成為頂尖菁英的七大絕招為什麼只做80分，卻能拿到第一？
活動訊息
內容簡介
ˇ企畫書別在晚上８點，而要在半夜１點傳送
ˇ屬下讚美上司時，應描述「具體事實」
ˇ「工作速度快」就是在打形象戰
作者是東大第一名律師，
親身傳授你60個超效率的工作技巧！
你做出的每一個選擇，即便看來微不足道，
累積到最後，就會造成很大差距！
東大第一名畢業、出任財務省官僚，之後成為律師的山口真由，有許多機會觀察被稱為「菁英分子」的諸位前輩工作樣貌。她發現，他們每天的工作大半是收發郵件、製作資料、討論事情，也就是所謂的「例行工作」。
但即便是例行工作，在她剛出社會時，也無法熟練地處理，總會在意想不到的地方出錯，遭遇過無數次的挫折。她甚至會認為，應該沒有新人會像自己一樣，不斷地接受指導（也就是一直被罵！）。
為了工作苦思焦慮十年以後，終於得到了周遭前輩稱讚：「在例行工作上，沒人能跟你比。」山口真由的心得是：想要確實地將每天的工作妥善處理完畢，並不需要高度專業，也無需工作哲學，而是「累積具體的工作訣竅」。只要知道這些小祕訣、小技巧、小撇步，就能順利解決大部分的問題。
讓東大第一名律師親自告訴你，「誰都能做到」的頂尖菁英工作術：
⊙企畫書別在晚上8點，而要在半夜1點傳送
‧刻意提交「完成八成」的企畫書
‧為上司準備好「指摘的地方」
‧讓努力的過程一目了然，就能改變別人看法
‧「關鍵工作」獨力完成，「例行工作」管理品質
⊙與其事事費心，不如用一句話贏得信任
‧別誇大！稍微強調一下優點：「事實×1.5倍」
‧如何讚美上司？你得描述「具體事實」
‧面對責罵時，最正確的因應方式
‧一句話贏得信任：「我會優先處理這件事」
‧電話與郵件，用一句話俐落表達
⊙不靠「品質」取勝，壓倒性的速度遮七醜
‧「工作速度快」就是在打形象戰
‧從最新收到的郵件開始回覆
‧怎麼完成，下班前才交代的工作？
‧為了預防萬一，事先準備「口袋名單」
‧沒做過的事，別靠自己想破頭
⊙不以第一名為目標
‧在100人之中保持第33名的人，才是真正的頂尖菁英
‧「只做八十分」CP值最高
‧別贏太多！用「鼻尖差距」贏過隔壁同事即可
‧想要追求完美？不如讓大家一起來！
‧‧‧‧‧‧
以上就是作者這十年來，歷經數之不盡的失敗，以及為了克服失敗所進行的研究，還有每天摸索成為「頂尖菁英」學習到的最大教訓。你不需要特別的能力，且每一個人都能做到。
【結論】
當你在工作上，做出任何選擇之前，請千萬不要逃避。
且持續選擇，對於自己而言，無可取代的事物。
經過持續累積這些選擇之後，就能形成你的個人風格。
因此，唯有無可取代的人，才能成為真正的「頂尖菁英」。
目錄
序／導讀
做好「例行工作」，你就是頂尖菁英
我是東大第一名畢業，爾後進入財務省就職，最後成為一名律師。我的經歷，經常在電視節目上被稱做「頂尖菁英」，但每回聽到時，我總會感覺名不符實。
東大第一名、財務省官僚，然後身為律師這十年來，我有許多機會得以觀察，被稱作「頂尖菁英」的諸位前輩工作樣貌。他們經手的工作，當然也都是「一流」的。但與他們同桌共事的每一天當中，卻讓我發現，大多數的工作並非無人可以模倣得來、充滿獨創性的工作。
我反而覺得，每天的工作大半都是收發郵件、製作資料、討論事情，也就是所謂的「例行性工作」。剛出社會時，我對於例行性工作並無法處理得十分熟練，而且總會在意想不到的地方失敗，遭遇過無數次的挫折。甚至會認為，應該沒有新人會像我一樣，不斷地接受指導（也就是一直被罵！）。
工作不順，走投無路的情況下，突然想起過去有人送我帶皮竹筍，讓我十分傷腦筋的一段回憶。當時我打算煮竹筍來吃，所以先找了一本最權威的食譜來看。書裡只有簡單描述著，「先將竹筍燙熟備妥」……
