1-1解開對工作管理的誤解
拿起本書的你，應該正想著「工作要有效率，就需要工作管理」吧。
說不定有些人已經嘗試過好幾次工作管理卻「沒獲得什麼效果」。
雖是老生常談，但這些人不少，所以請放心。
工作管理中有許多被人誤解之處。這既不是學校會教的技巧，也不是受到公罪認可的正式方法論。
開始試試看後，莫名地就有一堆不順利之處。
工作管理並不會一切順利
為了這些人，在第 1 章中首先要從解開人們對工作管理的各種誤解開始。
理所當然地，因為不是公眾認可的正式方法論，所以會有誤解。
可是，工作管理不順利的原因，往往就在於對工作管理多有誤解，所以若能弄清楚原因，自然能找出應對法。
我已經出版過好幾本有關工作管理的書。
此外，每個月也都會舉辦工作管理以及工作術的講座。
我發現其中有很多人都對工作管理有誤解，並且想要知道、理解為什麼會有誤解，以及有怎樣的誤解。
對於工作管理的誤解很偏頗，尤其最多的是以下 4 種：
【關於工作管理的 4 大誤解】
誤解① 只要寫出工作內容就會順利進行
誤解② 工作管理就是調度安排
誤解③ 用多工處理的方式來完成工作
誤解④ 長期計畫要從終點開始倒推
從下一頁起，我將一一解說這 4 大誤解。首先希望大家能放輕鬆地來閱讀。
1-2誤解①只要寫出工作內容就會順利進行
許多人進行的工作管理的第一步就是寫出工作內容。
這應該是因為大家都對把工作寫出來有一個印象是：「將自己手上的工作全都寫出來，然後立刻著手、大致完成！」
的確，若是把工作寫出來，能一一找出腦中的工作，所以這是個有效的工作管理法。
可是，雖說是把工作寫出來，但各位是否有恰當地寫出了所有工作呢？
掌握大腦的特性
人類的大腦有個特性是擅長聯想。
例如以下 3 個詞彙會讓你聯想到什麼？
食譜 健康 綠色
接下來，從以下的 3 個詞彙中你聯想到了什麼？
新幹線 舒適 綠色
你對上述兩組詞彙做出了什麼樣的聯想呢？
許多人從第一組詞彙的「食譜、健康、綠色」聯想到了「沙拉」或「青汁」。
很多人則是從第二組詞彙的「新幹線、舒適、綠色」聯想到了「綠色車廂 *1 」或「隼 *2 」，雖然兩組詞彙中都有「綠色」一詞，卻因其他兩個詞語而有不同的聯想。
大腦就像這樣很擅長聯想，所以即便把腦中在意的事寫出來，因為有這個聯想的特性，就會把多餘的工作也寫出來。
總之，不管把想到的工作寫了多少出來，卻不一定會出現必要的工作。
例如，雖然是針對工作之一的企劃 A 寫出了工作內容，卻會從某個關鍵字延伸寫出與企劃 A 沒有直接關係的工作內容，像是「要去美容院」「製作企劃 D 的企劃書」「想一下今天的晚餐要吃什麼」等。
與像是「將自己手上的工作全都寫出來，然後立刻著手、大致完成！」這樣簡單的想像完全相反，工作管理必須要好好靜下心來寫出恰當的工作內容、仔細整理必要的工作、確實做完工作。
若只有寫出在意的事，工作管理是不可能順利進行的。
1-3誤解②工作管理就是調度安排
有很多人都是只用日曆來進行工作管理。
只用日曆來進行工作管理的方法如下：
【常見的使用日曆進行工作管理範例】
07：00 到公司←預定
07：10 檢查郵件←工作
07：50 製作公司內部會議資料←工作
∼省略∼
10：00 開會（與◆◆公司）←預定
11：00 製作會議紀錄（與◆◆公司）←工作
12：00 吃中餐←預定
13：00 公司內部開會←預定
∼省略∼
19：00 下班←預定
可是，【常見的使用日曆進行工作管理範例】不過是一種調度安排，不是工作管理。
在工作管理中要區分預定事項與工作
工作管理本就一定要區分出決定好開始時刻的會議等預定事項，以及檢查郵件等沒有固定開始時間的工作。
明確區分出預定事項與工作是工作管理的基本。
也就是說，進行工作管理並不等同於調度安排。
寫出腦中在意事項時，即便只是按優先順序排列多件在
意事項，也是需要判斷力的。
直到 13 點公司內部的會議開始前，必須準備好必要的
資料或收集好必要的資訊。
現實是，我們無法自動設定好如何將預定事項與工作做
搭配。
