第1堂課 下指令：用一句話讓團隊奮起
訣竅1 站在部屬的立場，避免3種NG交辦方式
領導者往往會忘記自己以前接受指示時的立場。上司覺得淺顯易懂的事，從部屬的角度來看，時常是另一回事。此時，領導者可能會心想：「為什麼他聽不懂我在講什麼」，但這種想法經常成為傳達訊息時的阻礙。
重點在於，從部屬的觀點思考，站在他的立場試想，為什麼他無法理解這個訊息。此外，可以回想自己過去的經驗。某些上司的交辦方式也許曾讓你很難理解，如果這些狀況發生在你現在的部屬身上，他們很可能會有相同的感受。試著將這些交辦方式條列出來。
①給太多指示，反而使人不知從何做起。
②給人的壓迫感太重，讓人很難開口提問（部屬對一件事多問幾次，上司就生氣，會導致部屬遲遲不敢確認工作細節，最後成果完全偏離應有的方向，反而讓上司更生氣）。
③工作內容太抽象，包含兩種以上的解釋。
對於上述三種NG交辦方式，可以用以下的方式修正。
①只解釋重點，讓對方明確了解從哪裡開始行動。
②留意部屬的表情，樂於為對方解答。
③避免使用容易讓人誤會的說法，要用具體的詞語表達。
訣竅 5 透過「減法思考」，指示不超過3項
我目前擔任研習課程和座談會的講師。在還不是很熟悉這份工作的時期，我常為編寫教材所苦，總是擔心會遺漏什麼，想把重要的內容全都寫進去。在課堂上，我有時會因為想說的東西太多，導致無法在時間內結束。
某天，我在學員填寫的問卷上看到有人反應：「聽不懂老師到底想講什麼。」於是我心念一轉，決定只教大家最重要的事，並大幅縮減教學內容。改變做法之後，我驚訝地發現，學員們的評價反而變好了。原本以為縮減教學內容，會被認為教學不夠用心，沒想到卻獲得完全相反的評價。
之後，我曾當面詢問某位資深學員對課程的感想。他的回答聽在我耳裡，更是有如當頭棒喝。
「我之前覺得，吉田先生的課程雖然很充實，但要學的東西太多、太複雜。不過，現在感覺好多了。老實說，短短兩個小時，能夠理解的東西實在有限。」
確實如此。以前我曾經負責製作公司的廣告傳單，我總是在有限的紙面上，盡可能塞進大量的商品資訊，深怕漏掉什麼，但這麼一來，模糊了真正想傳達的重點。想當然，這張傳單完全沒有發揮集客效果。
後來，我找專業廣告設計師商量，將傳單改以簡單明瞭的方式呈現，才招攬到不少新客戶。
要交辦工作給部屬時也是一樣。領導者的話越多，部屬反而越容易混淆。因此，交辦工作時，要傳達的事項固然重要，更要找出不需傳達的事項。
越會交辦工作的領導者話越少，不會交辦工作的領導者話越多。在傳達工作事項時，請減少多餘的資訊，只選擇能讓部屬理解並接受的必要資訊即可。
指導部屬或是給予工作指示時，絕對不能貪心，要將具體行動控制在三項以下。如果想傳達的事多於三項，請在下一個階段再告訴對方。畢竟人一次能記住的事有限，一旦接收大量資訊，往往很難掌握其中的重點。此外，如果交代的工作項目太多，部屬可能會急著完成每個項目，而喪失自我判斷的能力。
你是否也有因為被交代太多工作，而感到不知所措的經驗呢？想成為稱職的領導者，交辦工作時要盡量減少傳達的事項。部屬無法妥善處理工作，時常是因為上司太貪心，一次交代太多事。
交辦工作時，請注意以下兩個重點。
①省略不必要的資訊。
②盡量精簡地交代工作內容。
◎部屬容易誤會的傳達方式
「昨天的會議上，社長大部分時間都在說教。他提到，石井你開發的客戶數量有點太少，外訪次數也不夠多。你有把握達成目標嗎？你跟客戶之間的關係如何？公司最近業績欠佳，你也要積極開發新客戶啊！」
