我順手幫祕書拿信，她卻氣我越權？
這是我在德國工作時發生的故事。
有一次，我把寄到公司信箱的郵件拿進辦公室。因為當中有寄給我的信件，所以我順便把其他郵件拿給祕書，並說了句「這個送來囉」，就放在她的桌上。
原本以為祕書會面帶微笑的對我說「謝謝你」，沒想到她卻生氣的對我說：「這應該是我的工作，而不是你的。」對祕書來說，「拿郵件後分發給所有人」是她的分內業務之一，其他人未經許可做了那個工作，就是越權行為。
當時我很慌張，雖然試圖解釋「抱歉，因為有我的郵件，所以我就順便拿上來」，但因為很難用德語表現「順便」這個詞彙的微妙涵義，結果就只好低頭道歉。這在日本是必然會被感謝的情況，但只要換個地方，就變成不能做的行為。
在此，我並不是要告訴你兩個國家的習慣差異。我想說的是：為了提高生產力，明確的區分工作內容很重要。
日本跟德國一樣，多半會設立負責管理郵件的部門。不過，有時並不清楚是由該部門的哪位員工負責哪項業務。或許是由新人負責，但新人沒空時，應該由其他人來代理……在日本，有很多類似這種無明確決定是由誰負責的業務。像是有些公司是由新人負責影印，也有些公司是由主管自己來做。
如此鬆散決定的業務內容，在某種意義上雖然也可說是有效率，但像這樣，大家一起負責一項業務，最後不僅增加了每個人手上的工作量，以結果而言，有可能阻礙全體提升效率。
又例如，手腳慢的部屬A來不及完成負責的工作，於是你命令動作快的B來做：「去幫忙做那傢伙的工作！」這對B來說，就是增加了他的工作量。
「團隊的工作本來就應該大家互相協助」、「這對B來說也是磨練技能的好機會」，或許有人會這麼想，但A會這樣保持工作慢吞吞的狀態，得有人一直協助他，導致無法提高團隊的生產力。
在一開始，只指派符合A的能力的工作量給他？還是即使耗費時間，也要讓A執行到最後？或是增加團隊成員的人數？像這樣思考各種對策後採取行動，不給A以外的部屬增加工作負擔，才更能提升全體的速度。
根據我在德國公司的經驗，在這種狀況下，其他人不可能會無條件的伸出援手。或許你會覺得德國人很冷淡，但正因為個人責任確實區分，才能做好自己的工作。
「那是我的工作嗎？」最近有越來越多年輕人會這樣問主管，結果就被罵了一頓，但或許在某些狀況下，這麼問才是正確的。不把「為了團隊」、「為了增加部屬的經驗」當理由，主管必須為了進度不延遲，明確的分派工作。當然，要是團隊全體成員的進度都延遲了，主管就要負責領導眾人、採取對策。
清楚區分每個人的工作，有時可能顯得不夠彈性，但若盡可能不增加每個人手上的工作量，就可以提高生產力。清楚區分工作內容，或許相當考驗主管的管理能力。不過，只要明確決定好，就能讓整體工作有所進展。
年度計畫，從「我何時該休長假」開始安排
德國人的一年，是從思考「何時開始休長假」這件事開始的──這句話絕不誇張。為了讓部屬能毫無顧慮的休長假而調整大家的行程，是主管的職責之一。德語「Urlaub」的意思是「假期」，自從我開始在德國生活後，就經常聽見這個單字。
德國《聯邦休假法》規定，雇主有義務讓員工每年至少休24天有薪假，許多企業甚至提供30天。「新人很難請有薪假」的氛圍，在德國是完全沒有的。德國人認為，既然法律都規定了，無論任何人都有行使的權利。
大部分德國人會在夏天請假二至四週、冬天請假一至二週，安排全家出國旅遊。將有薪假使用完畢，就是德國人的作風。
