【電子書】哈佛商業評論英文商務寫作權威指南
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內容簡介
你希望信件能獲得即時回覆、說服他人、為你提升公信力嗎？
讓哈佛商業評論的英文寫作專家為你的職涯加分
Amazon 4.6顆星長銷好評，權威商界人士一致讚揚！
你在寫商用英文時有以下困擾嗎：
- 信件主旨該點出內容的大方向，還是明確寫出結論？
- 如何根據不同目的，調整語氣以確保得體？
- 需要提及細節，但不確定應該寫到多細？
- 是否該適度使用商業用語以提升專業形象？
這些問題，你在書中都會獲得解答！
本書四大特色：
一、權威寫作專家，提供專業指導
本書作者布萊恩 A.賈納是寫作、文法、用法和風格領域的領導權威，著有多本相關書籍，包括暢銷工具書《Garner's Modern English Usage》。憑藉其豐富的語言專業知識，本書將為您提供可靠且實用的寫作指導。
二、有助擺脫冗言贅字，提升表達力
賈納提供實用技巧，幫助去除冗長表達，使語句更簡潔有力。例如，將所有以 -ion 結尾的名詞改為動詞，如 was in violation of 改為 violated，provided protection to 改為 protected。他也建議以更有力的動詞取代 is、are、was、were，如 was hanging 改為 hung，is indicative of 改為 indicates。
三、掌握文法和語氣，使商業寫作專業且具說服力
糟糕的文法與不當的語氣可能影響專業形象。本書深入解析常見文法錯誤，並指導如何運用恰當語氣與目標讀者建立良好關係，增強說服力。例如，應說 Just between you and me. 而非 Just between you and I. ；商業信件中應避免 You fail to understand 這類帶有指責意味的表達，而改用更具建設性和同理心的說法。
四、舉例清晰具體，有效的幫助讀者理解抽象的寫作原則
說明中大量採用錯誤與正確的對比範例，讓讀者能夠一眼看出問題所在以及改進的方式。另外範例著重於實際問題和解決方案，例如把流程說明得更清楚的方法，或者以更得體的方式傳達壞消息。
哈佛商業評論（Harvard Business Review）
《哈佛商業評論》專為現代忙碌的經理人所設計，涵蓋管理、溝通、領導、時間管理等眾多主題，且內容實用、篇幅精鍊、版面易讀，深受全球職場人士喜愛。本書為其中的代表作。
各界好評
◆「而與其在職場上透過摸索試錯（trial and error）這種缺乏效率的方式學習，不如馬上使用本書作為指南，展現你精準表達與有效溝通的技能，發揮在國際商場上的影響力。」——廖柏森｜臺師大翻譯研究所教授、英文寫作翻譯暢銷書作者
◆「賈納是寫作領域的權威，這本書顯示了優秀商業寫作的重要性，不但能夠節省時間、金錢，還能讓目標讀者耐心閱讀。書中提供了建議與實用工具，幫助讀者更清晰、更具說服力的表達想法。」——《職場風格雜誌WorkStyle Magazine》
◆「終於有一本書，可以讓我推薦給高階主管以及負責培訓主管的人資經理。」——Lynn Gaertner-Johnston，《優秀商業寫作部落格Better Business Writing Blog》
◆「無論你在哪些方面需要協助，賈納的這本書都將成為現在以及未來數月、數年內極具價值的指引。」——《第一個星期五的書籍概要First Friday Book Synopsis》
讓哈佛商業評論的英文寫作專家為你的職涯加分
Amazon 4.6顆星長銷好評，權威商界人士一致讚揚！
你在寫商用英文時有以下困擾嗎：
- 信件主旨該點出內容的大方向，還是明確寫出結論？
- 如何根據不同目的，調整語氣以確保得體？
- 需要提及細節，但不確定應該寫到多細？
- 是否該適度使用商業用語以提升專業形象？
這些問題，你在書中都會獲得解答！
本書四大特色：
一、權威寫作專家，提供專業指導
本書作者布萊恩 A.賈納是寫作、文法、用法和風格領域的領導權威，著有多本相關書籍，包括暢銷工具書《Garner's Modern English Usage》。憑藉其豐富的語言專業知識，本書將為您提供可靠且實用的寫作指導。
