E-mail文書的基本
【所謂的E-mail】
E-mail是利用電話線路等來將文字或畫像從電腦的起端到末端交換的溝通工具。它不僅普及於年輕的族群，也在商業上廣泛被使用。雖然也有人討厭這股電子化的潮流，但實際上一經使用就能明白它是非常有用的工具。話說如此，我們也不能否定在商業上用手寫或是直接會談會變成不需要這件事。我們歡迎新的溝通工具並且在充分理解其優缺點的情況下善於運用的話是好的。

【E-mail的特徵】
1.E-mail的優點
電子信比在這之前的通信手段來得好用。電話有著不能顧及對方方便與否和對方不在就無法連絡的缺點。相對於此，電子信就不需要考慮到對方的方便與否，還有發件者以自己方便寄送文書，收件者則能夠依自己喜歡的時間讀取。還有，在電話的場合常常會有聽錯或是之後產生「有講過、沒講」的問題，而資料能夠保留起來的電子信，就能避免這類的問題。
和信、明信片比較的話，信、明信片通常是隔日之後才能送到對方手中。但如果是電子信的話，能瞬間將情報傳遞到對方。還有，信、明信片要考慮到書寫的工夫和郵票的購入、投遞郵筒這些事，若是電子信的話就能避免這些事，是簡單又輕鬆的方法。由此看來，電子信能夠補足電話、信或是明信片的不足，有著方便省事的優點。

2.E-mail的缺點
雖說如此，電子信也並非完美的。它有：信是否已被閱讀、內容有無被理解這些事在對方回覆之前無法確定；無法像電話那樣能傳達因聲音狀態的微妙語氣；因年代不同而感受不同，若和信、明信片相比的話，少了人情溫暖這些缺點。

3.不適合E-mail的內容
E-mail雖被環境所左右，但需要考慮到電子信有被人閱讀的可能性。絕對機密的內容避免使用電子信。還有，電子信容易被軟體或是電腦不合的環境左右，因此某軟體才能使用的功能或是個人擁有的電腦，基本上無法使用電子信。

【E-mail的活用】
1.活用E-mail
如上述所言，電子信有優缺點。活用電話、傳真來彌補其不足之處、將優點發揮到最大限度是重要的。例如，禮貌性地聯絡是把信或是行李等的發送用電子信傳達，或是用電話進行，剩餘的部分再用電子信來聯絡。
還有，一旦開始使用電子信就必須要一天一次確認收信。一週只有檢查一次信件的話，在商業上，就幾乎沒有使用電子信的價值。

2.在過渡期的E-mail環境
圍繞在電子信的環境至今還處在過渡期上，需注意並不是每個人都使用這件事。「用電子信傳達是失禮的」這樣的成見是存在的，因此必須充分理解和對方的關係或是狀況來應對電子信的使用方式。
使用專業用語、或是寫親密的電子信的人也有，在工作上的往來全部都用電子信來進行的人也有。當然，若對方和自己相同的話並沒問題，但習慣這樣的狀態並認為理所當然這件事是危險的。因為在商業上有各式各樣的人，對於電子信的看法和知識有落差。若沒有考慮到對方的感情和狀況的想像力的話，在商業上是失格的。
電子信雖是優秀的道具，但只有這樣仍然是不足的。辨明對方和自己的關係之後，使用雙方易於理解的言語、無過度不足的文書內容、正確的資料等等是重要的。即使便利，道具再怎麼說還是道具。拿捏尺度在於自身這件事須銘記在心。