前言
1973年，我出版了一套名為《金字塔原理》（Pyramid Principle）的六本小冊子，探討一種可以解決報告寫不清楚的問題的新方法，尤其是在諮詢報告方面。事實上它談的就是，清楚的文件讓人一目瞭然，因為它擁有一個清楚的金字塔結構（pyramidal structure），而不清楚的文件則總是脫離那個結構。
在這個金字塔結構內的各個觀點是以為數有限的邏輯方法（往上、往下、橫向）建立關連性，使我們得以界定與它們有關的普遍性原則。因此，文章寫清楚的關鍵在於將你的思維建構成金字塔，並在你開始寫作之前先核對這些原則。
這些是我先後任職於國際管理顧問公司麥肯錫（McKinsey & Company）的克里夫蘭與倫敦營業處時所開發出來的觀念。1963年，麥肯錫從那年哈佛商學院第一批錄取的八名女學生中挑選，雇用我擔任他們的首名女性顧問。麥肯錫很快斷言：我的數字實在不行，但是卻有寫作的才能。因此，他們把我調到倫敦，與那些對於用英文寫報告有困難的歐洲人一起工作。
有趣的是，在我開始研究如何寫報告的資料時，我發現雖然有許多書籍探討如何把句子和段落寫得更好，但是卻沒有書籍討論如何組織那些句子與段落想要傳達的觀點。凡是觸及這方面主題的書籍也不過寫了些這樣的建議：「要有邏輯性」或「要有符合邏輯的大綱」。然而，究竟要如何分辨有邏輯的大綱和缺乏邏輯的大綱呢？我感到疑惑，並矢志找出答案。我發現的就是這個金字塔結構。
金字塔結構可以運用在任何你想要清楚呈現你的思維的文件上。為了方便說明，這裡有一個非常簡單的例子，說明觀點「組織前」與「組織後」的差別。
作者經歷的事件發展順序
柯林斯來電說他無法參加三點的會議；強生表示，他不介意晚一點開會，甚至改明天也可以，但時間不能訂在十點半之前；而克利福德的秘書說，克利福德明天要晚一點才會從法蘭克福回來。會議室明天已經有人預訂了，但週四是可以的；週四早上十一點看起來是不錯的時間，你可以開會嗎？
按照金字塔原理組織重點
我們可以把今天的會議重新安排在週四早上十一點舉行嗎？這對柯林斯與強生會比較方便，而且克利福德也能出席。這也是本週會議室唯一沒被預訂的時間。
1967年能夠接受這個觀念的人並不多，但是麥肯錫有一些很有智慧的人士給予我指正。今日，金字塔原理已成為麥肯錫公司的標準，並為世人公認是麥肯錫組織不可或缺的一部分。
我於1973年離開麥肯錫向更多的人推廣這些觀念，目前全球的顧問公司與個別公司約有一萬人上過我的課。我也分別在1981年和1987年出版這本書的先前兩個版本；在1981年開發一套錄影帶課程，並於1985年開發一套電腦軟體課程。而且今年（1996年）我還將完成一套新版的錄影帶課程。
我很高興告訴你，由於這種種的努力，金字塔原理已經成為顧問界的實質標準，而且許多其他的領域也採納金字塔原理的基本概念，並融入課程加以傳授。
這個持續不斷的教學過程，以及我最近開發新的錄影帶課程所做的努力，當然讓我有了新的發現，並讓我得以開發並擴大原有觀念的許多部分。我也看到金字塔概念可以提供更廣泛的功能，而不只是幫助人們以書面形式組織及表達思維。它可以往後擴大涵蓋界定與分析問題的過程，也可以往前擴及指導整個寫作過程的管理。
因此，新版本的《金字塔原理》收錄了1987年以來我對人類思維之探討的所有體認和技巧。本書也收錄幾個新的章節，探討如何建構問題的定義與分析，以及視覺上如何在頁面與螢幕上呈現這個金字塔結構。
本書分成四個部分：
‧第一部分──寫作的邏輯：內容更動不多。它不只解釋金字塔原理，還告訴你如何利用它來建構一個基本的金字塔。閱讀這部分的內容足以讓你了解並運用這個技巧在所有的文件上。
‧第二部分──思考的邏輯：告訴你如何吹毛求疵地對自己的想法作仔細評估、確保你呈現的論點確實反映你所想要表達的所有想法。這個部分提供許多例子，並強調，為了清楚表達你的想法，強迫自己經歷「冷靜思考」（Hard-Headed Thinking）過程是至關重要的。
‧第三部分──解決問題的邏輯：這是全新的內容。它主要是針對撰寫諮詢報告的人，或是必須對複雜的問題進行分析而後提交結論給行動者的人。它說明如何利用各種基礎架構，在整個解決問題過程的不同階段去建構你的分析，如此一來你的觀點可以有效地預先組織好，方便組成金字塔結構。
‧第四部分──簡報的邏輯：探討一些技巧，確保你在把觀點從金字塔結構轉換成書面形式或口頭報告的幻燈片形式時，讀者不會看不出這個金字塔結構。
本書還有三個附錄。附錄A處理分析式與科學式的問題解決方法之間的差異；而附錄B提出例子說明寫引言時所運用的各種常見模式；附錄C匯總本書的重點，凸顯主要的概念及思考的技巧以方便記憶。
運用金字塔原理還需要相當的訓練。然而，按照書中建議的方式，刻意強迫自己先想後寫，你應該能夠相當大幅度地：(a)減少你完稿通常需要花費的時間；(b)讓文章更清楚；(c)縮短文章的長度。你所獲得的成果就是，在極短的時間內寫出簡潔又清楚的文章。
