在豐田，沒有例會這件事
豐田有一個其他企業看不到的特色，那就是沒有例會。
大多數的日本企業都有例會，每次遇上總讓我搖頭感嘆：「唉，哪來那麼多話，值得浪費大家的時間……。」而且，這些例會至少都要花一個小時以上，嘮嘮叨叨討論個沒完。
不過，即使像這樣浪費時間，還是領得到該有的薪資，就這一點來說，還挺幸福的不是嗎？問題是企業所面臨的環境多變詭譎，小確幸也不可能永遠持續。
我成為企管顧問後，參加過大大小小企業的例會。大多數的例會不是確認一下當月業績，就是聽主管訓話或東南西北閒聊。唯一缺乏的，就是建設性的討論。
我想不少參加會議的人，想法也都跟我一樣。因為大家都是兩眼無神，也不翻看會議的資料，有些人甚至閉目養神（或者找周公去了）。
話說回來，外資或創投（按：Venture Capital，簡稱VC。以股權交換為條件，將募集到的資金，投資於未上市但有成長潛力的小型公司，或處於初期發展階段的公司）企業幾乎沒有例會習慣。
豐田汽車在國際市場上，面對其他外國企業的激烈競爭，除了特殊狀況以外，從不召開類似例會的定期會議。需要內部溝通的話，就適時開會討論，不過同樣限定30分鐘。
退一萬步說，假設豐田裡有人異想天開，想召開例會，不是被主管釘，就是沒有人參加。所以，沒有人會無聊到自找麻煩。
主管與部屬不得參加同一場會議
關於開會或商議，豐田也有一條不成為規定，是其他企業無法想像的。
例如，主管與部屬不得參加同一場會議。我在豐田上班時，認為這是理所當然，後來才知道「這真是特別的規定」。
不過，再怎麼說這也不過是「基本原則」，如果會議的層級較高或較為重要，就不在此限。然而，如果只是一般的會議，每個部門只要派出一位代表出席就足夠。
主管與部屬既不是親子關係，更不是部屬的監護人。不論是主管或部屬，既然都領公司薪水，就應該能獨當一面，所以才衍生「開會一個人出席即可」的工作習慣與作風。
即便新人都受過培訓與研習，但突然讓他們獨自參加會議，難免搞不清楚狀況、錯誤百出，少不了被主管教訓一頓。即便如此，豐田為了激發員工的責任感與專業性，仍然放手讓雛鳥單飛。如果遇到問題，就在會後跟主管請示及討論。
這種做法無非是為了激發新人的工作意識。換句話說，用一種殘酷的方式教導他們「出來混，什麼都得自己來」。
話雖如此，但對於那些不習慣放權的主管來說，豐田這種做法總是讓人覺得擔心。因為主管無法放心讓部屬自己參加會議，即便主管放手，召集人往往也會要求主管陪同出席。這就是大多數企業的現實。
然而，豐田卻反其道而行，規定主管不得與部屬一起參加會議。換句話說，就是強迫主管專心於自己的業務，並善用時間處理其他工作。
如果你的公司習慣主管與部屬一起參加會議，應該考慮改掉這個陋習。大家又不是男女朋友，還是各自行動比較好。不懂得放手的親鳥，雛鳥永遠不知道該怎麼飛，這才是主管與部屬的關係。
更何況，不過就只是開會而已。如果部屬的報告寫得零零落落，只要好好批改就好。過去的職場習慣手把手的教，但隨著時代演變，放手讓部屬自己去飛，或許會是今後的模式。
除此之外，只要主管懂得放權，當他分身乏術時，也能夠根據部屬的業務範圍，指派適合的部屬去開會。
懂不懂得放權，足以看出一位主管的工作效益。
老是零開口？別怪別人把你當空氣
你知道「聽八分說兩分」是什麼意思嗎？以職場來說，這就是開會的六字箴言。
雖然我不確定這句話現在是否管用，至少我在豐田任職時，因為某位董事將這句話視為座右銘，因此內部通知動不動就出現這句臺詞。
