【前言】再複雜的事，簡單「四句」就能精準表達！
我相信，喜歡長篇大論的人應該不在少數吧？舉凡婚宴、向公司或學校相關人員自我介紹及問候致意，與夥伴閒話家常等，在這些場合中，總是有人無視旁人的煩躁反應，逕自滔滔不絕地說個不停。
如果不是工作所需，話多或許還算是討好他人的行徑，但諸如業務洽談、開會發言、工作上的討論等，如果在這些場合也是長篇大論的話，相信有不少人根本不知對方在說些什麼。由於該說的沒說，只淨說些廢話，因此漸漸偏離了主題，在場聆聽者全變成「鴨子聽雷」──有聽沒有懂。
或許連發言者本人都漸漸陷入迷惘，搞不清楚自己原本到底想說些什麼了。正因如此，他更是無法關掉話匣子，結果話就愈說愈長了。
反之，也有人話說得過於精簡。舉例來說，有不少人在自我介紹時，只會報上所屬部門和姓名，但可以留給對方深刻印象的關鍵資訊卻隻字未提。這樣的自我介紹，豈不是毫無意義可言？
除此之外，開會發言時，有些人則是自顧自地說著極盡主觀的個人想法，既不加以說明、也不提出根據，對於別人提出的反對意見甚至不去反駁。明明周圍每個受眾，都因為無法理解說話者意圖表達的內容而感到相當不滿，但當事人卻毫不在乎。
所以說，無論是說話過於冗長的人，還是說話太過精簡的人，都屬於無法精準表達自己意思的傳達者。如此一來，恐怕得不到旁人的信賴，也沒辦法確實完成工作，搞不好還會引起人們在背後議論、瞧不起。
凡是能把想要說的話歸納得相當準確的人，就能在短時間內表達己見並讓對方理解，進而說服對方。此外，由於這樣的人可以確切地表達自我，因此也能充分理解他人的意見。簡言之，就是溝通能力極強，這種人在工作績效上肯定不錯吧！
那麼，該怎麼說才能把訊息歸納得確切、表達精準呢？以及，該怎麼寫出簡潔扼要的電子郵件或文章說服對方、打動他人的心，進而成為溝通高手？
其實，這並非難事。不論是說或寫都無須長篇大論，倒不如學會簡短一些，更能清楚表達自己想說的內容。
針對這個溝通困擾，我所要提倡的就是以「四句結構」進行說、寫、讀。藉由分成四句架構來陳述，可確切地進行對話；而且只要加以活用，再稍做潤飾，便能寫出一篇精采大作。總而言之，就是以「四句」為基本進行思考。透過這種方式，將可說寫自如，甚至能活用於閱讀之上。
接下來，內文會說明如何以四句架構進行「長話短說」、「長文短寫」、「確切閱讀文意」的表達方法。只要學會這個方法，便能有條理地表達內心想法，同時巧妙且堅定地打動對方，為此我在內文中也列舉了一些範文提供讀者參考。
倘若書中的見解能幫助更多人學會長話短說的訣竅，培養出擅長溝通的技巧，身為作者的我將感到無比欣慰。
如何寫出讓對方立刻讀取的電子郵件？
不過，有些人應該會質疑：「若完全依照模式下筆，難道不會變成缺乏特色的文章嗎？」、「只寫四句，交代得了所有想要表達的內容嗎？」……。
其實，無須特別擔心。套用模式下筆，文章的整體架構將變得合乎邏輯。而且，書寫者為了讓文章符合邏輯且淺顯易懂，通常會字字斟酌推敲，自己的特色也會隨之凝縮其中。因此，擔心因為套用模式，文章就缺乏特色的情況，是絕不可能發生的。
除此之外，能夠寫得合乎邏輯，表示自己對於表達的內容已有所理解，並且整理歸納在腦海中。只要不寫得拖泥帶水，應可於四句之內交代完想要表達的內容。
在撰寫工作報告或電子郵件時，這個方法將可發揮絕大成效。接下來，我們一邊列舉具體事例、一邊利用四句模式進行說明吧！
〈事例1〉一般商業電子郵件
日前的會議進行很長一段時間，辛苦您了。
關於您提案的「五家公司聯合定期午餐會」，個人相當佩服，不愧是人稱「點子王」的田中先生才能想到的活動。我感到極大的興趣。對於各公司的年輕業務負責人來說，我認為這項活動是個很好的學習機會。
類似這樣的活動，我個人未曾有過相關經驗，十分希望能一起參與學習，因此我立刻找了主管商量，不過他卻做出指示，要我針對自己爭取參加的目的，提出更加明確的說明。
因此請給我一些時間再做回覆。
不好意思。打個比方來說，假設有位工作上結交的朋友，向你提出了「五家公司聯合定期午餐會」的交流活動提案。我相信，在商務場合中，應該經常發生諸如此類的況吧。雖然這封電子郵件的主要內容為感謝對方提案、徵詢各方意見，但從中卻看不出你的立場是傾向贊成或是反對。
