0428~0429_便當實驗室又開張了:日日和特別日的菜單挑戰記

高效率時間管理學

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內容簡介

莎士比亞曾說:「拋棄時間的人,時間也會拋棄他。」雖說太陽底下沒有新鮮事,可太陽底下偏偏就有怪事,明明每個人都擁有一天 24 小時,可由於不同的運作,就會產生不同的差距,日積月累的結果,就會站在人生勝負的分水嶺上了。
時間——感覺像是用之不盡、取之不竭、天天都有、隨時隨地⋯⋯有這種想法的人,其實已經墜入時間的陷阱了,你已變成時間的獵物(被宰割的),而不是時間的獵人(掌握標的物的)了,因此推測,你的下一步也可能只有隨遇而安,混混日子罷了,難有作為。
一天 24 小時,別以為只有被老闆盯著的那 8 小時才有時間意識,才是無法自由「支配自己」的時間。那請問,你還有 16 個小時到底都在幹什麼?你是怎麼揮霍這些時間的呢?
「時間管理」是很個人的玩意兒,談它表面上好像有些嚴肅,但聰明的話,你也可以輕鬆以對,讓你遊刃有餘⋯⋯如此談時間的問題,反而變成一個有趣的話題了。
以時間來說,最重要的一點,不外乎如何有效地使用它,也就是說,憑它內容的充實與否,決定它的價值。就算時間很充裕,如果使用不得當,就等於不曾有過那一段時間,因為它已成為無價值之物了。反過來說,只要能高明的使用,就算是短促的一點時間,亦可以把它當成幾倍效率而享有。
如今,我們正處於情報化的社會裡,每個人都忙碌得不可開交。為了避免被情報的洪水所沖走,如何完善地處置洶湧而至的工作,甚至為了享受生活的情趣起見,非得體會時間的有效使用法不可。因為,不管是從事任何工作或學習任何事物,只要能夠有效地使用時間,即可以把多餘的時間挪用於別處,如此一來,不但可以完成較多的工作,亦可以享受「從容不迫」的生活方式。
有位哲學家,曾說過——「任何時候都可以做的事情,往往永遠都不會有時間去做。」
有個非洲展望會想派旅行家利亞德到非洲去考察,人們問他什麼時候可以出發。他回答:「明天。」當有人問愛德華・阿爾伯特(即後來的溫莎公爵)他的艦隊什麼時候可以加入戰鬥,他回答:「現在!」與其費盡心思把今天可以完成的任務,千方百計地拖到明天,還不如用這些心思把工作做完。而任務越往後拖就越難以完成,做事的態度就越是勉強。在心情愉快或熱情高漲時可以完成的工作,被推遲幾天或幾個星期後,就會變成苦不堪言的負擔了。
「當機立斷」常常可以避免做事的乏味無趣。拖延則通常意味著逃避,其結果往往就是不了了之。做事就像春天播種一樣,如果沒有在適當的季節行動,以後就沒有合適的時機了。無論夏天有多長,秋天有多美、冬天有多酷。某顆星球的運轉即使僅僅晚了一秒,它也會使整個宇宙陷入混亂,後果變得不可收拾⋯⋯
「沒有任何時刻像現在這樣重要,」愛爾蘭女作家瑪麗亞・埃奇沃斯說:「不僅如此,沒有現在這一刻,任何時間都不會存在。也沒有任何一種力量或能量,都是在現在這一刻發揮著作用。如果一個人沒有趁著熱情高昂的時候採取果斷的行動,以後他就再也沒有實現這些願望的可能了。所有的希望都會消磨,都會淹沒在日常生活的瑣碎之中。」
不過,話又說回來,關於時間管理這個問題,與其自己一個人苦思,不如活用眾人的智慧比較省事及實際。關於這一點,本書可以幫得上忙,因為它蒐集了活用時間的種種訣竅,但有一件事必須事先聲明:
那就是——時間管理是極個人化的問題。讀到別人如何有效地利用時間時,必須考慮到它是否適合你。因為對某人有效的方法,對另外一個人來說,不見得同樣有效。
由於職業的關係,我長年跟多家的企業保持聯繫,接觸了種種不同業別的企業人士。冷眼旁觀多種企業的興衰,行行色色的企業人員,即可恍然大悟——何以有一些企業,以及從事企業的人員,能夠一日千里,叫人另眼看待,而有一些企業,以及從事企業的人,卻是原地踏步,毫無寸進。
有時叫人感慨萬千的是,越是能幹的人,越是能夠「忙裡偷閒」,他們能在百忙之中,巧妙地撥出屬於自己的時間,盡情地享受人生。而那些人生的落伍者,有些人一天甚致工作 12 個、16 個小時,可到頭來收入與付出還是無法成正比。
說穿了,大家都會歸咎於命運之神!其實你如果仔細想想,那些庸庸碌碌的傢伙,是不是在時間的管理上出了問題,以致才忙得像無頭蒼蠅似的,卻徒勞無功⋯⋯
成功人士其實並沒有什麼「特別的訣竅」。跟他人最大的不同處在於:他們很重視時間,並且充分地活用時間。換言之,他們並非以「量」捕捉時間。最重要的一件事,不外乎是在有限的時間內,使它在「質」的方面更加充實罷了。
俗話說「十人十色」,因為各人從事的行業不同,所以對於本書所敘述的方式,不宜「照單全收」,最好改造成適合你自己的方式,才能派上用場。或許這兩者之間的差別微乎其微,然而它們所產生的效果將有天壤之別。
其實,多數人對於解決時間的問題都有自知之明,並不需要新的訣竅。只要妥善利用它,即可自由自在地獲得你所需要的時間。因為我們老早就知道非做那些事不可。必要的是,乃是把它組織化,在明日的生活中,把它們付諸實行罷了!
所以,老是談時間,不如想辦法去活用時間,把你的時間完全燃燒,那種有效率的人生才叫「痛快」!

