工作能力強的人的做事順序
悟性強的人，想必已經知道我想說什麼了。
事實上，這3項規則，就是工作能力強的人的做事順序。簡單來說，這個方法就是將自己「重新設定在單純狀態中」，目的是徹底解除你四周及腦中凌亂的狀態。
首先，從第1條規則「捨」開始。
桌子周遭的文件、物品，以及每天都在接觸的資料當中，需要的東西和不需要的東西一定都混雜在一起。只保留真正需要東西，讓凌亂狀態回到簡單狀態的行為，就叫做「丟掉」。
第2條規則「活」，是指活用透過「丟掉」嚴選出來的物品、資料，帶來工作成果。
我在本書中提出一個具體的思考方法，就是「無庫存主義」（Just In Time，指及時生產，是一種以控制庫存量來降低成本的策略）。詳細情形後文會再說明，但簡單來說，就是「必要的時候，確實、有效、靈活利用必要的資料和物品」；這就是「活用」。
假設「丟掉」和「活用」是工作能力強的人實踐「捨、活、續整理術」的關鍵技巧，第3條規則「續」，就是讓效果呈現半永久性狀態的機制。
如果你處理問題，像「對症療法」（Symptomatic treatment）一樣，症狀消失就停止治療，那效果只會是暫時性的，最後一定會恢復先前的混亂狀態。
「桌上亂七八糟，該整理了！」每個人一定都有這種經驗，但這種整理只是暫時的，整齊的狀態並無法長久持續，所以大家都很煩惱。本書提出的「續」，就是要從根本為大家解決這個煩惱。
接下來，我就要針對這3條規則做具體的說明。請大家努力學習，把「捨、活、續整理術」當作是日常的基本動作。
設定「有效期限」，過了就丟
現今有很多資料、資訊、物品，都不費吹灰之力就能輕鬆取得。這個時候，就更需要有「果斷丟掉」的勇氣。但事實上，還是有很多人會如此找藉口：「嫌麻煩」、「有一天可能會用到」，無論如何就是無法丟棄。「無法丟掉的理由」，是因為以下兩種心態在作祟：
一、總有一天會派上用場
第一種心態是「只要擁有它，總有一天應該可以派上用場」，這種預設性心理，令人很難下定決心扔掉物品。這種人可以說是將資料、物品的目的，由原本的「利用」變成「擁有」了。如此一來，就會慢慢的過度保存，甚至淪為「蒐集癖」。
二、只有放在自己手邊才能安心
另外一種心態是「只有放在自己手邊，才能夠安心」，所以桌子的周遭往往會用物品、文件築起高牆。這種人只有在文件、物品的層層包圍之下，才會覺得自己擁有可以安心工作的「聖域」。
在此建議有這兩種心態的人，不論是在獲得資料或是製作文件時，都和食品一樣設定「有效期限」，只要過了有效期限，就無條件丟掉。
你可以根據用途、性質，將資料、物品歸納成以下三種類型。要判斷手邊的東西是屬於哪種類型時，即可派上用場。
有效期限（1） 6個月～最長2年
價值會隨著時間而遞減的東西。例如：文件、新聞報導、雜誌報導。
有效期限（2） 3年～5年
機能會老舊的東西。例如：電腦、使用說明書、型錄。
有效期限（3） 長期持有
放越久越有價值的東西。例如：預測的報導、日誌、日記、回憶檔案夾。
活用7個道具，亂得恰到好處
在辦公室裡，有7個道具可以供大家使用，這些東西其實也不是什麼特殊的道具──釘書機、便利貼、長尾夾、螢光筆、透明檔案夾、彩色標籤、B6便條紙──都是我們垂手可得的簡單用品。
每一種用品都有統一的規格，而且堅固、耐用。另外，這些東西在文具店都買得到，而且價格相當便宜，所以大家使用起來應該都能隨心所欲，不會有任何顧忌。