「等一下，燙熟備妥，具體來說，到底應該怎麼做才好？我就是想知道這點呀！」因此我上網打開「Cookpad」網站後，才驚為天人。因為燙熟竹筍的具體方法與祕訣，居然刊登了好幾篇幅。
我心想，如果工作也有「Cookpad」就好了。為工作苦思焦慮這十年來，我所學習到的就是──想要確實地將每天的工作妥善處理完畢，並不需要高度技術，也無需工作哲學，而是要「累積具體的工作訣竅」。所以我真的認為，只要知道這些小祕技、小技巧、小撇步，就能順利無礙地解決大部分的問題。
而且，我還有另一個想法。說不定我能將這些例行性工作所必需的Cookpad，也就是「工作技巧」陳述出來。接受了來自四面八方的指導，並逐一自我實踐後，我在不斷摸索試驗之下，終於受到周遭前輩稱讚：「只有例行性工作，沒人比得過妳。」
千萬別因為「只有例行性工作受到稱讚」而感到沮喪，無論身處財務省，亦或是律師事務所，只要有個能夠受人誇獎且四處通用的技能，便足以出書了。
本書集結了我這十年來，充滿汗水與淚水所學到的「工作技巧」。不需要特別的能力，每一個人，都能從此時此刻開始試試看。
「工作技巧」這個名詞，絕非挖苦或自卑。「小技能」「小聰明」「小技巧」，積少成多就能展現鉅大成果，無論身處財務省，還是律師事務所，到哪裡都吃得開的「職場菁英」將應際而生。這就是我在這十年來學習到的最大教訓。
試閱
「努力到令人感動」的必殺技：咖啡色螢光筆技巧！
「雖然聽起來很殘酷，但是出了社會，成果便代表一切。」這句話時有所聞。一出社會，別人只會針對最後的成果加以評價，過程則會完全被忽視。不過事實果真如此嗎？其實我並不這麼認為。剛成為律師時，我在打字方面總是錯誤百出。我很擅長「閱讀」，但對於「書寫」卻不拿手。
某日，我發現從來不會發生打字錯誤的上司桌上，散亂著畫滿咖啡色螢光筆記號的文件。我心想「咖啡色的螢光筆還真少見」，不過仔細一看，才知道原來看似咖啡色的螢光筆線條，其實是由黃色、綠色、粉紅色這三色的螢光筆，重覆畫出來的。也就是說，他一邊畫著螢光筆，一邊仔細地閱讀文件，而且還重覆了三次。
利用螢光筆讓努力「可視化」
發現這件事後，我開始模倣上司，並取名為「咖啡色螢光筆技巧」。結果我的打字錯誤變少了，除了「技能提升」，還「大受同事好評」。很不可思議吧！只不過是打字錯誤減少，又不是法律知識突飛猛進，更不是接下了什麼新任務。
仔細想過來龍去脈後，我才明白，正是因為「咖啡色螢光筆技巧」，可以讓努力的過程一目了然。我的桌上現在也散亂著，畫滿咖啡色螢光筆記號的文件。周圍的人看到這種情形，就會明白我在做些什麼。至少，自己也在實踐這種做法的上司，一定會確實了解我的用心。
如果只是單純的「三次閱讀法」，也就是仔細用眼睛逐字閱讀三次，但努力的過程卻很難讓人看得出來時，結果又會如何呢？
此時，我終於明白。他人評價時，絕對不會只看成果，努力的過程一樣會被看在眼裡。所以「努力的過程」相當重要，一定要讓別人看到自己的努力，。
02 「掌握他人期待」：先降低，再提高別人的期待
什麼狀況對「職場菁英」最不利？
展現「努力的過程」，最有效的技巧就是「掌握他人期待」。善用這個技巧，縱使「成果」相同，但別人的評價卻會不同。前陣子，我第一次獲得「演講」的邀約。不過我很不擅長在眾人面前說話，而且很容易緊張。但是演講主辦單位似乎並不這麼認為。
我早在學生時代就知道，每次完成的成果總能超乎自己的實力。我個人認為，整體而言，我的人生算是相當幸運。但在另一方面，別人對我的期待也會超乎標準，從這點看來，就會覺得既不合理也很不幸了。因為每一個人都很容易誤解，「她就是做得比別人好」。
