第 1 篇：第 1 章到第 3 章
介紹「搞定」最基礎的概念，藉由橫向思考及縱向思考 5 步驟，達到「心境如水」（mind like water）的境界。
第 1 章：說明身為知識工作者對於「工作」（work）應有的概念。例如：捕捉雜事、清空大腦、決定下一步行動、橫向思考與縱向思考等，幫助我們「心境如水」，面對人生大小挑戰。
第 2 章：橫向思考 5 步驟簡述，藉由細讀本章即可掌握本書精髓。介紹掌控工作及生活的「捕捉」、「理清」、「整理」、「回顧」及「執行」5個步驟。 若您覺得需要延伸閱讀，從第 5 章到第 9 章有更多詳細的內容。
第 3 章：介紹「自然計畫模式」（縱向思考），並引用實例說明下列 5 個階段：定義目標及原則、辨識願景與預期結果、進行腦力激盪、整理，以及決策下 一步行動。
第 2 篇：第 4 章到第 10 章
詳細探討「搞定」的方法論、相關工具設定、「捕捉、理清、整理、回顧、執行」5 步驟的實踐方式，並闡述專案管理的方法。
第 4 章：詳細解說設定個人工作管理系統與個人參考資料庫的方法，以及相 關注意事項。
第 5 章：「搞定」第 1 個步驟是「捕捉」，目的是把所有引起你注意力的事情，全都收集起來，包含外在實體物品及大腦中的雜事，將所有雜事進行大掃除、放入合適的收件匣中。
第 6 章：「搞定」第 2 個步驟是「理清」，也就是對捕捉到收件匣的雜事決定下一步行動，並放置到合適的地方；可行動的事情分為「立刻執行」、「委派他人」、「延遲處理」3 個地方放置；不能採取行動的事情，可分成「丟棄」、「參考資料」、「孵化事項」3 個地方；超過一個行動才能完成的事情，則屬於 「專案」。
第 7 章：「搞定」第 3 個步驟是「整理」，當雜事「理清」成行動，需要清單、檔案夾來管理行動的提示及參考資料時，本章詳細說明如何架構清單系統（包含行動清單、行事曆、專案清單等清單）及建立參考資料系統的方法。
第 8 章：「搞定」第 4 個步驟是「回顧」，每週花 1 ∼ 2 小時做好每週檢視， 讓整個系統符合「收集及理清」、「持續更新」及「發揮創造力」3 個條件，每 週檢視是「搞定」成功的重要關鍵。深思一下，如果你無論何時都能全面掌握自己的狀態，可能會呈現何種樣貌？心靈完全澄明，任何事都不會牽絆你。可以心無旁騖、隨心所欲全心投入當下的狀態又是怎樣？
這種境界是可能達成的。從容駕馭一切、花最少的力氣完成有意義的事，兼顧生活與工作各個層面⋯⋯，這是可能實現的。置身在複雜的世界中，仍然可以體驗到武術家「心境如水」（mind like water），以及頂尖運動員所謂的「化境」（zone，或譯為「忘我」、「身心合一」）狀態。事實上，你可能曾體驗過這種狀態。
「心境如水」是一種工作、行動處於頭腦清楚，建設性想法層出不窮的狀態。每個人都可以「心境如水」，想有效處理21世紀複雜的生活，大家對這種境界的需求會日益增強。任何人若希望能在工作與生活中維持平衡、持續獲得正向的成果，就需要「心境如水」的境界。世界級的美國划船運動員奎格．蘭伯特（Craig Lambert）曾在著作《水上的心境》（Mind over Water）中，描述這種感覺：
划船運動員會用一個詞來形容流暢狀態：擺盪（swing）。……回想一下盪鞦韆這件單純的樂事：輕鬆來回的動作，動力全來自鞦韆本身。鞦韆會帶著我們擺盪，我們不必用力、腿伸直與回勾就能讓自己盪得更高，但盪高的主因來自地心引力。與其說是我們在盪鞦韆，倒不如說我們被盪了起來。同理，當船載著人，是船身帶著我們移動更快：船兒就像輕鬆哼著歌，在航道上快速自然地前進。我們的任務只是與船身合作，不要為了加快速度而使勁划水，讓船反而減速。過度用力反而會讓船速度更慢。有些人為了躋身貴族階級竭力攀高結貴，這只會證明他們並不夠格，因為貴族根本不必如此費力，一出生就已是這個位階。擺盪（swing）正是處在這個「位階」狀態。
「心境如水」的比喻
空手道用「心境如水」的意象來解釋一切就緒的狀態。想像將小石子丟向平靜無波的池塘，池水的反應是什麼？答案是：會依石子投入的力道與質量，反應出相對應的漣漪，最後水面再度回復平靜。池水不會反應過度或不足。
水就是水，只是展現水的本質。可以淹沒一切，本身卻不會被淹沒。時時平靜無波，卻又不會不耐煩；可以被迫改變流向，但又百折不撓。懂了嗎？