二、有助擺脫冗言贅字，提升表達力
賈納提供實用技巧，幫助去除冗長表達，使語句更簡潔有力。例如，將所有以 -ion 結尾的名詞改為動詞，如 was in violation of 改為 violated，provided protection to 改為 protected。他也建議以更有力的動詞取代 is、are、was、were，如 was hanging 改為 hung，is indicative of 改為 indicates。
三、掌握文法和語氣，使商業寫作專業且具說服力
糟糕的文法與不當的語氣可能影響專業形象。本書深入解析常見文法錯誤，並指導如何運用恰當語氣與目標讀者建立良好關係，增強說服力。例如，應說 Just between you and me. 而非 Just between you and I. ；商業信件中應避免 You fail to understand 這類帶有指責意味的表達，而改用更具建設性和同理心的說法。
四、舉例清晰具體，有效的幫助讀者理解抽象的寫作原則
說明中大量採用錯誤與正確的對比範例，讓讀者能夠一眼看出問題所在以及改進的方式。另外範例著重於實際問題和解決方案，例如把流程說明得更清楚的方法，或者以更得體的方式傳達壞消息。
哈佛商業評論（Harvard Business Review）
《哈佛商業評論》專為現代忙碌的經理人所設計，涵蓋管理、溝通、領導、時間管理等眾多主題，且內容實用、篇幅精鍊、版面易讀，深受全球職場人士喜愛。本書為其中的代表作。
各界好評
◆「而與其在職場上透過摸索試錯（trial and error）這種缺乏效率的方式學習，不如馬上使用本書作為指南，展現你精準表達與有效溝通的技能，發揮在國際商場上的影響力。」——廖柏森｜臺師大翻譯研究所教授、英文寫作翻譯暢銷書作者
◆「賈納是寫作領域的權威，這本書顯示了優秀商業寫作的重要性，不但能夠節省時間、金錢，還能讓目標讀者耐心閱讀。書中提供了建議與實用工具，幫助讀者更清晰、更具說服力的表達想法。」——《職場風格雜誌WorkStyle Magazine》
◆「終於有一本書，可以讓我推薦給高階主管以及負責培訓主管的人資經理。」——Lynn Gaertner-Johnston，《優秀商業寫作部落格Better Business Writing Blog》
◆「無論你在哪些方面需要協助，賈納的這本書都將成為現在以及未來數月、數年內極具價值的指引。」——《第一個星期五的書籍概要First Friday Book Synopsis》
目錄
作者序：本書學習重點
推薦序
簡介：提升寫作技巧的必要性
SECTION 1: Delivering the Goods Quickly and Clearly 清楚明快的完成寫作
第1章 了解自己為何而寫
第2章 了解你的目標讀者
第3章 將寫作流程拆解為四個步驟
第4章 開始埋頭苦寫前，以完整句子記下三個主要重點
第5章 快速寫出完整內容
第6章 使內容更臻完善
第7章 善用圖表來闡述和說明
SECTION 2: Developing Your Skills 培養寫作能力
第8章 不厭其煩的清楚說明
第9章 了解如何正確撰寫摘要
第10章 拒絕贅字
第11章 用字簡單直接：避免商務用語
第12章 依先後順序陳述事情經過
第13章 確保文章連貫性
第14章 學好基礎正確文法
第15章 請求同事提供意見
SECTION 3: Avoiding the Quirks That Turn Readers Off 避免怪異的寫作習慣讓目標讀者失去興趣
第16章 不要讓目標讀者感到昏昏欲睡
第17章 注意寫作的語氣
SECTION 4: Common Forms of Business Writing 常見的商業寫作形式
第18章 電子郵件
第19章 商業信件
第20章 備忘錄和報告
第21章 績效考核表
附錄
A.寫作四階段的檢查清單
B.不可不知的十二條文法規則
C.不可不知的十二條標點符號規則
D.常見錯誤用法
E.商業寫作禮儀注意事項
F.正確用字入門
建議參考書目
索引
致謝
關於作者
推薦序
簡介：提升寫作技巧的必要性
SECTION 1: Delivering the Goods Quickly and Clearly 清楚明快的完成寫作
第1章 了解自己為何而寫
