同一產品，微軟使我能用不同版本連說一整年
每次進行企業內訓的簡報課程時，我最常問學員的一個問題就是：「你這個簡報是在應付你的客戶或主管，還是真的想說服他？」如果你的這份簡報連自己都說服不了，你又如何期望對方會為你的想法買單？
我在微軟曾有一個關於雲端物聯網及大數據分析的客戶提案，整整花了一年以上的時間，拜訪過的大大小小部門超過23個，溝通對象之間的專業領域完全不同，有業務行銷、技術研發、法務到資訊IT，且這些部門負責的產品線也有極大的差異，從智能醫療、智慧型手機、筆記型電腦，到智慧建築、穿戴式裝置、機器人等。
所以這一年多，雖然我天天拜訪的都是同一家公司，但每一次要準備的內容都完全不同。有的時候可能一週5天，天天都要開車拜訪。你可以想像一下，如果請你連續5天都講不一樣的東西，你會如何準備這些資料？這種簡報最大的壓力，是必須根據當天和客戶開會的討論內容，在會後的隔一天就準備好另外一套素材。
我在微軟學到的一個工作秘訣，就是想辦法把簡報根據不同的銷售階段或討論目的，設計成模組化的範本。下一次再拜訪其他客戶，只要先搞清楚會議的目的，就可以快速做出一份專業的內容。
而微軟也把這樣的邏輯運用在內部營運管理會議的溝通。在這樣的公司上班，一天開七、八個會議是很正常的事，尤其到了每年的年度商業計畫報告期間，要做的PPT更是不少，通常這種年度計畫的討論時間至少需要一至兩個月以上的時間，所以美國總部也會針對不同部門、不同月分與每週要討論的事項與開會決議後的跟催行動，設計出各種類型的商業計畫範本。
大家只要時間到了，自行上公司內部網站下載相關的營收報表與簡報範本研究，透過這樣的工作方式，就可以讓會議溝通變得更有效率。
接下來，我就要告訴大家，如何把簡報模組化。所有簡報目的都相同，就是讓對方採取你要的行動。所以在做簡報之前，應該先做分析，先搞清楚，這次要達到的目的是？從終點反推簡報該如何做。
以業務銷售類的簡報為例：
第一次簡報目的是要讓客戶了解你的產品與服務，所以內容就是公司及產品簡介。
第二次簡報目的，是為了讓客戶願意約他的主管來聽我們公司的提案。所以你必須針對這家公司的需求，用你的產品（服務）設計出客製化的建議書（簡報），而不是單純的介紹產品和公司而已。
第三次，則是要說服客戶內部相關的利害關係部門。除了要介紹你所規劃的產品和服務，協助客戶執行整個專案，還得列入這個產品服務可幫客戶帶來的效益。
最後一場的目的，就是要說服客戶選擇你的公司。你會和同業參加客戶最後的評選簡報。此時你就可製作和競爭廠商的商品規格（或公司資源）比較表，納入簡報中。
有的專案可能實際成交後，還會有一場專案啟動或結案報告的簡報，或者是每週的專案進度簡報，讓客戶可以知道目前實際執行的狀況──每次的簡報目的，都會隨著和客戶互動的時間而有所改變。所以，如果你只能應付「第一次簡報」場景，就很難拿下訂單。
以打棒球來比喻，你必須先上到一壘，再慢慢從二壘、三壘推進到本壘，過程中也許你會因為簡報做的不夠專業，被客戶三振，但你也有可能打了一個全壘打、直接達陣。過程中你會慢慢知道，每一位對象他真正關注的點在哪裡。製作簡報的過程其實會持續創造價值，你必須透過反覆的創意發想與修正，才能做出讓對方買單的提案。
所以，如果你從事業務行銷或管理工作，這樣的簡報思考訓練過程，對你職涯發展會大有幫助，不只提升你的溝通效率，也會增加你跨部門協調溝通的能力。當你透過新修改過後的簡報，開始打下第一次的灘頭堡訂單，就表示這份簡報可以開始重複使用了。