空手道出拳的力道是來自速度，而非肌肉；在揮擊最後階段所展現的「爆發力」就是力道的來源。這就是塊頭小的人也可以學會徒手劈開木板與磚頭的原因：不需靠厚皮老繭或蠻力，只要懂得借助速度形成的一股猛勁即可。不過，當肌肉緊繃速度就會減慢，因此在高階武術訓練中，平衡與放鬆是教學與要求重點。清除雜念並敞開心胸、適當反應是關鍵所在。
會造成你反應過度或反應不足的事情都會反過來控制你，這種事情反覆發生。當你回覆電子郵件、回應某個特定行動，以及應對小孩或老闆時，沒有拿捏好分寸，就會導致無法達到預期成效。大多數人對事情不是過度關注，就是太不專注，就只是因為他們沒能拿捏好「心境如水」的心態。
你能在必要時刻進入「高效狀態」嗎？
將心倒空，隨時接納一切，為萬物敞開。─鈴木俊隆
回顧一下上次進入「高效狀態」的經歷，你可能會覺得一切如在股掌，絲毫不感到緊張，全神貫注在工作中，時間彷彿消失了（怎麼已經是午餐時間？），而且覺得工作起來充滿了意義。你想再度體驗這種感覺嗎？
萬一你與這種狀態背道而馳，覺得無法掌控情勢、壓力大、無法專注、厭煩與受困時，你有辦法再進入「高效狀態」嗎？這正是本書的宗旨，「搞定」（Getting Things Done, GTD）是套能大幅改善生活品質的方法，告訴你該如何再次回歸到「心境如水」的境界，將你的大腦才智發揮得淋漓盡致。很多人面臨一種挑戰，當他們掉出高效狀態時，缺乏一個可以判定的「參考點」，讓他們知道已經不在高效狀態了。其實大多數人長久以來都活在壓力緊繃狀態下，不曉得日子可以活得截然不同─也就是說，可以用另一種更具建設性的高效狀態，管理自己的世界。希望本書可以激發你控管壓力的能力，知道你可以隨時降低工作壓力。
──摘自《搞定！》頁49-52
第 9 章：在「搞定」最後步驟的「執行」階段，有 3 個評估方法，幫助選擇最適合現在執行的行動，首先是 4 項限制條件（情境、時間、精力及優先順序），接著是 6 種專注高度（horizons of focus），最後是工作的 3 種類別（three- fold nature of work）。
第 10 章：討論計畫專案的方法及各種工具。
第 3 篇：第 11 章到第 15 章
講述維護「搞定」系統的 3 個重要原則，並探索認知科學與「搞定」的關係，以及未來「搞定」的精進之路。
第 11 章：很多人會對做不完的事情感到內疚，卻不知道如果養成捕捉的習慣，而且對承諾要做的事情「重新協議」，就能減輕許多內心的壓力。
第 12 章：本章提到一個有趣的命題：「為什麼越聰明的人越容易拖延？」在抽絲剝繭的探討中，讓人體會到管理好「下一步行動」的重要。
第 13 章：本章講述將個人原來的行為模式，轉換成以「預期結果」及「下一步行動」為導向，對個人甚至是企業的幫助。
第 14 章：介紹「搞定」和認知科學的關係，包含分散式認知、心流理論、實行意願、心理資本等，讓「搞定」和認知理論層面的結合更深。
第 15 章：介紹「搞定」精進之路，分成精通基礎原理、建立人生管理綜合系統，以及享有專注、方向和創造力 3 大階段。從大腦清空開始、逐步提升，讓我們面對大小事情處之泰然又不失高雅（elegant equanimity），這是一種多層次的能力，需要終身學習不斷完善。
附錄：術語表：列出「搞定」理論 53 個重要專有名詞的定義，讓讀者更容易理解本書論述。
論後的改變，最近一位在深圳工作的台商朋友和我分享他學習「搞定」後的 3 個 心得：
首先，他開始在桌面放置實體收件匣（參見第 5 章），整理工作時的各種紙張及物品，辦公更有效率。
第二，他修正了行動清單類別（參見第 7 章），增加了「等待清單」、「@深圳宿舍」、「@台灣家」，他會寫下回台灣時可以陪孩子做的事情。
第三，用每週檢視的 11 個步驟（參見第 8 章的 226 ∼ 229 頁），每週一次檢視系統，尤其是清空大腦及最後大膽展現創意的步驟，對他幫助很大。
朋友說，他因此更能高效工作，而且壓力大幅降低。一方面，我為他的學習及實踐結果感到高興；另一方面，我也相信閱讀本書的你，一樣可以做到高效工作、從容以對。
加油。（摘錄1）
第1章 新時代要用新方法
承諾：武術家的「一切就緒」狀態
深思一下，如果你無論何時都能全面掌握自己的狀態，可能會呈現何種樣貌？心靈完全澄明，任何事都不會牽絆你。可以心無旁騖、隨心所欲全心投入當下的狀態又是怎樣？