德國人平時不太花錢，為了假期花錢卻一點都不手軟。德國人的海外旅遊人口在世界數一數二，他們會走訪加納利群島（Canary Islands，一個西班牙的群島）、克里特島（Crete，希臘第一大島），或義大利、西班牙等國的地中海沿岸地區，以及非洲等旅遊地，悠閒的度過假期。
似乎是因為德國屬於較寒冷的國家，所以德國人喜歡到溫暖的地方度假。且比起在好幾個國家的觀光景點走馬看花，他們更喜歡在同一個地方待上二至三週，從事健行、騎自行車之類的活動。
休假時，工作雖然會交接給其他同事代理，但有時也難免碰到只有負責人才能處理的工作。在德國，在這種情況下，只能等負責人休假結束後處理。即使打手機和負責人取得聯繫，對方也不會接聽電話；就算寄電子郵件，也只會收到自動回覆的郵件，上頭寫著：「抱歉，目前休假中。」
至於在日本，即使負責人正在休假，只要用手機或電子郵件聯絡，多數都還是會接聽或回覆。假使休假期間無法取得聯繫，因為假期最長只有一週左右，所以等待並不算是一件痛苦的事。不過在德國，可是要等二至三週。
我一開始對此感到疑惑，但自從習慣後改變了想法，認為「這個世界上幾乎沒有『無論如何都得馬上處理』的工作」。看似「這要是不趕緊處理可就糟了」的工作，其實即使往後推延一週左右，多半也來得及處理好。
在德國經營麵包店等商家的人，也經常休長假。如果在日本，店主很容易會覺得「要是長期休業，客人會跑掉」，但德國的店主完全不在意這種事。顧客也是如此，他們會在該店休業期間去其他麵包店消費，等到店主回來開店，顧客又會回到原本的店家買麵包。
企業經營者、醫師也一樣，有時他們會休假三週。或許你認為經營者長期休假，會讓公司無法運作，但沒這回事。日本也是如此，老闆不一定常待在公司，只要有優秀的員工待命，企業就可以正常運行。即使自己不在，公司也能正常運作，也是經營者的職責所在。
話說回來，德國的「有薪假」和「病假」是不一樣的。日本人會認為，有薪假應該用在生病不適，而導致無法上班的時候；但德國人覺得，放有薪假是為了休養身體，和生病缺勤完全是兩回事。
在德國，只要有醫師的診斷書，就能請到時間充分的病假，請假期間也能確實領到薪資。其中也有人是休假時玩得很累，在有薪假結束要上班的那一天請病假。即使如此，也沒有任何人會抱怨，因為法律規定可以休假。
另一方面，日本請有薪假的比率是舉世最低標準，根據綜合旅遊服務網站Expedia Japan調查資料（2019年世界19國有薪假、國際比較調查）顯示，無法請假的前三大理由是「有薪假要用在緊急時刻」、「人手不足」、「不想被人認為自己沒有工作幹勁」。
除此之外，回答「主管願意協助請有薪假」的比例有53％，和西班牙的77％、法國的73％、美國的72％比較，是相對偏低的水準（該項目的德國資料不明）。
難以請有薪假，確實是因為群體壓力，因此惡習必須要有人打頭陣加以斬斷才行。何不試著理直氣壯的請有薪假，休假期間也不要處理和工作相關的事？只要平時認真的把工作做好，身邊的人也會認同你的決定。
說到底，就算你不在，工作也是可以運作的。例如有人因為事故、疾病而長期住院，身邊的同事都會協助處理工作來填補那個空缺，事情總會解決的。原本應該參與重要商談的員工病倒了，也一定會有人代理出席。既然危機時刻都能度過了，請假時只要事先處理好交接事宜，其實不會有問題。
有時，我們難免也會發生「工作無法在休假開始之前完成」的狀況。若在日本，或許人們會延後假期，但在德國，人們即使還有工作沒做完，依然會直接休假。剩下的工作由身邊的人協助，或由本人休完假回來後再處理。儘管如此，身邊的人都不會有一句怨言，或許是因為他們認為，「自己也會休長假」的緣故。
