第1章 「可視化」的共通點
01 人是健忘的生物
本書所謂的「可視化」，就是寫下來的意思，但為什麼必須這麼做呢？
因為人是健忘的生物，一定會忘記。
即使覺得自己「這麼簡單的事情應該記得住，不寫下來也沒關係」，但事後卻想不起來，相信你也有過這樣的經驗。
我自己當然也經歷過無數次這樣的狀況。
所以我決定基本上將想到的事情全都寫下來，預定的行程與別人托付的事情也都要當場記錄。
想不起來的事情是種壓力
那麼，如果想不起來，會發生什麼事情、造成哪些困擾呢？
想不起來的事情會成為壓力，也可能會導致後悔。
如果同樣的事情反覆發生，可能會陷入自我厭惡，而如果忘記了與他人的約定，也會產生寫電子郵件或打電話道歉等多餘的工作。再者，這麼一來，對方對你的信任與信賴也會下降。
這些問題也一樣，只要「寫下來」就可以避免。所以不要過於相信自己，覺得「這麼簡單的事情不用寫下來也記得住」，而是要把「一定會忘記，所以要寫下來」當成基本原則。尤其是與他人的約定或別人的委託，一定要養成記錄的習慣。
立刻寫下來
該採取什麼樣的對策才能防止遺忘呢？
那就是當場立刻寫下來。
不要過於自信地認為自己能記住一切，而是要早點意識到不可能記住所有的事情。請養成確實寫下來，進行「可視化」的習慣。
全部寫下來
「什麼事情要寫，什麼事情可以不用寫呢？」
思考這個問題也會浪費時間。
有人說過，同樣的點子不會出現第二次。如果忘記約定，通常就很難再想起來。
所以不要猶豫到底該不該寫，請抱著如果猶豫就寫下來的想法，不管什麼事情全部都寫下來吧。
不浪費意志力
「全部寫下來」的效果不僅於此。無論是煩惱、猶豫、思考……哪怕是多小的事情，在做決定時都會消耗意志力（Willpower）。
眾所皆知，蘋果的共同創辦人史蒂夫•賈伯斯（Steve Jobs），生前每天都堅持相同的打扮――黑色高領毛衣搭配牛仔褲，腳下踩著休閒鞋。
美國前總統歐巴馬（Barack Hussein Obama II），也以每天穿著同樣的西裝而聞名。
「我總是穿灰色或藍色的西裝，這樣做可以減少我必須做的決定。我沒有多餘的心力去決定要吃什麼、穿什麼，因為我還有一大堆必須做的決策。」
歐巴馬總統如此回答。
史蒂夫•賈伯斯與歐巴馬總統可說是透過徹底減少必須做的決定，讓自已更進一步地專注在真正重要的事情與自己的目標上。
大家都有許多必須在重要場合做出決策的時候吧？
意志力，也就是「Willpower」，總是在早上起床時補滿，但每當進行微小的決策時，就會在反覆的猶豫與思考中逐漸減少。
我們必須將這種寶貴的力量保留給重大決策，因此必須減少猶豫、煩惱和思考的次數。
當猶豫、煩惱與思考愈少，就愈能集中精力在真正需要專注的事情上。
除了記錄下來之外，當感到猶豫時，就決定去做吧。這麼一來，就能將精力使用在真正重要的事情上。
在同個地方寫下
好不容易寫下來了，但如果找不到或無法回顧，那就和沒寫一樣。一定要記住自己寫在哪裡，所以建議集中在同一個地方。
我也曾有一段時間，同時使用手帳與Google行事曆這兩種工具管理行程。但好幾次都因為忘記合併，結果行程只記在其中一項工具裡，導致錯過了約定。
因此，請將行程與任務集中在一處管理。
放在隨時可見的地方
將必須確認的事項，例如任務與攜帶物品清單等寫進記事本後，將記事本擺在想看隨時都能看的地方非常重要。
不過，如果在不需要查看時擅自進入視線，也會導致專注力在這個瞬間被打斷，這樣也不行。
請放在如果沒有特別注意時不會看到，但想看時立刻就能查看的地方。
放在行動路徑上
如果記事本上寫著絕對不能忘記的事情，就應該放在你的行動路徑上。