芭芭拉‧明托（Barbara Minto）1996年於倫敦
序章 為什麼是金字塔結構？
讀者透過閱讀你寫的文字，以了解你對某特定主題的看法時，通常也意味著，他們面對的是一項複雜的任務。即使你的文章很短，譬如只有不空行的兩頁A4長度，也有大約一百個句子。讀者必須吸收所有的句子、消化它們、找出它們的關連性，並將它們組織起來。如果這些句子是以金字塔結構送到讀者面前（也就是從頂部開始向下鋪陳），他們一定會覺得這項任務比較容易。這個結論反映了人腦運作方式的一些根本發現，具體來說就是：
‧大腦會自動將資訊分成幾組不同的金字塔，以便於理解。
‧如果一組觀點預先被組織成金字塔結構，讀者會比較容易理解。
‧這說明所有的書面文章都應該經過深思熟慮的建構，將觀點組織成金字塔結構。
◎將觀點組織成金字塔
人們早就知道，大腦會自動將每件事情排定順序。基本上，大腦很容易把同時發生、相關連的一組東西視為同一類，並進而把一個邏輯模式套用其上。以邏輯單位看所有事物，其價值是無限大的。為了證明這點，請看以下兩兩成組的幾個名詞。在一般情況下，這些名詞彼此互無關連。
湖■糖
靴子■盤子
女孩■袋鼠
鉛筆■汽油
宮殿■腳踏車
鐵路■大象
書本■牙膏
現在，設法想像讓每一組都能有一個具關連性的情境，以便組織或記憶。例如：糖被溶解在湖裡，或是靴子立在盤子上。然後遮住右欄，並設法從閱讀左欄的名詞來回想右欄的內容。結果多數的人發現，他們可以毫不遲疑地就把所有的名詞背出來。
當你傾聽或閱讀別人的觀點時，也會發生相同的「組織」現象。你會認定，同時出現的緊鄰觀點隸屬同一類，並試圖把一個邏輯模式套用在它們身上。這個模式永遠都是一個金字塔結構，因為這是唯一符合人腦下述需求的結構：
‧大腦的記憶力停止在神奇數字七。
‧大腦陳述關係之間的邏輯性。
◎神奇數字七
你一次可以理解的觀點數量有限，例如你決定離開你溫暖、舒適的客廳去買一份報紙。「我想出去買份報紙，」你對你的妻子說：「有什麼東西要我幫你帶回來的？」
「啊，看了那些電視廣告後，我好想吃葡萄，」在你走向櫃子拿外套時，她說：「還有，或許你應該再買些牛奶。」
你從櫃子取出外套，而她則走進廚房。
「讓我看一下櫥櫃，是否還有足夠的馬鈴薯，還有，對了，我知道了，我們沒有雞蛋了。我看看，沒錯，我們的確需要馬鈴薯。」
你穿上外套並走向門。
「紅蘿蔔，或許再買些柳橙。」
你打開門。
「奶油。」
你走下樓梯。
「蘋果。」
你坐進車裡。
「還有酸奶油。」
「都有了嗎？」
「沒錯，親愛的，謝謝你。」
現在，如果沒有重讀這段話，你還記得你的妻子要你買哪九項物品嗎？多數的男人回家只帶了報紙與葡萄。
主要的問題是，你碰到了神奇數字七。這是心理學家米勒（George A. Miller）在他的論文《神奇數字七加減二》（The Magical Number Seven, Plus or Minus Two）裡創造的一個名詞。他指出，大腦的短期記憶裡無法一次容納約七個以上的1。有的人腦可以容納多達九項，但也有人只能容納五項（我個人是五項）。容易記住的數目是三項，但最容易的數目當然是一項。
這意味著，當大腦看到同時出現的1增加到四或五項以上時，就會開始對它們進行邏輯分類，以便於記憶。在這個例子中，大腦或許會按照你必須造訪的超級市場的區域，為這些需要購買的物品進行歸類。
◎找出邏輯關係
很顯然地，若僅以邏輯的方式分類成幾個1，卻沒有同時闡明之間的邏輯關係是不夠的。分類的目的並非只是把一整組九個1分成四項、兩項和三項的不同組合，那麼結果還是九項。你需要做的是，把這九個1「往上」挪，變成三個類別。
這意味著你不必一一記住這九個1，而只需牢記它們所屬的三個類別。你思考的是更高一層的抽象層次，但正因這是較高層次的思考，所以它也自然讓人聯想到下一層所屬的這些1。而且因為這層關係並不同於湖和糖的練習那般牽強，所以更容易記住。
所有大腦的運作（例如：思考、記憶、解決問題）顯然都會利用這個分類（grouping）與概括（summarizing）的過程，所以人腦裡的資訊可以被視為由互相關連的許多金字塔所組成的巨大混和物。如果你想要成功傳達訊息給他人，你可以看到關鍵就在於，確保你所說的能夠成為對方既有金字塔裡的一部分。
現在我們要來探討溝通的真正問題所在。你可以非常清楚地「看到」這幾組分類1。為了傳達這些觀點，意味著必須確保對方也能以相同的方式來「看」它們。但是如同幫妻子購物的那個例子，你只能逐項提出。當然，最有效率的方法是先提出類別，然後再列舉這些1，亦即，由上而下來安排你觀點的順序。
◎由上往下3
清楚寫作唯一最重要的行動，便是控制你表達觀點的順序。最清楚的順序永遠都是先給予概括的觀點，然後再分別討論包含其下的個別觀點。這一點是我必須再三強調的。
