第六章 召開虛擬會議
我們在深入觀察最佳遠端團隊的溝通方式時，瞭解到虛擬會議是少數整個團隊同時聚在一起的時候。若會議開得好，這些是大好的機會，可以在員工之間建立聯繫，並讓他們更清楚地瞭解手上的任務。會議開得不好的話，可能會像……嗯……實體會議一樣討厭。
沃爾夫勒姆研究公司（Wolfram Research）可能不是最大的遠距公司，但它可能是仍在經營的遠距公司中，歷史最悠久的公司，並且在虛擬會議方面，仍然是最有遠見和最成功的公司之一。至少，執行長史蒂芬．沃爾夫勒姆（Stephen Wolfram）是遠距工作領域的創始者，他於1987年創辦這家公司。他遷往伊利諾大學香檳分校（University of Illinois at Urbana-Champaign），在那裡成立一個研究中心，希望把他的研究產品推向市場。這所大學當時（現在仍然）是一個被低估的電腦人才培育中心，所以沃爾夫勒姆一開始就能夠迅速找到人才，但最終香檳分校的人才庫還是不夠大。沃爾夫勒姆希望能夠從世界各地招聘人才，並且認為沒有理由不這樣做。1987年就已經有遠距協作的技術，何不運用它？
因此，該公司開始招聘遠距員工，這種招聘方式就持續下去，他們一直使用遠距策略來尋找頂尖人才，直到今日，公司有800名左右的員工。事實上，沃爾夫勒姆決定自己遠距工作，居家辦公，或他決定去哪裡就在哪裡工作。「自1991年以來，我一直是名遠距執行長，」他經常誇口說56。
該公司最出名的旗艦產品是WolframAlpha，這是一個由人工智慧、精選資料來源和公司自己的演算法所驅動的「自動問答引擎」。如果你在微軟的搜尋引擎Bing或DuckDuckGo*上搜索過資料，或者你曾經向Siri或Alexa提出過問題，那麼這些程式很可能是利用WolframAlpha的系統替你帶來答案。除了為日常使用者打開一個答案的世界之外，沃爾夫勒姆研究公司還以開放其公司會議給眾人觀看（有時也開放外人參與）而在業界聞名。
*一款網路搜尋引擎，主打注重使用者隱私，不會追蹤、分析使用者的搜尋行為和關鍵字。
沒錯，沃爾夫勒姆研究公司直播自己的公司會議。
更瘋狂的是：有上百人觀看。沃爾夫勒姆甚至在推趣（Twitch）上累積了7000名粉絲，這是一個幾乎專門給電玩玩家的串流媒體平台。
他們從2017年開始這樣，作為一家遠距公司，會議幾乎完全以虛擬方式進行。該公司大多數虛擬會議都透過純語音的方式進行，並運用螢幕分享功能，而不像一般虛擬會議螢幕上會有一格一格的圖像化小臉孔。會議參與者通常要處理程式碼或其他設計元素的問題，那麼為什麼不大家都看一台設備上的程式碼就好呢？「我們會議的目標是盡可能地完成事情，」沃爾夫勒姆解釋說，「與所有具備我們需要的意見的人協商，並獲得所有跟解決問題相關的想法和議題。」因此螢幕分享似乎是最簡單的方法。
至於直播，沃爾夫勒姆長期以來一直在使用這項技術來提高公司的透明度。當WolframAlpha於2009年推出時，公司直播了網站上線的過程。之後，他們繼續直播軟體的操作展示，有時候沃爾夫勒姆甚至會在編寫程式碼時，隨手開啟直播。透過這些直播，他在網路上經營出一票不錯的粉絲。「但我一直認為我們的內部設計審查會議非常有趣，所以我想『為什麼不讓其他人也來聽呢？』」於是，他就這麼做了，而且已經持續三年多。