舉例來說，如果你列出了攜帶物品清單，就應該貼在一定會看到的書桌上或玄關的門板上；如果是任務清單，則應該寫在能夠與手帳或Google行事曆等同時查看的地方；也曾聽過有人會把要帶的東西放在明天準備要穿的鞋子裡。
為未來的自己寫得清楚明瞭
日後回顧自己所寫的備忘時，如果字跡過於潦草導致難以辨認，或者能夠辨認卻想不起來是什麼意思，那就失去寫下來的意義。不僅寫下來變成白費功夫，也會因為想不起來而產生壓力。
為了避免這種情況，方便日後回顧時能夠讀懂內容，請務必為了未來的自己寫得更清楚明瞭。
為了遺忘而寫下來
「記住」這個行為，其實等同於在腦中反覆回想，避免自己遺忘，會對大腦帶來負擔。這麼一來，就難以專注於眼前的事情了。
因此，請更積極地「為了遺忘而寫下來」。
為了專注於當下，我們能夠做的就是將其他事情寫下來然後忘記。這樣大腦就能輕巧地運作，發揮更高的效能。
02 結合數位與傳統工具的優點
說到記錄工具，有手帳、筆記本等紙本傳統工具，也有電腦與智慧型手機等電子工具。這兩種工具不分優劣，各有各的優缺點。
首先，就讓我們來看看數位與傳統各自的優點和缺點。
數位工具的優點
首先是數位工具的優點。
不需反覆輸入定期性任務或行程，可以省去麻煩
這無疑是數位工具的最大優點。重複的行程或任務只要輸入一次，系統就會依照設定的頻率自動生成。因此，我也會將例會或討論輸入Google行事曆並設定為重複行程。
此外，我還會將每日或每周重複的任務輸入到Toodledo這款任務管理APP中，設定為重複的任務進行管理。只要設定為每日重複的任務，並在當天完成後勾選，隔天的任務就會立刻自動生成，非常方便。
如果是手寫，就需要每次都把行程與任務寫下來，相較之下，數位工具非常適合我這種很怕麻煩，不想反覆做同樣事情的人。
協助提醒（通知）
通知功能就和自動重複一樣方便。
我在輸入行程時，一定會設定在會議、討論或是外出時間的十分鐘前響鈴提醒。
儘管如此，我也曾在專注工作時，沒有注意到電腦或手機的響鈴通知。這樣的情況發生過好幾次，因此後來我將通知也同步到Apple Watch，即使工作再專注，震動也會傳遞到手腕，這麼一來就不會再錯過行程。
此外，我也有好幾次在搭乘電車時，因為讀書或校稿過於專注而坐過站。為了避免這種情況，我現在會在到站前一分鐘設置計時器提醒。
搜尋方便
需要回顧過去行程與任務的機會或許不多，但在使用數位工具時，就可以輕鬆搜尋。
舉例來說，如果想確認上次討論A專案的日期，只要輸入「A專案」就能找到；如果想知道與某B會面的時間，只需輸入「B」即可。
能夠分享給別人
有些公司會使用Outlook等數位行程管理工具來將行程共享給團隊成員，我的公司就是這樣。除了秘書以外，我想很少人會試圖去管理別人的行程，但有時候知道別人的行程會比較方便，例如安排下次會議時，即使當事人不在也能決定時間。
同樣地，在同事離開座位時，如果其他人接到電話，只要知道同事的行程，就能告知來電者對方在何處，例如是在公司內開會還是外出；若是外出，會不會再回公司、回來的時間大概是幾點等。
紙本工具的優點
接下來是紙本工具的優點。
具有彈性
以紙本工具寫下來，最大優點就在於其彈性。
電腦與智慧型手機的應用程式確實方便。但Excel主要用於表格計算，Word主要用於文書輸入，只能在限定的條件中發揮作用。至於智慧型手機的應用程式，雖然特定功能優異，但反過來說也意味著缺乏彈性。
這代表使用電子設備進行輸入時，必須在規定的框架內操作，這對於寫出腦中的想法，也就是進行「可視化」時是個缺點。