請記住，閱聽者只能逐句吸收你的觀點。你知道他們會假定那些同時出現的觀點在邏輯上屬於同一類。如果你沒有事先告訴對方這些觀點之間的關連性，而只是逐次逐句提出，對方會自動尋找相似性，他可能藉此把你所說的觀點進行分類，以便了解這幾組觀點的意義。
不幸的是，人們的背景與認知差別很大，他們對於你的邏輯分類很少會給予相同的解讀。事實上，他們經常看不出同一組觀點之間有任何關連性。即便他們了解你的陳述邏輯，你一樣會增加他們閱讀的困難，因為他們必須自行設法補充你沒有明確說明的部分。
讓我用一個例子來證明，除了由上往下的順序之外，其他的順序有多麼令人傷腦筋。假設我和你一起在酒吧喝啤酒，我無緣無故提到：
上個禮拜我人在蘇黎世──你知道蘇黎世是個多保守的城市──我們外出到一間餐廳用餐。你知道嗎，十五分鐘之內，我看到至少十五個人，他們不是留山羊鬍就是留八字鬍。
現在，我已經給了你一些資訊，而不明所以的你將會自動推測我為什麼要告訴你這些資訊。換句話說，你會把這段陳述視為一組尚未表達完全的觀點的一部分，你的大腦會假設這個陳述的背後或許有目的，準備接受其餘的觀點。這份期待降低了你的分析能力，無法對每個後續觀點有全面性的了解；你只尋求與之前說過的話有共通點的內容。
因此，你可能會想到類似這樣的事情：「她是要說蘇黎世變得多不保守嗎？」還是：「她打算拿蘇黎世與其他城市做比較。」或甚至是：「她迷戀山羊鬍和八字鬍。」不管你有什麼反應，重點在於，你的大腦正在等待同一個主題的進一步消息，不論結果為何。看到你一臉茫然，我接著說道：
你知道，如果你隨便到紐約的一間辦公室轉一圈，你很少找到沒有鬢腳或留八字鬍的人。
現在我在暗示什麼呢？我似乎不太像是在比較城市，倒像是在比較不同城市的辦公室員工；而且不只是山羊鬍與八字鬍，我似乎還涵蓋了各種臉上留鬍子的方式。「或許，」你想著：「她不贊同這種蓄鬍的作風。或者她要比較不同辦公室的風格，又或許她對於專業機構的高容忍度感到意外。」無論如何，你含糊說了幾句算是給了回應，所以我又繼續說明：
當然，多年來，臉上蓄鬍一直是倫敦街頭的景象。
「啊，」你想著：「我終於知道她要說什麼了。她想要表達的是，倫敦獨領風騷、領先其他所有城市。」而且你把你的結論告訴我。完全符合邏輯，但卻是錯誤的；那根本不是我的意思。事實上，我的意思是：
你知道，我很驚訝臉上蓄鬍在商業圈已經變得如此普遍。
蘇黎世……。紐約……。當然還有倫敦……。
一旦給了你判斷觀點之間關係的基本架構，你可以非常輕鬆地、用我希望你採取的方式來了解這組觀點，不是嗎？當你向讀者提出觀點時，讀者總是會尋求連結這些觀點的一個結構。為了確信他能找到你所想要表達的結構，你必須事先告訴他你的結構是什麼──以確保他知道要去找什麼。否則他很可能看到一個不是你想要的關係結構，或更糟糕的，什麼都看不到。在這種情況下，你們都浪費了彼此的時間。
不幸的是，無論讀者有多聰明，腦力終究是有限的。有些人光是辨識和解讀所閱讀的文字就已經耗盡所有腦力；能力更強的人，或許還有些餘力，能設法了解觀點之間的關係，若還有剩餘的僅存腦力，便是了解這些關係的重要性。
你可以透過鋪陳這些觀點，節省讀者必須花在前兩項活動的時間，從而使得他們以最少的腦力去了解它們。反之，如果採取平鋪直敘的方式，大腦必須瞻前顧後、來回反覆地建立關連性，這樣的做法實在糟糕，而且多數讀者也會以拒絕來做為回應。
總而言之，讀者自然會對你所提出的觀點進行歸類與概括的動作，以方便記憶。如果你的所有觀點也都事先做好分類與概括的工作，並由上往下呈現，讀者便能更快了解。這一切顯示，寫得最清楚的文章是以金字塔結構有系統地由上往下鋪陳資訊，即便最初的發想是由下往上進行的。
◎由下往上思考
如果你打算分類和概括所要表達的資訊，並以由上而下的方式呈現，你的文章結構看來勢必是相反的，亦即由下往上的結構。你的思路從最底層開始，先是形成句子，而句子則按照邏輯組合成為段落。接著你把段落組成章節，並把章節組成完整的文章，由頂部的一個中心思想代表整篇文章。
如果你回想一下，你在寫作時確實做的是什麼，你就可以了解你是透過這種由下往上的思考方式去發展你的主要觀點。在金字塔結構的最底層，你把句子（每個句子包含一個獨立的觀點）組合在一起成為段落。
假設你把六個句子組成一個段落。為什麼你把那六個句子放在一起，而不放別的句子？理由是，你看到它們之間存在一個邏輯關係。而且那個邏輯關係將永遠是：這些句子都必須解釋或支持這個段落的主要論點，而這個段落的主要論點實際上就是這些句子的一個摘要。舉例來說，你不會把五個關於金融的句子和一個關於網球的句子擺在一起，因為它們彼此的關係難以用一個概括的句子來表達。
找出這個概括的句子將能使你的抽象概念往上提高一層，並讓你在回想這個段落時，只需記得一個重點而非六個。有了這個超高效率的行動，接下來讓我們舉例，你把三個段落組織成一個章節，而每個段落則包含一個抽象層次比單獨的句子高一層的主要論點。