可以聽出上司希望部屬努力提升業績，但這種說話方式會模糊焦點。
◎部屬容易理解的傳達方式
「石井啊，最近你那邊的新客戶是不是有點太少了？試著每天拜訪一位新客戶如何？下星期一開會時，再跟我報告狀況。」
簡單一句話馬上就讓部屬明白具體做法，以及上司期望的工作方向。
第2堂課 說明力：精確掌握他「聽懂了沒」
原則6 設定階段性目標，在定期會議中確認進度
部屬面對較長期的工作時，會花費很多時間在該項工作上，因此較難維持工作動力。這時候，訂立階段性目標，並定期確認工作進度是很重要的。
即使部屬充分了解工作內容，若是在過程中，領導者忽略了階段性的確認工作，就可能往錯誤的方向發展。確認工作進度，能夠即早調整，適時修正細節上的錯誤。
這裡將介紹設定階段性目標的方法，以及確認的方式與時機。
◎1.階段性目標的設定方法
以馬拉松為例，如果突然將跑完全程設為目標，一定沒多久便感到挫折。所以，要循序漸進地設定目標。
【第一階段】參加十公里的賽程
【第二階段】參加半程馬拉松
【第三階段】參加全程馬拉松
這樣設定短期目標，過程中就能體會到成就感，並提升鬥志。至於目標數值，與其訂為浮動的數據，不如以能夠逐步累積的項目為主。
據說活躍於美日職棒的球員鈴木一朗，重視安打數更甚於打擊率。因為球員只要退場過一次，整體打擊率就跟著下降，但即便被三振，安打數也不會減少，而會逐漸累計。
接下來，以職場上的狀況為例進行說明。
【最終目標】為了製作新產品目錄，要在三個月內找齊四十家廣告贊助商，由於部門內有八名成員，一人以五家為目標。
【第一階段】第一週，每位成員負責電訪連絡五十家贊助商。
【第二階段】第二週，每位成員負責拜訪五家贊助商。
【第三階段】第三週，每位成員累計拜訪十家贊助商，並與其中一家贊助商簽約。
【第四階段】第四週，每位成員累積拜訪十五家贊助商，並與其中兩家贊助商簽約。
一開始就訂立階段性目標，可以防止部屬在邁向最終目標的長程距離中，分散注意力、降低工作熱忱。然而，只有這樣是不夠的，領導者必須在每個階段進行確認。如果沒有達到標準，就要思考修正的方法，引導部屬達成最終目標。
◎2.明訂確認目標的時間與場合
為了確認是否達成階段性目標，必須設定確切的時間與場合。例如，每週一早上九點，在公司定期舉辦報告會議等等。
有些人可能會認為，不必特別規定確認的時間與場合，部屬在每個階段確實報告即可。但問題在於，領導者時常會因為忙碌而忽略面談（聽取報告）的重要性。比方說，上級突然要求你提供某項資料，於是你埋首處理時，不自覺地延後了跟部屬面談的時間。若是由部屬主動報告，上司當下也只能依據他報告的內容提問，往往缺乏思考和整理的時間。
為了避免類似的情況發生，必須明訂確認目標的時間與場合。這裡特別推薦的方法是設定兩種會議型態。
第一種是每週一次的小組會議，在會議中詢問：「有沒有遇到什麼困難，進度如何」，並給予建議。第二種是每天早上的晨會，運用不同的主題，詢問部屬對目前負責的工作有沒有什麼提議。
許多領導者都會抱怨：「部屬老是聽不懂我說什麼」、「總覺得跟部屬之間有很大的代溝」，但其實大部分的工作內容，只談一、兩次，很難讓部屬掌握全貌，因此必須不斷地溝通。
第7堂課 責備法：徹底改造部屬的行為模式
技巧5 責備完必定善後、消弭尷尬，共同找出解決方法