若要將工作一元化，就會把所有事項都寫進筆記本裡，或是全集中寫在日曆上，而那將會變得讓人非常難以理解，別說要進行工作管理了，就連要看筆記本都會感到厭煩。
1-4誤解③用多工處理的方式來完成工作
冒昧問一個問題，各位對多工處理有何印象？
‧ 一邊講電話一邊整理文件
‧ 一邊想企劃一邊回信
‧ 同時進行多個企劃
等等
或許各位會有上述的印象吧。
就像這樣，人們會使用各種意義來解釋多工處理，在不知不覺中陷入多工處理的陷阱中。
多工處理的陷阱就是，不論我們人類有多聰明、多優秀、多天才，一次都只能做一件事。
但實際上，我們會一次被分配到兩項工作，或是必須要同時進行兩個以上的企劃⋯⋯。
也就是說，在不知不覺間變成非得要多工處理的狀況。
你能進行多工處理嗎？
許多人在面對兩個以上的工作時，會混亂於不知道該從哪件工作開始著手，在做一件工作的同時在意其他工作。
若想要靠多工處理來完成工作，就要同時進行兩樣工作，但因為一次只能進行一件事，結果就是所有工作都幾乎沒有進展，只是在浪費時間。
之前也說過了：「人一次只能做一件事」。
或許你的週遭中有人「很能幹」，可以一次做兩件、三件事，看起來就像是在進行多工處理般。
但他們絕非擁有不同於常人的大腦，可以進行多工處理。
他們只是一次都只專注處理一件工作，踏實地在推進工作。也就是說，他們只是專注在進行單一工作而已。
工作管理中常見的一句話是：「專注在現今處理的工作（單一工作）上。製作在這期間忘掉其他工作的計畫。」
能幹的人幾乎都會記錄下應該記住的企劃或工作，並且用專用工具來管理。
工作一繁多起來，大腦內就須要記憶許多事。但大腦容量有限，必須記住許多事情時，就會變得一個頭兩個大。
結果，不僅無法單純地記住工作，還會注意力渙散，連單一工作都無法專注精神。
或許大家會覺得「專注在單一工作上」這件事聽起來很理所當然。
可其實有很多因素會擾亂對工作的專注，例如睡眠不足無法集中注意力、和同事聊天而分散注意力、掛念著家庭中的糾紛等。
因此，不少人都無法順利做到「專注在單一工作上」這件理所當然的事。
拿起本書的你，應該正想著「工作要有效率，就需要工作管理」吧。
說不定有些人已經嘗試過好幾次工作管理卻「沒獲得什麼效果」。
雖是老生常談，但這些人不少，所以請放心。
工作管理中有許多被人誤解之處。這既不是學校會教的技巧，也不是受到公罪認可的正式方法論。
開始試試看後，莫名地就有一堆不順利之處。
工作管理並不會一切順利
為了這些人，在第 1 章中首先要從解開人們對工作管理的各種誤解開始。
理所當然地，因為不是公眾認可的正式方法論，所以會有誤解。
可是，工作管理不順利的原因，往往就在於對工作管理多有誤解，所以若能弄清楚原因，自然能找出應對法。
我已經出版過好幾本有關工作管理的書。
此外，每個月也都會舉辦工作管理以及工作術的講座。
我發現其中有很多人都對工作管理有誤解，並且想要知道、理解為什麼會有誤解，以及有怎樣的誤解。
對於工作管理的誤解很偏頗，尤其最多的是以下 4 種：
【關於工作管理的 4 大誤解】
誤解① 只要寫出工作內容就會順利進行
誤解② 工作管理就是調度安排
誤解③ 用多工處理的方式來完成工作
誤解④ 長期計畫要從終點開始倒推
從下一頁起，我將一一解說這 4 大誤解。首先希望大家能放輕鬆地來閱讀。
1-2誤解①只要寫出工作內容就會順利進行
許多人進行的工作管理的第一步就是寫出工作內容。
這應該是因為大家都對把工作寫出來有一個印象是：「將自己手上的工作全都寫出來，然後立刻著手、大致完成！」
的確，若是把工作寫出來，能一一找出腦中的工作，所以這是個有效的工作管理法。
可是，雖說是把工作寫出來，但各位是否有恰當地寫出了所有工作呢？
掌握大腦的特性
人類的大腦有個特性是擅長聯想。
例如以下 3 個詞彙會讓你聯想到什麼？
食譜 健康 綠色
接下來，從以下的 3 個詞彙中你聯想到了什麼？
新幹線 舒適 綠色
你對上述兩組詞彙做出了什麼樣的聯想呢？
許多人從第一組詞彙的「食譜、健康、綠色」聯想到了「沙拉」或「青汁」。