你將這三個段落組成一個章節，而不用別的段落，理由也是你看到它們之間的邏輯關係。而且這個關係同樣也必須說明或支持這個章節的主要論點，同樣地，這個主要觀點也是該章節其下三個段落的一個摘要。
相同的思維也適用於把幾個章節放在一起構成一篇文章。你把三個章節組織在一起（每個章節由數個段落構成，而段落又是由數個句子所構成的），因為它們都必須支持這篇文章的主要論點，而這個主要論點同時也是這些章節的摘要。
你會不斷進行分類和概括的動作，直到你沒有更多的關係要建立為止。顯而易見的是，你所寫的每篇文章總是被建構去支持唯一的中心思想，而這個中心思想則是匯總你最後一組群組的摘要。這應該是你想要建立的主要論點，而其下所有的觀點（假設你已經正確建立起結構）將會以越往下越詳細的內容，來說明並支持那個論點。
幸好，透過核對你的觀點之間彼此的關係是否以金字塔結構方式呈現，你可以事先確認你是否正確建立這個結構。具體來說，它們必須遵守以下三項原則：
１．金字塔結構中，任何一層的觀點永遠都必須是它們下面成組觀點的總結。
２．每組觀點永遠都必須具備相同的特性。
３．每組觀點永遠都必須按照邏輯順序組織。
讓我來說明，為什麼「永遠都必須」遵守這些規則：
１．金字塔結構中，任何一層的觀點永遠都必須是它們下面成組觀點的總結。第一項原則反映如下事實：你在思考與寫作方面所進行的重要活動是，為下層的所有觀點做結，並創造出一個新的觀點。如同上述，一個段落的重點就是組成這個段落的各個句子的總結，就如同一個章節的重點是這個章節的各個段落的總結一樣，依此類推。
然而，如果你想要從成組的句子或段落中汲取一個重點，首先這些句子或段落必須先被適當地組織。這時候就輪到第二項與第三項原則登場。
２．每組觀點永遠都必須具備相同的特性。如果你想要提高你的思維，把一組觀點向上提高至抽象的層次，那麼這組觀點在邏輯上必須具備相同的性質。舉例來說，你可以按照邏輯推論，把蘋果與梨子提高一層、歸類為水果；同樣地，你也可以把桌子與椅子歸類為家具。但如果你想要把蘋果與椅子放在一起呢？你無法在緊鄰的上一層中這麼做，因為它們已經被歸類為水果與家具了。因此，你必須移到更高的層級，並稱呼它們為「東西」或「無生物」。然而，這兩個分類範圍都太過廣泛，以至於無法點出這個群組的邏輯關係。
在寫作方面，你想要表達這個群組的邏輯關係所直接暗示的觀點，這意味著在這個群組裡面的所有觀點都必須屬於相同的邏輯類別。因此，如果一組觀點裡的第一個觀點是做某件事情的一個理由，則該組觀點裡的其他觀點也必須是做同樣一件事情的理由；如果第一個觀點是一個流程的步驟，則在這組觀點內的其餘觀點也必須是同一個流程的步驟；如果第一個觀點是公司內部的一個問題，那麼在這組觀點內的其他觀點也必須是相關的問題，依此類推。
檢查一組觀點的一個捷徑是，確保你可以輕而易舉地用一個複數名詞為這些觀點歸類。因此，你將發現這組觀點裡的所有觀點最後會變成諸如「建議」、「理由」、「問題」或「需要做的改變」等複數名詞。觀點的種類並沒有限制，但是每組觀點都必須具備相同的性質，能夠用一個複數名詞來形容。
３．每組觀點永遠都必須按照邏輯順序組織。也就是說，一定要有明確的理由說明，為什麼第二個觀點排在第二位，而不能排在首位或第三位。第六章詳細闡述如何決定適當的順序。基本上，它說明安排一組觀點的順序只有以下四種可能的邏輯方法：
●演繹法（deductively；主要前提、次要前提、結論）
●時序法（chronologically；第一、第二、第三）
●結構法（structurally；波士頓、紐約、華盛頓）
●比較法（comparatively；首要、次要，依此類推）
你選擇的順序反映你用來組織一組觀點的分析過程。如果觀點的組織方式是演繹法，那麼這些觀點便是按照論證的順序組織；如果是透過找出因果關係，就是按照時間順序；如果是經由評估現有的結構，則這個順序就是由結構決定的；如果是由歸類來決定，則是依照重要性4。由於大腦只能執行這四種分析活動──演繹推論（reasoning deductively）、找出因果關係（working out cause-and-effect relationship）、化整為零（dividing a whole into its parts），以及歸類（categorizing）──所以這些是大腦僅能賦予的順序。
所以，基本上，把文章寫清楚的重點是，把你的觀點放置於這個金字塔結構，並在你開始寫作之前，根據這些原則檢驗所有觀點。如果不符合這些原則，就代表你的觀念有瑕疵，或是這些觀點尚未發展成熟，抑或是觀點組織的方式無法讓讀者一眼就看出你所要傳達的訊息。這時候，你可以進行調整，直到它們確實符合這些原則，如此一來後面就不需要大肆修改。