一場典型的會議有來自公司內部2到20個人上線。如果沃爾夫勒姆在會議中，他會向觀看直播的人做一個簡短的介紹，然後會議照常進行。只是觀看的人經常透過與直播一起進行的文字聊天，來表明自己的身分。通常他們是向團隊提出問題或一般的討論，但也可能變成對正在討論的內容提出評論或建議。「這就像擁有即時顧問或即時焦點小組，提供我們有關決策的即時意見或回饋，」沃爾夫勒姆說，「事實上，在大多數會議中，至少有一兩個好點子來自觀眾，所以可以立即將它們納入我們的想法中。」
對每次公司會議進行直播，這聽起來很可怕，但對於沃爾夫勒姆和他的團隊來說，這帶來驚人的成功。對於其他人來說，召開遠端會議通常是領導者最擔心的事情之一，而他們的會議甚至還不會直播給大家看。事實上，「虛擬會議沒有用」是我與各級領導者談論遠端團隊時，最常見聽到的回答。
但是平心而論：實體會議也很少有用。
有一個完整的「會議科學」研究領域正在發展，用於研究組織會議的有效性，但初步調查結果並不樂觀。在一項研究中，來自美國和英國的研究人員對組織中各層級共1000多名員工進行了一項國際調查，來瞭解他們對會議實際效果的看法57。絕大多數受訪者對會議的評論都是負面的，他們指出計畫不周、沒有議程，以及大家必須忍受預定聚會的其他硬性因素。少數正面評論主要提到開會的原因，例如解決問題，或幫助塑造文化。很明顯，會議不會很快消失，因為人們看到了舉行會議的價值。只是在會議的執行過程中，所有這些價值似乎都消失了。
在虛擬會議中，這些優點和潛在的缺點都會被突顯。這可能是本週或本月唯一一次你整個團隊同時聚集在一起的時候，也是確保同仁覺得自己是一個真的團隊的一分子的最佳機會。同時，如果他們在每次開完會的感受都是「這整件事原本可以用一封電子郵件搞定」，那麼這也會影響他們對整個團隊的感受。
此外，你要求人們參加會議的次數，會對他們對每次會議有效性的看法產生重大影響。在2019年Owl Labs*對於遠距工作狀態的研究中，遠距工作者反應，每週要參加的會議比進辦公室的人員多58。14%的遠距工作者表示，他們每週參加超過10次會議，算是很多的開會次數。其中很大的可能是源於錯誤的假設，認為開會是團隊溝通的最佳方式。但請記住，在上一章中提過，面對面的小組溝通應該是最後的手段，這樣你們每次開會時，你的團隊更容易覺得開會是有效的，因為它的確更有可能是有效的。
*一家設立於美國的視訊會議設備公司。
因此在本章中，我們將提供循序漸進的方針，來計劃和執行有效的虛擬會議。我們還將提供一些建議，讓你在主持會議時牢記於心。正確地規劃會議、正確地進行會議，以及正確地追蹤進展，這些是確保你的員工感覺他們在正確的遠端團隊裡，跟著正確的領導者——也就是你——的關鍵。
用八個簡單步驟舉辦有效的虛擬會議
無論這是你與團隊的第一次虛擬會議，還是你們第47次的每週會議，都可以遵循以下步驟，讓這次成為有史以來最好的一次會議。
一、 開會要有目的。「又到我們定期開會的時間」，這並不是一個充分的理由。原因可能是每隔一段時間，你都希望讓大家交流情感。但即便如此，你也要提前聲明這一點。這將使規劃過程變得更加容易，因為大家會對將要討論的內容抱有務實的期望，並可以按照目的來規劃。開會的其他充分理由是討論問題、產生點子、做出決定，或就某個檔案進行即時協同作業。每次會議都針對一個目的，超過的話，你應該考慮分成兩場較小的會議（即使兩場都在同一天舉行）。
二、 挑選合適的與會者，而且只選合適的人。並非團隊中的每個人都需要參加每場會議，並且你發送的每個活動邀請都會使他們對真正想做的工作分心。請記住，與九個人進行一小時會議的成本不是一小時，而是九小時。而且隨著與會人數增加，會議效率通常會直線下降。因此，要明智地利用員工的時間，並盡可能縮短與會者名單。