想要改變文字顏色、用螢光筆突顯重點、畫圖、用線連接A和B、自由排版……。當出現這些需求時，數位與紙本何者較快速，答案應該很明顯。
資訊一目了然
相較於智慧型手機的螢幕，手帳或筆記本能夠一次看到更多的資訊。
畢竟在安排行程、回顧備忘時，總是希望能夠盡可能更廣範圍地查看。所以能夠一目了然的空間更大、資訊量更多的紙本式手帳與筆記本，在這些情境下比智慧型手機等數位工具更具優勢。
不需啟動時間
手帳或筆記本只要攤開就能立即使用，不需任何啟動時間，也不用擔心電池耗盡或是訊號不良。
紙本式的筆記本或手帳，在搜尋性、輸入重複行程或任務方面，確實比不上數位工具，但只要稍微花點工夫，這些問題還是可以克服。
舉例來說，即使是紙本工具，也可以利用浮貼的便利貼來吸引注意力，或者將重複的行程與任務寫在便利貼上，每次完成後就貼到下次預定的日期等。
除此之外，使用智慧型手機管理行程時，很難邊講電話邊確認或添加行程，但手帳則能輕鬆應對這點。
結合數位與紙本的優點
我以前曾寫過手帳術的書，所以有點猶豫到底該不該把這件事寫出來，總之，我現在主要使用數位工具來管理與他人的約定以及每日任務。
但即便使用數位工具，也不代表我不再使用紙本手帳。
詳細內容會在第三章介紹，簡而言之，我仍然會以手寫的方式，記錄當天的重要任務與預定行程。
如同前面的介紹，數位與紙本各有優缺點。
數位工具與紙本工具都是工具，並非只能選擇其中一種，根據需求靈活運用即可。請根據自己方便、適合的方式，結合兩者的優點進行使用吧！
03 手寫的好處
到目前為止所寫的內容，可能會讓人以為數位工具還是更具優勢，但實際上並非如此。
將不需要記住的簡單事項，或是一再重複的事情可視化時，我確實建議使用數位工具，但除此之外的內容，我則推薦用手寫。
手寫文字相較於用鍵盤打字，是一種更複雜的動作，因此能對大腦帶來更多刺激。手寫能夠同時活化大腦的多個區域，即使是相同的文字，也能刻在大腦更深層的地方。
這麼一來，比起輸入到電腦或手機等數位設備，手寫更能長時間且確實地記住資訊。
在某項研究中發現，被要求在課堂上手寫筆記的學生，最後考試的平均分數比用電腦輸入的學生更高。此外，報告也顯示，手寫筆記的學生在考試結束後，也能記住筆記內容更長時間。
這代表如果用手寫下，即使不刻意去背誦，也能自動記住寫下的內容。正因為我知道這點，所以即使我的字跡經常潦草到連自己都看不懂，我也會盡量用手寫。
基於這些理由，我強烈建議將重要的事項用手寫下來。
04 從「想像結果」開始
我在寫下任務或行程時，會注意一件事情，那就是「從想像結果開始」。
所謂的「想像結果」，指的是想像完成的形態或目標。
我在建設公司從事設計工作，而各位也知道，建築物不會憑空開始建造，一定會有設計圖。
設計圖是設計者將對於完成形態的想像，例如「想要製作這樣的東西」、「想要這樣的顏色和形狀」等，並將這樣的想像透過「圖紙」表現出來。
各位應該也看過刊登平面圖與完工想像圖的建案廣告吧？
此外，像「○○建設工程」這樣的計畫啟動時，首先決定的就是竣工日，也就是建築物完工日期。
建設工程會從建築物完工並交付給客戶的日期往回推，在過程中設定多項進度檢核點，例如「○月○日前要完成ＸＸ」等，確認工程是否如期進行。
這樣的做法不僅限於建設工程。
工作必定有期限，如果著手時想著「有時間再做」，那可能永遠都無法完成。應該從截止日期開始往回推，在過程中設置進度檢核點，並依照進度行動。
這麼一來，就不會因為在截止日期前匆忙開始而導致只能完成低品質的工作。
你希望完成什麼樣的成果呢？
先想像完成形態，然後由此往回推算。請養成這樣的習慣。