這種境界是可能達成的。從容駕馭一切、花最少的力氣完成有意義的事，兼顧生活與工作各個層面……，這是可能實現的。置身在複雜的世界中，仍然可以體驗到武術家「心境如水」（mind like water），以及頂尖運動員所謂的「化境」（zone，或譯為「忘我」、「身心合一」）狀態。事實上，你可能曾體驗過這種狀態。
「心境如水」是一種工作、行動處於頭腦清楚，建設性想法層出不窮的狀態。每個人都可以「心境如水」，想有效處理二十一世紀複雜的生活，大家對這種境界的需求會日益增強。任何人若希望在工作與生活中維持平衡、持續獲得正向的成果，就需要「心境如水」的境界。世界級的美國划船運動員奎格‧蘭伯特（Craig Lambert）曾在著作《水上的心境》（Mind over Water）中描述這種感覺：
划船運動員會用一個詞來形容流暢狀態：擺盪（swing）。……回想一下盪鞦韆這件單純的樂事：輕鬆來回的動作，動力全來自鞦韆本身。鞦韆會帶著我們擺盪，我們不必用力、腿伸直與回勾就能讓自己盪得更高，但盪高的主因來自地心引力。與其說是我們在盪鞦韆，倒不如說我們被盪了起來。同理，當船載著人，是船身帶著我們移動更快：船兒就像輕鬆哼著歌，在航道上快速自然地前進。我們的任務只是與船身合作，不要為了加快速度而使勁划水，讓船反而減速。過度用力反而會讓船速度更慢。有些人為了躋身貴族階級竭力攀高結貴，這只會證明他們並不夠格，因為貴族根本不必如此費力，一出生就已是這個位階。擺盪（swing）正是處在這個「位階」狀態。
「無論是擦亮窗戶或嘗試寫出傑作，漫不經心必然活不出真實生命。」──娜迪亞‧布蘭傑「心境如水」的比喻
空手道用「心境如水」的意象來解釋一切就緒的狀態。想像將小石子丟向平靜無波的池塘，池水的反應是什麼？答案是：會依石子投入的力道與質量，反應出相對應的漣漪，最後水面再度回復平靜。池水不會反應過度或不足。水就是水，只是展現水的本質。可以淹沒一切，本身卻不會被淹沒。時時平靜無波，卻又不會不耐煩；可以被迫改變流向，但又百折不撓。懂了嗎？
空手道出拳的力道是來自速度，而非肌肉；在揮擊最後階段所展現的「爆發力」就是力道的來源。這就是塊頭小的人也可以學會徒手劈開木板與磚頭的原因：不需靠厚皮老繭或蠻力，只要懂得借助速度形成的一股猛勁即可。不過，當肌肉緊繃速度就會減慢，因此在高階武術訓練中，平衡與放鬆是教學與要求重點。清除雜念並敞開心胸、適當反應是關鍵所在。
會造成你反應過度或反應不足的事情都會反過來控制你，這種事情反覆發生。當你回覆電子郵件、回應某個特定行動，以及應對小孩或老闆時，沒有拿捏好分寸，就會導致無法達到預期成效。大多數人對事情不是過度關注，就是太不專注，就只是因為他們沒能拿捏好「心境如水」的心態。
你能在必要時刻進入「高效狀態」嗎？
回想一下上次進入「高效狀態」的經歷，你可能會覺得一切如在股掌，絲毫不感到緊張，全神貫注在工作中，時間彷彿消失了（怎麼已經是午餐時間？），而且覺得工作起來充滿了意義。你想再度體驗這種感覺嗎？
萬一你與這種狀態背道而馳，覺得無法掌控情勢、壓力大、無法專注、厭煩與受困時，你有辦法再進入「高效狀態」嗎？這正是本書的宗旨，「搞定」（Getting Things Done, GTD）是套能大幅改善生活品質的方法，告訴你該如何再次回歸到「心境如水」的境界，將你的大腦才智發揮得淋漓盡致。很多人面臨一種挑戰，當他們掉出高效狀態時，缺乏一個可以判定的「參考點」，讓他們知道已經不在高效狀態了。其實大多數人長久以來都活在壓力緊繃狀態下，不曉得日子可以活得截然不同──也就是說，可以用另一種更具建設性的高效狀態，管理自己的世界。希望本書可以激發你控管壓力的能力，知道你可以隨時降低工作壓力。
「將心倒空，隨時接納一切，為萬物敞開。」──鈴木俊隆（摘錄2）
第2章 掌握生活主導權：精通工作流程的5步驟
想要游刃有餘地管理工作，請務必將「工作流程的5步驟」內化為自己的一部分。人們在面對生活、工作與隨之而來的事務時，都會經歷這5個步驟。也就是說，不管是在廚房或公司，若想妥善掌握事務的變化，都得精通工作流程的5步驟。每個步驟各有最佳實務做法與工具，而且必須與其他步驟融成一體，才能在繁務中創造出美妙的高效狀態。不是變得「有組織條理」或懂得「設定優先順序」而已。雖然那樣也很好，但卻是施行5步驟所得的結果，而非施行辦法。採用我稱之為「整體協作發揮」的流程，會創造出比想像中更有成效也更具挑戰性的結果。