三、 訂定合適的議程。你應該為每次會議訂定議程，但應該是合適的議程。研究顯示，光是訂定議程並不能提高任何人對會議有效性的看法59，重要的是計畫中的內容以及會議照著計畫進行的程度。不要使用籠統的標題，而是使用問題做為標題。因此，「行銷議題」變成「我們如何在廣告預算縮減的情況下，獲得相同的回報？」；「其他事項」變成「我們有什麼重要的資訊需要分享？」用問題當標題有兩個好處：第一，當你發送議程後，與會者能有合適的心態（你絕對應該提前發送）；第二，議程可以幫助大家瞭解會議是否確實發揮效果。如果我們的問題得到解答，那確實是一次有效的會議。
四、 提前十分鐘開啟線上會議。每次會議都應該準時開始。但是，如果你想一下實體會議的互動氣氛，通常會有一個會前階段，可以讓團隊建立寶貴的情感聯繫。也許是因為他們一起走去開會，也可能是因為他們提前抵達會議室聊天。在虛擬環境中，如果你準時開始會議，你就剝奪了團隊的社交階段。所以提前十分鐘開啟會議管道，讓人們隨意進入（並告訴你的團隊你會這樣做）。你甚至可以提出一些計劃好的問題，來促進這個社交階段，幫助人們分享身旁發生的事情。（如果你提前十分鐘開始，請確保你再提早個五到十分鐘就登錄會議平台。你可不想在你的成員分享他們寶寶踏出第一步，或最近的假期故事時，自己卻在解決技術問題。）
五、 做好會議紀錄。你不需要每次會議都遵守《羅伯特議事規則》（Robert’s Rules of Order）*60。但是你應該指定一名記錄（主持人之外的人），來記錄會議內容。特別是，你要確保記錄下沒有料想到的問題、新點子和任何由決策產生的待辦事項。誰說了什麼，以及說話的確切時間並不重要，重要的是確保我們知道有哪些點子被提出，以及誰承諾後續要採取什麼行動。
*改編美國國會的議事程序，是目前美國最廣為使用的議事規範。
六、 緊扣主題。隨著會議的進行，要確保你緊扣主題，並照著計劃好的時間分配。如果你不用心，那些主導談話、發表過多言論的人會很快岔題，而那些假裝提出問題的人也會偏離主題，這種人實際上只想在你說可以提問時，發表他們冗長乏味的言論。你的議程設定了目的，所以可以拿議程當擋箭牌，如果你必須打斷別人，請他們等會議下線後再分享他們的想法。如果有人遲到，你無需浪費時間替他們解說會議的進展，他們有議程，可以隨時觀看錄影檔，或在會議結束後看會議紀錄。
七、 用總結收場。隨著會議時間接近尾聲，讓大家一起，簡要地說明剛剛討論過的事情。如果需要，請指定的記錄檢查一下會議紀錄；否則只需瀏覽議程項目的各個問題，並確認每個人都認為這些問題已經得到解答。最後，確認指派的人員理解待辦事項，如果可能的話，為每件待辦事項訂下承諾的處理時間。
八、 保持會議開通。在計畫時間或之前結束會議，但不要覺得有必要立即關閉會議通話。就像你提前幾分鐘開啟會議通話一樣，讓它保持開通狀態，留出時間讓大家在結束後繼續寒暄交流。如果你是會議的「主持人」，這可能意味著你必須一直待到其他人都登出為止，但是如果你需要專注於其他任務，你應該可以把聲音關成靜音，並關閉你的視訊功能。
在會後一定要發送會議紀錄，並讓大家知道，如果他們錯過會議，可以到哪裡看／聽錄製的內容。當你這樣做時，你可能會從團隊成員那裡得到一些意見，這將幫助你把會議流程調整到適合他們的方式，使下一次會議變得更好。