01 人是健忘的生物
本書所謂的「可視化」，就是寫下來的意思，但為什麼必須這麼做呢？
因為人是健忘的生物，一定會忘記。
即使覺得自己「這麼簡單的事情應該記得住，不寫下來也沒關係」，但事後卻想不起來，相信你也有過這樣的經驗。
我自己當然也經歷過無數次這樣的狀況。
所以我決定基本上將想到的事情全都寫下來，預定的行程與別人托付的事情也都要當場記錄。
想不起來的事情是種壓力
那麼，如果想不起來，會發生什麼事情、造成哪些困擾呢？
想不起來的事情會成為壓力，也可能會導致後悔。
如果同樣的事情反覆發生，可能會陷入自我厭惡，而如果忘記了與他人的約定，也會產生寫電子郵件或打電話道歉等多餘的工作。再者，這麼一來，對方對你的信任與信賴也會下降。
這些問題也一樣，只要「寫下來」就可以避免。所以不要過於相信自己，覺得「這麼簡單的事情不用寫下來也記得住」，而是要把「一定會忘記，所以要寫下來」當成基本原則。尤其是與他人的約定或別人的委託，一定要養成記錄的習慣。
立刻寫下來
該採取什麼樣的對策才能防止遺忘呢？
那就是當場立刻寫下來。
不要過於自信地認為自己能記住一切，而是要早點意識到不可能記住所有的事情。請養成確實寫下來，進行「可視化」的習慣。
全部寫下來
「什麼事情要寫，什麼事情可以不用寫呢？」
思考這個問題也會浪費時間。
有人說過，同樣的點子不會出現第二次。如果忘記約定，通常就很難再想起來。
所以不要猶豫到底該不該寫，請抱著如果猶豫就寫下來的想法，不管什麼事情全部都寫下來吧。
不浪費意志力
「全部寫下來」的效果不僅於此。無論是煩惱、猶豫、思考……哪怕是多小的事情，在做決定時都會消耗意志力（Willpower）。
眾所皆知，蘋果的共同創辦人史蒂夫•賈伯斯（Steve Jobs），生前每天都堅持相同的打扮――黑色高領毛衣搭配牛仔褲，腳下踩著休閒鞋。
美國前總統歐巴馬（Barack Hussein Obama II），也以每天穿著同樣的西裝而聞名。
「我總是穿灰色或藍色的西裝，這樣做可以減少我必須做的決定。我沒有多餘的心力去決定要吃什麼、穿什麼，因為我還有一大堆必須做的決策。」
歐巴馬總統如此回答。
史蒂夫•賈伯斯與歐巴馬總統可說是透過徹底減少必須做的決定，讓自已更進一步地專注在真正重要的事情與自己的目標上。
大家都有許多必須在重要場合做出決策的時候吧？
意志力，也就是「Willpower」，總是在早上起床時補滿，但每當進行微小的決策時，就會在反覆的猶豫與思考中逐漸減少。
我們必須將這種寶貴的力量保留給重大決策，因此必須減少猶豫、煩惱和思考的次數。
當猶豫、煩惱與思考愈少，就愈能集中精力在真正需要專注的事情上。
除了記錄下來之外，當感到猶豫時，就決定去做吧。這麼一來，就能將精力使用在真正重要的事情上。
在同個地方寫下
好不容易寫下來了，但如果找不到或無法回顧，那就和沒寫一樣。一定要記住自己寫在哪裡，所以建議集中在同一個地方。
我也曾有一段時間，同時使用手帳與Google行事曆這兩種工具管理行程。但好幾次都因為忘記合併，結果行程只記在其中一項工具裡，導致錯過了約定。
因此，請將行程與任務集中在一處管理。
放在隨時可見的地方
將必須確認的事項，例如任務與攜帶物品清單等寫進記事本後，將記事本擺在想看隨時都能看的地方非常重要。
不過，如果在不需要查看時擅自進入視線，也會導致專注力在這個瞬間被打斷，這樣也不行。
請放在如果沒有特別注意時不會看到，但想看時立刻就能查看的地方。
放在行動路徑上
如果記事本上寫著絕對不能忘記的事情，就應該放在你的行動路徑上。