目錄

第一章 你到底懂不懂時間的價值?

1.誰都擁有的唯一資源

「對我這個編輯來說,感覺最遺憾的一件事,莫過於沒有充足的時間去閱讀各家報紙、定期刊物以及各種想讀的書籍了。為了爭取時間,只好逐漸提早起床,晚上則越來越晚上床。如果按照這種『進化』來推算,可能再兩、三年後,我的睡眠時間就會完全報銷了。」

這個朋友是某家雜誌社的總編輯,如此長吁短嘆著。

如果你以為因為他是雜誌社總編輯才會如此的話,那你就大錯特錯了!幾乎所有的企業界人士、專家、科學家、技師、經濟學者、管理者、醫生、律師、教師等,都受到非讀不可的「資料洪水」所衝擊,以致不知何去何從,上述的長吁短嘆可說是典型的訴苦。

事實上,還不止如此,「唉!我一整天到底在幹什麼呢?想要做的事太多太多啦!我打算去拜訪幾位朋友⋯⋯想把擬訂好的計畫付諸實現⋯⋯更想閱讀自己喜歡的書⋯⋯誰知沒有一件事做得完善,一天就匆匆過去了⋯⋯」

如此發牢騷的人也滿多的呢!

多數的人想做這件事,又想那件事非完成不可,以至於被緊張感及壓迫感所困擾,大嘆時間不敷使用。

隨著世界趨向高速化,生活的時間觀念也高速化了,就連時鐘也不例外。老祖父時代的時鐘有著好長好長的鐘擺,那種沈甸甸的聲音彷彿在說著:「時間——充——足得很⋯⋯時間——非——常——充——足——慢——慢——來⋯⋯」然而,如今的時鐘卻完全不同,就連滴答聲也變快了,好像在驅策著:「快呀!快呀!趕快呀!」

相比之下,今日生活的方式變成了分秒必爭的緊張狀態。不僅非做不可的「工作量」急速增加,同時我們對時間的感覺也加速化了。

所謂「今天」的重要性

對我們來說,所謂「時間」,隨著時代的進展,日益顯示出其重要性。正因為時間是非常寶貴的東西,神為了使我們不至於浪費它,每次都少量地賜給我們。時間並不像金錢以及原料,可以預先蓄積。不管你喜歡或者不喜歡,每分鐘都會給你六十秒的時間消費。