5個步驟包括：
（一）「捕捉」（capture）吸引我們注意力的事項。
（二）「理清」（clarify）每件事的意義與下一步行動。
（三）「整理」（organize）上述結果，提出可行動的選項。
（四）「檢視」（reflect）選項清單，接著做出抉擇。
（五）「執行」（engage）決定的行動。
這構成了人們生活橫向的管理，隨時隨地整合向前邁進時必須考慮的所有事項。
「要確切知道何謂自由，唯有在生活的主要任務中尋求其原則，亦即在訓練自身反應與學習掌控所處環境的過程中探求。」──沃爾特‧李普曼
上述5個步驟並非空談胡說，而是為了享有高效行動、讓事在掌控之中必須做的事情。假設你打算煮一頓晚餐宴請朋友，但回家看到廚房一團亂，會怎麼處理？首先，找出放錯地方的物品（捕捉），決定該保留或丟棄（理清），再將各種東西歸位，例如：放回冰箱、丟垃圾桶或收到水槽（整理），然後查閱食譜，檢查自己擁有的食材和器具（檢視），最後是將奶油放到鍋裡加熱融化，開始烹煮（執行）。
這套方法的原則相當簡單明瞭，甚至一般人多已如此處理工作。不過，大多數人在每個步驟都仍有大幅改善的空間，尤其5個步驟間的連結往往很薄弱，但這卻是造就優質工作管理的關鍵。因此，每個步驟必須無縫接軌，以一致的標準維持。在事務繁雜的生活與工作中，大部分人按自己的意思操作上述方法，可能已體會到嚴重效率不彰，周遭增生的環境壓力更是打擊了本來就較脆弱的部分。即使是在閱讀本書的當下，各種無所不在又瞬息萬變的資訊，更是不斷增加生活與工作的複雜度。如果只是整理雜亂的廚房可能還沒什麼，但再加上漏水添亂，就會演變成大麻煩。此外，不小心遺漏的電子郵件、未追蹤進度的任務，或逃避抉擇的事項，也會讓混亂的情況加劇。因為大量息息相關的事情不會越來越少，進來的速度也不會慢下來，所以若沒做好「工作流程管理」就會陷入險境。
多數人主要的弱點在於（1）「捕捉」的能力。例如「要做某事」的承諾只停留在腦袋裡，隨之產生的「有點想做」與「應該要做」的念頭多得不得了，卻很少記錄下來。很多人就算收集了很多想法，卻沒有（2）確實「理清」其意義，與決定該採取的行動（如果必要的話）。因此，這些人任隨意列下的清單散落各處，比如將會議筆記與含糊的待辦事項寫在便利貼上，黏貼於冰箱或電腦螢幕上，或者利用數位裝置上的「任務」功能記錄全部事項，而不是具體做法，導致最後麻木無感。這些清單可能不僅無法紓解壓力，反而還會製造更多負擔。
有些人是當下有對雜事做出恰當的決定，卻沒有發揮其價值，只因為缺乏（3）有效「整理」結果。例如某人決定告訴老闆某件事，但只記在自己的大腦裡，於是當要用到時，就無法適當取用。還有些人很擅於整理、很有條理，但是（4）不夠持續「檢視」內容，無法總是有系統地處理事情。例如即使擁有可利用的清單、計畫與形形色色的檢查清單（透過收集、理清與整理所建立的），但沒有跟進或加以善用。很多人不常看自己的行事曆，導致無法隨時跟進事件、趕上截止期限，最後在緊要關頭中慌亂受害。
最後，如果前述任何一個環節沒做好，就很可能無法在最佳的時間點（5）「執行」選定的行動。人們大多會因為「期待」（而非「信賴」），選擇先做剛發生或最吸引自己注意的事；還有正事沒做、「沒時間」參與某些重要活動，就會有種事情老是揮之不去的感覺。此外，無壓高效工作的精髓在於自由不受限地做有意義的事，否則痛苦也會不斷產生。這工作流程的5步驟可以靈活變化，而且必須有良好的技巧與工具才能發揮到淋漓盡致。在日常生活中，將這些步驟打散進行會有相當助益（即使不是絕對必要）。有時候我只需要收集接到的事情，還不必決定該如何處置；有時候我可能只要處理會議筆記，或者剛剛出完差回來，必須整理路上收集與處理過的事情，或者需要檢閱工作清單。很顯然，我大多時候是在做必須完成的事情。
很多人無法做到「井井有條」的主要原因，就是試圖一次完成5個步驟。大多數人羅列清單時，會試圖按優先順序寫下「重要的事」，卻沒有提出具體行動。然而，如果你認定助理的生日「不是重要事項」，因此不必立即決定該做些什麼，這項「開放式迴路」（open loops）就會成為阻力，讓你無法完全清楚、高效地聚焦於真正重要的事。
