第1章 減少「八成浪費」的思考方式
質疑「非得做到這個程度不可」的前提
當有人對你說：「你真的很完美主義耶！」你會有什麼反應呢？
你會立刻回答「沒錯沒錯，我就是這樣的人！」嗎？
大概不會有太多人會這麼回答吧？
多數人應該會說：「沒有啦，才不是呢。」你會是哪一種呢？
我過去在授課和舉辦研討會時，接觸過許多學員。讓我印象深刻的是，那些自認不擅長「規劃與安排」的人，反而經常有完美主義的傾向。
即使他們自認並非是個完美主義者，但在我看來，他們對自己的要求與理想高得驚人。說實話，有時我還覺得他們比我這個站在台上說話的講師還要嚴謹，反而讓我感到有點壓力（笑）。
也正因如此，他們才會覺得自己「不太會安排規劃」，似乎對自己缺乏信心。每次看到這樣的情況，我總是覺得非常可惜。
有時甚至會忍不住對他們說：「別對自己這麼嚴苛呀！」、「放輕鬆一點也沒關係！」
什麼事情都想自己扛，當然很難順利進行
說到規劃與安排，其實就算我們從沒在學校學過，大家在生活或工作中或多或少都嘗試過。只是因為不知道更好的方法與觀念，所以才會感到格外辛苦、常常擔心出錯。
所以我想提醒大家，就算你沒能把事情規劃得很好，或者沒辦法按照計畫執行，也請絕對不要因此就認為是自己能力不足。
覺得自己不擅長安排工作，並不代表這是你的缺點。其實，那只是因為你現在的行動方式與思考模式，還有很大的進步空間。換句話說，你有發揮潛力的「成長空間」。
舉個例子來說，你可能正在努力完成一些其實不需要由你親自處理的工作，也可能因為過度負責，連本來不用做的事情也一併攬下來。
又或者對方根本沒那麼高的期待，但你自己卻深信「至少要做到這個程度才行」。在這本書裡，會和各位分享如何放下那些其實不該由自己承擔的那「八成努力」，以及該怎麼做，才能讓安排更簡單、工作更輕鬆。
這真的是必要的執著嗎？完美主義的意外陷阱
目前我的工作是擔任講師，長期在各地舉辦關於規劃安排、時程管理、專案管理等主題的講座，也參與企業與政府機構的人才培訓與演講活動。此外，我每年也透過公司或公部門，協助處理超過一百件以上的顧問與諮詢案件。
這些經驗讓我有機會接觸各式各樣背景的人，也逐漸發現一個共通的現象。
那些比較容易緊張擔心、或者經驗尚淺、對自己還沒有足夠信心的人，往往會在無意間把本來不需要由自己做的事扛背到身上。他們可能會想太多、提前設想對方的需求、過於在意他人的反應，結果就是自己主動先把很多事情攬在身上。
這樣的人常被一大堆自加的壓力壓得喘不過氣，嘴裡說著「沒時間！」、「事情多到做不完！」、「不知道該怎麼辦……」把自己逼到極限。自從注意到這個現象後，我開始特別留意各種類型的人在工作上的特點。而我發現這樣的情形，在傾向追求完美性格的人中，實在太過常見。
釐清真正重要的事，放下多餘的堅持
追求完美本身並不是一個錯誤。但如果在不自覺中不斷把工作一件件往自己身上背，甚至因為「就應該這樣做」的想法，讓真正重要的工作受到影響，問題就會開始浮現。
如果你曾經想過：「我好像有點完美主義傾向……」那也請放心，這不是壞事。這代表你有強烈的動力，想要把事情做到最好，這是值得肯定的特質。不過，如果這份完美主義已經讓你感到疲憊，甚至影響到重要工作的安排，那麼或許是時候該稍微停下來，重新檢視你的時間分配與安排方法。
人們往往承擔過多「不必要的努力」
你是否也有過這樣的經驗呢？「非做不可」地工作接二連三的冒出來，等到稍微回過神，一整天就這樣瞬間結束了。
對有些人來說，或許在那樣的一天之後會覺得：「今天真的很充實，做了很多事。」但不妨停下來回想一下當時的狀態，那真的是善用時間、有效率進行了嗎？你會怎麼看待那樣的一天呢？
