04確實找出「最花時間的作業」
電梯裡的「樓層」按鍵與「關門」按鍵，應該先按哪一個按鍵才能最快抵達要去的樓層呢？答案是「關門」按鍵。
工作的速度也會因作業順序的不同而改變。「順序」可說是工作的命脈。所謂工作順序，換個說法就是「以什麼樣的作業步驟做事」。
思考工作順序時，要透過以下六個步驟進行。雖然有點複雜，不過最重要的就是，「找出最花時間的作業」，然後「以此作業為核心，建立一連串的工作順序」。有了這樣的概念後，就知道電梯啟動前最花時間的作業是關電梯門，所以就要先按「關門」按鍵。
●【步驟①】決定工作目標
首先，設定接下來要進行的工作之目標，例如目的為何？要完成到什麼樣的程度等。
●【步驟②】把達成目標前的工作拆解成數個作業
每項工作都是由數項作業累積而成。從開始著手到完成階段，把工作分解為數個作業。
●【步驟③】估計每項作業的時間
接著是估計每項作業所花費的時間。十分鐘、一個小時、半天等等，以經驗來估算即足夠。在此階段不必過於追求精確度。
●【步驟④】找出最花時間的作業
找出這些作業中，需要花最多時間的那項作業。安排作業的先後順序時，就要以最花時間的這個作業為中心來進行組合。
●【步驟⑤】找出每項作業之間的依賴關係
作業之間有相互依賴的關係。找出「能夠以什麼樣的順序進行？」「哪些作業能夠並行處理？」等作業之間的關係。
●【步驟⑥】決定作業的先後順序
完成步驟①～⑤之後，最後就是找出以哪種順序進行各項作業能夠最快達標，組合出作業的「拼圖」，這樣作業的安排就算完成。做最後的拼圖時，要以最花時間的作業為核心進行組合。
其實，你可以在日常生活中訓練此六步驟的安排能力。
舉例來說，在超商結帳時，就要試著組合各種作業順序，以期用最快的速度完成結帳。假設你在超商買了便當、茶飲、甜點，「加熱便當」是最花時間的作業，因此你要把便當放在購物籃裡離店員較近的靠邊位置，讓店員可以先拿到便當加熱。這樣店員就會先結便當、加熱，加熱便當的過程中再結帳其他商品。便當加熱完成時，結帳的作業也完成了。
如果在日常生活中就養成這樣的思考習慣，工作時就能立刻意識到作業的順序，並且做出適當的安排。10橫向使用活頁的方格筆記
利用筆記本加快工作速度需要注意兩個重點。
一個重點是快速寫筆記，另一個重點是事後閱讀時，能夠立即回想起內容。
雖說是快速寫筆記，但也無需像速記員那樣學習速記的技巧。最重要的是，要塑造一個在任何狀況下，只要打開筆記本就能立即書寫的環境。
另一方面，無論你寫的速度有多快，「事後難以閱讀的筆記」、「必須重新謄寫的筆記」都是非常沒有效率的。我的團隊成員中，有人無論大小事都習慣記錄下來，也就是所謂的筆記狂。比起什麼筆記都不寫的人，慣於做筆記的人乍看工作能力強，但也正因為他抄錄了所有聽到的內容，所以就算打開筆記本，如果不從頭到尾讀過一遍就無法理解筆記的內容。
若不想落入這樣的情況，就要善加運用圖表做筆記。如果以圖表記錄，日後只要打開筆記本一看就會立刻明白，腦中也能馬上浮現當時的畫面，回想起「那個時候是這麼說的」，也比較容易向他人說明。
能夠快速書寫、快速理解。為了做到這點，我對於筆記本有三項堅持。
●使用「方格筆記」方便畫圖
方格筆記本有縱線與橫線，所以最適合用來畫圖、表。與橫線筆記本相比，無需其他工具也能在方格筆記本上畫得又快又好。由於圖、表畫得清楚，就算日後重新翻閱，也能夠馬上理解筆記內容。
●「打橫使用」一眼就能明白
我一直是打橫使用筆記本。因為這樣可以一眼掃完整頁的筆記內容。請各位拿份 A4的文件來試試看。如果是縱向書寫的資料，就必須移動眼睛閱讀，但如果是橫向書寫，則不太需要移動眼睛就能瀏覽整個頁面。據說這是因為人的眼睛是橫向並列的緣故。就像電視畫面或電影螢幕如果縱長較長，就會不易觀看吧。
另外，工作上製作的PowerPoint投影片，大概都是使用「A4橫向」的格式，所以如果在橫向筆記本上寫草稿，就能以原格式在電腦上製作，從這層意義來說也是有效率的做法。●「活頁筆記本」在任何地方都方便書寫
當辦公桌狹小或是在電車上沒有足夠的空間打開筆記本時，就必須折疊筆記本來寫筆記。一般的筆記本 如果從中對折，很容易出現突起，而突起的部分很難書寫。但如果使用活頁筆記本就不會有突起的問題產生。就算是在擁擠狹小的空間中，也能毫無壓力地對折筆記 本。只是，若沒有像前面介紹的那樣打橫使用筆記本的話，就無法享受這個好處。因為如果縱向使用筆記本並對折，握筆的手就會壓到活頁膠圈，這樣反而更不好 寫。