介紹「搞定」最基礎的概念，藉由橫向思考及縱向思考 5 步驟，達到「心境如水」（mind like water）的境界。
第 1 章：說明身為知識工作者對於「工作」（work）應有的概念。例如：捕捉雜事、清空大腦、決定下一步行動、橫向思考與縱向思考等，幫助我們「心境如水」，面對人生大小挑戰。
第 2 章：橫向思考 5 步驟簡述，藉由細讀本章即可掌握本書精髓。介紹掌控工作及生活的「捕捉」、「理清」、「整理」、「回顧」及「執行」5個步驟。 若您覺得需要延伸閱讀，從第 5 章到第 9 章有更多詳細的內容。
第 3 章：介紹「自然計畫模式」（縱向思考），並引用實例說明下列 5 個階段：定義目標及原則、辨識願景與預期結果、進行腦力激盪、整理，以及決策下 一步行動。
第 2 篇：第 4 章到第 10 章
詳細探討「搞定」的方法論、相關工具設定、「捕捉、理清、整理、回顧、執行」5 步驟的實踐方式，並闡述專案管理的方法。
第 4 章：詳細解說設定個人工作管理系統與個人參考資料庫的方法，以及相 關注意事項。
第 5 章：「搞定」第 1 個步驟是「捕捉」，目的是把所有引起你注意力的事情，全都收集起來，包含外在實體物品及大腦中的雜事，將所有雜事進行大掃除、放入合適的收件匣中。
第 6 章：「搞定」第 2 個步驟是「理清」，也就是對捕捉到收件匣的雜事決定下一步行動，並放置到合適的地方；可行動的事情分為「立刻執行」、「委派他人」、「延遲處理」3 個地方放置；不能採取行動的事情，可分成「丟棄」、「參考資料」、「孵化事項」3 個地方；超過一個行動才能完成的事情，則屬於 「專案」。
第 7 章：「搞定」第 3 個步驟是「整理」，當雜事「理清」成行動，需要清單、檔案夾來管理行動的提示及參考資料時，本章詳細說明如何架構清單系統（包含行動清單、行事曆、專案清單等清單）及建立參考資料系統的方法。
第 8 章：「搞定」第 4 個步驟是「回顧」，每週花 1 ∼ 2 小時做好每週檢視， 讓整個系統符合「收集及理清」、「持續更新」及「發揮創造力」3 個條件，每 週檢視是「搞定」成功的重要關鍵。深思一下，如果你無論何時都能全面掌握自己的狀態，可能會呈現何種樣貌？心靈完全澄明，任何事都不會牽絆你。可以心無旁騖、隨心所欲全心投入當下的狀態又是怎樣？
這種境界是可能達成的。從容駕馭一切、花最少的力氣完成有意義的事，兼顧生活與工作各個層面⋯⋯，這是可能實現的。置身在複雜的世界中，仍然可以體驗到武術家「心境如水」（mind like water），以及頂尖運動員所謂的「化境」（zone，或譯為「忘我」、「身心合一」）狀態。事實上，你可能曾體驗過這種狀態。
「心境如水」是一種工作、行動處於頭腦清楚，建設性想法層出不窮的狀態。每個人都可以「心境如水」，想有效處理21世紀複雜的生活，大家對這種境界的需求會日益增強。任何人若希望能在工作與生活中維持平衡、持續獲得正向的成果，就需要「心境如水」的境界。世界級的美國划船運動員奎格．蘭伯特（Craig Lambert）曾在著作《水上的心境》（Mind over Water）中，描述這種感覺：
划船運動員會用一個詞來形容流暢狀態：擺盪（swing）。……回想一下盪鞦韆這件單純的樂事：輕鬆來回的動作，動力全來自鞦韆本身。鞦韆會帶著我們擺盪，我們不必用力、腿伸直與回勾就能讓自己盪得更高，但盪高的主因來自地心引力。與其說是我們在盪鞦韆，倒不如說我們被盪了起來。同理，當船載著人，是船身帶著我們移動更快：船兒就像輕鬆哼著歌，在航道上快速自然地前進。我們的任務只是與船身合作，不要為了加快速度而使勁划水，讓船反而減速。過度用力反而會讓船速度更慢。有些人為了躋身貴族階級竭力攀高結貴，這只會證明他們並不夠格，因為貴族根本不必如此費力，一出生就已是這個位階。擺盪（swing）正是處在這個「位階」狀態。
「心境如水」的比喻
空手道用「心境如水」的意象來解釋一切就緒的狀態。想像將小石子丟向平靜無波的池塘，池水的反應是什麼？答案是：會依石子投入的力道與質量，反應出相對應的漣漪，最後水面再度回復平靜。池水不會反應過度或不足。
水就是水，只是展現水的本質。可以淹沒一切，本身卻不會被淹沒。時時平靜無波，卻又不會不耐煩；可以被迫改變流向，但又百折不撓。懂了嗎？
