第1堂課 下指令：用一句話讓團隊「奮起」
訣竅2：前一個任務沒完成前，不要任意追加新工作
有些人總是習慣把心裡想到的事直接說出口。
在升上管理職之後，可能會有因為忙於自己的工作，忽略了部屬的狀況。由於忙碌，經常隨口就說出心裡想的事，讓部屬聽不懂上司想表達的重點。
說來慚愧，過去的我就是最好的例子：經常想到什麼就跟部屬說，而且指示的內容還會不停地變來變去。
正因為如此，我當時在公司裡有個綽號，那就是「追加課長」，戲稱我交辦工作會像參加自選行程一樣，接二連三地不斷追加下去。
例如，需要寄出新商品DM時，我會做出這樣的指示。
①7月6日13點
我：「你去把橫濱市所有速食店的資訊都列出來。」
部屬：「我知道了。」
②7月6日15點
我：「啊，我都忘了，川崎市的資料記得也一起提供。」
部屬：「好。」
③7月8日10點（部屬將完成的速食店列表拿給我看）
我：「這樣有點太少了。啊，那你把家庭式餐廳跟居酒屋也列進去吧。」
部屬：「好，我知道了。」
④7月9日14點（部屬將完成的餐飲業列表拿給我看）
我：「這樣又太多了，預算上會有問題……那你把橫濱市○○區、○○區跟○○區的店家先拿掉吧。」
部屬：「好……」
⑤7月10日9點（部屬再次拿完成的列表給我看）
我：「嗯，這樣可能又太少了……」
這種做法不僅浪費時間，也會讓部屬感到心力交瘁。若是能換個方式，效率應該可以有所提升。
「你先調查一下，橫濱市跟川崎市一共有幾家速食店、家庭式餐廳跟居酒屋？」
「查好跟我說，我再決定要寄DM給哪些地區的店家。」
「然後，你再列出那些店鋪資訊就好。」
只要這麼做，就可以避免想到什麼就說什麼，也能提升雙方做事的效率。這就是傳達訊息之前，有沒有先思考、準備的差別。
辦事效率不佳的人，大多不願花時間做事前準備。但是省略這個動作，反而可能要花更多時間重新修正，因而浪費更多時間。
具體來說，只要依照以下步驟來進行準備工作即可。
①出所有要交辦的事項（可參考下一節）。
②排列對方較容易理解的指示順序。
③設想可能會發生的意外，大致擬定備案。
④先決定要在哪些部分進行確認。
此外，交辦工作時，盡量一次將事情交代完比較好。
訣竅5： 透過「減法思考」，指示不超過3項
我曾受邀擔任研修課程和座談會的講師。在還不是很熟悉這份工作的時期，我經常因編寫教材所苦，總擔心遺漏什麼重點，想把重要的內容全都寫進去。
在課堂上，有時還會因為我想說的東西太多，無法跟上當天的進度。某一天，我在學員填寫的問卷上，看到有人反應：「聽不懂老師到底想講什麼。」
我因此心念一轉，決定試著只教大家最重要的事，並大幅縮減教學的內容。在改變做法之後，我驚訝地發現，學員們的評價反而變好了。原本以為縮減教學內容，會被認為教學不夠用心，沒想到卻獲得完全相反的評價，這讓我感到十分意外。
某天，我找機會當面詢問某位資深學員對課程的感想。對方的回答，聽在我耳裡，更是有如當頭棒喝。
「我之前覺得，吉田先生的課程內容雖然很充實，可是要學的東西有點太多、太複雜了。不過，現在感覺好多了。老實說，在短短兩個小時之內，能夠理解的東西實在有限啊！」
想想確實如此。以前我曾經負責製作公司的廣告傳單。當時的我，總是在有限的紙面上，盡可能塞進許多商品資訊，深怕漏掉了什麼。但這麼一來，也模糊了傳單中真正重要的焦點。
想當然，這張傳單幾乎完全沒有發揮集客效果。
後來，我去找專業的廣告設計師商量，將傳單的風格改以簡單明瞭的方式呈現，才真正招攬到不少新客戶。
要交辦工作給部屬時也是一樣。很多時候，上司的話越多，部屬越容易混淆工作內容。
因此，在交辦工作給部屬時，要傳達的事項固然重要，更重要的反而是不傳達給對方的事項。