我們在深入觀察最佳遠端團隊的溝通方式時，瞭解到虛擬會議是少數整個團隊同時聚在一起的時候。若會議開得好，這些是大好的機會，可以在員工之間建立聯繫，並讓他們更清楚地瞭解手上的任務。會議開得不好的話，可能會像……嗯……實體會議一樣討厭。
沃爾夫勒姆研究公司（Wolfram Research）可能不是最大的遠距公司，但它可能是仍在經營的遠距公司中，歷史最悠久的公司，並且在虛擬會議方面，仍然是最有遠見和最成功的公司之一。至少，執行長史蒂芬．沃爾夫勒姆（Stephen Wolfram）是遠距工作領域的創始者，他於1987年創辦這家公司。他遷往伊利諾大學香檳分校（University of Illinois at Urbana-Champaign），在那裡成立一個研究中心，希望把他的研究產品推向市場。這所大學當時（現在仍然）是一個被低估的電腦人才培育中心，所以沃爾夫勒姆一開始就能夠迅速找到人才，但最終香檳分校的人才庫還是不夠大。沃爾夫勒姆希望能夠從世界各地招聘人才，並且認為沒有理由不這樣做。1987年就已經有遠距協作的技術，何不運用它？
因此，該公司開始招聘遠距員工，這種招聘方式就持續下去，他們一直使用遠距策略來尋找頂尖人才，直到今日，公司有800名左右的員工。事實上，沃爾夫勒姆決定自己遠距工作，居家辦公，或他決定去哪裡就在哪裡工作。「自1991年以來，我一直是名遠距執行長，」他經常誇口說56。
該公司最出名的旗艦產品是WolframAlpha，這是一個由人工智慧、精選資料來源和公司自己的演算法所驅動的「自動問答引擎」。如果你在微軟的搜尋引擎Bing或DuckDuckGo*上搜索過資料，或者你曾經向Siri或Alexa提出過問題，那麼這些程式很可能是利用WolframAlpha的系統替你帶來答案。除了為日常使用者打開一個答案的世界之外，沃爾夫勒姆研究公司還以開放其公司會議給眾人觀看（有時也開放外人參與）而在業界聞名。
*一款網路搜尋引擎，主打注重使用者隱私，不會追蹤、分析使用者的搜尋行為和關鍵字。
沒錯，沃爾夫勒姆研究公司直播自己的公司會議。
更瘋狂的是：有上百人觀看。沃爾夫勒姆甚至在推趣（Twitch）上累積了7000名粉絲，這是一個幾乎專門給電玩玩家的串流媒體平台。
他們從2017年開始這樣，作為一家遠距公司，會議幾乎完全以虛擬方式進行。該公司大多數虛擬會議都透過純語音的方式進行，並運用螢幕分享功能，而不像一般虛擬會議螢幕上會有一格一格的圖像化小臉孔。會議參與者通常要處理程式碼或其他設計元素的問題，那麼為什麼不大家都看一台設備上的程式碼就好呢？「我們會議的目標是盡可能地完成事情，」沃爾夫勒姆解釋說，「與所有具備我們需要的意見的人協商，並獲得所有跟解決問題相關的想法和議題。」因此螢幕分享似乎是最簡單的方法。
至於直播，沃爾夫勒姆長期以來一直在使用這項技術來提高公司的透明度。當WolframAlpha於2009年推出時，公司直播了網站上線的過程。之後，他們繼續直播軟體的操作展示，有時候沃爾夫勒姆甚至會在編寫程式碼時，隨手開啟直播。透過這些直播，他在網路上經營出一票不錯的粉絲。「但我一直認為我們的內部設計審查會議非常有趣，所以我想『為什麼不讓其他人也來聽呢？』」於是，他就這麼做了，而且已經持續三年多。