空手道出拳的力道是來自速度，而非肌肉；在揮擊最後階段所展現的「爆發力」就是力道的來源。這就是塊頭小的人也可以學會徒手劈開木板與磚頭的原因：不需靠厚皮老繭或蠻力，只要懂得借助速度形成的一股猛勁即可。不過，當肌肉緊繃速度就會減慢，因此在高階武術訓練中，平衡與放鬆是教學與要求重點。清除雜念並敞開心胸、適當反應是關鍵所在。
會造成你反應過度或反應不足的事情都會反過來控制你，這種事情反覆發生。當你回覆電子郵件、回應某個特定行動，以及應對小孩或老闆時，沒有拿捏好分寸，就會導致無法達到預期成效。大多數人對事情不是過度關注，就是太不專注，就只是因為他們沒能拿捏好「心境如水」的心態。
你能在必要時刻進入「高效狀態」嗎？
將心倒空，隨時接納一切，為萬物敞開。─鈴木俊隆
回顧一下上次進入「高效狀態」的經歷，你可能會覺得一切如在股掌，絲毫不感到緊張，全神貫注在工作中，時間彷彿消失了（怎麼已經是午餐時間？），而且覺得工作起來充滿了意義。你想再度體驗這種感覺嗎？
萬一你與這種狀態背道而馳，覺得無法掌控情勢、壓力大、無法專注、厭煩與受困時，你有辦法再進入「高效狀態」嗎？這正是本書的宗旨，「搞定」（Getting Things Done, GTD）是套能大幅改善生活品質的方法，告訴你該如何再次回歸到「心境如水」的境界，將你的大腦才智發揮得淋漓盡致。很多人面臨一種挑戰，當他們掉出高效狀態時，缺乏一個可以判定的「參考點」，讓他們知道已經不在高效狀態了。其實大多數人長久以來都活在壓力緊繃狀態下，不曉得日子可以活得截然不同─也就是說，可以用另一種更具建設性的高效狀態，管理自己的世界。希望本書可以激發你控管壓力的能力，知道你可以隨時降低工作壓力。
──摘自《搞定！》頁49-52
第 9 章：在「搞定」最後步驟的「執行」階段，有 3 個評估方法，幫助選擇最適合現在執行的行動，首先是 4 項限制條件（情境、時間、精力及優先順序），接著是 6 種專注高度（horizons of focus），最後是工作的 3 種類別（three- fold nature of work）。
第 10 章：討論計畫專案的方法及各種工具。
第 3 篇：第 11 章到第 15 章
講述維護「搞定」系統的 3 個重要原則，並探索認知科學與「搞定」的關係，以及未來「搞定」的精進之路。
第 11 章：很多人會對做不完的事情感到內疚，卻不知道如果養成捕捉的習慣，而且對承諾要做的事情「重新協議」，就能減輕許多內心的壓力。
第 12 章：本章提到一個有趣的命題：「為什麼越聰明的人越容易拖延？」在抽絲剝繭的探討中，讓人體會到管理好「下一步行動」的重要。
第 13 章：本章講述將個人原來的行為模式，轉換成以「預期結果」及「下一步行動」為導向，對個人甚至是企業的幫助。
第 14 章：介紹「搞定」和認知科學的關係，包含分散式認知、心流理論、實行意願、心理資本等，讓「搞定」和認知理論層面的結合更深。
第 15 章：介紹「搞定」精進之路，分成精通基礎原理、建立人生管理綜合系統，以及享有專注、方向和創造力 3 大階段。從大腦清空開始、逐步提升，讓我們面對大小事情處之泰然又不失高雅（elegant equanimity），這是一種多層次的能力，需要終身學習不斷完善。
附錄：術語表：列出「搞定」理論 53 個重要專有名詞的定義，讓讀者更容易理解本書論述。
論後的改變，最近一位在深圳工作的台商朋友和我分享他學習「搞定」後的 3 個 心得：
首先，他開始在桌面放置實體收件匣（參見第 5 章），整理工作時的各種紙張及物品，辦公更有效率。
第二，他修正了行動清單類別（參見第 7 章），增加了「等待清單」、「@深圳宿舍」、「@台灣家」，他會寫下回台灣時可以陪孩子做的事情。
第三，用每週檢視的 11 個步驟（參見第 8 章的 226 ∼ 229 頁），每週一次檢視系統，尤其是清空大腦及最後大膽展現創意的步驟，對他幫助很大。
朋友說，他因此更能高效工作，而且壓力大幅降低。一方面，我為他的學習及實踐結果感到高興；另一方面，我也相信閱讀本書的你，一樣可以做到高效工作、從容以對。
加油。（摘錄1）
第1章 新時代要用新方法
承諾：武術家的「一切就緒」狀態
深思一下，如果你無論何時都能全面掌握自己的狀態，可能會呈現何種樣貌？心靈完全澄明，任何事都不會牽絆你。可以心無旁騖、隨心所欲全心投入當下的狀態又是怎樣？
