時間思維，從改變主詞開始
第一個是「時間思維」。簡單來說，就是重視時間觀念。不過我並不打算提出「不准遲到」、「禁止偷懶」這種論調，而是希望你對時間可以更加嚴謹。
此時此刻，試著回頭檢視自己每天的工作內容。針對每一項工作，你能否清楚的說明這些問題：「為什麼由你負責？」、「為什麼用這種方式執行？」而你是否僅因「主管交代」、「從以前到現在都是這樣做」、「一直以來都是使用這個格式」等理由，毫無疑問的照單全收。
工作，總是存在著大量「感覺上大家都習慣如此」的工作流程，導致工作量不減反增。這種「感覺」，反而讓長時間的勞動成為常態。這就是時間思維的本質所在。若想重視時間，必須時刻抱持懷疑：「真的有必要嗎？」、「真的是最好的方法嗎？」逐一排除那些「感覺上都這麼做」的習慣。要做到這點，關鍵在於改變主詞。
舉例而言，當你心想：「這場會議有必要嗎？」通常難以得到答案。這時改用「這段『時間』有必要嗎？」思考。無論是開會、製作日報、經費報帳，全部先換算成時間單位。例如：「為了這場會議，這30分鐘真的值得嗎？」、「為了製作日報，這20分鐘真的有必要嗎？」
將每日工作拆解到以分為單位計算，並在工作上練習刪減無效的時間，這就是具備時間思維之人的日常。
數據思維，把目標視覺化
第二個是「數據思維」。指以數字看待所有事物，並且用數據表達的能力。
常有人說：「我們公司今年的營業目標是一億日圓。」、「我會設定每月目標，像是這個月要簽下10筆合約。」，試圖讓自己感到安心。然而，這還稱不上是數據思維。數據思維並不是最終目標，而是透過數字掌握業務流程──也就是用數字掌握一切行動，這才是效率所需的思維。
舉例來說，假設你是一名業務人員，便可以將工作拆解成拜訪次數、洽談次數、產品展示次數、簽約件數、銷售金額等流程，並逐一量化。只要持續記錄，就能算出從洽談到簽約的轉換率、平均客單價、回購率等詳細數據。
只要將業務細節量化到這種程度，就能讓原本只是感覺上的不足視覺化。例如：「A先生之所以達到業績目標，是因為他的拜訪次數是我的3倍，簽約率是我的4倍。」若能透過這種分析，了解自己不足之處，下一步的行動也就更清楚。
說起數據思維，即準確的掌握現狀，並與他人、過去、目標相比較，缺失的部分便會逐漸浮現。換言之，你將能輕鬆導出達成目標所需的具體路徑。相反的，如果缺乏數據這項材料，就無法明確了解距離目標還缺少什麼，也不清楚該採取何種行動。儘管在所有環節中全力以赴，也不代表有工作效率。
以剛才的例子來說，假設你的約訪數明顯不足，卻一味的把精力投注在累積商品知識上，只會徒增疲憊，稱不上是高效的工作方式。
「自己做比較快」，這種思維會拖垮組織
第三個是「系統思維」。即始終以整體為出發點，重視團隊合作的思考方式。
或許有些讀者會感到意外。談到高效能人士，大多數人腦中浮現的印象，都是強烈的個人主義、只專注在快速完成被交辦的任務；又或是一提到超高效公司，不乏有些人會聯想到冷漠的工作場景、淡薄的人際關係。
儘管如此，在重視效率的工作達人中，人人皆具全局觀，沒有任何人會刻意破壞團隊合作。原因在於，如果做出令身邊同事反感的行為，在公司內推展工作時一點好處也沒有。不僅如此，大家一致認為：「獨善其身的思維，對公司毫無效率可言。」
舉例來說，將掌握的客戶資訊占為己有，雖然短期內可搶得先機、提升個人業績，但客戶出現問題，公司便無法即時提供支援。由於資訊無法流通，不僅會造成團隊成員重複接觸同一客戶，也可能讓客戶對公司失去信任。
另一方面，除了獨善其身的資訊壟斷者，也有人認為必須靠自己想辦法解決問題，將工作全攬在身上。雖說自行摸索解決方案的態度相當重要，倘若因此耗上好幾個小時，那就稱不上是高效。
如果向主管尋求協助，或許能利用其過往經驗從而獲得明確的建議。反之，也有主管傾向讓部屬先自行思考，但容易造成彼此之間出現距離感。
作為社會人士，主動思考與自我學習的態度固然重要。話雖如此，如果讓部屬不斷犯錯，不僅會增加後續補救的工作量，也可能使部屬長期停滯不前，無法成長。這樣的指導方式，是否還稱得上是高效且無浪費的做法？
