商務英文寫作全面進化
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內容簡介
向國人傳達「新時代的商業英文寫作常識」，是本書的主要目的。
本書與到目前為止坊間出版的多數商業英文寫作書籍，有著清楚的
劃分。坊間現有的書籍或雜誌所介紹的商業英文文書或書信的寫作方
法，若是以英語母語人士看來，肯定認為有太多部分受限於老舊的寫
作方式。打算與英語母語人士建立正確的溝通往來時，這些老舊的寫
作方式究竟能為本國的商業人士帶來多大的助益，實在有待商榷。
事實上，許多過於正式或誇大的例句、舊時代的錯誤而導致現在嚴
重誤用的表現、性別差異的用語等等，至今還經常橫行在多數的英文
寫作相關書籍及雜誌上。
身為商業人士，卻將這些錯誤的寫作知識和技巧未經確認即塞進腦
中，無論如何也很難期待更上一層樓的商業發展吧。筆者們衷心希望
本書能夠大量栽培「能寫出在國際上真正通用的英文書信」的國際性
商業人士。這是筆者們執筆本書時的考量，也是最大的期望。
本書清楚的檢視了舊有的寫作知識，並以母語人士的書寫方式將其
修正。從實際上國人的錯誤用法中選出經常出現的誤解、錯誤或錯覺，
將其修正並加入正確的解說。
雖然我們無法在本書中解釋所有的商業寫作know-how，但我們確信
本書一定能大幅更新讀者們到目前為止所抱持的商業常識和非常識。
若各位讀者能夠將本書從頭讀到最後，並能藉此在商業界更加活躍，
進而對本國將來的無限發展有幫助的話，身為作者的我們也將感到不
勝喜悅。
本書與到目前為止坊間出版的多數商業英文寫作書籍，有著清楚的
劃分。坊間現有的書籍或雜誌所介紹的商業英文文書或書信的寫作方
法，若是以英語母語人士看來，肯定認為有太多部分受限於老舊的寫
作方式。打算與英語母語人士建立正確的溝通往來時，這些老舊的寫
作方式究竟能為本國的商業人士帶來多大的助益，實在有待商榷。
事實上，許多過於正式或誇大的例句、舊時代的錯誤而導致現在嚴
重誤用的表現、性別差異的用語等等，至今還經常橫行在多數的英文
寫作相關書籍及雜誌上。
身為商業人士，卻將這些錯誤的寫作知識和技巧未經確認即塞進腦
中，無論如何也很難期待更上一層樓的商業發展吧。筆者們衷心希望
本書能夠大量栽培「能寫出在國際上真正通用的英文書信」的國際性
商業人士。這是筆者們執筆本書時的考量，也是最大的期望。
本書清楚的檢視了舊有的寫作知識，並以母語人士的書寫方式將其
修正。從實際上國人的錯誤用法中選出經常出現的誤解、錯誤或錯覺，
將其修正並加入正確的解說。
雖然我們無法在本書中解釋所有的商業寫作know-how，但我們確信
本書一定能大幅更新讀者們到目前為止所抱持的商業常識和非常識。
若各位讀者能夠將本書從頭讀到最後，並能藉此在商業界更加活躍，
進而對本國將來的無限發展有幫助的話，身為作者的我們也將感到不
勝喜悅。
目錄
CONTENTS
6
前言…………………………………………………… 3
Dear Readers …………………………………………… 4
本書的構成與利用方法…………………………………… 10
第1章E-mail時代的商業文書寫作
1. 商業書信及E-mail的基本
商業書信的基本……………………………………… 16
E-mail的基本………………………………………… 20
2. 商業寫作的常識、非常識
與其嚴肅的書寫，不如親切地書寫…………………… 22
季節性的問候基本上是不需要的……………………… 23
儘量避免不必要的開場白…………………………… 24
避免曖昧的表現……………………………………… 25
避免冗長的表現……………………………………… 26
努力減少逗號………………………………………… 27
留心使用PC 的表現………………………………… 27
善用被動態的方法…………………………………… 28
運用肯定代替否定…………………………………… 29
3. 商業寫作的其他知識
關於段落……………………………………………… 30
冒號‧小數點等的表示……………………………… 30
關於縮寫……………………………………………… 31
第2章基本篇
1. 邀請…………………………………………………… 34
2. 傳達滿意的感覺……………………………………… 36
3. 表達祝賀……………………………………………… 38
4. 傳達感謝之意………………………………………… 40
5. 表達遺憾之意………………………………………… 42
7
6. 表示同情……………………………………………… 44
7. 表示追悼……………………………………………… 46
8. 負起責任……………………………………………… 48
迴避責任的表現……………………………………… 49
9. 道歉…………………………………………………… 50
10. 寄送禮品……………………………………………… 52
11. 請託…………………………………………………… 54
12. 傳達好消息…………………………………………… 56
13. 傳達壞消息…………………………………………… 58
14. 隨信寄出文件………………………………………… 60
數字要以逗號區隔嗎？ ……………………………… 61
15. 表示合作性的態度…………………………………… 62
16. 提案…………………………………………………… 64
17. 表達意見……………………………………………… 66
18. 尋求意見……………………………………………… 68
19. 同意…………………………………………………… 70
20. 反對…………………………………………………… 72
21. 表明意向……………………………………………… 74
22. 澄清誤會……………………………………………… 76
23. 傳達問題點…………………………………………… 78
24. 客訴…………………………………………………… 80
25. 確認…………………………………………………… 82