1973年，我出版了一套名為《金字塔原理》（Pyramid Principle）的六本小冊子，探討一種可以解決報告寫不清楚的問題的新方法，尤其是在諮詢報告方面。事實上它談的就是，清楚的文件讓人一目瞭然，因為它擁有一個清楚的金字塔結構（pyramidal structure），而不清楚的文件則總是脫離那個結構。
在這個金字塔結構內的各個觀點是以為數有限的邏輯方法（往上、往下、橫向）建立關連性，使我們得以界定與它們有關的普遍性原則。因此，文章寫清楚的關鍵在於將你的思維建構成金字塔，並在你開始寫作之前先核對這些原則。
這些是我先後任職於國際管理顧問公司麥肯錫（McKinsey & Company）的克里夫蘭與倫敦營業處時所開發出來的觀念。1963年，麥肯錫從那年哈佛商學院第一批錄取的八名女學生中挑選，雇用我擔任他們的首名女性顧問。麥肯錫很快斷言：我的數字實在不行，但是卻有寫作的才能。因此，他們把我調到倫敦，與那些對於用英文寫報告有困難的歐洲人一起工作。
有趣的是，在我開始研究如何寫報告的資料時，我發現雖然有許多書籍探討如何把句子和段落寫得更好，但是卻沒有書籍討論如何組織那些句子與段落想要傳達的觀點。凡是觸及這方面主題的書籍也不過寫了些這樣的建議：「要有邏輯性」或「要有符合邏輯的大綱」。然而，究竟要如何分辨有邏輯的大綱和缺乏邏輯的大綱呢？我感到疑惑，並矢志找出答案。我發現的就是這個金字塔結構。
金字塔結構可以運用在任何你想要清楚呈現你的思維的文件上。為了方便說明，這裡有一個非常簡單的例子，說明觀點「組織前」與「組織後」的差別。
作者經歷的事件發展順序
柯林斯來電說他無法參加三點的會議；強生表示，他不介意晚一點開會，甚至改明天也可以，但時間不能訂在十點半之前；而克利福德的秘書說，克利福德明天要晚一點才會從法蘭克福回來。會議室明天已經有人預訂了，但週四是可以的；週四早上十一點看起來是不錯的時間，你可以開會嗎？
按照金字塔原理組織重點
我們可以把今天的會議重新安排在週四早上十一點舉行嗎？這對柯林斯與強生會比較方便，而且克利福德也能出席。這也是本週會議室唯一沒被預訂的時間。
1967年能夠接受這個觀念的人並不多，但是麥肯錫有一些很有智慧的人士給予我指正。今日，金字塔原理已成為麥肯錫公司的標準，並為世人公認是麥肯錫組織不可或缺的一部分。
我於1973年離開麥肯錫向更多的人推廣這些觀念，目前全球的顧問公司與個別公司約有一萬人上過我的課。我也分別在1981年和1987年出版這本書的先前兩個版本；在1981年開發一套錄影帶課程，並於1985年開發一套電腦軟體課程。而且今年（1996年）我還將完成一套新版的錄影帶課程。
我很高興告訴你，由於這種種的努力，金字塔原理已經成為顧問界的實質標準，而且許多其他的領域也採納金字塔原理的基本概念，並融入課程加以傳授。
這個持續不斷的教學過程，以及我最近開發新的錄影帶課程所做的努力，當然讓我有了新的發現，並讓我得以開發並擴大原有觀念的許多部分。我也看到金字塔概念可以提供更廣泛的功能，而不只是幫助人們以書面形式組織及表達思維。它可以往後擴大涵蓋界定與分析問題的過程，也可以往前擴及指導整個寫作過程的管理。
因此，新版本的《金字塔原理》收錄了1987年以來我對人類思維之探討的所有體認和技巧。本書也收錄幾個新的章節，探討如何建構問題的定義與分析，以及視覺上如何在頁面與螢幕上呈現這個金字塔結構。
本書分成四個部分：
‧第一部分──寫作的邏輯：內容更動不多。它不只解釋金字塔原理，還告訴你如何利用它來建構一個基本的金字塔。閱讀這部分的內容足以讓你了解並運用這個技巧在所有的文件上。
‧第二部分──思考的邏輯：告訴你如何吹毛求疵地對自己的想法作仔細評估、確保你呈現的論點確實反映你所想要表達的所有想法。這個部分提供許多例子，並強調，為了清楚表達你的想法，強迫自己經歷「冷靜思考」（Hard-Headed Thinking）過程是至關重要的。
‧第三部分──解決問題的邏輯：這是全新的內容。它主要是針對撰寫諮詢報告的人，或是必須對複雜的問題進行分析而後提交結論給行動者的人。它說明如何利用各種基礎架構，在整個解決問題過程的不同階段去建構你的分析，如此一來你的觀點可以有效地預先組織好，方便組成金字塔結構。
‧第四部分──簡報的邏輯：探討一些技巧，確保你在把觀點從金字塔結構轉換成書面形式或口頭報告的幻燈片形式時，讀者不會看不出這個金字塔結構。
本書還有三個附錄。附錄A處理分析式與科學式的問題解決方法之間的差異；而附錄B提出例子說明寫引言時所運用的各種常見模式；附錄C匯總本書的重點，凸顯主要的概念及思考的技巧以方便記憶。
運用金字塔原理還需要相當的訓練。然而，按照書中建議的方式，刻意強迫自己先想後寫，你應該能夠相當大幅度地：(a)減少你完稿通常需要花費的時間；(b)讓文章更清楚；(c)縮短文章的長度。你所獲得的成果就是，在極短的時間內寫出簡潔又清楚的文章。