請大家一定要備齊這7個道具，而且要精熟使用方法。如此一來，一定能夠提升每天的工作效率。
（1）釘書機
可攜式的小型釘書機最方便。和備用釘書針組合成套，釘書針用完的時候，就不會慌張。
重點：可輕鬆固定、黏貼、裝訂的萬能小道具，可以當作固定文件的道具使用。不需要用膠水，也不需要在文件上打洞，非常方便。
（2）便利貼
顏色至少3種，請選擇2.5公分和7公分的正方形便利貼。
重點：任何地方都可以貼，而且可以撕下來。將尺寸和顏色搭配在一起使用，就可以當成「標記」、「便條紙」使用。（3）長尾夾
請準備夾口5公釐和7公釐的長尾夾。
重點：迴紋針很容易脫落、報夾很占收納空間，使用起來都有些不方便。請根據文件的厚度選擇長尾夾，夾好之後還可以反折的長尾夾最方便。
（4）螢光筆
請選購能同時寫中粗字及細字的螢光筆，而且最少要準備2種顏色。
重點：方便在資料上標記關鍵字。如果要用顏色來區分，一頁不要超過3種顏色。
（5）Ｌ型透明文件夾
如果想用顏色來區別文件的類別，請準備5種不同顏色的透明文件夾。
重點：不會立即使用的文件很容易遺失，所以不妨就做個提供「暫時置放的資料夾」。另外，如果配合使用的目的，分別使用5種不同顏色的透明文件夾，之後要找文件會更方便。
（6）彩色標籤貼紙
請選購圓形、直徑14公釐到20公釐，有紅、綠、橙、藍、黃、白6種顏色的彩色標籤。
重點：顏色具有說服力。先在文件貼上彩色標籤，既容易尋找文件，也方便歸回原位。
（7）B6便條紙
請選購紙張輕薄、B6大小、有底色（例如淡藍色）的便條紙。
重點：可把筆和便條紙搭配成套，放在辦公室許多地方，需要時就撕下來帶著走。一張便條紙大約可以寫200個字，想要保留的話，就用釘書機釘在A4大小的厚紙板（pasteboard）上。
悟性強的人，想必已經知道我想說什麼了。
事實上，這3項規則，就是工作能力強的人的做事順序。簡單來說，這個方法就是將自己「重新設定在單純狀態中」，目的是徹底解除你四周及腦中凌亂的狀態。
首先，從第1條規則「捨」開始。
桌子周遭的文件、物品，以及每天都在接觸的資料當中，需要的東西和不需要的東西一定都混雜在一起。只保留真正需要東西，讓凌亂狀態回到簡單狀態的行為，就叫做「丟掉」。
第2條規則「活」，是指活用透過「丟掉」嚴選出來的物品、資料，帶來工作成果。
我在本書中提出一個具體的思考方法，就是「無庫存主義」（Just In Time，指及時生產，是一種以控制庫存量來降低成本的策略）。詳細情形後文會再說明，但簡單來說，就是「必要的時候，確實、有效、靈活利用必要的資料和物品」；這就是「活用」。
假設「丟掉」和「活用」是工作能力強的人實踐「捨、活、續整理術」的關鍵技巧，第3條規則「續」，就是讓效果呈現半永久性狀態的機制。
如果你處理問題，像「對症療法」（Symptomatic treatment）一樣，症狀消失就停止治療，那效果只會是暫時性的，最後一定會恢復先前的混亂狀態。
「桌上亂七八糟，該整理了！」每個人一定都有這種經驗，但這種整理只是暫時的，整齊的狀態並無法長久持續，所以大家都很煩惱。本書提出的「續」，就是要從根本為大家解決這個煩惱。
接下來，我就要針對這3條規則做具體的說明。請大家努力學習，把「捨、活、續整理術」當作是日常的基本動作。
設定「有效期限」，過了就丟
現今有很多資料、資訊、物品，都不費吹灰之力就能輕鬆取得。這個時候，就更需要有「果斷丟掉」的勇氣。但事實上，還是有很多人會如此找藉口：「嫌麻煩」、「有一天可能會用到」，無論如何就是無法丟棄。「無法丟掉的理由」，是因為以下兩種心態在作祟：