越會交辦工作的上司話越少，不會交辦工作的上司話就越多。在傳達工作事項時，請減少多餘的資訊，只選擇能夠讓部屬理解並接受結論的必要資訊即可。
上司在指導部屬或提出工作指示時，絕對不能太過貪心。將具體的行動控制在三項以下，是比較理想的。
如果想傳達的事多於三項，那就該考慮下一個階段再告訴對方。畢竟人一次能記住的事是有限的，一旦接收大量資訊，往往難以掌握其中的重點。
如果交代的工作項目太多，部屬可能會急於完成每個項目，而喪失自我判斷的能力。
你是否也有因為被交代許多工作，而感到不知所措的經驗呢？
作為一位稱職的上司，在交辦工作之前，要盡可能減少傳達的事項。部屬無法處理好工作，時常都是因為上司太貪心，一次交代太多事了。
在交辦工作時，請注意以下兩個重點。
①省略不必要的資訊。
②盡量精簡地交代工作內容。
【部屬容易誤會的傳達方式】
「昨天會議上啊，社長大部分時間都在說教。他提到，石井你開發的客戶數有點太少，外訪次數也不夠多。你有把握達成目標嗎？跟客戶之間的關係如何？公司最近業績欠佳，你也要積極開發新客戶啊！」
雖然可以聽出，這位上司希望部屬努力提升業績，但講話的方式模糊了焦點。擅長表達的領導者，會省略談話中不必要的資訊。
【部屬容易理解的傳達方式】
「石井啊，最近你那邊的新客戶是不是有點太少了？試著每天拜訪一位新客戶如何？下星期一開會時，再跟我報告狀況。」
就這麼簡單的一句話，部屬馬上就能明白具體做法，以及上司所期望的工作方向。
訣竅7：用字遣詞務必精準，不讓部屬產生錯誤解讀
想交代工作事項，部屬卻有聽沒有懂。造成這種狀況的關鍵，很可能是因為上司說的話不易理解。
不易理解的用詞，有以下兩種類型。
1.形容詞太過模糊
有位課長主動向部屬表示：「下星期要舉辦一場產品說明會，你可以幫忙預訂一間大一點的會議室嗎？」
部屬聽了之後，就找了一間約可容納百人的會議室，是他們公司常租用的「ABC會議室」中最大的一間。
不過，接下來就發生問題了。
課長：「你應該記得預訂產品說明會要用的會議室吧？」
部屬：「我已經訂好了。」
課長：「是哪間會議室呢？」
部屬：「ABC會議室的E廳」（請上司看電腦上的示意圖）。
課長：「咦，這間不會太大了嗎？我們經費有限，而且要是人太少，現場也不太好看……」
部屬：「課長之前說要大一點的會議室，我才會訂這間的……」（顯露些許不滿）
課長：「我是這樣說過沒錯啦……」
為什麼會出現這樣的狀況呢？這是因為，上司使用了不容易理解的形容詞。「大一點」這個說法太過抽象，缺乏具體的依據，容易讓部屬進行錯誤的判斷，這就是傳達指示的人的問題了。因此，在使用「大一點」、「快一點」這類形容詞時，應該要一併運用數據明確地進行說明。
2.提供的目標不夠具體
另一位課長在開會時，檢討當季的營收，並預測下一季的營收數字。作為課長，他卻沒有提出具體的做法，只是向在場的部屬表示：「從這個月開始，要把開發客戶當作重點目標！」
一個星期過去了，部屬向他回報當週的工作狀況。幾乎沒有人取得新的客戶資訊。課長因此怒斥：「我上週不是說，要把開發客戶當作重點目標嗎？你們這是什麼意思？」
面對課長的質問，一位部屬回答：「因為課長這樣說，我們就去拜訪現有客戶，爭取簽約的機會。這個星期，我們的平均外訪次數也增加了一‧五倍。」
課長感到十分懊惱。其實他是希望部屬去開發新客戶，而不是開發現有客戶，爭取更多機會。
課長與部屬之間，對一句話的解讀可能完全不同。
為什麼會產生上述的誤會呢？
這是因為，兩位上司都用模糊的用詞來表達重點。這些說法，很容易讓部屬不知道具體該做些什麼。
另一種經常聽到，但是也不夠具體的指示，就是「仔細一點」。如果只是向部屬交代：「這份資料要做得仔細點！」對方很可能會花費比預期更多的時間，來完成一件工作。
所以，請盡量避免使用不夠具體的用詞來交代工作內容。