這句諺語是誰先提倡，雖然已不得而知，但如今回想起來，倒是挺像豐田的作風。
只聽不說，就是浪費時間
話說回來，何謂聽八分說兩分呢？商談或開會時，如果你從頭到尾不發一語，連「說兩分」都談不上，而是「零開口」，你在會議中的表現就是零。對於那些開會時，總是緊閉雙脣、不肯開金口的人，同事私底下總是揶揄他們就像「空氣」。
然而，開會時也不能一下子進階到「說八分」，否則，就變成唱獨角戲，而不是雙向溝通。特別是相關部門也參與開會的話，光顧著發表己見，難免錯失其他與會者寶貴的意見或資訊。
為了避免這樣的事態發生，會議中除了有什麼說什麼、適當闡述自己的意見以外，更應該認真聽取其他人的說法，才不枉費開會的時間與精力。
換句話說，開會時應該拿捏「聽」和「說」的比例，亦即兩成的時間發表己見，八成的時間聆聽大家發言，謹守「聽八分說兩分」的溝通準則。
一個人再怎麼英明，也不可能十項全能。有時候，其他人提供的資訊與創意分享，反而是一種刺激，能得到想不到的成果。
對我來說，「聽八分說兩分」代表尊重對方，表現自己樂於傾聽不同意見，同時也要發表己見。這才是這六字箴言的價值所在。
聽八分說兩分，可以說是豐田的會議準則。沒有人會白目到打斷別人的發言，也不會有人從頭到尾不說一句話，或是自己滔滔不絕講不停。只要是豐田的人都知道，該說話時發言、該聆聽時就停下來聽，才是解決問題的捷徑。
自從我獨立門戶，為企業提供諮詢服務後，參與過不少會議與商談，發現很少人遵守「聽八分說兩分」的準則。大家不是「只聽不說」、浪費大把時間，就是「多說少聽」，只顧著發表自己的看法。
事實上，只要遵循「聽八分說兩分」的準則，便能提高通溝效率，會議成效也能提升。
此外，「聽八分說兩分」的準則不僅適用於會議，任何人際交流都派得上用場。
豐田有一個其他企業看不到的特色，那就是沒有例會。
大多數的日本企業都有例會，每次遇上總讓我搖頭感嘆：「唉，哪來那麼多話，值得浪費大家的時間……。」而且，這些例會至少都要花一個小時以上，嘮嘮叨叨討論個沒完。
不過，即使像這樣浪費時間，還是領得到該有的薪資，就這一點來說，還挺幸福的不是嗎？問題是企業所面臨的環境多變詭譎，小確幸也不可能永遠持續。
我成為企管顧問後，參加過大大小小企業的例會。大多數的例會不是確認一下當月業績，就是聽主管訓話或東南西北閒聊。唯一缺乏的，就是建設性的討論。
我想不少參加會議的人，想法也都跟我一樣。因為大家都是兩眼無神，也不翻看會議的資料，有些人甚至閉目養神（或者找周公去了）。
話說回來，外資或創投（按：Venture Capital，簡稱VC。以股權交換為條件，將募集到的資金，投資於未上市但有成長潛力的小型公司，或處於初期發展階段的公司）企業幾乎沒有例會習慣。
豐田汽車在國際市場上，面對其他外國企業的激烈競爭，除了特殊狀況以外，從不召開類似例會的定期會議。需要內部溝通的話，就適時開會討論，不過同樣限定30分鐘。
退一萬步說，假設豐田裡有人異想天開，想召開例會，不是被主管釘，就是沒有人參加。所以，沒有人會無聊到自找麻煩。
主管與部屬不得參加同一場會議
關於開會或商議，豐田也有一條不成為規定，是其他企業無法想像的。
例如，主管與部屬不得參加同一場會議。我在豐田上班時，認為這是理所當然，後來才知道「這真是特別的規定」。
不過，再怎麼說這也不過是「基本原則」，如果會議的層級較高或較為重要，就不在此限。然而，如果只是一般的會議，每個部門只要派出一位代表出席就足夠。
