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◎兩大筆記原則,立刻找回屬於自己的時間
  選好手帳後,接下來我要教大家寫「周計畫表」與「月計畫表」時,不同的筆記基本原則。
  「後來才發現,我只會在月計畫表上做筆記」,像這種類型的人,手帳上一定沒有「私人的行程」,完全是「為了別人(工作)在做筆記」。想要找回自己時間與自我的人,要先記住下述原則:
‧月計畫表=以填寫「與他人的約會」為主。
‧周計畫表=以填寫「自己想做的事」為主。
  只要能確實執行以上兩項大原則,你在時間管理上就會出現戲劇性的變化。
*月計畫表區分整月行程,最好記錄「與他人的約會」
  月計畫表,可用來控管一整個月的行程表,一眼就能區分星期幾與假日,所以相當方便,但因為可做筆記的空間有限,所以主要用來記錄「與他人的約會」,比方說工作上或家人間的約會,以及與朋友見面這類的約定。
  將月計畫表中每一日的空格,由上至下分成四等分,區分為和誰、上午、下午、下班後等時間帶的預定行程,以便一眼就能分辨。當出現預定行程時,有些人會直接做筆記,但在使用月計畫表時,不斷從後頭追加上去的預定行程,將會讓整個頁面看起來雜亂無緒。
  由於相關人員的預定行程,也會影響到自己的預定行程。所以不妨在日期旁邊的最上面一行,記上「主管出差」、「課長不在」等等,記錄除了自己以外,關係較為緊密的人員預定行程。這樣一來,就能提醒自己「啊,明天主管要出差,所以今天得請他作決定才行」,讓工作得以進行得更順利。也可以寫下家人的預定行程,好提醒自己。
另外還有一個小技巧想提醒大家:月計畫表盡量以「可公開」的筆記方式填寫,日後將會受用無窮。像約會這類的私事,不妨用只有自己看得懂的符號或英文字母來表示。
  此外,填寫月計畫表時,有兩項原則與周計畫表相同:
‧與他人的約定:如「下午兩點開會」,在事項前面先寫上時間。
‧自己想做的事(=待辦清單):如「□經費精算」,在事項前加上勾選方塊,完成時勾選。
  加上勾選方塊後,除了能確認待辦清單是否已經完成之外,也可以感受「已執行」的充實感與滿足感。
  事實上,「獲得滿足感」這點相當重要,別讓自己老是被工作追著跑,而是去體會逐一完成每件工作後的滿足感。勾選方塊的具體效果與方法,將於後續章節中進行詳細解說。
*周計畫表可檢視每日進度,最好記錄「自己想做的事」
  對開式周計畫表可記錄一周的行程。以當周或當天必須完成的工作、想做的活動為主,將「與自己的約定」詳細筆記下來,就能與月計畫表完全區分開來使用。比方說,當天必須完成的「待辦清單」,就記在周計畫表上。最重要的就是在待辦事項前,畫上「□」。
  需要列出幾項待辦清單,每個人的認知皆不相同,不過建議各位將重要事情,或是須花三十分鐘以上才能完成的事情,全部都記在待辦清單上。除了工作之外,家事或私事,也可依照相同原則做筆記。
  一開始或許會覺得很麻煩,不過將自己每天必須做的事轉換成文字,加以可視化(=看得見),就能掌控一整天的時間應如何運用。不斷重複做筆記的同時,也能讓自己在時間管理方面愈來愈進步。
◎休假日的時間,也要寫在手帳上
  自認工作很有趣,朋友也不少,而且無論是工作或私生活都過得很充實,但是,不知為何,最近身體總是感覺很疲勞……你是否有過這樣的經驗?
  打開手帳中的月計畫表檢查看看,周末的行程是不是被排得滿滿滿?
*和朋友的飯局,不算真正的「休息」
  即使這些預定計畫是「私人行程」,但都只能算是「娛樂」,並非「休息」。或許各位認為在精神面感覺很快樂、很充實,不過肉體上卻只會愈來愈疲勞而已。
  而且,有些人還會「利用周末進修,以提升工作技能」,簡直就像把「工作」延長至假日,並無法獲得充足的「休息」。想當然爾,身體不休息,就會愈來愈疲累。無論你對自己的體力多有自信,始終需要「休息」。
  工作能力強的人,應該早就發現這個事實,擁有健康的身體,才能發揮最佳表現。每天被時間追著跑的生活,很難在工作上激發出好創意。
  所以,每個月至少要空出一至兩天,作為「完全休息的日子」,什麼事情都不要做,或許有人會抱怨:「我根本擠不出那種時間來」,放心,這種問題,只要有手帳和螢光筆就能獲得解決。
◎休假日有兩種,安排私人行程和完全休息
  先檢查一下月計畫表,在沒有安排行程的日子,將「休假日」用綠色螢光筆框出來。然後,再將「休假日」分成兩種,只畫上綠色框框的,是「可以出遊的休假日」=「私人行程」;畫上框框後,再塗滿顏色的,則是「用來休息的休假日」 =「完全休息日」
  這樣一來,日後只需翻閱月計畫表,就能得知自己每個月有幾天「休假日」,甚至其中能獲得多少「休息」時間,都能一目瞭然。事先規劃休假日,能減少身體突然出現狀況的意外情況。
  決定休假日之後,在安排預定行程時,須盡量避開「完全休息日」。只要事先將「不出門的日子」空下來,就能避免在不知不覺間,又把周末的休息時間挪去忙其他事情。
  不過,一想到「決定的事情就要遵守」,不免形成壓力。所以可使用擦擦筆來標記,就算臨時真的要更改行程,也能用輕鬆的心情安排休假日。希望各位在休假日也能好好安排,為自己充充電,別讓自己總是抱怨:「最近都沒什麼休息,也該好好休息一下了」,而要將心態轉變成:「這個月,一定要好好休息!」
◎刻意留下「無所事事」的一天
  為了讓工作與私生活每天都能保持最佳狀態,休息是必要的。但是,各位會不會因為無所事事悠閒度日,而感到罪惡感?