這種境界是可能達成的。從容駕馭一切、花最少的力氣完成有意義的事，兼顧生活與工作各個層面……，這是可能實現的。置身在複雜的世界中，仍然可以體驗到武術家「心境如水」（mind like water），以及頂尖運動員所謂的「化境」（zone，或譯為「忘我」、「身心合一」）狀態。事實上，你可能曾體驗過這種狀態。
「心境如水」是一種工作、行動處於頭腦清楚，建設性想法層出不窮的狀態。每個人都可以「心境如水」，想有效處理二十一世紀複雜的生活，大家對這種境界的需求會日益增強。任何人若希望在工作與生活中維持平衡、持續獲得正向的成果，就需要「心境如水」的境界。世界級的美國划船運動員奎格‧蘭伯特（Craig Lambert）曾在著作《水上的心境》（Mind over Water）中描述這種感覺：
划船運動員會用一個詞來形容流暢狀態：擺盪（swing）。……回想一下盪鞦韆這件單純的樂事：輕鬆來回的動作，動力全來自鞦韆本身。鞦韆會帶著我們擺盪，我們不必用力、腿伸直與回勾就能讓自己盪得更高，但盪高的主因來自地心引力。與其說是我們在盪鞦韆，倒不如說我們被盪了起來。同理，當船載著人，是船身帶著我們移動更快：船兒就像輕鬆哼著歌，在航道上快速自然地前進。我們的任務只是與船身合作，不要為了加快速度而使勁划水，讓船反而減速。過度用力反而會讓船速度更慢。有些人為了躋身貴族階級竭力攀高結貴，這只會證明他們並不夠格，因為貴族根本不必如此費力，一出生就已是這個位階。擺盪（swing）正是處在這個「位階」狀態。
「無論是擦亮窗戶或嘗試寫出傑作，漫不經心必然活不出真實生命。」──娜迪亞‧布蘭傑「心境如水」的比喻
空手道用「心境如水」的意象來解釋一切就緒的狀態。想像將小石子丟向平靜無波的池塘，池水的反應是什麼？答案是：會依石子投入的力道與質量，反應出相對應的漣漪，最後水面再度回復平靜。池水不會反應過度或不足。水就是水，只是展現水的本質。可以淹沒一切，本身卻不會被淹沒。時時平靜無波，卻又不會不耐煩；可以被迫改變流向，但又百折不撓。懂了嗎？
空手道出拳的力道是來自速度，而非肌肉；在揮擊最後階段所展現的「爆發力」就是力道的來源。這就是塊頭小的人也可以學會徒手劈開木板與磚頭的原因：不需靠厚皮老繭或蠻力，只要懂得借助速度形成的一股猛勁即可。不過，當肌肉緊繃速度就會減慢，因此在高階武術訓練中，平衡與放鬆是教學與要求重點。清除雜念並敞開心胸、適當反應是關鍵所在。
會造成你反應過度或反應不足的事情都會反過來控制你，這種事情反覆發生。當你回覆電子郵件、回應某個特定行動，以及應對小孩或老闆時，沒有拿捏好分寸，就會導致無法達到預期成效。大多數人對事情不是過度關注，就是太不專注，就只是因為他們沒能拿捏好「心境如水」的心態。
你能在必要時刻進入「高效狀態」嗎？
回想一下上次進入「高效狀態」的經歷，你可能會覺得一切如在股掌，絲毫不感到緊張，全神貫注在工作中，時間彷彿消失了（怎麼已經是午餐時間？），而且覺得工作起來充滿了意義。你想再度體驗這種感覺嗎？
萬一你與這種狀態背道而馳，覺得無法掌控情勢、壓力大、無法專注、厭煩與受困時，你有辦法再進入「高效狀態」嗎？這正是本書的宗旨，「搞定」（Getting Things Done, GTD）是套能大幅改善生活品質的方法，告訴你該如何再次回歸到「心境如水」的境界，將你的大腦才智發揮得淋漓盡致。很多人面臨一種挑戰，當他們掉出高效狀態時，缺乏一個可以判定的「參考點」，讓他們知道已經不在高效狀態了。其實大多數人長久以來都活在壓力緊繃狀態下，不曉得日子可以活得截然不同──也就是說，可以用另一種更具建設性的高效狀態，管理自己的世界。希望本書可以激發你控管壓力的能力，知道你可以隨時降低工作壓力。
「將心倒空，隨時接納一切，為萬物敞開。」──鈴木俊隆（摘錄2）
第2章 掌握生活主導權：精通工作流程的5步驟
想要游刃有餘地管理工作，請務必將「工作流程的5步驟」內化為自己的一部分。人們在面對生活、工作與隨之而來的事務時，都會經歷這5個步驟。也就是說，不管是在廚房或公司，若想妥善掌握事務的變化，都得精通工作流程的5步驟。每個步驟各有最佳實務做法與工具，而且必須與其他步驟融成一體，才能在繁務中創造出美妙的高效狀態。不是變得「有組織條理」或懂得「設定優先順序」而已。雖然那樣也很好，但卻是施行5步驟所得的結果，而非施行辦法。採用我稱之為「整體協作發揮」的流程，會創造出比想像中更有成效也更具挑戰性的結果。