26. 鼓勵…………………………………………………… 84
27. 誇獎…………………………………………………… 86
28. 說服…………………………………………………… 88
29. 使打消念頭…………………………………………… 90
30. 延遲結論……………………………………………… 92
31. 承諾…………………………………………………… 94
32. 催促承諾……………………………………………… 96
33. 迴避承諾……………………………………………… 98
34. 尋求妥協………………………………………………100
35. 鄭重的拒絕……………………………………………102
36. 斷然地拒絕……………………………………………104
37. 要求說明理由…………………………………………106
38. 陳述理由………………………………………………108
8
第3章實踐篇
1. 提案書的cover letter …………………………………112
2. 取得訪問的預約………………………………………114
3. 請求商談………………………………………………116
4. 出差的安排委託…………………………………118
5. 出差的安排接受…………………………………120
6. 出差的安排確認行程……………………………122
7. 出差的道謝……………………………………………124
8. 委託報價………………………………………………126
9. 交涉價格………………………………………………128
10. 接受降價………………………………………………130
11. 拒絕降價………………………………………………132
12. 提示契約條件…………………………………………134
13. 談判契約條件…………………………………………136
14. 確認交易條件…………………………………………138
15. 下訂單…………………………………………………140
16. 接受訂單………………………………………………142
17. 修正訂單………………………………………………144
18. 拒絕訂單………………………………………………146
19. 取消訂單………………………………………………148
20. 詢問進度………………………………………………150
21. 傳達進度………………………………………………152
22. 傳達交期的延遲………………………………………154
23. 通知交貨、出貨………………………………………156
24. 請求收貨的確認………………………………………158
25. 詢價……………………………………………………160
26. 傳達抱怨過期未支付款項的聲明………………162
27. 傳達抱怨出貨錯誤的聲明………………………164
28. 傳達抱怨不良品的客訴…………………………166
29. 抱怨的處理說明及道歉…………………………168
30. 抱怨的處理駁回客訴……………………………170
31. 請款書的附信…………………………………………172
32. 通知銀行匯入帳號變更………………………………174
33. 委託確認收到匯款……………………………………176
34. 跨年休假的通知………………………………………178
9
35. 通知營業時間的變更…………………………………180
36. 開設營業處的通知……………………………………182
37. 邀請函週年紀念晚會……………………………184
38. 邀請函退休者的歡送會…………………………186
39. 邀請函的回覆出席………………………………188
40. 邀請函的回覆不出席……………………………190
41. 離職信…………………………………………………192
42. 對外的離職通知………………………………………194
43. 就職（新上任）的問候………………………………196
44. 負責人變更的通知（對內） …………………………198
45. （個人的）休假通知…………………………………200
46. 慶祝陞遷………………………………………………202
47. 訂婚祝賀………………………………………………204
48. 訃文……………………………………………………206
49. 弔唁信…………………………………………………208
6
前言…………………………………………………… 3
Dear Readers …………………………………………… 4
本書的構成與利用方法…………………………………… 10
第1章E-mail時代的商業文書寫作
1. 商業書信及E-mail的基本
商業書信的基本……………………………………… 16
E-mail的基本………………………………………… 20
2. 商業寫作的常識、非常識
與其嚴肅的書寫，不如親切地書寫…………………… 22
季節性的問候基本上是不需要的……………………… 23
儘量避免不必要的開場白…………………………… 24
避免曖昧的表現……………………………………… 25
避免冗長的表現……………………………………… 26
努力減少逗號………………………………………… 27
留心使用PC 的表現………………………………… 27
善用被動態的方法…………………………………… 28
運用肯定代替否定…………………………………… 29
3. 商業寫作的其他知識
關於段落……………………………………………… 30
冒號‧小數點等的表示……………………………… 30
關於縮寫……………………………………………… 31
第2章基本篇
1. 邀請…………………………………………………… 34
2. 傳達滿意的感覺……………………………………… 36
3. 表達祝賀……………………………………………… 38
4. 傳達感謝之意………………………………………… 40
5. 表達遺憾之意………………………………………… 42
7
