第1章 想超越別人？首先要學會活用Excel
▓9. 想用分析找出解決方案，必須具備3種能力
在進入公司或組織後，你身邊充滿各種數據資料。分析資料、找出問題點，並摸索解決方案，不只是管理階層或資深員工的工作。
現在，人人都可以輕鬆用Excel或數位資料分析工具，即便是新人也被要求善用數據資料，使工作順利進行。
想在工作上活用商業資料，必須具備以下3種能力：
第1種能力：準備資料。
第2種能力：加工資料。
第3種能力：分析資料。
只要具備這3種能力，就可以進行商業數據分析。
準備資料是指，準備分析銷售趨勢或獲利率等時需要的資料。加工資料是指將資料加工成視覺化形式。分析資料則是指分析製作的表格，導出結論，並依此做出決策。
如果你的目標是成為資料分析師或資料科學家，必須具備統計、IT、業務洞察力和現場力，門檻更高，但這些都是努力便能學會的技巧。
▓10. 從提見解、訂假設到做驗證，多操作流程才能熟練
上一節說明商業數據分析必備的3種能力，本節將說明商業數據分析的流程。
商業數據分析最主要的目的，是充分運用統計知識、IT技術、業務洞察力，以及現場經驗，發現任何有助於公司成長或組織發展的見解。這一點請各位牢記在心。
此外，根據資料分析獲得的見解擬定假設，也很重要。若只停留在發現見解的階段，等於什麼都沒做。最後，還要在現場驗證假設。
這一連串流程的第一步，是用Excel進行商業數據分析，請各位學會使用這項工具。而且，多練習就會越來越上手。只要資料加工和分析的方向正確，分析次數越多，越能掌握其中的要領，熟能生巧。
▓11. 如何提升分析效率？先確認目標再動手
若要根據資料分析獲得的見解擬定假設，在進入分析作業前，必須先確認一件重要的事。這件事與前文提到的工作流程有關，就是要弄清楚「為什麼要進行商業數據分析」。
即便是因為主管的命令，也要養成習慣，向主管請教做這件事的目的。
舉例來說，分析銷售相關資料，可能是為了檢視銷售金額變化、獲利率或銷售量等，要準備的資料、要製作的Excel資料或圖表等，都將隨著目的而有差異。
我們會浪費時間，很多時候都是因為目的不明確所致。所以只要弄清楚分析目的，效率自然提升。
▓12. 五花八門的資料得驗證是否合邏輯，再擬訂分析腳本
確認分析目的後，蒐集需要的資料。等蒐集到一定程度，必須設計「將哪些資料或計算結果視覺化」，或是「什麼才是適當的產出」等。倘若資料不足，則思考要使用哪種推論方法。這便是所謂的「擬定分析腳本」。
蒐集資料時，必須逐一驗證資料型態、取得時間、取得方法、數值等。換句話說，就是驗證這些資訊是否適合分析。
在執行這個流程時，要特別留意，有些資料不能用相同的標準來比較。進行商業資料分析的內容，必須禁得起邏輯驗證。
第5章 實戰演練：用Excel分析導出結論、做出決策
▓3. 決定目的：分析產品和銷售地區，提出今後的對策
2016年12月26日，在電腦周邊設備製造商上班的你，手邊有一張紙條，上面寫著你們部門3項產品今年度的銷售狀況。
然後，你收到主管的來信，要求你根據產品和銷售地區進行分析，並針對「要達成年度銷售目標，接下來3個月（1至3月）該怎麼做」提出報告。
◎紙條內容
‧A產品
4月1200、5月1600、6月2100、7月1800、8月1200、
9月1300、10月2400、11月2200
‧B產品……
‧C產品……
你會怎麼做呢？
你要思考「分析腳本需要的資料是否齊全」、「需要什麼樣的分析結果」等等。那麼，我們一起分析看看。
▓4. 蒐集資料：針對需求結果，考量分析腳本與必要資料
首先，針對想獲得的分析結果，思考分析腳本和所需資料。請先列出重點。主管想知道，要達成年度銷售目標，2017年1至3月必須達到的產品別、地區別銷售金額。簡單來說，就是要知道在哪個地區、哪個產品得賣出幾個。