很多人則是從第二組詞彙的「新幹線、舒適、綠色」聯想到了「綠色車廂 *1 」或「隼 *2 」，雖然兩組詞彙中都有「綠色」一詞，卻因其他兩個詞語而有不同的聯想。
大腦就像這樣很擅長聯想，所以即便把腦中在意的事寫出來，因為有這個聯想的特性，就會把多餘的工作也寫出來。
總之，不管把想到的工作寫了多少出來，卻不一定會出現必要的工作。
例如，雖然是針對工作之一的企劃 A 寫出了工作內容，卻會從某個關鍵字延伸寫出與企劃 A 沒有直接關係的工作內容，像是「要去美容院」「製作企劃 D 的企劃書」「想一下今天的晚餐要吃什麼」等。
與像是「將自己手上的工作全都寫出來，然後立刻著手、大致完成！」這樣簡單的想像完全相反，工作管理必須要好好靜下心來寫出恰當的工作內容、仔細整理必要的工作、確實做完工作。
若只有寫出在意的事，工作管理是不可能順利進行的。
1-3誤解②工作管理就是調度安排
有很多人都是只用日曆來進行工作管理。
只用日曆來進行工作管理的方法如下：
【常見的使用日曆進行工作管理範例】
07：00 到公司←預定
07：10 檢查郵件←工作
07：50 製作公司內部會議資料←工作
∼省略∼
10：00 開會（與◆◆公司）←預定
11：00 製作會議紀錄（與◆◆公司）←工作
12：00 吃中餐←預定
13：00 公司內部開會←預定
∼省略∼
19：00 下班←預定
可是，【常見的使用日曆進行工作管理範例】不過是一種調度安排，不是工作管理。
在工作管理中要區分預定事項與工作
工作管理本就一定要區分出決定好開始時刻的會議等預定事項，以及檢查郵件等沒有固定開始時間的工作。
明確區分出預定事項與工作是工作管理的基本。
也就是說，進行工作管理並不等同於調度安排。
寫出腦中在意事項時，即便只是按優先順序排列多件在
意事項，也是需要判斷力的。
直到 13 點公司內部的會議開始前，必須準備好必要的
資料或收集好必要的資訊。
現實是，我們無法自動設定好如何將預定事項與工作做
搭配。
若要將工作一元化，就會把所有事項都寫進筆記本裡，或是全集中寫在日曆上，而那將會變得讓人非常難以理解，別說要進行工作管理了，就連要看筆記本都會感到厭煩。
1-4誤解③用多工處理的方式來完成工作
冒昧問一個問題，各位對多工處理有何印象？
‧ 一邊講電話一邊整理文件
‧ 一邊想企劃一邊回信
‧ 同時進行多個企劃
等等
或許各位會有上述的印象吧。
就像這樣，人們會使用各種意義來解釋多工處理，在不知不覺中陷入多工處理的陷阱中。
多工處理的陷阱就是，不論我們人類有多聰明、多優秀、多天才，一次都只能做一件事。
但實際上，我們會一次被分配到兩項工作，或是必須要同時進行兩個以上的企劃⋯⋯。
也就是說，在不知不覺間變成非得要多工處理的狀況。
你能進行多工處理嗎？
許多人在面對兩個以上的工作時，會混亂於不知道該從哪件工作開始著手，在做一件工作的同時在意其他工作。
若想要靠多工處理來完成工作，就要同時進行兩樣工作，但因為一次只能進行一件事，結果就是所有工作都幾乎沒有進展，只是在浪費時間。
之前也說過了：「人一次只能做一件事」。
或許你的週遭中有人「很能幹」，可以一次做兩件、三件事，看起來就像是在進行多工處理般。
但他們絕非擁有不同於常人的大腦，可以進行多工處理。
他們只是一次都只專注處理一件工作，踏實地在推進工作。也就是說，他們只是專注在進行單一工作而已。
工作管理中常見的一句話是：「專注在現今處理的工作（單一工作）上。製作在這期間忘掉其他工作的計畫。」
能幹的人幾乎都會記錄下應該記住的企劃或工作，並且用專用工具來管理。
工作一繁多起來，大腦內就須要記憶許多事。但大腦容量有限，必須記住許多事情時，就會變得一個頭兩個大。
結果，不僅無法單純地記住工作，還會注意力渙散，連單一工作都無法專注精神。
或許大家會覺得「專注在單一工作上」這件事聽起來很理所當然。
可其實有很多因素會擾亂對工作的專注，例如睡眠不足無法集中注意力、和同事聊天而分散注意力、掛念著家庭中的糾紛等。
因此，不少人都無法順利做到「專注在單一工作上」這件理所當然的事。