芭芭拉‧明托（Barbara Minto）1996年於倫敦
序章 為什麼是金字塔結構？
讀者透過閱讀你寫的文字，以了解你對某特定主題的看法時，通常也意味著，他們面對的是一項複雜的任務。即使你的文章很短，譬如只有不空行的兩頁A4長度，也有大約一百個句子。讀者必須吸收所有的句子、消化它們、找出它們的關連性，並將它們組織起來。如果這些句子是以金字塔結構送到讀者面前（也就是從頂部開始向下鋪陳），他們一定會覺得這項任務比較容易。這個結論反映了人腦運作方式的一些根本發現，具體來說就是：
‧大腦會自動將資訊分成幾組不同的金字塔，以便於理解。
‧如果一組觀點預先被組織成金字塔結構，讀者會比較容易理解。
‧這說明所有的書面文章都應該經過深思熟慮的建構，將觀點組織成金字塔結構。
◎將觀點組織成金字塔
人們早就知道，大腦會自動將每件事情排定順序。基本上，大腦很容易把同時發生、相關連的一組東西視為同一類，並進而把一個邏輯模式套用其上。以邏輯單位看所有事物，其價值是無限大的。為了證明這點，請看以下兩兩成組的幾個名詞。在一般情況下，這些名詞彼此互無關連。
湖■糖
靴子■盤子
女孩■袋鼠
鉛筆■汽油
宮殿■腳踏車
鐵路■大象
書本■牙膏
現在，設法想像讓每一組都能有一個具關連性的情境，以便組織或記憶。例如：糖被溶解在湖裡，或是靴子立在盤子上。然後遮住右欄，並設法從閱讀左欄的名詞來回想右欄的內容。結果多數的人發現，他們可以毫不遲疑地就把所有的名詞背出來。
當你傾聽或閱讀別人的觀點時，也會發生相同的「組織」現象。你會認定，同時出現的緊鄰觀點隸屬同一類，並試圖把一個邏輯模式套用在它們身上。這個模式永遠都是一個金字塔結構，因為這是唯一符合人腦下述需求的結構：
‧大腦的記憶力停止在神奇數字七。
‧大腦陳述關係之間的邏輯性。
◎神奇數字七
你一次可以理解的觀點數量有限，例如你決定離開你溫暖、舒適的客廳去買一份報紙。「我想出去買份報紙，」你對你的妻子說：「有什麼東西要我幫你帶回來的？」
「啊，看了那些電視廣告後，我好想吃葡萄，」在你走向櫃子拿外套時，她說：「還有，或許你應該再買些牛奶。」
你從櫃子取出外套，而她則走進廚房。
「讓我看一下櫥櫃，是否還有足夠的馬鈴薯，還有，對了，我知道了，我們沒有雞蛋了。我看看，沒錯，我們的確需要馬鈴薯。」
你穿上外套並走向門。
「紅蘿蔔，或許再買些柳橙。」
你打開門。
「奶油。」
你走下樓梯。
「蘋果。」
你坐進車裡。
「還有酸奶油。」
「都有了嗎？」
「沒錯，親愛的，謝謝你。」
現在，如果沒有重讀這段話，你還記得你的妻子要你買哪九項物品嗎？多數的男人回家只帶了報紙與葡萄。
主要的問題是，你碰到了神奇數字七。這是心理學家米勒（George A. Miller）在他的論文《神奇數字七加減二》（The Magical Number Seven, Plus or Minus Two）裡創造的一個名詞。他指出，大腦的短期記憶裡無法一次容納約七個以上的1。有的人腦可以容納多達九項，但也有人只能容納五項（我個人是五項）。容易記住的數目是三項，但最容易的數目當然是一項。
這意味著，當大腦看到同時出現的1增加到四或五項以上時，就會開始對它們進行邏輯分類，以便於記憶。在這個例子中，大腦或許會按照你必須造訪的超級市場的區域，為這些需要購買的物品進行歸類。
◎找出邏輯關係
很顯然地，若僅以邏輯的方式分類成幾個1，卻沒有同時闡明之間的邏輯關係是不夠的。分類的目的並非只是把一整組九個1分成四項、兩項和三項的不同組合，那麼結果還是九項。你需要做的是，把這九個1「往上」挪，變成三個類別。
這意味著你不必一一記住這九個1，而只需牢記它們所屬的三個類別。你思考的是更高一層的抽象層次，但正因這是較高層次的思考，所以它也自然讓人聯想到下一層所屬的這些1。而且因為這層關係並不同於湖和糖的練習那般牽強，所以更容易記住。
所有大腦的運作（例如：思考、記憶、解決問題）顯然都會利用這個分類（grouping）與概括（summarizing）的過程，所以人腦裡的資訊可以被視為由互相關連的許多金字塔所組成的巨大混和物。如果你想要成功傳達訊息給他人，你可以看到關鍵就在於，確保你所說的能夠成為對方既有金字塔裡的一部分。
現在我們要來探討溝通的真正問題所在。你可以非常清楚地「看到」這幾組分類1。為了傳達這些觀點，意味著必須確保對方也能以相同的方式來「看」它們。但是如同幫妻子購物的那個例子，你只能逐項提出。當然，最有效率的方法是先提出類別，然後再列舉這些1，亦即，由上而下來安排你觀點的順序。
◎由上往下3
清楚寫作唯一最重要的行動，便是控制你表達觀點的順序。最清楚的順序永遠都是先給予概括的觀點，然後再分別討論包含其下的個別觀點。這一點是我必須再三強調的。