這是我在德國工作時發生的故事。
有一次，我把寄到公司信箱的郵件拿進辦公室。因為當中有寄給我的信件，所以我順便把其他郵件拿給祕書，並說了句「這個送來囉」，就放在她的桌上。
原本以為祕書會面帶微笑的對我說「謝謝你」，沒想到她卻生氣的對我說：「這應該是我的工作，而不是你的。」對祕書來說，「拿郵件後分發給所有人」是她的分內業務之一，其他人未經許可做了那個工作，就是越權行為。
當時我很慌張，雖然試圖解釋「抱歉，因為有我的郵件，所以我就順便拿上來」，但因為很難用德語表現「順便」這個詞彙的微妙涵義，結果就只好低頭道歉。這在日本是必然會被感謝的情況，但只要換個地方，就變成不能做的行為。
在此，我並不是要告訴你兩個國家的習慣差異。我想說的是：為了提高生產力，明確的區分工作內容很重要。
日本跟德國一樣，多半會設立負責管理郵件的部門。不過，有時並不清楚是由該部門的哪位員工負責哪項業務。或許是由新人負責，但新人沒空時，應該由其他人來代理……在日本，有很多類似這種無明確決定是由誰負責的業務。像是有些公司是由新人負責影印，也有些公司是由主管自己來做。
如此鬆散決定的業務內容，在某種意義上雖然也可說是有效率，但像這樣，大家一起負責一項業務，最後不僅增加了每個人手上的工作量，以結果而言，有可能阻礙全體提升效率。
又例如，手腳慢的部屬A來不及完成負責的工作，於是你命令動作快的B來做：「去幫忙做那傢伙的工作！」這對B來說，就是增加了他的工作量。
「團隊的工作本來就應該大家互相協助」、「這對B來說也是磨練技能的好機會」，或許有人會這麼想，但A會這樣保持工作慢吞吞的狀態，得有人一直協助他，導致無法提高團隊的生產力。
在一開始，只指派符合A的能力的工作量給他？還是即使耗費時間，也要讓A執行到最後？或是增加團隊成員的人數？像這樣思考各種對策後採取行動，不給A以外的部屬增加工作負擔，才更能提升全體的速度。
根據我在德國公司的經驗，在這種狀況下，其他人不可能會無條件的伸出援手。或許你會覺得德國人很冷淡，但正因為個人責任確實區分，才能做好自己的工作。
「那是我的工作嗎？」最近有越來越多年輕人會這樣問主管，結果就被罵了一頓，但或許在某些狀況下，這麼問才是正確的。不把「為了團隊」、「為了增加部屬的經驗」當理由，主管必須為了進度不延遲，明確的分派工作。當然，要是團隊全體成員的進度都延遲了，主管就要負責領導眾人、採取對策。
清楚區分每個人的工作，有時可能顯得不夠彈性，但若盡可能不增加每個人手上的工作量，就可以提高生產力。清楚區分工作內容，或許相當考驗主管的管理能力。不過，只要明確決定好，就能讓整體工作有所進展。
年度計畫，從「我何時該休長假」開始安排
德國人的一年，是從思考「何時開始休長假」這件事開始的──這句話絕不誇張。為了讓部屬能毫無顧慮的休長假而調整大家的行程，是主管的職責之一。德語「Urlaub」的意思是「假期」，自從我開始在德國生活後，就經常聽見這個單字。
德國《聯邦休假法》規定，雇主有義務讓員工每年至少休24天有薪假，許多企業甚至提供30天。「新人很難請有薪假」的氛圍，在德國是完全沒有的。德國人認為，既然法律都規定了，無論任何人都有行使的權利。
大部分德國人會在夏天請假二至四週、冬天請假一至二週，安排全家出國旅遊。將有薪假使用完畢，就是德國人的作風。