*在月初時,訂出什麼也不做的完全休息日
  難得的休假日,卻睡到下午才起床;莫名奇妙就到了傍晚時分,想做的事卻一件也沒完成。內心懊惱不已的同時,卻發現一天已經結束了︙︙休假日總是這樣度過,「感覺時間都浪費掉了」,接著新的一周便在心生罪惡感之下來到。這樣的話,難得的休假日就會變得毫無價值。
  像這類型的人,最好「刻意預留時間,悠閒度過無所事事的一天」。將休假日的內容明確和上班日區分,用綠色螢光筆將日期欄框起來的日子,就是「休假日」,不需要上班,於是安排和朋友聚餐、看展覽等私人行程;而日期欄內,用綠色螢光筆塗滿顏色的日子,則是「完全休息日」。
  月初時,先檢查一下當月計畫表,確定哪一天為「完全休息日」後,再於月計畫表與周計畫表上,都寫上「無所事事」四個大字,最後用綠色螢光筆塗滿顏色。
  因為完全休息日那一格,已經被被螢光筆塗滿顏色,後續便無法加入新的預定行程;再將「無所事事」寫下來,當作「預定行程」,也能消除心中放假了卻什麼事都沒做的罪惡感。
  設定為「完全休息日」的日子,連家裡的「瑣事」也盡量不要處理。只要一有打算「稍微」動手整理一下的念頭,就會演變成大掃除的下場,無法充份休息。  真想動手處理瑣事的人,可利用上午或下午的時間來處理,確保至少有半天的休息時間。即使你想著「要利用休假日準備證照考試」,也盡量利用這種方式來安排行程,確保獲得休息。
  事前明確計畫上午休息、下午準備考試,心裡就會產生「好好休息過了」的滿足感,也就不會在不小心無所事事度過休假日後,又心生後悔。
  「休息時間,好好休息」,這件事對於上班族而言是相當重要的。不管你的工作能力有多優秀,缺乏充分休息,就會影響身體健康,得不償失。
  想要提升平日的工作效率,就要在休假日好好休息。利用手帳安排「休假日」與「完全休息日」,避免心生罪惡感或懊惱的情形,度過有意義的周末假日吧!◎寫出細節的購物清單,避免衝動購物
  各位一定不敢相信,只要在手帳筆記頁列出「購物清單」,除了可以減少浪費行為與衝動購物,還能避免身邊物品不斷增加,甚至可以心想事成,獲得寫在購物清單上的東西。
  請各位先依照上頁的範例,於手帳後的空白筆記頁,列出想買的「購物清單」。接下來,再由上至下依序填入編號,並加上日期,將想買物品依序寫上去。因為這項工作會「令人充滿期待」,所以請用綠筆做筆記。
*「購物清單」可減少浪費,還能加快夢想成真
  列「購物清單」時,要特別注意:想買物品須盡可能具體描述出細節處與金額。例如,「想買冬季外套,而且最好是今年的新款式」,此時,在出門購買前,先具體想像一下「想要什麼款式的外套」。例如什麼顏色、何種材質、預算有多少,將想得到的細節全部記下來。
  購買前先想像出具體的樣子,才不會發生「心血來潮出門購物,原本想買A,卻在不知不覺間被店員推銷B而買下」的額外消費。不然買了B回家後,才發現家裡早就有相同的東西,一定會讓人很懊惱,或是荷包在計畫外大失血,買了之後一點都不高興,還後悔萬分……這種情形,是不是常常發生呢?這些都是沒有「具體想像」想買物品的細節,才會造成衝動又不快樂的購物。
  列在「購物清單」的東西一旦買到手後,須用綠色螢光筆做記號,重溫買到當時的喜悅感。此時再將實際購買金額也記上去,那就更完美了。如果正好遇到大拍賣,買到更便宜的價格,會有賺到的感覺;如果超出原本預算時,也能調整自己對金錢的概念。想買什麼物品時,先列出「購物清單」,這樣一個小動作,就能讓你買得划算,又買得開心。
◎「一寫就成真」的手帳術,要持續一整年
  有時會突然發現,一整天下來什麼都沒做過就結束了。每天忙個不停,這樣的日子是不是會感到不安,甚至引發焦慮呢?其實焦慮的原因,是因為「你活得不像自己」。
  「真正的自己」,絕對不是「外在」表現出來的那樣。你得花點時間,瞭解自己的優缺點,懷抱著目標以及夢想,才能在實現「更好的自己」時,瞭解真正的自己。
  目標與夢想無需特別設定,因為目標與夢想會隨著年齡或環境而有所變化。不能設定「絕對要怎樣」,只要「暫時」有「這種感覺」即可。為了讓自己更進一步,也為了讓你活得更自我,不妨思考一下,你的目標與夢想是什麼?