舉例來說，如果你列出了攜帶物品清單，就應該貼在一定會看到的書桌上或玄關的門板上；如果是任務清單，則應該寫在能夠與手帳或Google行事曆等同時查看的地方；也曾聽過有人會把要帶的東西放在明天準備要穿的鞋子裡。
為未來的自己寫得清楚明瞭
日後回顧自己所寫的備忘時，如果字跡過於潦草導致難以辨認，或者能夠辨認卻想不起來是什麼意思，那就失去寫下來的意義。不僅寫下來變成白費功夫，也會因為想不起來而產生壓力。
為了避免這種情況，方便日後回顧時能夠讀懂內容，請務必為了未來的自己寫得更清楚明瞭。
為了遺忘而寫下來
「記住」這個行為，其實等同於在腦中反覆回想，避免自己遺忘，會對大腦帶來負擔。這麼一來，就難以專注於眼前的事情了。
因此，請更積極地「為了遺忘而寫下來」。
為了專注於當下，我們能夠做的就是將其他事情寫下來然後忘記。這樣大腦就能輕巧地運作，發揮更高的效能。
02 結合數位與傳統工具的優點
說到記錄工具，有手帳、筆記本等紙本傳統工具，也有電腦與智慧型手機等電子工具。這兩種工具不分優劣，各有各的優缺點。
首先，就讓我們來看看數位與傳統各自的優點和缺點。
數位工具的優點
首先是數位工具的優點。
不需反覆輸入定期性任務或行程，可以省去麻煩
這無疑是數位工具的最大優點。重複的行程或任務只要輸入一次，系統就會依照設定的頻率自動生成。因此，我也會將例會或討論輸入Google行事曆並設定為重複行程。
此外，我還會將每日或每周重複的任務輸入到Toodledo這款任務管理APP中，設定為重複的任務進行管理。只要設定為每日重複的任務，並在當天完成後勾選，隔天的任務就會立刻自動生成，非常方便。
如果是手寫，就需要每次都把行程與任務寫下來，相較之下，數位工具非常適合我這種很怕麻煩，不想反覆做同樣事情的人。
協助提醒（通知）
通知功能就和自動重複一樣方便。
我在輸入行程時，一定會設定在會議、討論或是外出時間的十分鐘前響鈴提醒。
儘管如此，我也曾在專注工作時，沒有注意到電腦或手機的響鈴通知。這樣的情況發生過好幾次，因此後來我將通知也同步到Apple Watch，即使工作再專注，震動也會傳遞到手腕，這麼一來就不會再錯過行程。
此外，我也有好幾次在搭乘電車時，因為讀書或校稿過於專注而坐過站。為了避免這種情況，我現在會在到站前一分鐘設置計時器提醒。
搜尋方便
需要回顧過去行程與任務的機會或許不多，但在使用數位工具時，就可以輕鬆搜尋。
舉例來說，如果想確認上次討論A專案的日期，只要輸入「A專案」就能找到；如果想知道與某B會面的時間，只需輸入「B」即可。
能夠分享給別人
有些公司會使用Outlook等數位行程管理工具來將行程共享給團隊成員，我的公司就是這樣。除了秘書以外，我想很少人會試圖去管理別人的行程，但有時候知道別人的行程會比較方便，例如安排下次會議時，即使當事人不在也能決定時間。
同樣地，在同事離開座位時，如果其他人接到電話，只要知道同事的行程，就能告知來電者對方在何處，例如是在公司內開會還是外出；若是外出，會不會再回公司、回來的時間大概是幾點等。
紙本工具的優點
接下來是紙本工具的優點。
具有彈性
以紙本工具寫下來，最大優點就在於其彈性。
電腦與智慧型手機的應用程式確實方便。但Excel主要用於表格計算，Word主要用於文書輸入，只能在限定的條件中發揮作用。至於智慧型手機的應用程式，雖然特定功能優異，但反過來說也意味著缺乏彈性。
這代表使用電子設備進行輸入時，必須在規定的框架內操作，這對於寫出腦中的想法，也就是進行「可視化」時是個缺點。