假設一支球隊只有一名打擊率5成的超強打者，而另一支球隊則是擁有9名打擊率超過3成的球員，獲勝機率較高的球隊絕對是後者。打線若無法連貫，就無法得分。這也說明，與其依賴單一明星選手，擁有整體戰力的團隊反而更加強大。
「只要我好就好」的個人主義想法，極可能拖慢組織成長。唯有彼此合作、提升全員實力，才能打造出高效且穩健的組織。因此，以團隊為視角的系統思維必不可少。
開會最浪費時間？
關於公司內部有哪些應該改善的重點，讓我們接著看下去。
工作中，什麼時候讓你感覺好浪費時間？聽到這個問題，相信最多人提到的就是「開會」。在思考公司的組織效率時，會議是最該優先處理的環節。說起會議，從大型集會到小型討論，形式多得數不清，也是最容易著手調整的環節。一旦改善，對提升工作效率的效果將極為顯著。多數公司在會議上存在三大問題：時間成本提高、工作負擔加重、缺乏目標意識。
第一個問題是時間成本提高，也就是會議的數量增加。
自新冠疫情以來，線上會議已成為常態。雖然省去大量移動時間，帶來極大的便利，但同時也讓安排會議變得過於容易，甚至有些人感嘆會議的數量比以前更多。
你應該見過這樣的場景：會議一結束，便匆匆趕往下一場；行程被會議填滿，連午餐都沒時間吃；在家參加線上會議卻關掉鏡頭，偷偷處理其他工作⋯⋯當會議成本不斷增加，也大幅壓縮真正能用來工作的時間。
第二個問題是工作負擔加重，指會議前後衍生的瑣事作業變多。
即便只是公司內部資料，也得讓主管事前確認；當內容稍有不妥，便要反覆修改；又或者總用「因為你是新人」、「因為這樣可以學到東西」的藉口，被隨意指派會議紀錄工作。
在這樣的狀況下，即使會議的數量不多，工作時間仍被嚴重壓縮。除了會議本身，會議相關的前置與後續作業同樣構成沉重負擔。
第三個問題是缺乏目標意識，則直接影響會議品質。
好不容易讓同事聚在一起，討論的內容卻只是再次宣讀、分享早已悉知的事項。開始後30分鐘，還有人問：「今天要討論什麼？」商討一個小時之後，卻以「大家回去再想想」收場。原本應該作為決策的時間，卻淪為同事見面會。
當這種情況頻繁發生，只會讓疲憊不斷累積。缺乏明確目標意識的會議，正是產出效率低落、徒勞無功的根本原因。只要能解決會議中存在的三大問題，即可大幅減少團隊內部的浪費，促成效率的提升。
我將會議時間設定為15分鐘
首先，讓我們思考第一個問題──時間成本提高。
由於工作的關係會議數量多，這種事在所難免。然而，藉由縮短每場會議的時間，即使會議的數量翻倍，也可以將每場會議的時間壓縮至一半以下。
一般而言，會議時間通常落在30分鐘至一小時之間，某些公司也會舉行長達兩個半小時、甚至半天的長時間會議。若一小時的會議多達4、5場，一整天的工作時間幾乎被吞噬殆盡。那麼，到底該怎麼改善？
我的建議是：將會議時間設定為15分鐘。你或許會質疑：「15分鐘也太短？」但這其實和足球的中場休息時間相同。球員們會在那段時間裡，總結上半場的問題點、檢討事項，同時聽取教練指示，並且針對下半場的戰略達成共識。將時間設定為短暫的15分鐘，球員便會盡量在這個時段內充分的溝通。
會議也是如此，如果將時間設定為15分鐘，如同中場休息的選手們一般，大家就會避免冗長的談話或說明，在有限時間內把話說完。
試著回想平常參與的一小時會議中，是否曾遇過以下的經驗：「討論僅耗時30分鐘，剩下的時間在閒聊。」由此可見，將討論時間設定為一小時，就會花上一小時；如果設定為15分鐘，便會在15分鐘內結束。
話說回來，15分鐘的時間限制可以根據內容、目的而調整。遇上因應特定主題的複雜會議，也可能須花費較長的時間。無論情況如何，務必運用時間思維，並時刻抱持懷疑：「討論這個議題，真的需要一小時那麼久？」
足球比賽的中場休息是15分鐘、日本電視臺NHK的晨間劇也是15分鐘。15分鐘，遠比各位想的還要長。常抱持「總之先訂個一小時」、「討論到有結論為止，萬一要延長也沒辦法」的想法，只會衍生無謂的浪費。不如從現在起，練習捨棄這樣的習慣。