主辦單位十分期待「優秀律師」能夠帥氣登場，倘若「無視」對方這種期待，結果又會如何呢？開場後才感到意外，發現我這麼不會表達，接下來通常就會「認為我很糟糕，下次再也不會邀請我了」。
所以一定要事前打預防針，掌控他人的期待，這點相當重要。具體來說，就是利用事前開會時，表明「自己其實不太會表達……而且還是第一次演講」。但同時也要告訴對方，自己會用心準備，好好練習。
03 即使失敗了，還能贏得下一次的機會
工作時這樣做，「即使失敗了，還有下次的機會」。
接著到了演講當天。其實我十分努力練習，事前也設計過演講內容，還請朋友陪我事先演練了好幾次，最後幾乎都能將講稿一字不漏地背起來了。正因為不拿手，所以我得做好十二萬分準備才能面對挑戰。
不過正式上場時，我完全投入其中，而且一字一句都背得滾瓜爛熟，所以沒有出現任何結巴或忘詞的情形。但是我說話很不自然，速度就像一個機器人一般生硬無比……除了沒心情關心聽講者反應外，也不知道自己的演講是否能夠讓人聽得進去。
「期待您的日後表現」的真正涵義
幾天後，主辦單位來信告知我演講後的感想。首先前言是這麼寫的：「由於您還年輕，經驗尚淺……」（這類前言通常暗示接下來會有負面的反饋意見）。接下來的內容，更是淒慘到超乎我的想像。
「生澀的模樣讓人一目了然，根本不知所云。」嚴苛批評數之不盡。當時我真的很沮喪，回家後仍然悶悶不樂。不過主辦單位的「最後一句話」，卻讓我有種被救續的感覺。
不過看到演講者認真準備的模樣，讓人充滿好感，更期待您日後的表現。
沒錯！就是「期待您日後的表現」這句話，這正是「掌控他人期待」的結果。一開始先向對方表明「不擅長表達」，成功降低他人的期待，即使結果淒慘，對方還是會「期待日後的表現」，所以才能獲得下次的機會。
仔細想想，第一次上場卻一敗塗地，正是「掌握他人期待」的最佳良機。有了這次的失敗，下次對方一定會降低標準。然後當下次進步時，就會讓人覺得「出乎意料」。藉由「掌握他人期待」以贏得下次的機會，日後自然會一次比一次進步。我認為，這就是抓住成長最佳良機的一種必勝絕招。
04 傳送企畫書，別在晚上八點，而是半夜一點
面對重視服從有毅力的人，傳送郵件的「時間操縱術」。
許多日本企業對於「努力」工作到很晚的人，通常評價較高，而且這種觀念根深蒂固。即使民間企業已傾向不鼓勵長時間加班，但現狀卻依舊難以改變。前幾天有位我相當尊敬的女性前輩，發出了這樣的不平之聲。
「我有小孩，所以一定得早點下班。但是我並不想因為這個理由，讓別人在我背後對我的工作品質指指點點。所以白天我拚命工作，我敢說自己的手腳很快。可是男同事們明明都有家庭，卻會留在公司不回家，老實說，我覺得他們工作效率太差了。儘管如此，上司卻還是說：『×××工作很認真』，這樣不是很不合理嗎？」
的確很不合理，但這就是現實社會。事實上，這正是「工作成果代表一切」的寫照。
晚上八點完成的工作應該何時傳送？
我所尊敬的前輩，教我必須認清這種社會現實面，考慮安排寄送郵件的時間。我在新人時期學到了這個祕訣，至今仍然倣效這位前輩的做法。
舉例來說，假設有兩件工作必須在明天之前完成。第一件工作完成時，已經晚上八點了。接著結束第二件工作後，已經來到半夜一點。如果是你的話，第一件的工作成果，會在完成後八點立刻傳送嗎？還是會等第二件工作結束後，等到半夜一點再傳送呢？
一般人都會想要「早點提交成果」，而回答「八點完成後馬上傳送」。不過當我從前輩身上學習到「時間操縱技巧後」，我才明白必須視對象，再決定八點傳送或半夜一點傳送。
下述就是我個人針對前輩教授的經驗，所做的分析。選在半夜一點傳送，可強調自己有多努力。不過強調自己有多努力，會出現兩種情形，一種為對方會認可自己的努力，另一種則是只有努力可以拿來當做賣點。