5個步驟包括：
（一）「捕捉」（capture）吸引我們注意力的事項。
（二）「理清」（clarify）每件事的意義與下一步行動。
（三）「整理」（organize）上述結果，提出可行動的選項。
（四）「檢視」（reflect）選項清單，接著做出抉擇。
（五）「執行」（engage）決定的行動。
這構成了人們生活橫向的管理，隨時隨地整合向前邁進時必須考慮的所有事項。
「要確切知道何謂自由，唯有在生活的主要任務中尋求其原則，亦即在訓練自身反應與學習掌控所處環境的過程中探求。」──沃爾特‧李普曼
上述5個步驟並非空談胡說，而是為了享有高效行動、讓事在掌控之中必須做的事情。假設你打算煮一頓晚餐宴請朋友，但回家看到廚房一團亂，會怎麼處理？首先，找出放錯地方的物品（捕捉），決定該保留或丟棄（理清），再將各種東西歸位，例如：放回冰箱、丟垃圾桶或收到水槽（整理），然後查閱食譜，檢查自己擁有的食材和器具（檢視），最後是將奶油放到鍋裡加熱融化，開始烹煮（執行）。
這套方法的原則相當簡單明瞭，甚至一般人多已如此處理工作。不過，大多數人在每個步驟都仍有大幅改善的空間，尤其5個步驟間的連結往往很薄弱，但這卻是造就優質工作管理的關鍵。因此，每個步驟必須無縫接軌，以一致的標準維持。在事務繁雜的生活與工作中，大部分人按自己的意思操作上述方法，可能已體會到嚴重效率不彰，周遭增生的環境壓力更是打擊了本來就較脆弱的部分。即使是在閱讀本書的當下，各種無所不在又瞬息萬變的資訊，更是不斷增加生活與工作的複雜度。如果只是整理雜亂的廚房可能還沒什麼，但再加上漏水添亂，就會演變成大麻煩。此外，不小心遺漏的電子郵件、未追蹤進度的任務，或逃避抉擇的事項，也會讓混亂的情況加劇。因為大量息息相關的事情不會越來越少，進來的速度也不會慢下來，所以若沒做好「工作流程管理」就會陷入險境。
多數人主要的弱點在於（1）「捕捉」的能力。例如「要做某事」的承諾只停留在腦袋裡，隨之產生的「有點想做」與「應該要做」的念頭多得不得了，卻很少記錄下來。很多人就算收集了很多想法，卻沒有（2）確實「理清」其意義，與決定該採取的行動（如果必要的話）。因此，這些人任隨意列下的清單散落各處，比如將會議筆記與含糊的待辦事項寫在便利貼上，黏貼於冰箱或電腦螢幕上，或者利用數位裝置上的「任務」功能記錄全部事項，而不是具體做法，導致最後麻木無感。這些清單可能不僅無法紓解壓力，反而還會製造更多負擔。
有些人是當下有對雜事做出恰當的決定，卻沒有發揮其價值，只因為缺乏（3）有效「整理」結果。例如某人決定告訴老闆某件事，但只記在自己的大腦裡，於是當要用到時，就無法適當取用。還有些人很擅於整理、很有條理，但是（4）不夠持續「檢視」內容，無法總是有系統地處理事情。例如即使擁有可利用的清單、計畫與形形色色的檢查清單（透過收集、理清與整理所建立的），但沒有跟進或加以善用。很多人不常看自己的行事曆，導致無法隨時跟進事件、趕上截止期限，最後在緊要關頭中慌亂受害。
最後，如果前述任何一個環節沒做好，就很可能無法在最佳的時間點（5）「執行」選定的行動。人們大多會因為「期待」（而非「信賴」），選擇先做剛發生或最吸引自己注意的事；還有正事沒做、「沒時間」參與某些重要活動，就會有種事情老是揮之不去的感覺。此外，無壓高效工作的精髓在於自由不受限地做有意義的事，否則痛苦也會不斷產生。這工作流程的5步驟可以靈活變化，而且必須有良好的技巧與工具才能發揮到淋漓盡致。在日常生活中，將這些步驟打散進行會有相當助益（即使不是絕對必要）。有時候我只需要收集接到的事情，還不必決定該如何處置；有時候我可能只要處理會議筆記，或者剛剛出完差回來，必須整理路上收集與處理過的事情，或者需要檢閱工作清單。很顯然，我大多時候是在做必須完成的事情。
很多人無法做到「井井有條」的主要原因，就是試圖一次完成5個步驟。大多數人羅列清單時，會試圖按優先順序寫下「重要的事」，卻沒有提出具體行動。然而，如果你認定助理的生日「不是重要事項」，因此不必立即決定該做些什麼，這項「開放式迴路」（open loops）就會成為阻力，讓你無法完全清楚、高效地聚焦於真正重要的事。