這讓我想起十幾年前的自己。那時候的我，幾乎每天從早忙到深夜，連週末也照樣不停工作。
當時並不覺得自己是被壓榨或被迫工作，反而感受到某種成就感與使命，沒有什麼負面情緒和壓力。因為我深深相信「如果想做出讓自己滿意的成果，長時間工作是理所當然的事」。
但當我轉職到一家外商工作後，才深刻意識到光靠「拚命努力」行不通。因為那裡要求員工在「上班時間內」交出成果。
這讓我強烈感受到，若想真正發揮自己角色的價值，就必須從根本上重新檢視自己的工作方法與思維模式。
在這樣的過程中，我開始意識到要放下那些「過度的堅持」，才能減少無效的浪費，把自己的時間用在真正有價值的地方。
這段經歷讓我學會了一件事，投入大量時間與精力，並不是創造成果的唯一方法。
正是這段經歷，促使我重新思考「自己為何總是覺得疲憊」，也開啟探索新方向與全新自我的契機。
也正是這段經驗，讓我開始建立起一套屬於自己的「高效規劃」思考模式與方法。把一路以來的實務經驗，歸納整理成有效率的時間安排觀念與實用技巧，分享在本書中，希望對各位有所幫助。
減少工作量，竟能在「三分之一的時間」內達到同樣效果！？
這是我剛從一家日本新創企業跳槽到外商公司時，親身經歷的一段真實故事。
還任職日本企業時，加班加到深夜、假日工作、一天工作十幾個小時幾乎是家常便飯。那時的我幾乎無止盡地投入工作，現在回想起來，真的是一種不可思議的工作方式。
但當到外商工作後，一切都有了很大的改變。就像我前面提到的，那裡強調「必須在正常工時內完成工作並展現成果」，從人資部門的表達就能明確感受到這樣的壓力。
此外，當時我身為主管，不只要管好自己，也必須避免團隊加班，為整個團隊的工作方式與環境負責。
因此，我開始積極觀察並學習國外主管的工作方式，有時也會主動請教他們的做法。從這些經驗中，我決定徹底調整自己的工作方式。有時候，甚至會依主管的指示，簡化我原本覺得理所當然的流程，或直接刪除不必要的工作，只專注在真正必要的地方。
那段時間，我經常被國外主管直接指出，我費盡心力做的那些事，對客戶來說其實沒有實質意義，也未必能提升整體成果。
說實話，聽到這樣的評語，真的相當震撼。畢竟那些流程是我長年以來的習慣，要我突然放棄，心裡難免感到排斥。
更坦白說，雖然我心裡也隱約知道「這些工作或許真的該停下來」，但過去的成功經驗總會讓我猶豫不決，內心某處仍有執著的聲音，覺得「也許繼續照原來的方式才對吧？」
但畢竟不能不聽主管的指示。於是，我硬著頭皮開始嘗試減少手邊的工作量。
停止那些「不會帶來成果的工作」
當我試著把工作量減少之後，結果竟然出乎意料，不但可以在短時間內完成工作，而且真的可以準時下班。
舉個具體例子來說，最成功且明顯的業務減量，來自於重新調整「本地化作業」的流程。
當時我負責的其中一項工作，是將產品的使用範例翻譯為日文。即使委託翻譯社處理，自己也仍需負責統整流程中的多個細節。包括翻譯品質確認、排版與設計審核、確認修改的內容與最後審稿……光是這些反覆的確認就非常耗時。每次有修改，還得重新安排時程。這項工作，幾乎耗費我大部分的時間。
但當我決定重新檢視這整套流程後，我把原本需要確認三到四次的程序，縮減為一到兩次完成。結果，完成這項工作所需的時間，大約縮減成原本的三分之一。
那些堅持，或許只是「執著」
那時我真的打從心裡感到疑惑，覺得「自己過去堅持的那些想法，到底是為了什麼？」我才發現，自己曾經在並不特別感興趣、也沒有明確意義的事情上，產生了某種莫名的執著，而那全都是出於我個人的一廂情願。
