達的重要訊息（What），就愈應該在嚴選後簡化（Simple），再整理成重點。具體來說，嚴選資訊的最佳方法，就是整理成三大重點。
要記憶外來資訊，整理三項重點是最有效率的方式。我曾細讀不少簡報製作的教學書籍，無論哪一位作者，都強調「三項重點是傳達資訊的基本原則」。
會把「3」稱作魔法數字的原因，在於它是一個能夠自立的數字。請試著回想相機的三腳架。椅子的四隻腳雖然可靠，但在山上、溪邊等斜面處，還是以三腳較為穩定。3是一個「最小的穩定數字」。
回顧我們熟知的數字表示法，許多理論或口號都是以「三種」作為表達重點。就連奧運與各種競賽項目，大眾傳播媒體也以獲得「金銀銅」牌的三位作為報導焦點。
◎資料再多，也要盡量歸納成3項
有一次參加某研討會時，聽到講師說：「這部分一共有17項重點……」在聽到的瞬間，我不由得心想：「怎麼可能全部記得起來？還是算了吧。」不知道你聽到後，是否也浮現同樣想法？人類面對四個以上的數字就會覺得複雜，難以在短時間內記下來。
如何將大量的資料彙整成三項重點？其實方法很簡單，只有三個步驟：①將性質相近的情資料，劃分成三種類別；②思考各項類別的特徵；③為三個類別各自命名。
以大企業的員工為例，就區分為許多職務，例如：研究員、系統工程師、業務、總務、會計和行銷人員等。將這些職務劃分成三種類別，就是開發部門、業務部門和管理部門。其中詳細的職務差異，必要時再進行說明即可。
無論是什麼樣的資料，就算原本內容只有兩項重點，也應該再多找出一項，盡量規劃成三項重點來進行說明。
◎3個字的組合，可提升認知度
在一些宣傳標語中，常見到諧音排列組合，這也有助於重點式記憶。舉例來說，「顧客」、「人才」、「技術」這三個詞的開頭文字，可以組合成「顧人技」這個新的名詞。這個例子是出自某家企業，在宣傳標語中強調的三項「重要企業資產」。
當初的排列順序是「技術、人才、顧客」，我在得知之後，主動向企業表示：「這樣太難讓人留下印象了。」建議換個方式，以開頭文字組合成簡單好記的口號。此外，像JAL、CAD等，取英文名稱開頭字母作為企業簡稱的方法，也能有效協助記憶，提升品牌認知度。
POINT
資料一定要列出三項重點。
思考易讀易記的三字簡稱。
實戰I 專家級技巧，一次學會！
技巧4 物件排列井然有序，穩定版面整潔
◎透過對齊與等距功能，讓版面更整齊
文字與圖像的排列方式，會影響資料版面給人的第一印象。光看文字與圖像的排序，就能讓人感受到製作者井然有序的風格。
PowerPoint和Word當中的「尺規」調整模式，以及「格線」、「輔助線」等線條功能，可以協助分配物件位置，以及確認整體版面的平衡。
•對齊：在表格與框線的工具列中，有一項工具圖形可以調整對齊方式。選擇所有需要調整的物件後，直接點選「向上」、「向下」、「置中對齊」等項目即可。
•間隔：當資料中有複數物件時，調整適當間距就很重要。選擇所有物件後，透過格式工具列上的「左右對齊」、「上下對齊」等功能，可以調整出同等的間距。
•調整大小：調整物件的形狀和大小，也能提升資料版面的整體感。例如：照片A是8cm╳4cm的長方形、插圖B是5cm的正方形，照片B是7cm的圓形等，這些不同形狀大小的圖像，就算對齊或設定等距，還是會讓版面看起來缺乏一致性。這時要以其中一個圖像為標準，放大或縮小其他的物件。例如：直向對齊時要調整長度，橫向對齊時就要調整高度，才能統一版面的視覺效果。
◎連結圖片的注意事項
在圖解中使用線條連結物件時，也有幾個特別需要注意的事項。例如：箭頭的起點和終點是否與物件連結？從哪個部分連出去？又連接到哪個部分？如果沒有決定這些細節，圖解的版面會看起來缺乏整體感。
由於確認每一項細節得花上不少時間，基本上只要遵守「從圖像的中央連結到另一個圖像中央」這個原則，通常不會有太大問題。
如果是箭頭，會分成起點與終點，並兼備移動、改變的意義。因此，要使用普通線條或箭頭連結，都必須視圖解的實際內容進行調整。