以我擔任創業簡報講師的經驗來說，常會看到不少創業團隊，拿著對天使投資人或評審的比賽簡報，去對他的客戶做簡報。這時候就犯了一個嚴重的錯誤：針對天使投資人簡報的目的，是要累積資本或贏得創業獎金，就會聚焦於公司的願景與產品未來；而對客戶的簡報，是要讓對方購買你的產品與服務，內容應著重於你的產品如何解決他的問題。
這兩者的目的可說是完全不同，雖然都是以你的產品（服務）當作簡報的核心，但是一個是「投資目的」、一個是「銷售目的」，若沒有明確設立目標，簡報現場就會淪為雞同鴨講。
我們再把簡報場景切換到公司內部，通常週一的早上都是公司的週會報告，所以部門簡報的目的，就是向老闆報告你的工作進度和目標達成率。但是如果你的目標達成率發生嚴重落後，就得向老闆提出缺失改進方案。到了年底，你可能還要針對整年的工作報告提出檢討、以及明年工作執行計畫。每一次的公司內部簡報目的，也會隨公司的管理流程、目標達成現況、時間而有所不同。
所以如果你沒有先搞清楚要達到的目的是什麼？在後面的簡報設計和素材蒐集上就會發生很大的失誤，被老闆或客戶退件的機會就會變高。這也是為什麼很多人會抱怨，主管怎麼老是針對同樣的事情在不斷要求重做簡報，這就是因為你沒有事先搞清楚對方想要聽的是什麼。
不知從何寫起？微軟內建範本任你套用
如果你不知道如何針對不同的目的去設計你的簡報，微軟的Office365提供了一個功能：當你新增一個PPT檔時，你可透過它內建的「線上範本和佈景主題」功能找到範本。
例如點選「商務」，你就可以找到有關銷售、行銷、員工訓練、專案報告、產品介紹等不同的簡報範本，而且這些範本都已經把不同簡報目的，所需要的大綱都納入了。有這些簡單的小工具，你就可以對這類的簡報有一些基本的輪廓認識。
再來，我們來談談什麼是簡報場地場景。基本上，同樣的簡報在不同的簡報場地，可能運用的溝通手法就會不一樣。
場地一、五星級飯店
舉個例子，如果今天我做一場產品介紹的簡報，假設簡報的地點是外面的五星級飯店，參加的人數可能介於五十到上百人之間。這時通常問題與討論的時間都不會太長、也少有人舉手發言，而且時間不會超過五十分鐘，所以關鍵在於如何面對這麼多聽眾的心理壓力，以及快速適應你不習慣的「表演舞臺」。很多演講地點都是長型場地，這會影響演講者的走動方式與面向觀眾的習慣。
會議室的簡報與長型場地的簡報，主要差別為何？比如，座位後幾排的聽者有可能看不到前面講者的眼神，所以建議講者可拿捏時機、直接走下臺，和聽眾做簡單的互動，藉此吸引他們的注意力。
另外，多數人習慣用麥克風說話，但有的場地會希望演講者使用頭戴式麥克風來和聽眾互動，這時很多人會不知道手要放哪裡。千萬別小看場地對簡報的影響。
場地二、客戶會議室
如果簡報場地是客戶的會議室，因為是在客戶的主場，所以不同部門或者涵蓋的職階會較廣、且人數偏多；此外，簡報後的Q&A討論時間會比較長，此時會發生一種情形：不管你是否熟悉場地、設備，你身處於客戶的主場，對方就有可能中途突然離席，或是突然拉同事、主管進來一起聽，而且你得面對比較長時間的問題與討論。
場地三、度假休閒飯店
假設簡報場景是發生在一個戶外風光明媚的飯店──如日月潭的涵碧樓，大家的狀態比較放鬆，你可以從衣著上發現觀察出這一點。另外簡報對象可能是你合作較久的老客戶。因此，在這樣的場地中簡報時間不會太長，因為目的在於產業交流與互動。重點是你如何以較輕鬆且重點整理的方式，快速把產品介紹給客戶。
最後，你會發現原來一樣的簡報目的和對象，有可能因場地和時間的不同，而改變你溝通的方式。