回過頭來看，那些讓事情變得複雜、讓工作量不斷加重的原因，往往不是別人強加在自己身上，而是自己內心的某些「慣性思考」在作祟。
從那之後，我開始調整自己的判斷標準。我學會將重心放在「對顧客來說真正有價值的工作」上，並「只專注於能實際產生效果的行動」。除此之外，「如果仍有堅持，就只是因為自己個人的執念」。如果是出自內心真正想做的事，當然可以繼續投入。總之，「該堅持的就堅持，至於那些可有可無的小事，就別再浪費時間糾結」。
「這也要，那也要」的代價很大
你是否也曾有過房間、書桌、包包亂成一團，想找東西卻總是找不到的經驗呢？我自己也常如此。尤其我經常出差，在背包裡翻來翻去，常找不到需要的資料或名片。
後來有一次，我終於受不了，下定決心要改變，心想「不要再為這種小事浪費心力，要打造更舒適的環境」。
於是，我先問自己一個問題，「我希望自己是什麼樣的狀態？」接著再問自己「平時最常用的東西有哪些？」
「它們應該放在哪裡？」
「除了這些之外的東西，難道不能全部清掉嗎？」
我透過這樣的自問自答，並根據自己的理想狀態倒推出整理與取捨的規則。最後發現，其實我的背包裡只需要錢包、手機、筆電、透明資料夾和名片夾即可。其他的東西，沒有也不會造成困擾。
於是我果斷決定把那些不必要的東西全部拿出來。結果，現在我的背包裡只放最基本的物品，在需要時，就能迅速找到所需的物品。
真心建議各位也試試看，這樣的感覺真的非常輕鬆愉快。順帶一提，整理書桌與房間時，其實也可以用同樣的邏輯與步驟。
包包裡只放「真正需要的東西」
這樣的整理方式，其實也能運用在工作安排上。
如果你現在正為「該怎麼安排工作」而煩惱，其實不需要再猶豫。
就像我整理背包一樣，把那八成其實根本不必做的工作刪掉，在時程安排上只留下「真正必要」的那一部分。
這麼做之後，你會發現，自己的生活空間和工作安排都變得更加簡潔、有效率，也更自在。下一篇，我會更詳細說明該怎麼做。現在，讓我們開始真正的改變吧！
不要在「低價值的工作」上耗費心神
這裡決定性的關鍵是「如果不是絕對重要，就先不做」。所謂的「關鍵」，指的是極其重要、會造成重大影響，或者一旦忽略就會產生嚴重後果的事情。
換句話說，「只要不是絕對必要，就先放下，不必勉強執行」。
能夠把工作安排得井井有條的人，其實不只是「做事有方法」，更擅長區分「應該做哪些事」、「哪些事可以不做」。對於真正該投入的工作與自己在意的目標，他們會全力以赴。但對於那些無關緊要的瑣事，則不會花太多心力。
為了避免讓自己的待辦事項不斷增加，我建議你專注在那些「不做會出大問題」，或者「之後很難補救」的事上。
我知道這個觀念已經反覆提過很多次，但還是要再強調我們的目標，應該是「捨棄八成」，只留下真正值得花力氣的那兩成。
懂得安排的人，善於選擇
為什麼一直強調「八成」這個數字呢？這不只是個人經驗的心得，其實也有理論的根據。或許各位聽過「帕雷托法則」（Pareto principle），也稱為「八二法則」。這個概念指出，整體成果的八○%，來自於全體二○%的努力。也就是說，如果你能專注在最有成效的二○%工作上，就能有效率打造整體成果。
所以，在開始工作之前，請試著經常問自己：「我花的時間真能達到預期的成效嗎？」、「我投入的資源，是否換來對等的結果？」在這樣的反思之下，你會愈來愈能掌握哪些工作能帶來最大的效益，也會自然而然地開始將時間與精神集中在這些重點上。
一旦觀念從「什麼都要做」轉變成「這件事我一定要做好」，光是這樣一點點的變化，就能大幅縮短花費在工作上的所有時間。
質疑「非得做到這個程度不可」的前提
當有人對你說：「你真的很完美主義耶！」你會有什麼反應呢？