部屬受到責備後，心情通常都會受到影響。由於責備的目的是要讓部屬改進行為，因此消除彼此之間的尷尬氣氛、做好責備的善後工作，也是上司的職責。具體來說，可以往以下三個方向進行。
◎1.責備部屬後，立刻切入其他話題
我以前的上司U先生會在訓誡我一番之後，突然聊起一些不相干的話題。舉例來說，我在A公司相關業務上犯下嚴重失誤，被U先生罵了一頓，但隔天一起跑業務時，他卻主動詢問：「明天B公司是約幾點？十一點嗎？」藉由提及其他工作的事，讓我轉換心態告訴自己不要再沮喪，明天還得面對B公司的挑戰，要好好扳回一成。
責備部屬之後，可以像上述刻意提起其他工作的狀況。不過，切記僅限於工作上的話題。如果聊工作以外的話題，像是「你之前說過，這個週末要去海邊」、「下禮拜你要參加小孩的運動會吧」，其實效果有限。這樣會讓部屬察覺，上司因為顧慮他的感受，才故意聊這些無關緊要的事。這無法幫助部屬重新燃起鬥志。
此外，有些上司會在責備部屬後主動邀約：「要不要去喝一杯呀？」但部屬受到責備後，多少都想要迴避，就算參與聚會，也只會讓場面尷尬而已。
◎2.協助部屬展開下一步行動
對部屬來說，被責備的事後續該怎麼做，是很重要的課題。因此，在責備部屬之後，可以主動詢問他：「接下來你打算怎麼做？」如果他回答出不錯的答案，可以進一步回應：「你去試試看吧。」相反地，如果他提出的答案不理想，可以再詢問：「有沒有其他方法？」引導他找出比較好的答案。
◎3.過於情緒化時，主動拉下臉來道歉
責備部屬之後，應盡量避免向他表示：「剛才不好意思。」但是，若在責備部屬時，說出很多情緒性的話，讓他深受打擊，道歉是應該的，然而在這種情況下，不是收回對他的責備，而是為自己太過激動的言行道歉。道歉時，不要提及責備的內容，而是為自己說話太過頭致歉。
訣竅1 站在部屬的立場，避免3種NG交辦方式
領導者往往會忘記自己以前接受指示時的立場。上司覺得淺顯易懂的事，從部屬的角度來看，時常是另一回事。此時，領導者可能會心想：「為什麼他聽不懂我在講什麼」，但這種想法經常成為傳達訊息時的阻礙。
重點在於，從部屬的觀點思考，站在他的立場試想，為什麼他無法理解這個訊息。此外，可以回想自己過去的經驗。某些上司的交辦方式也許曾讓你很難理解，如果這些狀況發生在你現在的部屬身上，他們很可能會有相同的感受。試著將這些交辦方式條列出來。
①給太多指示，反而使人不知從何做起。
②給人的壓迫感太重，讓人很難開口提問（部屬對一件事多問幾次，上司就生氣，會導致部屬遲遲不敢確認工作細節，最後成果完全偏離應有的方向，反而讓上司更生氣）。
③工作內容太抽象，包含兩種以上的解釋。
對於上述三種NG交辦方式，可以用以下的方式修正。
①只解釋重點，讓對方明確了解從哪裡開始行動。
②留意部屬的表情，樂於為對方解答。
③避免使用容易讓人誤會的說法，要用具體的詞語表達。
訣竅 5 透過「減法思考」，指示不超過3項
我目前擔任研習課程和座談會的講師。在還不是很熟悉這份工作的時期，我常為編寫教材所苦，總是擔心會遺漏什麼，想把重要的內容全都寫進去。在課堂上，我有時會因為想說的東西太多，導致無法在時間內結束。
某天，我在學員填寫的問卷上看到有人反應：「聽不懂老師到底想講什麼。」於是我心念一轉，決定只教大家最重要的事，並大幅縮減教學內容。改變做法之後，我驚訝地發現，學員們的評價反而變好了。原本以為縮減教學內容，會被認為教學不夠用心，沒想到卻獲得完全相反的評價。