每次進行企業內訓的簡報課程時，我最常問學員的一個問題就是：「你這個簡報是在應付你的客戶或主管，還是真的想說服他？」如果你的這份簡報連自己都說服不了，你又如何期望對方會為你的想法買單？
我在微軟曾有一個關於雲端物聯網及大數據分析的客戶提案，整整花了一年以上的時間，拜訪過的大大小小部門超過23個，溝通對象之間的專業領域完全不同，有業務行銷、技術研發、法務到資訊IT，且這些部門負責的產品線也有極大的差異，從智能醫療、智慧型手機、筆記型電腦，到智慧建築、穿戴式裝置、機器人等。
所以這一年多，雖然我天天拜訪的都是同一家公司，但每一次要準備的內容都完全不同。有的時候可能一週5天，天天都要開車拜訪。你可以想像一下，如果請你連續5天都講不一樣的東西，你會如何準備這些資料？這種簡報最大的壓力，是必須根據當天和客戶開會的討論內容，在會後的隔一天就準備好另外一套素材。
我在微軟學到的一個工作秘訣，就是想辦法把簡報根據不同的銷售階段或討論目的，設計成模組化的範本。下一次再拜訪其他客戶，只要先搞清楚會議的目的，就可以快速做出一份專業的內容。
而微軟也把這樣的邏輯運用在內部營運管理會議的溝通。在這樣的公司上班，一天開七、八個會議是很正常的事，尤其到了每年的年度商業計畫報告期間，要做的PPT更是不少，通常這種年度計畫的討論時間至少需要一至兩個月以上的時間，所以美國總部也會針對不同部門、不同月分與每週要討論的事項與開會決議後的跟催行動，設計出各種類型的商業計畫範本。
大家只要時間到了，自行上公司內部網站下載相關的營收報表與簡報範本研究，透過這樣的工作方式，就可以讓會議溝通變得更有效率。
接下來，我就要告訴大家，如何把簡報模組化。所有簡報目的都相同，就是讓對方採取你要的行動。所以在做簡報之前，應該先做分析，先搞清楚，這次要達到的目的是？從終點反推簡報該如何做。
以業務銷售類的簡報為例：
第一次簡報目的是要讓客戶了解你的產品與服務，所以內容就是公司及產品簡介。
第二次簡報目的，是為了讓客戶願意約他的主管來聽我們公司的提案。所以你必須針對這家公司的需求，用你的產品（服務）設計出客製化的建議書（簡報），而不是單純的介紹產品和公司而已。
第三次，則是要說服客戶內部相關的利害關係部門。除了要介紹你所規劃的產品和服務，協助客戶執行整個專案，還得列入這個產品服務可幫客戶帶來的效益。
最後一場的目的，就是要說服客戶選擇你的公司。你會和同業參加客戶最後的評選簡報。此時你就可製作和競爭廠商的商品規格（或公司資源）比較表，納入簡報中。
有的專案可能實際成交後，還會有一場專案啟動或結案報告的簡報，或者是每週的專案進度簡報，讓客戶可以知道目前實際執行的狀況──每次的簡報目的，都會隨著和客戶互動的時間而有所改變。所以，如果你只能應付「第一次簡報」場景，就很難拿下訂單。
以打棒球來比喻，你必須先上到一壘，再慢慢從二壘、三壘推進到本壘，過程中也許你會因為簡報做的不夠專業，被客戶三振，但你也有可能打了一個全壘打、直接達陣。過程中你會慢慢知道，每一位對象他真正關注的點在哪裡。製作簡報的過程其實會持續創造價值，你必須透過反覆的創意發想與修正，才能做出讓對方買單的提案。
所以，如果你從事業務行銷或管理工作，這樣的簡報思考訓練過程，對你職涯發展會大有幫助，不只提升你的溝通效率，也會增加你跨部門協調溝通的能力。當你透過新修改過後的簡報，開始打下第一次的灘頭堡訂單，就表示這份簡報可以開始重複使用了。