一、總有一天會派上用場
第一種心態是「只要擁有它，總有一天應該可以派上用場」，這種預設性心理，令人很難下定決心扔掉物品。這種人可以說是將資料、物品的目的，由原本的「利用」變成「擁有」了。如此一來，就會慢慢的過度保存，甚至淪為「蒐集癖」。
二、只有放在自己手邊才能安心
另外一種心態是「只有放在自己手邊，才能夠安心」，所以桌子的周遭往往會用物品、文件築起高牆。這種人只有在文件、物品的層層包圍之下，才會覺得自己擁有可以安心工作的「聖域」。
在此建議有這兩種心態的人，不論是在獲得資料或是製作文件時，都和食品一樣設定「有效期限」，只要過了有效期限，就無條件丟掉。
你可以根據用途、性質，將資料、物品歸納成以下三種類型。要判斷手邊的東西是屬於哪種類型時，即可派上用場。
有效期限（1） 6個月～最長2年
價值會隨著時間而遞減的東西。例如：文件、新聞報導、雜誌報導。
有效期限（2） 3年～5年
機能會老舊的東西。例如：電腦、使用說明書、型錄。
有效期限（3） 長期持有
放越久越有價值的東西。例如：預測的報導、日誌、日記、回憶檔案夾。
活用7個道具，亂得恰到好處
在辦公室裡，有7個道具可以供大家使用，這些東西其實也不是什麼特殊的道具──釘書機、便利貼、長尾夾、螢光筆、透明檔案夾、彩色標籤、B6便條紙──都是我們垂手可得的簡單用品。
每一種用品都有統一的規格，而且堅固、耐用。另外，這些東西在文具店都買得到，而且價格相當便宜，所以大家使用起來應該都能隨心所欲，不會有任何顧忌。
請大家一定要備齊這7個道具，而且要精熟使用方法。如此一來，一定能夠提升每天的工作效率。
（1）釘書機
可攜式的小型釘書機最方便。和備用釘書針組合成套，釘書針用完的時候，就不會慌張。
重點：可輕鬆固定、黏貼、裝訂的萬能小道具，可以當作固定文件的道具使用。不需要用膠水，也不需要在文件上打洞，非常方便。
（2）便利貼
顏色至少3種，請選擇2.5公分和7公分的正方形便利貼。
重點：任何地方都可以貼，而且可以撕下來。將尺寸和顏色搭配在一起使用，就可以當成「標記」、「便條紙」使用。（3）長尾夾
請準備夾口5公釐和7公釐的長尾夾。
重點：迴紋針很容易脫落、報夾很占收納空間，使用起來都有些不方便。請根據文件的厚度選擇長尾夾，夾好之後還可以反折的長尾夾最方便。
（4）螢光筆
請選購能同時寫中粗字及細字的螢光筆，而且最少要準備2種顏色。
重點：方便在資料上標記關鍵字。如果要用顏色來區分，一頁不要超過3種顏色。
（5）Ｌ型透明文件夾
如果想用顏色來區別文件的類別，請準備5種不同顏色的透明文件夾。
重點：不會立即使用的文件很容易遺失，所以不妨就做個提供「暫時置放的資料夾」。另外，如果配合使用的目的，分別使用5種不同顏色的透明文件夾，之後要找文件會更方便。
（6）彩色標籤貼紙
請選購圓形、直徑14公釐到20公釐，有紅、綠、橙、藍、黃、白6種顏色的彩色標籤。
重點：顏色具有說服力。先在文件貼上彩色標籤，既容易尋找文件，也方便歸回原位。
（7）B6便條紙
請選購紙張輕薄、B6大小、有底色（例如淡藍色）的便條紙。
重點：可把筆和便條紙搭配成套，放在辦公室許多地方，需要時就撕下來帶著走。一張便條紙大約可以寫200個字，想要保留的話，就用釘書機釘在A4大小的厚紙板（pasteboard）上。