之後，我曾當面詢問某位資深學員對課程的感想。他的回答聽在我耳裡，更是有如當頭棒喝。
「我之前覺得，吉田先生的課程雖然很充實，但要學的東西太多、太複雜。不過，現在感覺好多了。老實說，短短兩個小時，能夠理解的東西實在有限。」
確實如此。以前我曾經負責製作公司的廣告傳單，我總是在有限的紙面上，盡可能塞進大量的商品資訊，深怕漏掉什麼，但這麼一來，模糊了真正想傳達的重點。想當然，這張傳單完全沒有發揮集客效果。
後來，我找專業廣告設計師商量，將傳單改以簡單明瞭的方式呈現，才招攬到不少新客戶。
要交辦工作給部屬時也是一樣。領導者的話越多，部屬反而越容易混淆。因此，交辦工作時，要傳達的事項固然重要，更要找出不需傳達的事項。
越會交辦工作的領導者話越少，不會交辦工作的領導者話越多。在傳達工作事項時，請減少多餘的資訊，只選擇能讓部屬理解並接受的必要資訊即可。
指導部屬或是給予工作指示時，絕對不能貪心，要將具體行動控制在三項以下。如果想傳達的事多於三項，請在下一個階段再告訴對方。畢竟人一次能記住的事有限，一旦接收大量資訊，往往很難掌握其中的重點。此外，如果交代的工作項目太多，部屬可能會急著完成每個項目，而喪失自我判斷的能力。
你是否也有因為被交代太多工作，而感到不知所措的經驗呢？想成為稱職的領導者，交辦工作時要盡量減少傳達的事項。部屬無法妥善處理工作，時常是因為上司太貪心，一次交代太多事。
交辦工作時，請注意以下兩個重點。
①省略不必要的資訊。
②盡量精簡地交代工作內容。
◎部屬容易誤會的傳達方式
「昨天的會議上，社長大部分時間都在說教。他提到，石井你開發的客戶數量有點太少，外訪次數也不夠多。你有把握達成目標嗎？你跟客戶之間的關係如何？公司最近業績欠佳，你也要積極開發新客戶啊！」
可以聽出上司希望部屬努力提升業績，但這種說話方式會模糊焦點。
◎部屬容易理解的傳達方式
「石井啊，最近你那邊的新客戶是不是有點太少了？試著每天拜訪一位新客戶如何？下星期一開會時，再跟我報告狀況。」
簡單一句話馬上就讓部屬明白具體做法，以及上司期望的工作方向。
第2堂課 說明力：精確掌握他「聽懂了沒」
原則6 設定階段性目標，在定期會議中確認進度
部屬面對較長期的工作時，會花費很多時間在該項工作上，因此較難維持工作動力。這時候，訂立階段性目標，並定期確認工作進度是很重要的。
即使部屬充分了解工作內容，若是在過程中，領導者忽略了階段性的確認工作，就可能往錯誤的方向發展。確認工作進度，能夠即早調整，適時修正細節上的錯誤。
這裡將介紹設定階段性目標的方法，以及確認的方式與時機。
◎1.階段性目標的設定方法
以馬拉松為例，如果突然將跑完全程設為目標，一定沒多久便感到挫折。所以，要循序漸進地設定目標。
【第一階段】參加十公里的賽程
【第二階段】參加半程馬拉松
【第三階段】參加全程馬拉松
這樣設定短期目標，過程中就能體會到成就感，並提升鬥志。至於目標數值，與其訂為浮動的數據，不如以能夠逐步累積的項目為主。
據說活躍於美日職棒的球員鈴木一朗，重視安打數更甚於打擊率。因為球員只要退場過一次，整體打擊率就跟著下降，但即便被三振，安打數也不會減少，而會逐漸累計。
接下來，以職場上的狀況為例進行說明。
【最終目標】為了製作新產品目錄，要在三個月內找齊四十家廣告贊助商，由於部門內有八名成員，一人以五家為目標。
【第一階段】第一週，每位成員負責電訪連絡五十家贊助商。