第2章 了解你的目標讀者
第3章 將寫作流程拆解為四個步驟
第4章 開始埋頭苦寫前，以完整句子記下三個主要重點
第5章 快速寫出完整內容
第6章 使內容更臻完善
第7章 善用圖表來闡述和說明
SECTION 2: Developing Your Skills 培養寫作能力
第8章 不厭其煩的清楚說明
第9章 了解如何正確撰寫摘要
第10章 拒絕贅字
第11章 用字簡單直接：避免商務用語
第12章 依先後順序陳述事情經過
第13章 確保文章連貫性
第14章 學好基礎正確文法
第15章 請求同事提供意見
SECTION 3: Avoiding the Quirks That Turn Readers Off 避免怪異的寫作習慣讓目標讀者失去興趣
第16章 不要讓目標讀者感到昏昏欲睡
第17章 注意寫作的語氣
SECTION 4: Common Forms of Business Writing 常見的商業寫作形式
第18章 電子郵件
第19章 商業信件
第20章 備忘錄和報告
第21章 績效考核表
附錄
A.寫作四階段的檢查清單
B.不可不知的十二條文法規則
C.不可不知的十二條標點符號規則
D.常見錯誤用法
E.商業寫作禮儀注意事項
F.正確用字入門
建議參考書目
索引
致謝
關於作者
序／導讀
本書學習重點
你是不是一遇到要寫備忘錄給高階主管，就愣住不知該如何下筆？你的報告是不是亂無章法，讓主要利益關係人看了之後，產生的疑惑多過於解答？你寫給同事的電子郵件是不是像石沉大海，未收到回信也沒有後續動作？你的提案是不是總無法獲得客戶青睞？
如果不擅長於商業寫作，你損失的不只大量時間，還有可觀的金錢和影響力。而這是很多人都有的問題。我們許多人即使說話時清晰流暢，但一寫起文件，就會為了搜尋適當的詞彙和語氣而傷透腦筋。不過，情況其實可以有所不同。條理清楚且具說服力的寫作，需要的不是魔法，也不是運氣，而是技巧。本書除了給你信心，也提供培養這些技巧所需的工具。
本書將協助你提升以下技能：
• 突破寫作瓶頸。
• 組織你的想法。
• 清楚表達主要重點。
• 直接切入主題。
• 抓住目標讀者的注意力。
• 寫出簡潔實用的摘要。
• 精簡內容，幫文件瘦身。
• 寫得切中要點，恰到好處。
• 避免文法錯誤。
你是不是一遇到要寫備忘錄給高階主管，就愣住不知該如何下筆？你的報告是不是亂無章法，讓主要利益關係人看了之後，產生的疑惑多過於解答？你寫給同事的電子郵件是不是像石沉大海，未收到回信也沒有後續動作？你的提案是不是總無法獲得客戶青睞？
如果不擅長於商業寫作，你損失的不只大量時間，還有可觀的金錢和影響力。而這是很多人都有的問題。我們許多人即使說話時清晰流暢，但一寫起文件，就會為了搜尋適當的詞彙和語氣而傷透腦筋。不過，情況其實可以有所不同。條理清楚且具說服力的寫作，需要的不是魔法，也不是運氣，而是技巧。本書除了給你信心，也提供培養這些技巧所需的工具。
本書將協助你提升以下技能：
• 突破寫作瓶頸。
• 組織你的想法。
• 清楚表達主要重點。
• 直接切入主題。
• 抓住目標讀者的注意力。
• 寫出簡潔實用的摘要。
• 精簡內容，幫文件瘦身。
• 寫得切中要點，恰到好處。
• 避免文法錯誤。
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第8章 不厭其煩的清楚說明
Be relentlessly clear
把話說得清楚明白就像把雙面刃。當你直率的表明立場或建議採取某個做法，這是在冒很大的風險。因此，不想承擔風險的人會將內容寫得含糊不清。或許他們是想保留模糊空間，好隨事態發展見風使舵；又或者他們是想在之後進展順利時邀功，在搞砸時推諉責任。
但事實上，多數讀者不會覺得這種人是見機行事的識時務者，只會認為他們沒骨氣、人云亦云，無法快速看準眼前的機會（更遑論抓住機會）。因此，寫作時應避免含糊籠統。
站在讀者的角度
判斷是否夠清楚時，理應從讀者的角度判斷，而不是你的角度。可試試將初稿拿給沒看過的同事過目，請他們指出你要表達的重點為何。如果他們無法正確指出，就表示你的表達不夠清楚。
寫作的理想狀態應該是意思不容錯認，確保讀者沒有誤會或曲解的空間。任何需要讀者花多餘心力理解的內容，都會讓他們無法全心專注閱讀，最終難免會產生誤解。