電梯裡的「樓層」按鍵與「關門」按鍵，應該先按哪一個按鍵才能最快抵達要去的樓層呢？答案是「關門」按鍵。
工作的速度也會因作業順序的不同而改變。「順序」可說是工作的命脈。所謂工作順序，換個說法就是「以什麼樣的作業步驟做事」。
思考工作順序時，要透過以下六個步驟進行。雖然有點複雜，不過最重要的就是，「找出最花時間的作業」，然後「以此作業為核心，建立一連串的工作順序」。有了這樣的概念後，就知道電梯啟動前最花時間的作業是關電梯門，所以就要先按「關門」按鍵。
●【步驟①】決定工作目標
首先，設定接下來要進行的工作之目標，例如目的為何？要完成到什麼樣的程度等。
●【步驟②】把達成目標前的工作拆解成數個作業
每項工作都是由數項作業累積而成。從開始著手到完成階段，把工作分解為數個作業。
●【步驟③】估計每項作業的時間
接著是估計每項作業所花費的時間。十分鐘、一個小時、半天等等，以經驗來估算即足夠。在此階段不必過於追求精確度。
●【步驟④】找出最花時間的作業
找出這些作業中，需要花最多時間的那項作業。安排作業的先後順序時，就要以最花時間的這個作業為中心來進行組合。
●【步驟⑤】找出每項作業之間的依賴關係
作業之間有相互依賴的關係。找出「能夠以什麼樣的順序進行？」「哪些作業能夠並行處理？」等作業之間的關係。
●【步驟⑥】決定作業的先後順序
完成步驟①～⑤之後，最後就是找出以哪種順序進行各項作業能夠最快達標，組合出作業的「拼圖」，這樣作業的安排就算完成。做最後的拼圖時，要以最花時間的作業為核心進行組合。
其實，你可以在日常生活中訓練此六步驟的安排能力。
舉例來說，在超商結帳時，就要試著組合各種作業順序，以期用最快的速度完成結帳。假設你在超商買了便當、茶飲、甜點，「加熱便當」是最花時間的作業，因此你要把便當放在購物籃裡離店員較近的靠邊位置，讓店員可以先拿到便當加熱。這樣店員就會先結便當、加熱，加熱便當的過程中再結帳其他商品。便當加熱完成時，結帳的作業也完成了。
如果在日常生活中就養成這樣的思考習慣，工作時就能立刻意識到作業的順序，並且做出適當的安排。10橫向使用活頁的方格筆記
利用筆記本加快工作速度需要注意兩個重點。
一個重點是快速寫筆記，另一個重點是事後閱讀時，能夠立即回想起內容。
雖說是快速寫筆記，但也無需像速記員那樣學習速記的技巧。最重要的是，要塑造一個在任何狀況下，只要打開筆記本就能立即書寫的環境。
另一方面，無論你寫的速度有多快，「事後難以閱讀的筆記」、「必須重新謄寫的筆記」都是非常沒有效率的。我的團隊成員中，有人無論大小事都習慣記錄下來，也就是所謂的筆記狂。比起什麼筆記都不寫的人，慣於做筆記的人乍看工作能力強，但也正因為他抄錄了所有聽到的內容，所以就算打開筆記本，如果不從頭到尾讀過一遍就無法理解筆記的內容。
若不想落入這樣的情況，就要善加運用圖表做筆記。如果以圖表記錄，日後只要打開筆記本一看就會立刻明白，腦中也能馬上浮現當時的畫面，回想起「那個時候是這麼說的」，也比較容易向他人說明。
能夠快速書寫、快速理解。為了做到這點，我對於筆記本有三項堅持。
●使用「方格筆記」方便畫圖
方格筆記本有縱線與橫線，所以最適合用來畫圖、表。與橫線筆記本相比，無需其他工具也能在方格筆記本上畫得又快又好。由於圖、表畫得清楚，就算日後重新翻閱，也能夠馬上理解筆記內容。
●「打橫使用」一眼就能明白
我一直是打橫使用筆記本。因為這樣可以一眼掃完整頁的筆記內容。請各位拿份 A4的文件來試試看。如果是縱向書寫的資料，就必須移動眼睛閱讀，但如果是橫向書寫，則不太需要移動眼睛就能瀏覽整個頁面。據說這是因為人的眼睛是橫向並列的緣故。就像電視畫面或電影螢幕如果縱長較長，就會不易觀看吧。
另外，工作上製作的PowerPoint投影片，大概都是使用「A4橫向」的格式，所以如果在橫向筆記本上寫草稿，就能以原格式在電腦上製作，從這層意義來說也是有效率的做法。●「活頁筆記本」在任何地方都方便書寫
當辦公桌狹小或是在電車上沒有足夠的空間打開筆記本時，就必須折疊筆記本來寫筆記。一般的筆記本 如果從中對折，很容易出現突起，而突起的部分很難書寫。但如果使用活頁筆記本就不會有突起的問題產生。就算是在擁擠狹小的空間中，也能毫無壓力地對折筆記 本。只是，若沒有像前面介紹的那樣打橫使用筆記本的話，就無法享受這個好處。因為如果縱向使用筆記本並對折，握筆的手就會壓到活頁膠圈，這樣反而更不好 寫。