先來解釋一下前者的狀況。此時最重要的，就是一定要確定對方會認可自己的努力。依照我的經驗，當對方也是「很努力」的人，例如上司或對方負責人也會工作到很晚的話，便很有可能會認同自己很努力。
當你只有「努力」可以做為賣點時，也十分有效
其次就是只有努力可以拿來當做賣點的時候。比方因為其他工作分身乏術，所以對方委託的工作實在抽不出時間來的情形下，一定要準備充分的藉口。但須避免在郵件內文中洋洋灑灑寫下一堆理由，不然會相當失禮。
此時就得在半夜一點傳送，因為這個時間點，就能成為其中一個藉口。郵件則建議這麼寫：「我犠牲睡眠時間努力完成了，不過因為真的太忙，所以時間不太夠用，盼您諒解。」
對於收到工作成果的人而言，無論晚上八點接到，或是半夜一點寄到，效果往往大同小異。其實不管怎樣，幾乎都會拖到隔天早上才會讀取，所以根本不用擔心延遲五個小時，會引起任何麻煩。05 什麼樣的人「討厭加班」！
為「重視節省勞力」的人全心投入，會被視為「無能」。
承前所述，在半夜一點傳送郵件的方法，效果也會因人而異，有時甚至會出現反效果。有人更希望晚上八點工作一完成後，就能馬上傳送。因為重視合理性的「節省勞力派」，與重服從有毅力的人完全相反，所以工作結束就應立即傳送給對方。
這些人的差異，可從平日來往中略知一二。現在就以具體範例說明一下。假設於某會議中出現下述場面。「這項工作，可以在明天之前完成嗎？」客戶提出了稍嫌棘手的要求。上司面對客戶用力地點點頭，接著回頭看著在自己背後待命的屬下，說了這麼一句話。
沒問題，我們公司的×××會熬夜完成的。
觀察聽到「熬夜完成」這句話的反應
如果你是客戶，會作出什麼樣的反應呢？一臉滿足點點頭的人，恐怕是屬於重度服從有毅力的「工作狂人士」。然而並非每個人的反應皆是如此。尤其像我們這種企業法務律師，工資依小時計費，大部分都會以所花費的時間向客戶請款。所以工作時間愈長，代表須花費更多「成本」。
正因為如此，當上司作出要屬下「熬夜」的宣言，也會出現「節省勞力派」的人苦笑著說：「不不不，無須花費這些成本！」向這種人展現自己有多努力，反而會招致反效果。所以工作成果一定要在晚上八點立刻傳送。
除了客戶之外，將成果傳送給公司上司時也是相同道理。半夜才將成果傳送出去時，有些上司會認為自己很努力，但也會有上司認為自己很無能。所以應好好觀察，著眼在對方重視的地方。這樣做其實還挺有趣的，大家一定要試試看！
06 拚命努力，卻在莫名其妙的地方出錯
拚命工作之後，竟然大意出錯，反而更「討人喜歡」。
堅持將自己的工作做到完美，是很重要的一件事。但也不能過於潔癖，不容許自己犯下一丁點的「失誤」。而且我反而更認同這種情形，因為我覺得這樣會更「討人喜歡」。
記得當我還是學生時，只有成績還算出類拔萃。但不知為何，總是很少拿到一百分的成績。舉例來說，某次國中音樂課考試時，即使考的是音樂，我也把它當做主要科目的考試，很認真地讀書備考。一聽說考題會出現國中校歌歌詞，我便拚命死背了三次。自以為準備的萬無一失了，結果竟然只考了九十八分。而且，一說到我錯在什麼地方……
就是原本應該回答「巴哈」的基本考題，我卻得意忘形寫成了「巴巴」。
財務省面試時，搞錯了財務大臣的姓名！
後來仔細想想，類似的經驗多到不勝枚舉。
進入財務省工作之前，我在面試時被問道：「現在的財務大臣是哪位？」我自信滿滿地回答：「是田中真紀子大臣。」結果對方卻苦笑著回說：「那位是外務大臣。財務大臣應該是谷禎一先生……」當時我以為，「我應該考不上財務省了」。
還有一次是國中時期，我在補習班模擬考時，考到一半突然想上廁所，所以中途離席了。上完廁所後想按下沖水鍵沖水，卻看到了「很少見的紅色沖水鈕」，直到按下按鈕後才發現觸感不太一樣，結果沒多久警鈴聲便大作了。原來是我搞錯了，誤按了緊急按鈕。