保持用詞簡潔
行文簡潔，意思自然清楚明白。盡可能多用簡短的字句。這些年來，研究已一再證實，最適合閱讀的理想句子長度，是平均不超過二十個字。你可能需要來點變化，用些極短或極長的句子來抓住讀者的興趣，但應以平均二十個字為目標。對每一個句子，都問問自己是否還能再更簡短。
錯誤示範：
Efficiency measures that have been implemented by the company with strong involvement of senior management have generated cost savings while at the very same time assisting in the building of a culture that is centered around the value of efficiency. We anticipate that, given this excising of unnecessary expenditures and enhanced control of other expenditures, the overall profitability of the company will be increased in the near term of up to four quarters.
公司所實行的提升效率措施和高階管理人員的強勢介入，不僅節省了成本，同時也協助建立了重視效率的文化。我們預期只要刪除不必要的支出，並加強控制其他花費，公司近期的整體獲利率可望在四個季度內有所提升。
正確示範：
Our senior management team has cut costs and made the company more efficient. We expect to be more profitable for the next four quarters.
我們的高階管理團隊已降低成本，提高公司效率，期望在未來四個季度可獲得更高的利潤。
如果要為非專業人士的讀者撰寫較專門的主題，例如向使用者說明軟體升級的好處，或是為公司參加401(k) 退休計畫的同仁彙整投資入門指南，別在專業術語第一次出現時，就急著提供定義。這樣會使句子變得冗長，讓讀者更難理解意思。有時你可能得重新起個句子，或甚至新的段落，用淺顯易懂的英文來解釋一個術語或概念。
具體呈現，不要空洞描述
你在學校的寫作課可能曾聽老師說過：「要具體呈現，不要只是空洞描述。」（Show, don't tell.）這對撰寫任何形式的內容，即便是商業文件，都是極好的建議。這句話的重點在於要具體呈現細節，引導讀者自行得出結論（當然，他們的結論必須與你的相同），而不是只陳述你的意見，沒有任何論點支持，就想讓讀者買帳。
試想想以下範例：
錯誤示範：
The company lost its focus and floundered.
這間公司已失去焦點而陷入困境。
正確示範：
The CEO acquired five unrelated subsidiaries—as far afield as a paper company and a retailer of children’s toys—and then couldn’t service the $26 million in debt.
執行長併購了五間子公司，包括一家紙業公司和一家兒童玩具零售商，子公司彼此的業務天差地遠、毫不相關，致使公司無法償還兩千六百萬的債務。
錯誤示範：
The shares of OJM stock issued to Pantheon stockholders in the merger will constitute a significant proportion of the outstanding stock of OJM after the merger. Based on this significant proportion, it is expected that OJM will issue millions of OJM shares to Pantheon stock holders in the merger.