在這種情況下，就活動提案者的立場來說，與其收到一封內容為「謹先向您致謝」的回信，他應該更期待你在信裡表明立場。
此外，這封電子郵件的內容不僅較為鬆散，而且也相當冗長。類似這樣兼具感謝函的電子郵件，就算對方順利收到了，收件人應該幾乎不記得信中的內容吧，因為無論哪個部分都令人印象不深。
這時候如果試著採用〈基本布局型四句〉撰寫信件，將變得比較容易讓對方了解。
①拋出問題：日前針對「五家公司聯合定期午餐會」的開會討論，我認為相當有意義。
②表達意見：固然公司主管指示我必須針對自己爭取參加的目的，提出更加明確的說明，不過我認為盡快促成這樣的聚會活動是相當重要的。
③展開論述：今後在各種場合中，業界年輕世代的橫向溝通應該會變得頗為必要吧！
④結論：不愧是人稱「點子王」的田中先生您才能想到的活動，請務必讓我一同參與，今後還請多多指教。
「輔助句」，讓你報告、說服得心應手
我總是建議大家利用「口頭禪」，作為提升思考能力的訓練之一。舉例而言，當談起某個話題時，不妨試著說：「其實所謂……」。
如果主題為「教育」，就試著說句「其實所謂教育……」。如此一來，便可接著說出「就是教導培育」、「就是教導人們，引導他們成為所求之姿」……諸如此類明確定義出「教育」一詞。
此外，可以試著說句：「若說起以前，曾是……」，便可將視野拓寬至所談主題的歷史狀況，進而加以思考。
這些舉例，都是我所提倡──「3WHAT‧3W‧1H」中的部分想法。通常文章會被要求以5W1H來撰寫，於是我以5W1H作為參考想出這個溝通概念。只要將此概念當成思考模式牢記，除了能深入闡述，寫出的內容也將變得十分明確。
所謂的「3WHAT」即為：
「那是什麼？」──定義。
「發生什麼事？」──現象。
「為何發生那種結果？」──結果。而「3W」即為：
WHY「為什麼會發生那種事？」──理由‧根據。
WHEN「從何時開始變成那樣的？以前是怎樣的呢？」──歷史狀況。
WHERE「在哪裡發生那件事的？其他地方狀況如何？」──地理狀況。
最後的「1H」即為：
HOW「該怎麼處理為宜呢？」──對策。
實際試做看看將會明白，只要把這些句子變成口頭禪，表述的內容將不再閃爍模糊。這不僅能成為思考的訓練，還能練習精準表達。換句話說，為求言簡意賅地向對方表達己見，口頭禪可帶來相當的成效。
報告長篇大論？你得先說「結論」
在商務場合中，往往被要求報告得簡潔扼要；或受主管叮囑：「拜託簡短一些喔！」應是家常便飯。這種時候，「從結論開始說起」已被視為溝通鐵則。
然而大部分的人，明明特地一開始便表明簡潔扼要的結論，接下來卻講出冗長無趣的藉口。
比方說，己說出結論：「要出給K公司的新商品，交貨將會延誤。」接著又表示：「實在很抱歉，都怪我督導不周。不過話說回來，由於今年六月K公司曾換過業務負責人，而他是臨時招募的人員，才剛剛被分派來此……」講了一長串的致歉之詞，接著說明來龍去脈。
情況嚴重的話，在說著藉口之際還會離題：「話說回來，K公司那個部門常有人事異動耶，而且……」內容漸漸五花八門。到最後只會落得這樣的形象：「這傢伙老愛長篇大論！」、「他究竟在報告些什麼呀？」
開會報告時，請試著使用〈開宗明義型四句〉進行。
①結論：要出給K公司的新商品，交貨將會延誤。
先說出結論，然後在開始列舉根據之前，試著加上一句「原因出在三件事情上」。
②根據1、③根據2、④根據3：原因出在三件事，首先，本部門和對方尚未完成最終確認；其次是對方的業務負責人對此業務尚不熟悉，再者則是因我督導不周的結果。
套用這個模式，從結論到原因一口氣說完。
利用〈開宗明義型四句〉，便能把話說得簡短扼要又毫不遺漏。不過，藉由劈頭即聲明「原因出在三件事」，聆聽者還能做好心理準備「接下來要述說原因了」，甚至能防堵對方意圖打岔。
事實上，好處還不只這些。就算你不小心偏離了話題，只要對方是講求邏輯的人，便會接著提問：「那麼第二個原因呢？」換言之，一旦學會這些「輔助句」，不僅可成為銜接話語的句子。若說到一半扯離話題，也能自然地回歸原本的話題。