主管與部屬既不是親子關係，更不是部屬的監護人。不論是主管或部屬，既然都領公司薪水，就應該能獨當一面，所以才衍生「開會一個人出席即可」的工作習慣與作風。
即便新人都受過培訓與研習，但突然讓他們獨自參加會議，難免搞不清楚狀況、錯誤百出，少不了被主管教訓一頓。即便如此，豐田為了激發員工的責任感與專業性，仍然放手讓雛鳥單飛。如果遇到問題，就在會後跟主管請示及討論。
這種做法無非是為了激發新人的工作意識。換句話說，用一種殘酷的方式教導他們「出來混，什麼都得自己來」。
話雖如此，但對於那些不習慣放權的主管來說，豐田這種做法總是讓人覺得擔心。因為主管無法放心讓部屬自己參加會議，即便主管放手，召集人往往也會要求主管陪同出席。這就是大多數企業的現實。
然而，豐田卻反其道而行，規定主管不得與部屬一起參加會議。換句話說，就是強迫主管專心於自己的業務，並善用時間處理其他工作。
如果你的公司習慣主管與部屬一起參加會議，應該考慮改掉這個陋習。大家又不是男女朋友，還是各自行動比較好。不懂得放手的親鳥，雛鳥永遠不知道該怎麼飛，這才是主管與部屬的關係。
更何況，不過就只是開會而已。如果部屬的報告寫得零零落落，只要好好批改就好。過去的職場習慣手把手的教，但隨著時代演變，放手讓部屬自己去飛，或許會是今後的模式。
除此之外，只要主管懂得放權，當他分身乏術時，也能夠根據部屬的業務範圍，指派適合的部屬去開會。
懂不懂得放權，足以看出一位主管的工作效益。
老是零開口？別怪別人把你當空氣
你知道「聽八分說兩分」是什麼意思嗎？以職場來說，這就是開會的六字箴言。
雖然我不確定這句話現在是否管用，至少我在豐田任職時，因為某位董事將這句話視為座右銘，因此內部通知動不動就出現這句臺詞。
這句諺語是誰先提倡，雖然已不得而知，但如今回想起來，倒是挺像豐田的作風。
只聽不說，就是浪費時間
話說回來，何謂聽八分說兩分呢？商談或開會時，如果你從頭到尾不發一語，連「說兩分」都談不上，而是「零開口」，你在會議中的表現就是零。對於那些開會時，總是緊閉雙脣、不肯開金口的人，同事私底下總是揶揄他們就像「空氣」。
然而，開會時也不能一下子進階到「說八分」，否則，就變成唱獨角戲，而不是雙向溝通。特別是相關部門也參與開會的話，光顧著發表己見，難免錯失其他與會者寶貴的意見或資訊。
為了避免這樣的事態發生，會議中除了有什麼說什麼、適當闡述自己的意見以外，更應該認真聽取其他人的說法，才不枉費開會的時間與精力。
換句話說，開會時應該拿捏「聽」和「說」的比例，亦即兩成的時間發表己見，八成的時間聆聽大家發言，謹守「聽八分說兩分」的溝通準則。
一個人再怎麼英明，也不可能十項全能。有時候，其他人提供的資訊與創意分享，反而是一種刺激，能得到想不到的成果。
對我來說，「聽八分說兩分」代表尊重對方，表現自己樂於傾聽不同意見，同時也要發表己見。這才是這六字箴言的價值所在。
聽八分說兩分，可以說是豐田的會議準則。沒有人會白目到打斷別人的發言，也不會有人從頭到尾不說一句話，或是自己滔滔不絕講不停。只要是豐田的人都知道，該說話時發言、該聆聽時就停下來聽，才是解決問題的捷徑。
自從我獨立門戶，為企業提供諮詢服務後，參與過不少會議與商談，發現很少人遵守「聽八分說兩分」的準則。大家不是「只聽不說」、浪費大把時間，就是「多說少聽」，只顧著發表自己的看法。
事實上，只要遵循「聽八分說兩分」的準則，便能提高通溝效率，會議成效也能提升。
此外，「聽八分說兩分」的準則不僅適用於會議，任何人際交流都派得上用場。