在合併案後，因合併案而發給Pantheon股東的OJM股份，會在OJM的流通股中佔有相當大的比例。根據這個極大的比例，預計OJM將會在合併案中發放數百萬OJM股份給Pantheon的股東。
正確示範：
We expect that OJM will issue about 320 million shares of its stock to Pantheon shareholders in the merger. That figure will account for about 42% of OJM’s outstanding stock after the merger
我們預期OJM會在這次合併案中，發放大約三億兩千萬的股份給Pantheon的股東。在合併案後，這個數字在OJM的流通股中約佔42%的比例。
一句簡短籠統的句子（例如 He was a bad boss.「他是個壞上司」）或許會在讀者腦中留下印象，但只會被認為是可能帶有偏見的個人觀感；除非說話的人非常可信，這句話才會顯得可信。至於關於OJM股票那句又長又含糊的句子，讀者根本沒有著力點，只會疲於嘗試閱讀。
具體的商業寫作之所以有說服力，原因就在於有根據、有條理以及有記憶點。當你提供客觀、有意義的詳細說明（例如，說明陷入困境的公司 couldn’t service the $26 million in debt「無法償還兩千六百萬的債務」），這是在分享資訊，而不只是聲稱公司lost its focus「已失去焦點」的個人看法。表現出掌握事實的能力，可讓你更具有公信力，你的訊息也能更禁得起時間考驗。與具體細節相比，一般人根本不在乎或甚至不記得抽象空泛的內容。
因此，假設你要向潛在客戶推銷公司的諮詢服務，別只是說能幫他們省錢，說說你幫其他人省了多少錢；別光保證能讓他們的生活更輕鬆省事，列舉你能幫他們處理哪些耗時的事；別淨說自己與醫療保健業合作的經驗豐富，列出具體對象，說說曾與哪幾家醫院和醫學中心合作。此外，還要附上客戶的見證，說他們有多滿意你為他們省下的時間和金錢。
Be relentlessly clear
把話說得清楚明白就像把雙面刃。當你直率的表明立場或建議採取某個做法，這是在冒很大的風險。因此，不想承擔風險的人會將內容寫得含糊不清。或許他們是想保留模糊空間，好隨事態發展見風使舵；又或者他們是想在之後進展順利時邀功，在搞砸時推諉責任。
但事實上，多數讀者不會覺得這種人是見機行事的識時務者，只會認為他們沒骨氣、人云亦云，無法快速看準眼前的機會（更遑論抓住機會）。因此，寫作時應避免含糊籠統。
站在讀者的角度
判斷是否夠清楚時，理應從讀者的角度判斷，而不是你的角度。可試試將初稿拿給沒看過的同事過目，請他們指出你要表達的重點為何。如果他們無法正確指出，就表示你的表達不夠清楚。
寫作的理想狀態應該是意思不容錯認，確保讀者沒有誤會或曲解的空間。任何需要讀者花多餘心力理解的內容，都會讓他們無法全心專注閱讀，最終難免會產生誤解。
保持用詞簡潔
行文簡潔，意思自然清楚明白。盡可能多用簡短的字句。這些年來，研究已一再證實，最適合閱讀的理想句子長度，是平均不超過二十個字。你可能需要來點變化，用些極短或極長的句子來抓住讀者的興趣，但應以平均二十個字為目標。對每一個句子，都問問自己是否還能再更簡短。
錯誤示範：
Efficiency measures that have been implemented by the company with strong involvement of senior management have generated cost savings while at the very same time assisting in the building of a culture that is centered around the value of efficiency. We anticipate that, given this excising of unnecessary expenditures and enhanced control of other expenditures, the overall profitability of the company will be increased in the near term of up to four quarters.