當自己在最基本的地方犯錯時，總會讓人感到很難過，也十分沮喪。每當這種時候，我常會想起當時將答案寫成「巴巴」後，音樂老師面對懊惱不已的我說了這麼一句話。
「沒有關係，」老師這麼跟我說，「努力用功讀書，結果寫錯答案，這樣反而會讓人覺得妳錯得很可愛。」這句話拯救了我，即便拚命努力，但結果卻在莫明奇妙的地方出錯時，我也能接受這樣不夠完美的自己了。
重點是自己已經努力付出過，只不過在意想不到的地方大意失荊州罷了。不過倘若打從一開始便想故意「出錯」，反而會讓人覺得「膚淺」，而不會「討人喜歡」了。
07 刻意提交「完成八成」的企畫書
兩成靠上司的建議，加以「揚棄」。
參與財務省研習時，許多具備行政處理能力、魅力十足的優秀人才，各自分享了自己不為人知的祕密武器。有些人談論精神修養方面的話題（很可惜這部分不太派得上用場），也有人分享了可以現學現賣的具體範例，至今我仍記憶猶新。
其中令我印象最深刻的，就是「八成的技巧」。這是我從後來成為事務次官，也是財務省王牌身上所學會的技巧。當你要向上司提案時，別將自己腦袋裡的東西全部寫在企畫書上。這種工作技巧就是，只寫出八成，並刻意保留兩成。
大部分的企畫書往往過於制式化，其實這樣相當欠缺彈性。一旦發現一處缺失，為了修正這處缺失，就得開始東改西改，進而影響許多層面。說不定因為這個原因，就會造成企畫被退件。
排除「否定」望眼「升級」
或許各位會在意，提交只完成八成的企畫書，另外未完成的兩成可能將受人指摘。
其實這兩成正好能成為接受上司批評，以及納入其他新建議的「空間」。有了這兩成的空間，不但可採納上司提議須變更的部分，更能與原本的企畫相輔相成。對上司而言，企畫將不會再直接剔退，而能有個緩衝將企畫書修改得更完善。
不知道大家有沒有聽過，哲學家黑格爾所提的「揚棄」概念？「揚棄」包含了「否定」的含義，也具有「升級」的意思。當舊意見加進新意見修改過後，並不會全盤否定舊意見，而將保留優點，升級成更佳意見，這種概念便稱作「揚棄」。
工作企畫其概念便類似此哲學。重點在於將八成企畫再加進上司的兩成意見，「揚棄」成為更有深度的內容。
08 優秀幕僚會為上司準備「指摘的地方」
別將工作做到完美，而要做到具協調性。
前文所述的「八成技巧」，也能用來應付上司。對上司而言，讓屬下的企畫在完全未經修正下通過，需要相當大的勇氣。因為讓屬下的企畫直接通過，代表上司是多餘的，說不定將否定自己的存在價值。
如果你將完成十成的「完美」企畫書提交給上司，請好好深思一下。這樣代表上司沒有穿插意見的餘地，老實說，這分企畫書不但很有「挑戰性」，也很有「挑撥性」。
不過，只完成八成的企畫書就能避免這種情形的發生，不但可採納上司的意見，也預留了可讓企畫書變得更完美的空間。也就是說，這分企畫書將成為尋求上司協助、尊重上司意見，一份具有「協調性」的企畫書。
尊重上司意見，就能站在同一陣線
結果最後採納上司意見的企畫書，其內容大部分都會變得比自己當初預設的更具創造性。即便結果不如預期，無法超越自己當初預設的範圍，也能吹捧上司：「這點我都沒想到，多謝×××的指摘，才能讓企畫內容變得更完美。」
採納上司意見的企畫書，這也是對上司的一種體貼表現。當企畫書要交由「上司的上司」裁決或決議執行時，上司就會與你站在同一陣線。
將「八成的技巧」分享給我的財務省前輩，也深受「王牌」之美譽，不像個「精明能幹者」，反倒給人柔和的印象。正因為他能善用「八成的技巧」巧妙吹捧上司，不會四面樹敵，才能走上事務次官的康莊大道。
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