以我擔任創業簡報講師的經驗來說，常會看到不少創業團隊，拿著對天使投資人或評審的比賽簡報，去對他的客戶做簡報。這時候就犯了一個嚴重的錯誤：針對天使投資人簡報的目的，是要累積資本或贏得創業獎金，就會聚焦於公司的願景與產品未來；而對客戶的簡報，是要讓對方購買你的產品與服務，內容應著重於你的產品如何解決他的問題。
這兩者的目的可說是完全不同，雖然都是以你的產品（服務）當作簡報的核心，但是一個是「投資目的」、一個是「銷售目的」，若沒有明確設立目標，簡報現場就會淪為雞同鴨講。
我們再把簡報場景切換到公司內部，通常週一的早上都是公司的週會報告，所以部門簡報的目的，就是向老闆報告你的工作進度和目標達成率。但是如果你的目標達成率發生嚴重落後，就得向老闆提出缺失改進方案。到了年底，你可能還要針對整年的工作報告提出檢討、以及明年工作執行計畫。每一次的公司內部簡報目的，也會隨公司的管理流程、目標達成現況、時間而有所不同。
所以如果你沒有先搞清楚要達到的目的是什麼？在後面的簡報設計和素材蒐集上就會發生很大的失誤，被老闆或客戶退件的機會就會變高。這也是為什麼很多人會抱怨，主管怎麼老是針對同樣的事情在不斷要求重做簡報，這就是因為你沒有事先搞清楚對方想要聽的是什麼。
不知從何寫起？微軟內建範本任你套用
如果你不知道如何針對不同的目的去設計你的簡報，微軟的Office365提供了一個功能：當你新增一個PPT檔時，你可透過它內建的「線上範本和佈景主題」功能找到範本。
例如點選「商務」，你就可以找到有關銷售、行銷、員工訓練、專案報告、產品介紹等不同的簡報範本，而且這些範本都已經把不同簡報目的，所需要的大綱都納入了。有這些簡單的小工具，你就可以對這類的簡報有一些基本的輪廓認識。
再來，我們來談談什麼是簡報場地場景。基本上，同樣的簡報在不同的簡報場地，可能運用的溝通手法就會不一樣。
場地一、五星級飯店
舉個例子，如果今天我做一場產品介紹的簡報，假設簡報的地點是外面的五星級飯店，參加的人數可能介於五十到上百人之間。這時通常問題與討論的時間都不會太長、也少有人舉手發言，而且時間不會超過五十分鐘，所以關鍵在於如何面對這麼多聽眾的心理壓力，以及快速適應你不習慣的「表演舞臺」。很多演講地點都是長型場地，這會影響演講者的走動方式與面向觀眾的習慣。
會議室的簡報與長型場地的簡報，主要差別為何？比如，座位後幾排的聽者有可能看不到前面講者的眼神，所以建議講者可拿捏時機、直接走下臺，和聽眾做簡單的互動，藉此吸引他們的注意力。
另外，多數人習慣用麥克風說話，但有的場地會希望演講者使用頭戴式麥克風來和聽眾互動，這時很多人會不知道手要放哪裡。千萬別小看場地對簡報的影響。
場地二、客戶會議室
如果簡報場地是客戶的會議室，因為是在客戶的主場，所以不同部門或者涵蓋的職階會較廣、且人數偏多；此外，簡報後的Q&A討論時間會比較長，此時會發生一種情形：不管你是否熟悉場地、設備，你身處於客戶的主場，對方就有可能中途突然離席，或是突然拉同事、主管進來一起聽，而且你得面對比較長時間的問題與討論。
場地三、度假休閒飯店
假設簡報場景是發生在一個戶外風光明媚的飯店──如日月潭的涵碧樓，大家的狀態比較放鬆，你可以從衣著上發現觀察出這一點。另外簡報對象可能是你合作較久的老客戶。因此，在這樣的場地中簡報時間不會太長，因為目的在於產業交流與互動。重點是你如何以較輕鬆且重點整理的方式，快速把產品介紹給客戶。
最後，你會發現原來一樣的簡報目的和對象，有可能因場地和時間的不同，而改變你溝通的方式。