我相信，喜歡長篇大論的人應該不在少數吧？舉凡婚宴、向公司或學校相關人員自我介紹及問候致意，與夥伴閒話家常等，在這些場合中，總是有人無視旁人的煩躁反應，逕自滔滔不絕地說個不停。
如果不是工作所需，話多或許還算是討好他人的行徑，但諸如業務洽談、開會發言、工作上的討論等，如果在這些場合也是長篇大論的話，相信有不少人根本不知對方在說些什麼。由於該說的沒說，只淨說些廢話，因此漸漸偏離了主題，在場聆聽者全變成「鴨子聽雷」──有聽沒有懂。
或許連發言者本人都漸漸陷入迷惘，搞不清楚自己原本到底想說些什麼了。正因如此，他更是無法關掉話匣子，結果話就愈說愈長了。
反之，也有人話說得過於精簡。舉例來說，有不少人在自我介紹時，只會報上所屬部門和姓名，但可以留給對方深刻印象的關鍵資訊卻隻字未提。這樣的自我介紹，豈不是毫無意義可言？
除此之外，開會發言時，有些人則是自顧自地說著極盡主觀的個人想法，既不加以說明、也不提出根據，對於別人提出的反對意見甚至不去反駁。明明周圍每個受眾，都因為無法理解說話者意圖表達的內容而感到相當不滿，但當事人卻毫不在乎。
所以說，無論是說話過於冗長的人，還是說話太過精簡的人，都屬於無法精準表達自己意思的傳達者。如此一來，恐怕得不到旁人的信賴，也沒辦法確實完成工作，搞不好還會引起人們在背後議論、瞧不起。
凡是能把想要說的話歸納得相當準確的人，就能在短時間內表達己見並讓對方理解，進而說服對方。此外，由於這樣的人可以確切地表達自我，因此也能充分理解他人的意見。簡言之，就是溝通能力極強，這種人在工作績效上肯定不錯吧！
那麼，該怎麼說才能把訊息歸納得確切、表達精準呢？以及，該怎麼寫出簡潔扼要的電子郵件或文章說服對方、打動他人的心，進而成為溝通高手？
其實，這並非難事。不論是說或寫都無須長篇大論，倒不如學會簡短一些，更能清楚表達自己想說的內容。
針對這個溝通困擾，我所要提倡的就是以「四句結構」進行說、寫、讀。藉由分成四句架構來陳述，可確切地進行對話；而且只要加以活用，再稍做潤飾，便能寫出一篇精采大作。總而言之，就是以「四句」為基本進行思考。透過這種方式，將可說寫自如，甚至能活用於閱讀之上。
接下來，內文會說明如何以四句架構進行「長話短說」、「長文短寫」、「確切閱讀文意」的表達方法。只要學會這個方法，便能有條理地表達內心想法，同時巧妙且堅定地打動對方，為此我在內文中也列舉了一些範文提供讀者參考。
倘若書中的見解能幫助更多人學會長話短說的訣竅，培養出擅長溝通的技巧，身為作者的我將感到無比欣慰。
如何寫出讓對方立刻讀取的電子郵件？
不過，有些人應該會質疑：「若完全依照模式下筆，難道不會變成缺乏特色的文章嗎？」、「只寫四句，交代得了所有想要表達的內容嗎？」……。
其實，無須特別擔心。套用模式下筆，文章的整體架構將變得合乎邏輯。而且，書寫者為了讓文章符合邏輯且淺顯易懂，通常會字字斟酌推敲，自己的特色也會隨之凝縮其中。因此，擔心因為套用模式，文章就缺乏特色的情況，是絕不可能發生的。
除此之外，能夠寫得合乎邏輯，表示自己對於表達的內容已有所理解，並且整理歸納在腦海中。只要不寫得拖泥帶水，應可於四句之內交代完想要表達的內容。
在撰寫工作報告或電子郵件時，這個方法將可發揮絕大成效。接下來，我們一邊列舉具體事例、一邊利用四句模式進行說明吧！
〈事例1〉一般商業電子郵件
日前的會議進行很長一段時間，辛苦您了。
關於您提案的「五家公司聯合定期午餐會」，個人相當佩服，不愧是人稱「點子王」的田中先生才能想到的活動。我感到極大的興趣。對於各公司的年輕業務負責人來說，我認為這項活動是個很好的學習機會。
類似這樣的活動，我個人未曾有過相關經驗，十分希望能一起參與學習，因此我立刻找了主管商量，不過他卻做出指示，要我針對自己爭取參加的目的，提出更加明確的說明。
因此請給我一些時間再做回覆。
不好意思。打個比方來說，假設有位工作上結交的朋友，向你提出了「五家公司聯合定期午餐會」的交流活動提案。我相信，在商務場合中，應該經常發生諸如此類的況吧。雖然這封電子郵件的主要內容為感謝對方提案、徵詢各方意見，但從中卻看不出你的立場是傾向贊成或是反對。