德國人平時不太花錢，為了假期花錢卻一點都不手軟。德國人的海外旅遊人口在世界數一數二，他們會走訪加納利群島（Canary Islands，一個西班牙的群島）、克里特島（Crete，希臘第一大島），或義大利、西班牙等國的地中海沿岸地區，以及非洲等旅遊地，悠閒的度過假期。
似乎是因為德國屬於較寒冷的國家，所以德國人喜歡到溫暖的地方度假。且比起在好幾個國家的觀光景點走馬看花，他們更喜歡在同一個地方待上二至三週，從事健行、騎自行車之類的活動。
休假時，工作雖然會交接給其他同事代理，但有時也難免碰到只有負責人才能處理的工作。在德國，在這種情況下，只能等負責人休假結束後處理。即使打手機和負責人取得聯繫，對方也不會接聽電話；就算寄電子郵件，也只會收到自動回覆的郵件，上頭寫著：「抱歉，目前休假中。」
至於在日本，即使負責人正在休假，只要用手機或電子郵件聯絡，多數都還是會接聽或回覆。假使休假期間無法取得聯繫，因為假期最長只有一週左右，所以等待並不算是一件痛苦的事。不過在德國，可是要等二至三週。
我一開始對此感到疑惑，但自從習慣後改變了想法，認為「這個世界上幾乎沒有『無論如何都得馬上處理』的工作」。看似「這要是不趕緊處理可就糟了」的工作，其實即使往後推延一週左右，多半也來得及處理好。
在德國經營麵包店等商家的人，也經常休長假。如果在日本，店主很容易會覺得「要是長期休業，客人會跑掉」，但德國的店主完全不在意這種事。顧客也是如此，他們會在該店休業期間去其他麵包店消費，等到店主回來開店，顧客又會回到原本的店家買麵包。
企業經營者、醫師也一樣，有時他們會休假三週。或許你認為經營者長期休假，會讓公司無法運作，但沒這回事。日本也是如此，老闆不一定常待在公司，只要有優秀的員工待命，企業就可以正常運行。即使自己不在，公司也能正常運作，也是經營者的職責所在。
話說回來，德國的「有薪假」和「病假」是不一樣的。日本人會認為，有薪假應該用在生病不適，而導致無法上班的時候；但德國人覺得，放有薪假是為了休養身體，和生病缺勤完全是兩回事。
在德國，只要有醫師的診斷書，就能請到時間充分的病假，請假期間也能確實領到薪資。其中也有人是休假時玩得很累，在有薪假結束要上班的那一天請病假。即使如此，也沒有任何人會抱怨，因為法律規定可以休假。
另一方面，日本請有薪假的比率是舉世最低標準，根據綜合旅遊服務網站Expedia Japan調查資料（2019年世界19國有薪假、國際比較調查）顯示，無法請假的前三大理由是「有薪假要用在緊急時刻」、「人手不足」、「不想被人認為自己沒有工作幹勁」。
除此之外，回答「主管願意協助請有薪假」的比例有53％，和西班牙的77％、法國的73％、美國的72％比較，是相對偏低的水準（該項目的德國資料不明）。
難以請有薪假，確實是因為群體壓力，因此惡習必須要有人打頭陣加以斬斷才行。何不試著理直氣壯的請有薪假，休假期間也不要處理和工作相關的事？只要平時認真的把工作做好，身邊的人也會認同你的決定。
說到底，就算你不在，工作也是可以運作的。例如有人因為事故、疾病而長期住院，身邊的同事都會協助處理工作來填補那個空缺，事情總會解決的。原本應該參與重要商談的員工病倒了，也一定會有人代理出席。既然危機時刻都能度過了，請假時只要事先處理好交接事宜，其實不會有問題。
有時，我們難免也會發生「工作無法在休假開始之前完成」的狀況。若在日本，或許人們會延後假期，但在德國，人們即使還有工作沒做完，依然會直接休假。剩下的工作由身邊的人協助，或由本人休完假回來後再處理。儘管如此，身邊的人都不會有一句怨言，或許是因為他們認為，「自己也會休長假」的緣故。