*列出八個大目標,搭配周計畫表一步步實現
  不管想跨出多小一步,都必須先設定目標。如果你對此感到焦慮,代表你根本不清楚自己想要什麼。如果只是隨便想著「要累積資歷」、「要出人頭地」,這樣根本無法付諸行動。目標與夢想不必要十分偉大或令人讚嘆,無論多渺小的夢想,都能成為目標。
  編列「年度清單」,就能使今年的目標或夢想一目瞭然;而未來想成為什麼樣子,將這樣的人生目標編列出來,就是所謂的「人生清單上」。
  將這兩項清單記在手帳筆記頁上,就能讓你的目標或夢想具體實現!
  編列「年度清單」與「人生清單」時,必須將「健康」、「穿著打扮(外表)」
等八大項目記上去,才能具體感受到圓滿的幸福感。只要能將這八個目標寫上去,自然就能了解你的目標在哪裡。
  將這兩份清單編列出來後,接下來利用周計畫表「逐夢行動」欄位,將「架構」描繪出來,每天執行才能實現目標。先持續進行一個月,就能實際感覺到自己的變化,不再出現無所適從的焦慮感。
◎手帳記錄,要持續一整年
  只要能確實且持續記錄手帳一整年,就能留下實質的收穫。
  除了前頁所述的「年度清單」與「人生清單」,最好還能列出「五十大目標」。
如果能夠確實地「利用一整年實現目標」,並持之以恆,一定能讓自己自信心大增。
  另外,再試著在一年內依循筆記術原則,例如「一周內未來宣言」或「口每日一綠」等手法,等到一年過後,這本手帳將滿載著各位自發向上度過每一天的記錄。
  時間是無形的,漫不經心度過一年,並不會留下任何痕跡,不過只要善用手帳,確實朝著目標與夢想邁進,就能藉由這本手帳,幫助自己堅定地實現目標,並且帶來自信。
◎手帳的四色原則,幫你在行程撞期時做抉擇
  人際關係愈廣,就愈容易發生邀約撞期的煩惱。特別是年底聖誕節或尾牙季一到,撞期的情形一定不少。像這種時候,各位會怎麼做呢?
  當兩邊想去的感覺各佔一半時,例如:
  「對工作升遷有幫助才報名的座談會,強碰上因工作認識的朋友所邀請的派
對。」
  「大學友人聚會,強碰上和公司前輩、同事一起打高爾夫的時間。」
  像這種時候,到底該去哪一邊……很令人傷腦筋吧?
此時,請你務必以較為期待的那一邊為優先。也就是用顏色分類時,判斷為「綠
色」(令人期待的事情)的那一邊。
  座談會與派對,乍看之下一定是派對較令人期待,但是當這場座談會的講師是自己崇拜已久的對象呢?而且因工作認識的朋友,感覺上好像不太合得來的時候呢?對自己而言,哪一邊會令人比較期待,其實因人而異。
  私人行程都用綠筆做筆記,所以這陣子老是忙工作的人,不妨以綠色筆記的預定行程為優先,來作為判斷的基準。
*堅持當守信用的人,反而造成壓力來源
  其中當然也會有人認為,先敲定的行程比較重要,而以此作為優先順序。這種方式也沒錯,不過這種方式會出現一個陷阱,你可能會因此選擇自己「並沒有這麼想去」的行程。
  不夠真心而機械化作決定時,乍看之下或許很輕鬆,但是總有一天心中一定會出現「其實我比較想做○○︙︙」的不滿情緒。這樣一來就會在心中產生壓力,導致無形的煩躁感,而且影響將逐漸擴大,最終甚至可能造成身心失衡。以自己的感覺為優先,選擇綠筆做筆記的預定行程。當邀約撞期時,回絕某一方可能會感到罪惡感,不過這時候只要在手帳裡記下「下次以這方為優先」,或是利用小反省,提醒自己千萬別忘記就行了。
  增加內心感覺期待的機會,就能激盪出更多新發現或機緣,也能使自己內心得到療癒。一味忍耐放棄這種機會,其實是很可惜的一件事。請各位善用手帳,著手安排重視內心感覺的行程表。
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