公司所實行的提升效率措施和高階管理人員的強勢介入，不僅節省了成本，同時也協助建立了重視效率的文化。我們預期只要刪除不必要的支出，並加強控制其他花費，公司近期的整體獲利率可望在四個季度內有所提升。
正確示範：
Our senior management team has cut costs and made the company more efficient. We expect to be more profitable for the next four quarters.
我們的高階管理團隊已降低成本，提高公司效率，期望在未來四個季度可獲得更高的利潤。
如果要為非專業人士的讀者撰寫較專門的主題，例如向使用者說明軟體升級的好處，或是為公司參加401(k) 退休計畫的同仁彙整投資入門指南，別在專業術語第一次出現時，就急著提供定義。這樣會使句子變得冗長，讓讀者更難理解意思。有時你可能得重新起個句子，或甚至新的段落，用淺顯易懂的英文來解釋一個術語或概念。
具體呈現，不要空洞描述
你在學校的寫作課可能曾聽老師說過：「要具體呈現，不要只是空洞描述。」（Show, don't tell.）這對撰寫任何形式的內容，即便是商業文件，都是極好的建議。這句話的重點在於要具體呈現細節，引導讀者自行得出結論（當然，他們的結論必須與你的相同），而不是只陳述你的意見，沒有任何論點支持，就想讓讀者買帳。
試想想以下範例：
錯誤示範：
The company lost its focus and floundered.
這間公司已失去焦點而陷入困境。
正確示範：
The CEO acquired five unrelated subsidiaries—as far afield as a paper company and a retailer of children’s toys—and then couldn’t service the $26 million in debt.
執行長併購了五間子公司，包括一家紙業公司和一家兒童玩具零售商，子公司彼此的業務天差地遠、毫不相關，致使公司無法償還兩千六百萬的債務。
錯誤示範：
The shares of OJM stock issued to Pantheon stockholders in the merger will constitute a significant proportion of the outstanding stock of OJM after the merger. Based on this significant proportion, it is expected that OJM will issue millions of OJM shares to Pantheon stock holders in the merger.
在合併案後，因合併案而發給Pantheon股東的OJM股份，會在OJM的流通股中佔有相當大的比例。根據這個極大的比例，預計OJM將會在合併案中發放數百萬OJM股份給Pantheon的股東。
正確示範：
We expect that OJM will issue about 320 million shares of its stock to Pantheon shareholders in the merger. That figure will account for about 42% of OJM’s outstanding stock after the merger
我們預期OJM會在這次合併案中，發放大約三億兩千萬的股份給Pantheon的股東。在合併案後，這個數字在OJM的流通股中約佔42%的比例。
一句簡短籠統的句子（例如 He was a bad boss.「他是個壞上司」）或許會在讀者腦中留下印象，但只會被認為是可能帶有偏見的個人觀感；除非說話的人非常可信，這句話才會顯得可信。至於關於OJM股票那句又長又含糊的句子，讀者根本沒有著力點，只會疲於嘗試閱讀。
具體的商業寫作之所以有說服力，原因就在於有根據、有條理以及有記憶點。當你提供客觀、有意義的詳細說明（例如，說明陷入困境的公司 couldn’t service the $26 million in debt「無法償還兩千六百萬的債務」），這是在分享資訊，而不只是聲稱公司lost its focus「已失去焦點」的個人看法。表現出掌握事實的能力，可讓你更具有公信力，你的訊息也能更禁得起時間考驗。與具體細節相比，一般人根本不在乎或甚至不記得抽象空泛的內容。
因此，假設你要向潛在客戶推銷公司的諮詢服務，別只是說能幫他們省錢，說說你幫其他人省了多少錢；別光保證能讓他們的生活更輕鬆省事，列舉你能幫他們處理哪些耗時的事；別淨說自己與醫療保健業合作的經驗豐富，列出具體對象，說說曾與哪幾家醫院和醫學中心合作。此外，還要附上客戶的見證，說他們有多滿意你為他們省下的時間和金錢。
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