時間並不像機械一樣可以任意開關,更不能像貨品一樣更換。神把時間給你,你只能立刻把它消費掉。也就是說,你只能消費今天,這個時間,這個瞬間的——現在。

如果把「今天」浪費掉,它就會永遠的消失。你必須牢記所謂的「今天」,乃是「昨天」你計畫做很多事的「明天」。你更要記住貴重的「今天」,轉眼又會變成逝去的煙雲。

「昨天」好比兌現過的支票,「明天」則是期票,只有「今天」才是現款——也就是說,只有今天具有流通性。

當你感到能把握的就只有今天時,方能體會到「今天」的重要性。

何謂「時間管理」?

在眾多被時間所追趕,生活無法獲得滿足感與充實感的人生當中,有些最為忙碌的人,不僅能夠妥善的做完自己分內的工作,甚至仍有多餘的時間為別人盡心盡力,並且享受自己的餘暇。這種「綽綽有餘」的秘訣,究竟在哪兒呢?
前者與後者所擁有的時間量相同。何以有「忙無寸暇」與「綽綽有餘」的差別呢?

時間本身沒有問題,問題在於我們自己身上。

21 世紀的經營管理大師彼得・杜拉克如此說:「時間是唯一貧乏的資源,如果它沒有妥善的被管理,其他的事更不可妥善的被管理。」

我沒有意思跟杜拉克先生唱反調,然而,這一句「時間管理」如果沒有慎重的被利用,將會鑄成大錯。嚴格說來,人類是不可能管理時間的。因為鐘錶之針並非在我們的管理下移動。不管我們勤奮或者吊兒郎當,時間都以相同的速度消逝。因此,所謂的時間管理,並非指你我如何去管理時間,而是如何透過時間來管理我們自己。

2.鐘錶的時間及生活的時間

「現代人可能受到鐘錶時間的拘束,而忘了具有伸縮性的生活時間。」

某位哲學家針對現代人的時間使用法,提出他的疑問,我們除了「鐘錶的時間」以外,還有所謂「生活的時間」。

當我們做著自己喜歡的事情或是在玩樂時,總覺得時間在一剎那就過去。一旦受苦受難或是感到不痛快時,老覺得時間過得慢吞吞……物理性的時間沒有伸縮性,可是生活性的時間卻富有伸縮性。

同時,每一個人都有所謂的不同的生理時間及心理時間。在孩童時代,總覺得一天很漫長,隨著年齡的增長,每天都覺得時間很短暫,預定的工作往往做不到一半,太陽就已經墜入地平線了。

兩者之間的差別,就在安閒以及辛勞之間,也在於人生不同時期所產生的心理及生理上時間感覺的不同。除此之外,像悠然自得的人、急躁的人,其心理時間就有很大的不同。根據生理及心理的時間,鐘錶的時間可長也可短。

此外,還有所謂生活步調變化的問題。像電影就明顯的表現出生活步調的不同。當我們偶然在電視上看到往昔的影片時,就會對那種慢吞吞的生活步調感到急躁難耐,不過,那種影片剛拍好的時代,其步調是非常適合當時觀眾的心理。

這件事,不僅表示每個時代的生活步調不同,更在提醒我們隨著時代的進步,生活的步調會越來越快速,為了在現代生活得有聲有色,生活步調非配合時代不同。

就算同樣要度過物理性的二十四個小時,我們必須使時間有所變化,以便使我們有彈性的活下去,計畫寬裕的生活、配合時代的步調、有效率的過生活,這些都是現代人不可或缺的生活智慧。為了達到這些目的,我們必須活用唯一的資源——時間。

3.時間的算數

被累積的時間片段

我想,沒有一個人不知道時間的重要性,因此我不想再浪費口舌說三道四。不過,有一件事往往被忽略掉,而大家又渾然不知。那就是經常被浪費掉的時間片段,如果一天、一週、一個月、一年、一生地累積下來的話,其數量將非常驚人。