請記住，閱聽者只能逐句吸收你的觀點。你知道他們會假定那些同時出現的觀點在邏輯上屬於同一類。如果你沒有事先告訴對方這些觀點之間的關連性，而只是逐次逐句提出，對方會自動尋找相似性，他可能藉此把你所說的觀點進行分類，以便了解這幾組觀點的意義。
不幸的是，人們的背景與認知差別很大，他們對於你的邏輯分類很少會給予相同的解讀。事實上，他們經常看不出同一組觀點之間有任何關連性。即便他們了解你的陳述邏輯，你一樣會增加他們閱讀的困難，因為他們必須自行設法補充你沒有明確說明的部分。
讓我用一個例子來證明，除了由上往下的順序之外，其他的順序有多麼令人傷腦筋。假設我和你一起在酒吧喝啤酒，我無緣無故提到：
上個禮拜我人在蘇黎世──你知道蘇黎世是個多保守的城市──我們外出到一間餐廳用餐。你知道嗎，十五分鐘之內，我看到至少十五個人，他們不是留山羊鬍就是留八字鬍。
現在，我已經給了你一些資訊，而不明所以的你將會自動推測我為什麼要告訴你這些資訊。換句話說，你會把這段陳述視為一組尚未表達完全的觀點的一部分，你的大腦會假設這個陳述的背後或許有目的，準備接受其餘的觀點。這份期待降低了你的分析能力，無法對每個後續觀點有全面性的了解；你只尋求與之前說過的話有共通點的內容。
因此，你可能會想到類似這樣的事情：「她是要說蘇黎世變得多不保守嗎？」還是：「她打算拿蘇黎世與其他城市做比較。」或甚至是：「她迷戀山羊鬍和八字鬍。」不管你有什麼反應，重點在於，你的大腦正在等待同一個主題的進一步消息，不論結果為何。看到你一臉茫然，我接著說道：
你知道，如果你隨便到紐約的一間辦公室轉一圈，你很少找到沒有鬢腳或留八字鬍的人。
現在我在暗示什麼呢？我似乎不太像是在比較城市，倒像是在比較不同城市的辦公室員工；而且不只是山羊鬍與八字鬍，我似乎還涵蓋了各種臉上留鬍子的方式。「或許，」你想著：「她不贊同這種蓄鬍的作風。或者她要比較不同辦公室的風格，又或許她對於專業機構的高容忍度感到意外。」無論如何，你含糊說了幾句算是給了回應，所以我又繼續說明：
當然，多年來，臉上蓄鬍一直是倫敦街頭的景象。
「啊，」你想著：「我終於知道她要說什麼了。她想要表達的是，倫敦獨領風騷、領先其他所有城市。」而且你把你的結論告訴我。完全符合邏輯，但卻是錯誤的；那根本不是我的意思。事實上，我的意思是：
你知道，我很驚訝臉上蓄鬍在商業圈已經變得如此普遍。
蘇黎世……。紐約……。當然還有倫敦……。
一旦給了你判斷觀點之間關係的基本架構，你可以非常輕鬆地、用我希望你採取的方式來了解這組觀點，不是嗎？當你向讀者提出觀點時，讀者總是會尋求連結這些觀點的一個結構。為了確信他能找到你所想要表達的結構，你必須事先告訴他你的結構是什麼──以確保他知道要去找什麼。否則他很可能看到一個不是你想要的關係結構，或更糟糕的，什麼都看不到。在這種情況下，你們都浪費了彼此的時間。
不幸的是，無論讀者有多聰明，腦力終究是有限的。有些人光是辨識和解讀所閱讀的文字就已經耗盡所有腦力；能力更強的人，或許還有些餘力，能設法了解觀點之間的關係，若還有剩餘的僅存腦力，便是了解這些關係的重要性。
你可以透過鋪陳這些觀點，節省讀者必須花在前兩項活動的時間，從而使得他們以最少的腦力去了解它們。反之，如果採取平鋪直敘的方式，大腦必須瞻前顧後、來回反覆地建立關連性，這樣的做法實在糟糕，而且多數讀者也會以拒絕來做為回應。
總而言之，讀者自然會對你所提出的觀點進行歸類與概括的動作，以方便記憶。如果你的所有觀點也都事先做好分類與概括的工作，並由上往下呈現，讀者便能更快了解。這一切顯示，寫得最清楚的文章是以金字塔結構有系統地由上往下鋪陳資訊，即便最初的發想是由下往上進行的。
◎由下往上思考
如果你打算分類和概括所要表達的資訊，並以由上而下的方式呈現，你的文章結構看來勢必是相反的，亦即由下往上的結構。你的思路從最底層開始，先是形成句子，而句子則按照邏輯組合成為段落。接著你把段落組成章節，並把章節組成完整的文章，由頂部的一個中心思想代表整篇文章。
如果你回想一下，你在寫作時確實做的是什麼，你就可以了解你是透過這種由下往上的思考方式去發展你的主要觀點。在金字塔結構的最底層，你把句子（每個句子包含一個獨立的觀點）組合在一起成為段落。
假設你把六個句子組成一個段落。為什麼你把那六個句子放在一起，而不放別的句子？理由是，你看到它們之間存在一個邏輯關係。而且那個邏輯關係將永遠是：這些句子都必須解釋或支持這個段落的主要論點，而這個段落的主要論點實際上就是這些句子的一個摘要。舉例來說，你不會把五個關於金融的句子和一個關於網球的句子擺在一起，因為它們彼此的關係難以用一個概括的句子來表達。
找出這個概括的句子將能使你的抽象概念往上提高一層，並讓你在回想這個段落時，只需記得一個重點而非六個。有了這個超高效率的行動，接下來讓我們舉例，你把三個段落組織成一個章節，而每個段落則包含一個抽象層次比單獨的句子高一層的主要論點。