想要改變文字顏色、用螢光筆突顯重點、畫圖、用線連接A和B、自由排版……。當出現這些需求時，數位與紙本何者較快速，答案應該很明顯。
資訊一目了然
相較於智慧型手機的螢幕，手帳或筆記本能夠一次看到更多的資訊。
畢竟在安排行程、回顧備忘時，總是希望能夠盡可能更廣範圍地查看。所以能夠一目了然的空間更大、資訊量更多的紙本式手帳與筆記本，在這些情境下比智慧型手機等數位工具更具優勢。
不需啟動時間
手帳或筆記本只要攤開就能立即使用，不需任何啟動時間，也不用擔心電池耗盡或是訊號不良。
紙本式的筆記本或手帳，在搜尋性、輸入重複行程或任務方面，確實比不上數位工具，但只要稍微花點工夫，這些問題還是可以克服。
舉例來說，即使是紙本工具，也可以利用浮貼的便利貼來吸引注意力，或者將重複的行程與任務寫在便利貼上，每次完成後就貼到下次預定的日期等。
除此之外，使用智慧型手機管理行程時，很難邊講電話邊確認或添加行程，但手帳則能輕鬆應對這點。
結合數位與紙本的優點
我以前曾寫過手帳術的書，所以有點猶豫到底該不該把這件事寫出來，總之，我現在主要使用數位工具來管理與他人的約定以及每日任務。
但即便使用數位工具，也不代表我不再使用紙本手帳。
詳細內容會在第三章介紹，簡而言之，我仍然會以手寫的方式，記錄當天的重要任務與預定行程。
如同前面的介紹，數位與紙本各有優缺點。
數位工具與紙本工具都是工具，並非只能選擇其中一種，根據需求靈活運用即可。請根據自己方便、適合的方式，結合兩者的優點進行使用吧！
03 手寫的好處
到目前為止所寫的內容，可能會讓人以為數位工具還是更具優勢，但實際上並非如此。
將不需要記住的簡單事項，或是一再重複的事情可視化時，我確實建議使用數位工具，但除此之外的內容，我則推薦用手寫。
手寫文字相較於用鍵盤打字，是一種更複雜的動作，因此能對大腦帶來更多刺激。手寫能夠同時活化大腦的多個區域，即使是相同的文字，也能刻在大腦更深層的地方。
這麼一來，比起輸入到電腦或手機等數位設備，手寫更能長時間且確實地記住資訊。
在某項研究中發現，被要求在課堂上手寫筆記的學生，最後考試的平均分數比用電腦輸入的學生更高。此外，報告也顯示，手寫筆記的學生在考試結束後，也能記住筆記內容更長時間。
這代表如果用手寫下，即使不刻意去背誦，也能自動記住寫下的內容。正因為我知道這點，所以即使我的字跡經常潦草到連自己都看不懂，我也會盡量用手寫。
基於這些理由，我強烈建議將重要的事項用手寫下來。
04 從「想像結果」開始
我在寫下任務或行程時，會注意一件事情，那就是「從想像結果開始」。
所謂的「想像結果」，指的是想像完成的形態或目標。
我在建設公司從事設計工作，而各位也知道，建築物不會憑空開始建造，一定會有設計圖。
設計圖是設計者將對於完成形態的想像，例如「想要製作這樣的東西」、「想要這樣的顏色和形狀」等，並將這樣的想像透過「圖紙」表現出來。
各位應該也看過刊登平面圖與完工想像圖的建案廣告吧？
此外，像「○○建設工程」這樣的計畫啟動時，首先決定的就是竣工日，也就是建築物完工日期。
建設工程會從建築物完工並交付給客戶的日期往回推，在過程中設定多項進度檢核點，例如「○月○日前要完成ＸＸ」等，確認工程是否如期進行。
這樣的做法不僅限於建設工程。
工作必定有期限，如果著手時想著「有時間再做」，那可能永遠都無法完成。應該從截止日期開始往回推，在過程中設置進度檢核點，並依照進度行動。
這麼一來，就不會因為在截止日期前匆忙開始而導致只能完成低品質的工作。
你希望完成什麼樣的成果呢？
先想像完成形態，然後由此往回推算。請養成這樣的習慣。