一場典型的會議有來自公司內部2到20個人上線。如果沃爾夫勒姆在會議中，他會向觀看直播的人做一個簡短的介紹，然後會議照常進行。只是觀看的人經常透過與直播一起進行的文字聊天，來表明自己的身分。通常他們是向團隊提出問題或一般的討論，但也可能變成對正在討論的內容提出評論或建議。「這就像擁有即時顧問或即時焦點小組，提供我們有關決策的即時意見或回饋，」沃爾夫勒姆說，「事實上，在大多數會議中，至少有一兩個好點子來自觀眾，所以可以立即將它們納入我們的想法中。」
對每次公司會議進行直播，這聽起來很可怕，但對於沃爾夫勒姆和他的團隊來說，這帶來驚人的成功。對於其他人來說，召開遠端會議通常是領導者最擔心的事情之一，而他們的會議甚至還不會直播給大家看。事實上，「虛擬會議沒有用」是我與各級領導者談論遠端團隊時，最常見聽到的回答。
但是平心而論：實體會議也很少有用。
有一個完整的「會議科學」研究領域正在發展，用於研究組織會議的有效性，但初步調查結果並不樂觀。在一項研究中，來自美國和英國的研究人員對組織中各層級共1000多名員工進行了一項國際調查，來瞭解他們對會議實際效果的看法57。絕大多數受訪者對會議的評論都是負面的，他們指出計畫不周、沒有議程，以及大家必須忍受預定聚會的其他硬性因素。少數正面評論主要提到開會的原因，例如解決問題，或幫助塑造文化。很明顯，會議不會很快消失，因為人們看到了舉行會議的價值。只是在會議的執行過程中，所有這些價值似乎都消失了。
在虛擬會議中，這些優點和潛在的缺點都會被突顯。這可能是本週或本月唯一一次你整個團隊同時聚集在一起的時候，也是確保同仁覺得自己是一個真的團隊的一分子的最佳機會。同時，如果他們在每次開完會的感受都是「這整件事原本可以用一封電子郵件搞定」，那麼這也會影響他們對整個團隊的感受。
此外，你要求人們參加會議的次數，會對他們對每次會議有效性的看法產生重大影響。在2019年Owl Labs*對於遠距工作狀態的研究中，遠距工作者反應，每週要參加的會議比進辦公室的人員多58。14%的遠距工作者表示，他們每週參加超過10次會議，算是很多的開會次數。其中很大的可能是源於錯誤的假設，認為開會是團隊溝通的最佳方式。但請記住，在上一章中提過，面對面的小組溝通應該是最後的手段，這樣你們每次開會時，你的團隊更容易覺得開會是有效的，因為它的確更有可能是有效的。
*一家設立於美國的視訊會議設備公司。
因此在本章中，我們將提供循序漸進的方針，來計劃和執行有效的虛擬會議。我們還將提供一些建議，讓你在主持會議時牢記於心。正確地規劃會議、正確地進行會議，以及正確地追蹤進展，這些是確保你的員工感覺他們在正確的遠端團隊裡，跟著正確的領導者——也就是你——的關鍵。
用八個簡單步驟舉辦有效的虛擬會議
無論這是你與團隊的第一次虛擬會議，還是你們第47次的每週會議，都可以遵循以下步驟，讓這次成為有史以來最好的一次會議。
一、 開會要有目的。「又到我們定期開會的時間」，這並不是一個充分的理由。原因可能是每隔一段時間，你都希望讓大家交流情感。但即便如此，你也要提前聲明這一點。這將使規劃過程變得更加容易，因為大家會對將要討論的內容抱有務實的期望，並可以按照目的來規劃。開會的其他充分理由是討論問題、產生點子、做出決定，或就某個檔案進行即時協同作業。每次會議都針對一個目的，超過的話，你應該考慮分成兩場較小的會議（即使兩場都在同一天舉行）。
二、 挑選合適的與會者，而且只選合適的人。並非團隊中的每個人都需要參加每場會議，並且你發送的每個活動邀請都會使他們對真正想做的工作分心。請記住，與九個人進行一小時會議的成本不是一小時，而是九小時。而且隨著與會人數增加，會議效率通常會直線下降。因此，要明智地利用員工的時間，並盡可能縮短與會者名單。