【第二階段】第二週，每位成員負責拜訪五家贊助商。
【第三階段】第三週，每位成員累計拜訪十家贊助商，並與其中一家贊助商簽約。
【第四階段】第四週，每位成員累積拜訪十五家贊助商，並與其中兩家贊助商簽約。
一開始就訂立階段性目標，可以防止部屬在邁向最終目標的長程距離中，分散注意力、降低工作熱忱。然而，只有這樣是不夠的，領導者必須在每個階段進行確認。如果沒有達到標準，就要思考修正的方法，引導部屬達成最終目標。
◎2.明訂確認目標的時間與場合
為了確認是否達成階段性目標，必須設定確切的時間與場合。例如，每週一早上九點，在公司定期舉辦報告會議等等。
有些人可能會認為，不必特別規定確認的時間與場合，部屬在每個階段確實報告即可。但問題在於，領導者時常會因為忙碌而忽略面談（聽取報告）的重要性。比方說，上級突然要求你提供某項資料，於是你埋首處理時，不自覺地延後了跟部屬面談的時間。若是由部屬主動報告，上司當下也只能依據他報告的內容提問，往往缺乏思考和整理的時間。
為了避免類似的情況發生，必須明訂確認目標的時間與場合。這裡特別推薦的方法是設定兩種會議型態。
第一種是每週一次的小組會議，在會議中詢問：「有沒有遇到什麼困難，進度如何」，並給予建議。第二種是每天早上的晨會，運用不同的主題，詢問部屬對目前負責的工作有沒有什麼提議。
許多領導者都會抱怨：「部屬老是聽不懂我說什麼」、「總覺得跟部屬之間有很大的代溝」，但其實大部分的工作內容，只談一、兩次，很難讓部屬掌握全貌，因此必須不斷地溝通。
第7堂課 責備法：徹底改造部屬的行為模式
技巧5 責備完必定善後、消弭尷尬，共同找出解決方法
部屬受到責備後，心情通常都會受到影響。由於責備的目的是要讓部屬改進行為，因此消除彼此之間的尷尬氣氛、做好責備的善後工作，也是上司的職責。具體來說，可以往以下三個方向進行。
◎1.責備部屬後，立刻切入其他話題
我以前的上司U先生會在訓誡我一番之後，突然聊起一些不相干的話題。舉例來說，我在A公司相關業務上犯下嚴重失誤，被U先生罵了一頓，但隔天一起跑業務時，他卻主動詢問：「明天B公司是約幾點？十一點嗎？」藉由提及其他工作的事，讓我轉換心態告訴自己不要再沮喪，明天還得面對B公司的挑戰，要好好扳回一成。
責備部屬之後，可以像上述刻意提起其他工作的狀況。不過，切記僅限於工作上的話題。如果聊工作以外的話題，像是「你之前說過，這個週末要去海邊」、「下禮拜你要參加小孩的運動會吧」，其實效果有限。這樣會讓部屬察覺，上司因為顧慮他的感受，才故意聊這些無關緊要的事。這無法幫助部屬重新燃起鬥志。
此外，有些上司會在責備部屬後主動邀約：「要不要去喝一杯呀？」但部屬受到責備後，多少都想要迴避，就算參與聚會，也只會讓場面尷尬而已。
◎2.協助部屬展開下一步行動
對部屬來說，被責備的事後續該怎麼做，是很重要的課題。因此，在責備部屬之後，可以主動詢問他：「接下來你打算怎麼做？」如果他回答出不錯的答案，可以進一步回應：「你去試試看吧。」相反地，如果他提出的答案不理想，可以再詢問：「有沒有其他方法？」引導他找出比較好的答案。
◎3.過於情緒化時，主動拉下臉來道歉
責備部屬之後，應盡量避免向他表示：「剛才不好意思。」但是，若在責備部屬時，說出很多情緒性的話，讓他深受打擊，道歉是應該的，然而在這種情況下，不是收回對他的責備，而是為自己太過激動的言行道歉。道歉時，不要提及責備的內容，而是為自己說話太過頭致歉。