第一個是「時間思維」。簡單來說，就是重視時間觀念。不過我並不打算提出「不准遲到」、「禁止偷懶」這種論調，而是希望你對時間可以更加嚴謹。
此時此刻，試著回頭檢視自己每天的工作內容。針對每一項工作，你能否清楚的說明這些問題：「為什麼由你負責？」、「為什麼用這種方式執行？」而你是否僅因「主管交代」、「從以前到現在都是這樣做」、「一直以來都是使用這個格式」等理由，毫無疑問的照單全收。
工作，總是存在著大量「感覺上大家都習慣如此」的工作流程，導致工作量不減反增。這種「感覺」，反而讓長時間的勞動成為常態。這就是時間思維的本質所在。若想重視時間，必須時刻抱持懷疑：「真的有必要嗎？」、「真的是最好的方法嗎？」逐一排除那些「感覺上都這麼做」的習慣。要做到這點，關鍵在於改變主詞。
舉例而言，當你心想：「這場會議有必要嗎？」通常難以得到答案。這時改用「這段『時間』有必要嗎？」思考。無論是開會、製作日報、經費報帳，全部先換算成時間單位。例如：「為了這場會議，這30分鐘真的值得嗎？」、「為了製作日報，這20分鐘真的有必要嗎？」
將每日工作拆解到以分為單位計算，並在工作上練習刪減無效的時間，這就是具備時間思維之人的日常。
數據思維，把目標視覺化
第二個是「數據思維」。指以數字看待所有事物，並且用數據表達的能力。
常有人說：「我們公司今年的營業目標是一億日圓。」、「我會設定每月目標，像是這個月要簽下10筆合約。」，試圖讓自己感到安心。然而，這還稱不上是數據思維。數據思維並不是最終目標，而是透過數字掌握業務流程──也就是用數字掌握一切行動，這才是效率所需的思維。
舉例來說，假設你是一名業務人員，便可以將工作拆解成拜訪次數、洽談次數、產品展示次數、簽約件數、銷售金額等流程，並逐一量化。只要持續記錄，就能算出從洽談到簽約的轉換率、平均客單價、回購率等詳細數據。
只要將業務細節量化到這種程度，就能讓原本只是感覺上的不足視覺化。例如：「A先生之所以達到業績目標，是因為他的拜訪次數是我的3倍，簽約率是我的4倍。」若能透過這種分析，了解自己不足之處，下一步的行動也就更清楚。
說起數據思維，即準確的掌握現狀，並與他人、過去、目標相比較，缺失的部分便會逐漸浮現。換言之，你將能輕鬆導出達成目標所需的具體路徑。相反的，如果缺乏數據這項材料，就無法明確了解距離目標還缺少什麼，也不清楚該採取何種行動。儘管在所有環節中全力以赴，也不代表有工作效率。
以剛才的例子來說，假設你的約訪數明顯不足，卻一味的把精力投注在累積商品知識上，只會徒增疲憊，稱不上是高效的工作方式。
「自己做比較快」，這種思維會拖垮組織
第三個是「系統思維」。即始終以整體為出發點，重視團隊合作的思考方式。
或許有些讀者會感到意外。談到高效能人士，大多數人腦中浮現的印象，都是強烈的個人主義、只專注在快速完成被交辦的任務；又或是一提到超高效公司，不乏有些人會聯想到冷漠的工作場景、淡薄的人際關係。
儘管如此，在重視效率的工作達人中，人人皆具全局觀，沒有任何人會刻意破壞團隊合作。原因在於，如果做出令身邊同事反感的行為，在公司內推展工作時一點好處也沒有。不僅如此，大家一致認為：「獨善其身的思維，對公司毫無效率可言。」
舉例來說，將掌握的客戶資訊占為己有，雖然短期內可搶得先機、提升個人業績，但客戶出現問題，公司便無法即時提供支援。由於資訊無法流通，不僅會造成團隊成員重複接觸同一客戶，也可能讓客戶對公司失去信任。
另一方面，除了獨善其身的資訊壟斷者，也有人認為必須靠自己想辦法解決問題，將工作全攬在身上。雖說自行摸索解決方案的態度相當重要，倘若因此耗上好幾個小時，那就稱不上是高效。
如果向主管尋求協助，或許能利用其過往經驗從而獲得明確的建議。反之，也有主管傾向讓部屬先自行思考，但容易造成彼此之間出現距離感。
作為社會人士，主動思考與自我學習的態度固然重要。話雖如此，如果讓部屬不斷犯錯，不僅會增加後續補救的工作量，也可能使部屬長期停滯不前，無法成長。這樣的指導方式，是否還稱得上是高效且無浪費的做法？