在這種情況下，就活動提案者的立場來說，與其收到一封內容為「謹先向您致謝」的回信，他應該更期待你在信裡表明立場。
此外，這封電子郵件的內容不僅較為鬆散，而且也相當冗長。類似這樣兼具感謝函的電子郵件，就算對方順利收到了，收件人應該幾乎不記得信中的內容吧，因為無論哪個部分都令人印象不深。
這時候如果試著採用〈基本布局型四句〉撰寫信件，將變得比較容易讓對方了解。
①拋出問題：日前針對「五家公司聯合定期午餐會」的開會討論，我認為相當有意義。
②表達意見：固然公司主管指示我必須針對自己爭取參加的目的，提出更加明確的說明，不過我認為盡快促成這樣的聚會活動是相當重要的。
③展開論述：今後在各種場合中，業界年輕世代的橫向溝通應該會變得頗為必要吧！
④結論：不愧是人稱「點子王」的田中先生您才能想到的活動，請務必讓我一同參與，今後還請多多指教。
「輔助句」，讓你報告、說服得心應手
我總是建議大家利用「口頭禪」，作為提升思考能力的訓練之一。舉例而言，當談起某個話題時，不妨試著說：「其實所謂……」。
如果主題為「教育」，就試著說句「其實所謂教育……」。如此一來，便可接著說出「就是教導培育」、「就是教導人們，引導他們成為所求之姿」……諸如此類明確定義出「教育」一詞。
此外，可以試著說句：「若說起以前，曾是……」，便可將視野拓寬至所談主題的歷史狀況，進而加以思考。
這些舉例，都是我所提倡──「3WHAT‧3W‧1H」中的部分想法。通常文章會被要求以5W1H來撰寫，於是我以5W1H作為參考想出這個溝通概念。只要將此概念當成思考模式牢記，除了能深入闡述，寫出的內容也將變得十分明確。
所謂的「3WHAT」即為：
「那是什麼？」──定義。
「發生什麼事？」──現象。
「為何發生那種結果？」──結果。而「3W」即為：
WHY「為什麼會發生那種事？」──理由‧根據。
WHEN「從何時開始變成那樣的？以前是怎樣的呢？」──歷史狀況。
WHERE「在哪裡發生那件事的？其他地方狀況如何？」──地理狀況。
最後的「1H」即為：
HOW「該怎麼處理為宜呢？」──對策。
實際試做看看將會明白，只要把這些句子變成口頭禪，表述的內容將不再閃爍模糊。這不僅能成為思考的訓練，還能練習精準表達。換句話說，為求言簡意賅地向對方表達己見，口頭禪可帶來相當的成效。
報告長篇大論？你得先說「結論」
在商務場合中，往往被要求報告得簡潔扼要；或受主管叮囑：「拜託簡短一些喔！」應是家常便飯。這種時候，「從結論開始說起」已被視為溝通鐵則。
然而大部分的人，明明特地一開始便表明簡潔扼要的結論，接下來卻講出冗長無趣的藉口。
比方說，己說出結論：「要出給K公司的新商品，交貨將會延誤。」接著又表示：「實在很抱歉，都怪我督導不周。不過話說回來，由於今年六月K公司曾換過業務負責人，而他是臨時招募的人員，才剛剛被分派來此……」講了一長串的致歉之詞，接著說明來龍去脈。
情況嚴重的話，在說著藉口之際還會離題：「話說回來，K公司那個部門常有人事異動耶，而且……」內容漸漸五花八門。到最後只會落得這樣的形象：「這傢伙老愛長篇大論！」、「他究竟在報告些什麼呀？」
開會報告時，請試著使用〈開宗明義型四句〉進行。
①結論：要出給K公司的新商品，交貨將會延誤。
先說出結論，然後在開始列舉根據之前，試著加上一句「原因出在三件事情上」。
②根據1、③根據2、④根據3：原因出在三件事，首先，本部門和對方尚未完成最終確認；其次是對方的業務負責人對此業務尚不熟悉，再者則是因我督導不周的結果。
套用這個模式，從結論到原因一口氣說完。
利用〈開宗明義型四句〉，便能把話說得簡短扼要又毫不遺漏。不過，藉由劈頭即聲明「原因出在三件事」，聆聽者還能做好心理準備「接下來要述說原因了」，甚至能防堵對方意圖打岔。
事實上，好處還不只這些。就算你不小心偏離了話題，只要對方是講求邏輯的人，便會接著提問：「那麼第二個原因呢？」換言之，一旦學會這些「輔助句」，不僅可成為銜接話語的句子。若說到一半扯離話題，也能自然地回歸原本的話題。