三、 訂定合適的議程。你應該為每次會議訂定議程，但應該是合適的議程。研究顯示，光是訂定議程並不能提高任何人對會議有效性的看法59，重要的是計畫中的內容以及會議照著計畫進行的程度。不要使用籠統的標題，而是使用問題做為標題。因此，「行銷議題」變成「我們如何在廣告預算縮減的情況下，獲得相同的回報？」；「其他事項」變成「我們有什麼重要的資訊需要分享？」用問題當標題有兩個好處：第一，當你發送議程後，與會者能有合適的心態（你絕對應該提前發送）；第二，議程可以幫助大家瞭解會議是否確實發揮效果。如果我們的問題得到解答，那確實是一次有效的會議。
四、 提前十分鐘開啟線上會議。每次會議都應該準時開始。但是，如果你想一下實體會議的互動氣氛，通常會有一個會前階段，可以讓團隊建立寶貴的情感聯繫。也許是因為他們一起走去開會，也可能是因為他們提前抵達會議室聊天。在虛擬環境中，如果你準時開始會議，你就剝奪了團隊的社交階段。所以提前十分鐘開啟會議管道，讓人們隨意進入（並告訴你的團隊你會這樣做）。你甚至可以提出一些計劃好的問題，來促進這個社交階段，幫助人們分享身旁發生的事情。（如果你提前十分鐘開始，請確保你再提早個五到十分鐘就登錄會議平台。你可不想在你的成員分享他們寶寶踏出第一步，或最近的假期故事時，自己卻在解決技術問題。）
五、 做好會議紀錄。你不需要每次會議都遵守《羅伯特議事規則》（Robert’s Rules of Order）*60。但是你應該指定一名記錄（主持人之外的人），來記錄會議內容。特別是，你要確保記錄下沒有料想到的問題、新點子和任何由決策產生的待辦事項。誰說了什麼，以及說話的確切時間並不重要，重要的是確保我們知道有哪些點子被提出，以及誰承諾後續要採取什麼行動。
*改編美國國會的議事程序，是目前美國最廣為使用的議事規範。
六、 緊扣主題。隨著會議的進行，要確保你緊扣主題，並照著計劃好的時間分配。如果你不用心，那些主導談話、發表過多言論的人會很快岔題，而那些假裝提出問題的人也會偏離主題，這種人實際上只想在你說可以提問時，發表他們冗長乏味的言論。你的議程設定了目的，所以可以拿議程當擋箭牌，如果你必須打斷別人，請他們等會議下線後再分享他們的想法。如果有人遲到，你無需浪費時間替他們解說會議的進展，他們有議程，可以隨時觀看錄影檔，或在會議結束後看會議紀錄。
七、 用總結收場。隨著會議時間接近尾聲，讓大家一起，簡要地說明剛剛討論過的事情。如果需要，請指定的記錄檢查一下會議紀錄；否則只需瀏覽議程項目的各個問題，並確認每個人都認為這些問題已經得到解答。最後，確認指派的人員理解待辦事項，如果可能的話，為每件待辦事項訂下承諾的處理時間。
八、 保持會議開通。在計畫時間或之前結束會議，但不要覺得有必要立即關閉會議通話。就像你提前幾分鐘開啟會議通話一樣，讓它保持開通狀態，留出時間讓大家在結束後繼續寒暄交流。如果你是會議的「主持人」，這可能意味著你必須一直待到其他人都登出為止，但是如果你需要專注於其他任務，你應該可以把聲音關成靜音，並關閉你的視訊功能。
在會後一定要發送會議紀錄，並讓大家知道，如果他們錯過會議，可以到哪裡看／聽錄製的內容。當你這樣做時，你可能會從團隊成員那裡得到一些意見，這將幫助你把會議流程調整到適合他們的方式，使下一次會議變得更好。