你會立刻回答「沒錯沒錯，我就是這樣的人！」嗎？
大概不會有太多人會這麼回答吧？
多數人應該會說：「沒有啦，才不是呢。」你會是哪一種呢？
我過去在授課和舉辦研討會時，接觸過許多學員。讓我印象深刻的是，那些自認不擅長「規劃與安排」的人，反而經常有完美主義的傾向。
即使他們自認並非是個完美主義者，但在我看來，他們對自己的要求與理想高得驚人。說實話，有時我還覺得他們比我這個站在台上說話的講師還要嚴謹，反而讓我感到有點壓力（笑）。
也正因如此，他們才會覺得自己「不太會安排規劃」，似乎對自己缺乏信心。每次看到這樣的情況，我總是覺得非常可惜。
有時甚至會忍不住對他們說：「別對自己這麼嚴苛呀！」、「放輕鬆一點也沒關係！」
什麼事情都想自己扛，當然很難順利進行
說到規劃與安排，其實就算我們從沒在學校學過，大家在生活或工作中或多或少都嘗試過。只是因為不知道更好的方法與觀念，所以才會感到格外辛苦、常常擔心出錯。
所以我想提醒大家，就算你沒能把事情規劃得很好，或者沒辦法按照計畫執行，也請絕對不要因此就認為是自己能力不足。
覺得自己不擅長安排工作，並不代表這是你的缺點。其實，那只是因為你現在的行動方式與思考模式，還有很大的進步空間。換句話說，你有發揮潛力的「成長空間」。
舉個例子來說，你可能正在努力完成一些其實不需要由你親自處理的工作，也可能因為過度負責，連本來不用做的事情也一併攬下來。
又或者對方根本沒那麼高的期待，但你自己卻深信「至少要做到這個程度才行」。在這本書裡，會和各位分享如何放下那些其實不該由自己承擔的那「八成努力」，以及該怎麼做，才能讓安排更簡單、工作更輕鬆。
這真的是必要的執著嗎？完美主義的意外陷阱
目前我的工作是擔任講師，長期在各地舉辦關於規劃安排、時程管理、專案管理等主題的講座，也參與企業與政府機構的人才培訓與演講活動。此外，我每年也透過公司或公部門，協助處理超過一百件以上的顧問與諮詢案件。
這些經驗讓我有機會接觸各式各樣背景的人，也逐漸發現一個共通的現象。
那些比較容易緊張擔心、或者經驗尚淺、對自己還沒有足夠信心的人，往往會在無意間把本來不需要由自己做的事扛背到身上。他們可能會想太多、提前設想對方的需求、過於在意他人的反應，結果就是自己主動先把很多事情攬在身上。
這樣的人常被一大堆自加的壓力壓得喘不過氣，嘴裡說著「沒時間！」、「事情多到做不完！」、「不知道該怎麼辦……」把自己逼到極限。自從注意到這個現象後，我開始特別留意各種類型的人在工作上的特點。而我發現這樣的情形，在傾向追求完美性格的人中，實在太過常見。
釐清真正重要的事，放下多餘的堅持
追求完美本身並不是一個錯誤。但如果在不自覺中不斷把工作一件件往自己身上背，甚至因為「就應該這樣做」的想法，讓真正重要的工作受到影響，問題就會開始浮現。
如果你曾經想過：「我好像有點完美主義傾向……」那也請放心，這不是壞事。這代表你有強烈的動力，想要把事情做到最好，這是值得肯定的特質。不過，如果這份完美主義已經讓你感到疲憊，甚至影響到重要工作的安排，那麼或許是時候該稍微停下來，重新檢視你的時間分配與安排方法。
人們往往承擔過多「不必要的努力」
你是否也有過這樣的經驗呢？「非做不可」地工作接二連三的冒出來，等到稍微回過神，一整天就這樣瞬間結束了。
對有些人來說，或許在那樣的一天之後會覺得：「今天真的很充實，做了很多事。」但不妨停下來回想一下當時的狀態，那真的是善用時間、有效率進行了嗎？你會怎麼看待那樣的一天呢？
這讓我想起十幾年前的自己。那時候的我，幾乎每天從早忙到深夜，連週末也照樣不停工作。