你將這三個段落組成一個章節，而不用別的段落，理由也是你看到它們之間的邏輯關係。而且這個關係同樣也必須說明或支持這個章節的主要論點，同樣地，這個主要觀點也是該章節其下三個段落的一個摘要。
相同的思維也適用於把幾個章節放在一起構成一篇文章。你把三個章節組織在一起（每個章節由數個段落構成，而段落又是由數個句子所構成的），因為它們都必須支持這篇文章的主要論點，而這個主要論點同時也是這些章節的摘要。
你會不斷進行分類和概括的動作，直到你沒有更多的關係要建立為止。顯而易見的是，你所寫的每篇文章總是被建構去支持唯一的中心思想，而這個中心思想則是匯總你最後一組群組的摘要。這應該是你想要建立的主要論點，而其下所有的觀點（假設你已經正確建立起結構）將會以越往下越詳細的內容，來說明並支持那個論點。
幸好，透過核對你的觀點之間彼此的關係是否以金字塔結構方式呈現，你可以事先確認你是否正確建立這個結構。具體來說，它們必須遵守以下三項原則：
１．金字塔結構中，任何一層的觀點永遠都必須是它們下面成組觀點的總結。
２．每組觀點永遠都必須具備相同的特性。
３．每組觀點永遠都必須按照邏輯順序組織。
讓我來說明，為什麼「永遠都必須」遵守這些規則：
１．金字塔結構中，任何一層的觀點永遠都必須是它們下面成組觀點的總結。第一項原則反映如下事實：你在思考與寫作方面所進行的重要活動是，為下層的所有觀點做結，並創造出一個新的觀點。如同上述，一個段落的重點就是組成這個段落的各個句子的總結，就如同一個章節的重點是這個章節的各個段落的總結一樣，依此類推。
然而，如果你想要從成組的句子或段落中汲取一個重點，首先這些句子或段落必須先被適當地組織。這時候就輪到第二項與第三項原則登場。
２．每組觀點永遠都必須具備相同的特性。如果你想要提高你的思維，把一組觀點向上提高至抽象的層次，那麼這組觀點在邏輯上必須具備相同的性質。舉例來說，你可以按照邏輯推論，把蘋果與梨子提高一層、歸類為水果；同樣地，你也可以把桌子與椅子歸類為家具。但如果你想要把蘋果與椅子放在一起呢？你無法在緊鄰的上一層中這麼做，因為它們已經被歸類為水果與家具了。因此，你必須移到更高的層級，並稱呼它們為「東西」或「無生物」。然而，這兩個分類範圍都太過廣泛，以至於無法點出這個群組的邏輯關係。
在寫作方面，你想要表達這個群組的邏輯關係所直接暗示的觀點，這意味著在這個群組裡面的所有觀點都必須屬於相同的邏輯類別。因此，如果一組觀點裡的第一個觀點是做某件事情的一個理由，則該組觀點裡的其他觀點也必須是做同樣一件事情的理由；如果第一個觀點是一個流程的步驟，則在這組觀點內的其餘觀點也必須是同一個流程的步驟；如果第一個觀點是公司內部的一個問題，那麼在這組觀點內的其他觀點也必須是相關的問題，依此類推。
檢查一組觀點的一個捷徑是，確保你可以輕而易舉地用一個複數名詞為這些觀點歸類。因此，你將發現這組觀點裡的所有觀點最後會變成諸如「建議」、「理由」、「問題」或「需要做的改變」等複數名詞。觀點的種類並沒有限制，但是每組觀點都必須具備相同的性質，能夠用一個複數名詞來形容。
３．每組觀點永遠都必須按照邏輯順序組織。也就是說，一定要有明確的理由說明，為什麼第二個觀點排在第二位，而不能排在首位或第三位。第六章詳細闡述如何決定適當的順序。基本上，它說明安排一組觀點的順序只有以下四種可能的邏輯方法：
●演繹法（deductively；主要前提、次要前提、結論）
●時序法（chronologically；第一、第二、第三）
●結構法（structurally；波士頓、紐約、華盛頓）
●比較法（comparatively；首要、次要，依此類推）
你選擇的順序反映你用來組織一組觀點的分析過程。如果觀點的組織方式是演繹法，那麼這些觀點便是按照論證的順序組織；如果是透過找出因果關係，就是按照時間順序；如果是經由評估現有的結構，則這個順序就是由結構決定的；如果是由歸類來決定，則是依照重要性4。由於大腦只能執行這四種分析活動──演繹推論（reasoning deductively）、找出因果關係（working out cause-and-effect relationship）、化整為零（dividing a whole into its parts），以及歸類（categorizing）──所以這些是大腦僅能賦予的順序。
所以，基本上，把文章寫清楚的重點是，把你的觀點放置於這個金字塔結構，並在你開始寫作之前，根據這些原則檢驗所有觀點。如果不符合這些原則，就代表你的觀念有瑕疵，或是這些觀點尚未發展成熟，抑或是觀點組織的方式無法讓讀者一眼就看出你所要傳達的訊息。這時候，你可以進行調整，直到它們確實符合這些原則，如此一來後面就不需要大肆修改。