‧想獲得的分析結果。
‧每項產品必須達到的銷售金額。
‧每個地區必須達到的銷售金額。
◎一定要有的數據資料
1、2016年會計年度，4月到目前（12月）為止的產品別實銷金額。
2、2016年會計年度，4月到目前（12月）為止的地區別實銷金額。
3、2016年會計年度的銷售目標金額。
◎最好要有的數據資料
4、2013至2015年這3年內，每項產品和每個地區的實銷金額。
紙條上已經有1的資料，但似乎不太精確，要先確認一下。2、3還沒有資料，必須取得。4則是因為要參考1至3月的銷售趨勢，需要過去的資料，所以也必須蒐集。
▓5. 確認資料：驗證資料的正確性，處理成容易分析的型態
我們向幾個部門取得需要的數據資料，有些資料是Excel檔，有些則是CSV檔。經過個別確認後，將資料加工成容易分析的形式。在確認資料內容時，發現主管給的紙條有幾個錯誤。雖然這些錯誤不是很離譜，我們還是決定使用正確的資料。
最後，將每項產品和每個地區的銷售資料，彙整成Excel表（請見下圖）。至於單價，在製作產品主檔後，用VLOOKUP函數讀取。此外，合計值則用SUM函數來計算。
於是，現況如同右頁圖表所示。
這是4至12月的資料，顯示出9個月的狀況。下一節分析這份資料。
▓6. 分析現狀：思考比較前提，分析達成率和營收比重
在根據營收表分析現狀之前，要先思考比較的前提。
1年過了9個月，也就是已過了75%。因此，現在的營收達成率必須至少是75%。
事實上，許多公司常依照過去的銷售成績，來分析銷售趨勢，然後決定每個月的銷售目標金額。在此，我們單純只考慮1年已過了9個月的狀況。
此外，在這個時間點，檢視過去3年的銷售成績。確認達成銷售目標金額的年度，在12月底的達成率是多少。根據資料來看，達成銷售目標金額的年度是2013年、2014年，2015年則未達標。
‧2013年：達成率109%，至12月底的達成率是101%。
‧2014年：達成率113%，至12月底的達成率是81%。
‧2013年：達成率84%，至12月底的達成率是59%。
再看看每個地區的情況。
因為要看的是每個地區的達成率，所以不會與整體達成率相同。即便東京與沖繩的達成率相同，對整體達成率的貢獻度也不同。
◎比較的前提
1. 檢視整體表現時，發現在達成銷售目標金額的年度，至12月底的達成率超過80%。
2. 本案例不特別針對每項產品，進行銷售分析。
到目前為止，我們知道在達成銷售目標金額的年度，至12月31日的達成率是75%以上，這其實是理所當然的事。
接著，看看每個地區的銷售比率。
只要有2013至2015年的營收表，就能製作出下圖。
從這張表可以看出，東京的營收約佔整體營收的50%。因此，要達成整體銷售目標，東京可說是最重要的關鍵。
在此整理一下目前的狀況：
1. 至12月31日的營收達成率是67%。
2. 東京的營收達成率是66%。
由此看來，2016年度要達成銷售目標，應該頗有難度。若這樣順其自然，最後年度達成率會是多少？根據過去的銷售成績預估，並以折線圖來呈現銷售趨勢，會發現過去3年的3月業績都很好。所以，只要計算過去3年的1至3月營收佔全年營收的比率，就能做出2016年的預測。
1至3月的營收佔全年營收的18至32%，這其實是4至12月的營收達成率與100%之間的差額。2016年4至12月的達成率是67%，因此要達成銷售目標，1至3月必須銷售33%。
為求精確，應盡可能取得過去5年的1至3月平均營收達成率。比方說，假設過去5年的1至3月平均營收達成率是25%。
理論上會變成這樣：距離營收目標金額還差98,450,000日圓。如果什麼都不做，最後的結果將很接近這個數字，所以必須思考因應對策。只要金額夠明確，擬定對策將變得更容易。