假設一支球隊只有一名打擊率5成的超強打者，而另一支球隊則是擁有9名打擊率超過3成的球員，獲勝機率較高的球隊絕對是後者。打線若無法連貫，就無法得分。這也說明，與其依賴單一明星選手，擁有整體戰力的團隊反而更加強大。
「只要我好就好」的個人主義想法，極可能拖慢組織成長。唯有彼此合作、提升全員實力，才能打造出高效且穩健的組織。因此，以團隊為視角的系統思維必不可少。
開會最浪費時間？
關於公司內部有哪些應該改善的重點，讓我們接著看下去。
工作中，什麼時候讓你感覺好浪費時間？聽到這個問題，相信最多人提到的就是「開會」。在思考公司的組織效率時，會議是最該優先處理的環節。說起會議，從大型集會到小型討論，形式多得數不清，也是最容易著手調整的環節。一旦改善，對提升工作效率的效果將極為顯著。多數公司在會議上存在三大問題：時間成本提高、工作負擔加重、缺乏目標意識。
第一個問題是時間成本提高，也就是會議的數量增加。
自新冠疫情以來，線上會議已成為常態。雖然省去大量移動時間，帶來極大的便利，但同時也讓安排會議變得過於容易，甚至有些人感嘆會議的數量比以前更多。
你應該見過這樣的場景：會議一結束，便匆匆趕往下一場；行程被會議填滿，連午餐都沒時間吃；在家參加線上會議卻關掉鏡頭，偷偷處理其他工作⋯⋯當會議成本不斷增加，也大幅壓縮真正能用來工作的時間。
第二個問題是工作負擔加重，指會議前後衍生的瑣事作業變多。
即便只是公司內部資料，也得讓主管事前確認；當內容稍有不妥，便要反覆修改；又或者總用「因為你是新人」、「因為這樣可以學到東西」的藉口，被隨意指派會議紀錄工作。
在這樣的狀況下，即使會議的數量不多，工作時間仍被嚴重壓縮。除了會議本身，會議相關的前置與後續作業同樣構成沉重負擔。
第三個問題是缺乏目標意識，則直接影響會議品質。
好不容易讓同事聚在一起，討論的內容卻只是再次宣讀、分享早已悉知的事項。開始後30分鐘，還有人問：「今天要討論什麼？」商討一個小時之後，卻以「大家回去再想想」收場。原本應該作為決策的時間，卻淪為同事見面會。
當這種情況頻繁發生，只會讓疲憊不斷累積。缺乏明確目標意識的會議，正是產出效率低落、徒勞無功的根本原因。只要能解決會議中存在的三大問題，即可大幅減少團隊內部的浪費，促成效率的提升。
我將會議時間設定為15分鐘
首先，讓我們思考第一個問題──時間成本提高。
由於工作的關係會議數量多，這種事在所難免。然而，藉由縮短每場會議的時間，即使會議的數量翻倍，也可以將每場會議的時間壓縮至一半以下。
一般而言，會議時間通常落在30分鐘至一小時之間，某些公司也會舉行長達兩個半小時、甚至半天的長時間會議。若一小時的會議多達4、5場，一整天的工作時間幾乎被吞噬殆盡。那麼，到底該怎麼改善？
我的建議是：將會議時間設定為15分鐘。你或許會質疑：「15分鐘也太短？」但這其實和足球的中場休息時間相同。球員們會在那段時間裡，總結上半場的問題點、檢討事項，同時聽取教練指示，並且針對下半場的戰略達成共識。將時間設定為短暫的15分鐘，球員便會盡量在這個時段內充分的溝通。
會議也是如此，如果將時間設定為15分鐘，如同中場休息的選手們一般，大家就會避免冗長的談話或說明，在有限時間內把話說完。
試著回想平常參與的一小時會議中，是否曾遇過以下的經驗：「討論僅耗時30分鐘，剩下的時間在閒聊。」由此可見，將討論時間設定為一小時，就會花上一小時；如果設定為15分鐘，便會在15分鐘內結束。
話說回來，15分鐘的時間限制可以根據內容、目的而調整。遇上因應特定主題的複雜會議，也可能須花費較長的時間。無論情況如何，務必運用時間思維，並時刻抱持懷疑：「討論這個議題，真的需要一小時那麼久？」
足球比賽的中場休息是15分鐘、日本電視臺NHK的晨間劇也是15分鐘。15分鐘，遠比各位想的還要長。常抱持「總之先訂個一小時」、「討論到有結論為止，萬一要延長也沒辦法」的想法，只會衍生無謂的浪費。不如從現在起，練習捨棄這樣的習慣。
