第8章 不厭其煩的清楚說明
Be relentlessly clear
把話說得清楚明白就像把雙面刃。當你直率的表明立場或建議採取某個做法，這是在冒很大的風險。因此，不想承擔風險的人會將內容寫得含糊不清。或許他們是想保留模糊空間，好隨事態發展見風使舵；又或者他們是想在之後進展順利時邀功，在搞砸時推諉責任。
但事實上，多數讀者不會覺得這種人是見機行事的識時務者，只會認為他們沒骨氣、人云亦云，無法快速看準眼前的機會（更遑論抓住機會）。因此，寫作時應避免含糊籠統。
站在讀者的角度
判斷是否夠清楚時，理應從讀者的角度判斷，而不是你的角度。可試試將初稿拿給沒看過的同事過目，請他們指出你要表達的重點為何。如果他們無法正確指出，就表示你的表達不夠清楚。
寫作的理想狀態應該是意思不容錯認，確保讀者沒有誤會或曲解的空間。任何需要讀者花多餘心力理解的內容，都會讓他們無法全心專注閱讀，最終難免會產生誤解。
保持用詞簡潔
行文簡潔，意思自然清楚明白。盡可能多用簡短的字句。這些年來，研究已一再證實，最適合閱讀的理想句子長度，是平均不超過二十個字。你可能需要來點變化，用些極短或極長的句子來抓住讀者的興趣，但應以平均二十個字為目標。對每一個句子，都問問自己是否還能再更簡短。
錯誤示範：
Efficiency measures that have been implemented by the company with strong involvement of senior management have generated cost savings while at the very same time assisting in the building of a culture that is centered around the value of efficiency. We anticipate that, given this excising of unnecessary expenditures and enhanced control of other expenditures, the overall profitability of the company will be increased in the near term of up to four quarters.
公司所實行的提升效率措施和高階管理人員的強勢介入，不僅節省了成本，同時也協助建立了重視效率的文化。我們預期只要刪除不必要的支出，並加強控制其他花費，公司近期的整體獲利率可望在四個季度內有所提升。
正確示範：
Our senior management team has cut costs and made the company more efficient. We expect to be more profitable for the next four quarters.
我們的高階管理團隊已降低成本，提高公司效率，期望在未來四個季度可獲得更高的利潤。
如果要為非專業人士的讀者撰寫較專門的主題，例如向使用者說明軟體升級的好處，或是為公司參加401(k) 退休計畫的同仁彙整投資入門指南，別在專業術語第一次出現時，就急著提供定義。這樣會使句子變得冗長，讓讀者更難理解意思。有時你可能得重新起個句子，或甚至新的段落，用淺顯易懂的英文來解釋一個術語或概念。
具體呈現，不要空洞描述
你在學校的寫作課可能曾聽老師說過：「要具體呈現，不要只是空洞描述。」（Show, don't tell.）這對撰寫任何形式的內容，即便是商業文件，都是極好的建議。這句話的重點在於要具體呈現細節，引導讀者自行得出結論（當然，他們的結論必須與你的相同），而不是只陳述你的意見，沒有任何論點支持，就想讓讀者買帳。
試想想以下範例：
錯誤示範：
The company lost its focus and floundered.
這間公司已失去焦點而陷入困境。
正確示範：
The CEO acquired five unrelated subsidiaries—as far afield as a paper company and a retailer of children’s toys—and then couldn’t service the $26 million in debt.
執行長併購了五間子公司，包括一家紙業公司和一家兒童玩具零售商，子公司彼此的業務天差地遠、毫不相關，致使公司無法償還兩千六百萬的債務。
錯誤示範：
The shares of OJM stock issued to Pantheon stockholders in the merger will constitute a significant proportion of the outstanding stock of OJM after the merger. Based on this significant proportion, it is expected that OJM will issue millions of OJM shares to Pantheon stock holders in the merger.
在合併案後，因合併案而發給Pantheon股東的OJM股份，會在OJM的流通股中佔有相當大的比例。根據這個極大的比例，預計OJM將會在合併案中發放數百萬OJM股份給Pantheon的股東。
正確示範：
We expect that OJM will issue about 320 million shares of its stock to Pantheon shareholders in the merger. That figure will account for about 42% of OJM’s outstanding stock after the merger
我們預期OJM會在這次合併案中，發放大約三億兩千萬的股份給Pantheon的股東。在合併案後，這個數字在OJM的流通股中約佔42%的比例。
一句簡短籠統的句子（例如 He was a bad boss.「他是個壞上司」）或許會在讀者腦中留下印象，但只會被認為是可能帶有偏見的個人觀感；除非說話的人非常可信，這句話才會顯得可信。至於關於OJM股票那句又長又含糊的句子，讀者根本沒有著力點，只會疲於嘗試閱讀。
具體的商業寫作之所以有說服力，原因就在於有根據、有條理以及有記憶點。當你提供客觀、有意義的詳細說明（例如，說明陷入困境的公司 couldn’t service the $26 million in debt「無法償還兩千六百萬的債務」），這是在分享資訊，而不只是聲稱公司lost its focus「已失去焦點」的個人看法。表現出掌握事實的能力，可讓你更具有公信力，你的訊息也能更禁得起時間考驗。與具體細節相比，一般人根本不在乎或甚至不記得抽象空泛的內容。
因此，假設你要向潛在客戶推銷公司的諮詢服務，別只是說能幫他們省錢，說說你幫其他人省了多少錢；別光保證能讓他們的生活更輕鬆省事，列舉你能幫他們處理哪些耗時的事；別淨說自己與醫療保健業合作的經驗豐富，列出具體對象，說說曾與哪幾家醫院和醫學中心合作。此外，還要附上客戶的見證，說他們有多滿意你為他們省下的時間和金錢。