6. 表示同情……………………………………………… 44
7. 表示追悼……………………………………………… 46
8. 負起責任……………………………………………… 48
迴避責任的表現……………………………………… 49
9. 道歉…………………………………………………… 50
10. 寄送禮品……………………………………………… 52
11. 請託…………………………………………………… 54
12. 傳達好消息…………………………………………… 56
13. 傳達壞消息…………………………………………… 58
14. 隨信寄出文件………………………………………… 60
數字要以逗號區隔嗎？ ……………………………… 61
15. 表示合作性的態度…………………………………… 62
16. 提案…………………………………………………… 64
17. 表達意見……………………………………………… 66
18. 尋求意見……………………………………………… 68
19. 同意…………………………………………………… 70
20. 反對…………………………………………………… 72
21. 表明意向……………………………………………… 74
22. 澄清誤會……………………………………………… 76
23. 傳達問題點…………………………………………… 78
24. 客訴…………………………………………………… 80
25. 確認…………………………………………………… 82
26. 鼓勵…………………………………………………… 84
27. 誇獎…………………………………………………… 86
28. 說服…………………………………………………… 88
29. 使打消念頭…………………………………………… 90
30. 延遲結論……………………………………………… 92
31. 承諾…………………………………………………… 94
32. 催促承諾……………………………………………… 96
33. 迴避承諾……………………………………………… 98
34. 尋求妥協………………………………………………100
35. 鄭重的拒絕……………………………………………102
36. 斷然地拒絕……………………………………………104
37. 要求說明理由…………………………………………106
38. 陳述理由………………………………………………108
8
第3章實踐篇
1. 提案書的cover letter …………………………………112
2. 取得訪問的預約………………………………………114
3. 請求商談………………………………………………116
4. 出差的安排委託…………………………………118
5. 出差的安排接受…………………………………120
6. 出差的安排確認行程……………………………122
7. 出差的道謝……………………………………………124
8. 委託報價………………………………………………126
9. 交涉價格………………………………………………128
10. 接受降價………………………………………………130
11. 拒絕降價………………………………………………132
12. 提示契約條件…………………………………………134
13. 談判契約條件…………………………………………136
14. 確認交易條件…………………………………………138
15. 下訂單…………………………………………………140
16. 接受訂單………………………………………………142
17. 修正訂單………………………………………………144
18. 拒絕訂單………………………………………………146
19. 取消訂單………………………………………………148
20. 詢問進度………………………………………………150
21. 傳達進度………………………………………………152
22. 傳達交期的延遲………………………………………154
23. 通知交貨、出貨………………………………………156
24. 請求收貨的確認………………………………………158
25. 詢價……………………………………………………160
26. 傳達抱怨過期未支付款項的聲明………………162
27. 傳達抱怨出貨錯誤的聲明………………………164
28. 傳達抱怨不良品的客訴…………………………166
29. 抱怨的處理說明及道歉…………………………168
30. 抱怨的處理駁回客訴……………………………170
31. 請款書的附信…………………………………………172
32. 通知銀行匯入帳號變更………………………………174
33. 委託確認收到匯款……………………………………176
34. 跨年休假的通知………………………………………178
9
35. 通知營業時間的變更…………………………………180
36. 開設營業處的通知……………………………………182
37. 邀請函週年紀念晚會……………………………184
38. 邀請函退休者的歡送會…………………………186
39. 邀請函的回覆出席………………………………188
40. 邀請函的回覆不出席……………………………190
41. 離職信…………………………………………………192
42. 對外的離職通知………………………………………194
43. 就職（新上任）的問候………………………………196
44. 負責人變更的通知（對內） …………………………198
45. （個人的）休假通知…………………………………200
46. 慶祝陞遷………………………………………………202
47. 訂婚祝賀………………………………………………204
48. 訃文……………………………………………………206
49. 弔唁信…………………………………………………208
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