就算同樣是時間,在一天不同的時刻裡,其價值也不盡相同。例如,上午的一小時跟下午的一小時,或者對某工作全神貫注一個小時,能夠節省以後的數個小時⋯⋯不同的時間,本來就具有不同的價值。

現在,我們就來談談所謂「一分鐘」的時間。除非是搭高鐵,差一分鐘很可能就會望車興嘆了,此外,一分鐘又能做什麼呢?抽根煙都不夠!因此,所謂的「一分鐘」好像並沒有太大價值。

雖然每天只浪費一分鐘,但一年下來就損失六個小時。如果這種說法單位太小,不具有太大現實意義的話,那麼每天有效地使用十分鐘,又將變成如何呢?以一星期工作五天,每天工作八小時計算,一天節約十分鐘,一整年就可增加一星期零三天的勞動時間。以每個人一生工作五十年計算,只要每天有效地使用十分鐘,即可增加將近一年半的工作時間。

每天節省一個小時的話⋯⋯

如果更進一步,你每天能騰出一個小時的話,累積下來的時間就更為可觀。關於這件事,只要有心又肯堅持,任憑誰都可以辦到。例如,訂立工作計畫,委派什麼人去完成、如何防止失誤、改善閱讀或會議的方法、養成集中力以提高工作效率等等,都可以達成這個目的。

如果採用上述的計算方式,你的一生就可以多得八年的工作時間。想想,這一類的數目字,是多麼的可怕,又多麼的可貴,這就是時間的魔法。只要會善加利用,你就是一個很棒的「時間的魔法師」!

4.時間價值的衡量法

一次訪問的價值

自從富蘭克林說「時間就是金錢」以後,這句話就時常被引用,這也等於是在說:「在相同的時間內,你做了多少有意義的事?」時間本身不會特別眷顧某一個人,問題在於——如何有效地利用相同的時間。

美國的行銷高手法蘭克・貝特格的《我如何在販賣外交獲得成功》,號稱為推銷員的聖經。裡面有這段故事——

有一名拉保險的男子剛開始時成績很不理想。有一天他用自己那一年的總收入除以訪問次數的總和,結果發現每訪問一次,可得五塊四毛錢。換言之,不管交易成功或是在大門就被趕出來,只要按一次門鈴,就可產生 5.4 美元的價值。

領悟到這一點後,拉保險的男子大徹大悟,更刻苦奮鬥,終於成了美國收入最多的保險業務員。他聲稱自己之所以會成功,乃是發現了一次訪問的金錢價值。

這裡還有一個日本業務員的例子。以下是他成功的秘訣:

化妝品首席業務員的松本一個月最低收入達六十萬日幣,有一天保險公司請他去演講,報酬為一萬元。事後,保險公司的人員認為應該請他喝幾杯,特地招待松本到一流飯店用餐。不過,由於這餐飯吃得太久,松本開始顯露出坐立不安的模樣,接著便毅然對作東的保險公司人員說:「那麼,我先失陪了⋯⋯」而準備離席。

保險公司人員一面想多聽聽松本的發展業務見解,一面也想藉此消磨時間,因此對松本說:「別急嘛!再坐下來喝兩杯⋯⋯」松本只好開門見山地說:「或許我有一點不識相,如果有得罪之處,請多多包涵。在下一個小時可賺三千元,今天承蒙眷顧,不僅得了謝禮,又叨擾了一餐,真是感激萬分!可是如果待三個小時以上,我就要『吃虧』了。並非在下不領情,實在是非去『工作』不可了。所以,先告辭了⋯⋯」

真的說得超乎常情的坦白,招待的保險公司人員聽了只有苦笑的份。松本並附帶了一句:「你們是按月拿薪水的上班族。對你們來說,玩樂一個小時等於賺了一個小時。我卻不一樣,玩樂一個小時就是損失一個小時賺錢的機會。你們跟我的差別就在這裡。」