Be relentlessly clear
把話說得清楚明白就像把雙面刃。當你直率的表明立場或建議採取某個做法，這是在冒很大的風險。因此，不想承擔風險的人會將內容寫得含糊不清。或許他們是想保留模糊空間，好隨事態發展見風使舵；又或者他們是想在之後進展順利時邀功，在搞砸時推諉責任。
但事實上，多數讀者不會覺得這種人是見機行事的識時務者，只會認為他們沒骨氣、人云亦云，無法快速看準眼前的機會（更遑論抓住機會）。因此，寫作時應避免含糊籠統。
站在讀者的角度
判斷是否夠清楚時，理應從讀者的角度判斷，而不是你的角度。可試試將初稿拿給沒看過的同事過目，請他們指出你要表達的重點為何。如果他們無法正確指出，就表示你的表達不夠清楚。
寫作的理想狀態應該是意思不容錯認，確保讀者沒有誤會或曲解的空間。任何需要讀者花多餘心力理解的內容，都會讓他們無法全心專注閱讀，最終難免會產生誤解。
保持用詞簡潔
行文簡潔，意思自然清楚明白。盡可能多用簡短的字句。這些年來，研究已一再證實，最適合閱讀的理想句子長度，是平均不超過二十個字。你可能需要來點變化，用些極短或極長的句子來抓住讀者的興趣，但應以平均二十個字為目標。對每一個句子，都問問自己是否還能再更簡短。
錯誤示範：
Efficiency measures that have been implemented by the company with strong involvement of senior management have generated cost savings while at the very same time assisting in the building of a culture that is centered around the value of efficiency. We anticipate that, given this excising of unnecessary expenditures and enhanced control of other expenditures, the overall profitability of the company will be increased in the near term of up to four quarters.
公司所實行的提升效率措施和高階管理人員的強勢介入，不僅節省了成本，同時也協助建立了重視效率的文化。我們預期只要刪除不必要的支出，並加強控制其他花費，公司近期的整體獲利率可望在四個季度內有所提升。
正確示範：
Our senior management team has cut costs and made the company more efficient. We expect to be more profitable for the next four quarters.
我們的高階管理團隊已降低成本，提高公司效率，期望在未來四個季度可獲得更高的利潤。
如果要為非專業人士的讀者撰寫較專門的主題，例如向使用者說明軟體升級的好處，或是為公司參加401(k) 退休計畫的同仁彙整投資入門指南，別在專業術語第一次出現時，就急著提供定義。這樣會使句子變得冗長，讓讀者更難理解意思。有時你可能得重新起個句子，或甚至新的段落，用淺顯易懂的英文來解釋一個術語或概念。
具體呈現，不要空洞描述
你在學校的寫作課可能曾聽老師說過：「要具體呈現，不要只是空洞描述。」（Show, don't tell.）這對撰寫任何形式的內容，即便是商業文件，都是極好的建議。這句話的重點在於要具體呈現細節，引導讀者自行得出結論（當然，他們的結論必須與你的相同），而不是只陳述你的意見，沒有任何論點支持，就想讓讀者買帳。
試想想以下範例：
錯誤示範：
The company lost its focus and floundered.
這間公司已失去焦點而陷入困境。
正確示範：
The CEO acquired five unrelated subsidiaries—as far afield as a paper company and a retailer of children’s toys—and then couldn’t service the $26 million in debt.
執行長併購了五間子公司，包括一家紙業公司和一家兒童玩具零售商，子公司彼此的業務天差地遠、毫不相關，致使公司無法償還兩千六百萬的債務。
錯誤示範：
The shares of OJM stock issued to Pantheon stockholders in the merger will constitute a significant proportion of the outstanding stock of OJM after the merger. Based on this significant proportion, it is expected that OJM will issue millions of OJM shares to Pantheon stock holders in the merger.
在合併案後，因合併案而發給Pantheon股東的OJM股份，會在OJM的流通股中佔有相當大的比例。根據這個極大的比例，預計OJM將會在合併案中發放數百萬OJM股份給Pantheon的股東。
正確示範：
We expect that OJM will issue about 320 million shares of its stock to Pantheon shareholders in the merger. That figure will account for about 42% of OJM’s outstanding stock after the merger
我們預期OJM會在這次合併案中，發放大約三億兩千萬的股份給Pantheon的股東。在合併案後，這個數字在OJM的流通股中約佔42%的比例。
一句簡短籠統的句子（例如 He was a bad boss.「他是個壞上司」）或許會在讀者腦中留下印象，但只會被認為是可能帶有偏見的個人觀感；除非說話的人非常可信，這句話才會顯得可信。至於關於OJM股票那句又長又含糊的句子，讀者根本沒有著力點，只會疲於嘗試閱讀。
具體的商業寫作之所以有說服力，原因就在於有根據、有條理以及有記憶點。當你提供客觀、有意義的詳細說明（例如，說明陷入困境的公司 couldn’t service the $26 million in debt「無法償還兩千六百萬的債務」），這是在分享資訊，而不只是聲稱公司lost its focus「已失去焦點」的個人看法。表現出掌握事實的能力，可讓你更具有公信力，你的訊息也能更禁得起時間考驗。與具體細節相比，一般人根本不在乎或甚至不記得抽象空泛的內容。
因此，假設你要向潛在客戶推銷公司的諮詢服務，別只是說能幫他們省錢，說說你幫其他人省了多少錢；別光保證能讓他們的生活更輕鬆省事，列舉你能幫他們處理哪些耗時的事；別淨說自己與醫療保健業合作的經驗豐富，列出具體對象，說說曾與哪幾家醫院和醫學中心合作。此外，還要附上客戶的見證，說他們有多滿意你為他們省下的時間和金錢。