所以說,不知道自己每個小時是價值多少的人,根本就不可能正確的利用時間。

試閱

前言

第一章 你到底懂不懂時間的價值?
1.誰都擁有的唯一資源
所謂「今天」的重要性
何謂「時間管理」?
2.鐘錶的時間及生活的時間
3.時間的算數
被累積的時間片段
每天節省一個小時的話⋯⋯
4.時間價值的衡量法
一次訪問的價值
5.時間之敵的真面目
外在與內在的原因
6.如何使用時間 I
卡片式時間調查表
記錄表的時間調查表
時間調查時應注意的事項
7.如何使用時間 II
〈時間損失的調查表〉
(1) 拖延所造成的時間損失
(2) 混亂所造成的時間損失
(3) 貪玩所造成的時間損失
(4) 參與過度所造成的時間損失
(5) 紙上工作所造成的時間損失
(6) 動不動就開會所造成的時間損失

第二章 你是如何度過你的一天?
8. 一天的開始
如何輕輕鬆鬆展開一天的工作?
9. 早課
自動起床的方法
早晨的省時竅門
早報的閱讀法
通勤族的時間
10. 上班時間
上班時間的活用法
決定工作程序的方法
辦公桌的整理法
郵件的整理法
電話的使用法
中午休息時間的使用法
11. 如何度過一天?
一天日程表訂立法
12. 如何將一天利用到最大限度?
開會的方法
洽談時間使用法
名片——人事情報的管理法

第三章 怎樣把時間活化起來?
13. 兩種消除蘑菇習慣的方法
紙與鉛筆的妙用
「現在」與「有一天」
14. 著手做事的方法
15. 繼續工作的方法
對工作產生興趣的方法
精神集中法
不至於「洩氣」的休息方法
16. 活用生理的韻律
所謂效率的曲線
有關生理韻律的理論
17. 找出集中時間的方法
自我管理的方法
18. 小段時間的利用
19. 每天的預定表與一週預定表
第一重要——判斷力
20. 預定表的製作法
每十五分鐘的預定表
對實行有幫助的備忘錄
在一天的結束要準備翌日的計劃
21. 在自己家裡工作的方法
22. 主婦的二十四小時
廚房工作與購物
講求充實的生活
23. 一天的結束法

第四章 你每天工作,有沒有效率?
24. 首先,必須認清自己的工作內容
業務報表的好處
業務報表
25. 工作的組織化
使工作組織化的次序
26. 工作的單純化
27. 環境的整理
桌子及其周邊的整理
文書流動率的改善
故意慢條斯理的效用
28. 工作的時間表
活用時間調查的成果
製作時間表的技巧
29. 提高效率的特別時間表
30. 一次做兩件事的方法
潛在意識的活用法
31. 使效率加倍的方法
權限委任的技術
什麼事情可以委任?
委任給誰?
如何委任
助理的利用
32. 高效率的事務處理法
備忘用的系統
交流的效率化
作筆記的技巧
信件的效率化
33. 會議的時間

第五章 你會活用讀書與交流嗎?
34. 讀書的技術
騰出時間讀書的辦法
35. 選擇讀書的技巧
36. 能夠深刻理解的讀書法
利用本書須知
37. 速讀的技術
讀書的速度
如何才能提高讀書的速度?
速讀法實際上有什麼效果?
38. 二十五分鐘讀書法
39. 家庭圖書館
40. 口頭的交流
使談話能力效率的方法
41. 聽話的技術
禪師的故事
聽人說話應注意之事項
42. 利用文書的交流

第六章 餘暇的時間,要事先設計!
43. 把工作當成樂趣的方法
不同的心態來自我們的動機
44. 對待訪問者的方法
面談的方法
訪問別人時的注意事項
45. 不使精神分散的方法
46. 增加記憶力的方法
47. 使心情愉快的方法
打盹的效果
48. 休息與餘暇的使用法
有效使用餘暇的心得
交際的方法
下班通勤中做什麼?
回家後的時間使用法
就寢時間的使用法

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    • 9789863169932
    • 分級
    • 普通級
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    • 25開15*21cm
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