當時並不覺得自己是被壓榨或被迫工作，反而感受到某種成就感與使命，沒有什麼負面情緒和壓力。因為我深深相信「如果想做出讓自己滿意的成果，長時間工作是理所當然的事」。
但當我轉職到一家外商工作後，才深刻意識到光靠「拚命努力」行不通。因為那裡要求員工在「上班時間內」交出成果。
這讓我強烈感受到，若想真正發揮自己角色的價值，就必須從根本上重新檢視自己的工作方法與思維模式。
在這樣的過程中，我開始意識到要放下那些「過度的堅持」，才能減少無效的浪費，把自己的時間用在真正有價值的地方。
這段經歷讓我學會了一件事，投入大量時間與精力，並不是創造成果的唯一方法。
正是這段經歷，促使我重新思考「自己為何總是覺得疲憊」，也開啟探索新方向與全新自我的契機。
也正是這段經驗，讓我開始建立起一套屬於自己的「高效規劃」思考模式與方法。把一路以來的實務經驗，歸納整理成有效率的時間安排觀念與實用技巧，分享在本書中，希望對各位有所幫助。
減少工作量，竟能在「三分之一的時間」內達到同樣效果！？
這是我剛從一家日本新創企業跳槽到外商公司時，親身經歷的一段真實故事。
還任職日本企業時，加班加到深夜、假日工作、一天工作十幾個小時幾乎是家常便飯。那時的我幾乎無止盡地投入工作，現在回想起來，真的是一種不可思議的工作方式。
但當到外商工作後，一切都有了很大的改變。就像我前面提到的，那裡強調「必須在正常工時內完成工作並展現成果」，從人資部門的表達就能明確感受到這樣的壓力。
此外，當時我身為主管，不只要管好自己，也必須避免團隊加班，為整個團隊的工作方式與環境負責。
因此，我開始積極觀察並學習國外主管的工作方式，有時也會主動請教他們的做法。從這些經驗中，我決定徹底調整自己的工作方式。有時候，甚至會依主管的指示，簡化我原本覺得理所當然的流程，或直接刪除不必要的工作，只專注在真正必要的地方。
那段時間，我經常被國外主管直接指出，我費盡心力做的那些事，對客戶來說其實沒有實質意義，也未必能提升整體成果。
說實話，聽到這樣的評語，真的相當震撼。畢竟那些流程是我長年以來的習慣，要我突然放棄，心裡難免感到排斥。
更坦白說，雖然我心裡也隱約知道「這些工作或許真的該停下來」，但過去的成功經驗總會讓我猶豫不決，內心某處仍有執著的聲音，覺得「也許繼續照原來的方式才對吧？」
但畢竟不能不聽主管的指示。於是，我硬著頭皮開始嘗試減少手邊的工作量。
停止那些「不會帶來成果的工作」
當我試著把工作量減少之後，結果竟然出乎意料，不但可以在短時間內完成工作，而且真的可以準時下班。
舉個具體例子來說，最成功且明顯的業務減量，來自於重新調整「本地化作業」的流程。
當時我負責的其中一項工作，是將產品的使用範例翻譯為日文。即使委託翻譯社處理，自己也仍需負責統整流程中的多個細節。包括翻譯品質確認、排版與設計審核、確認修改的內容與最後審稿……光是這些反覆的確認就非常耗時。每次有修改，還得重新安排時程。這項工作，幾乎耗費我大部分的時間。
但當我決定重新檢視這整套流程後，我把原本需要確認三到四次的程序，縮減為一到兩次完成。結果，完成這項工作所需的時間，大約縮減成原本的三分之一。
那些堅持，或許只是「執著」
那時我真的打從心裡感到疑惑，覺得「自己過去堅持的那些想法，到底是為了什麼？」我才發現，自己曾經在並不特別感興趣、也沒有明確意義的事情上，產生了某種莫名的執著，而那全都是出於我個人的一廂情願。
回過頭來看，那些讓事情變得複雜、讓工作量不斷加重的原因，往往不是別人強加在自己身上，而是自己內心的某些「慣性思考」在作祟。
從那之後，我開始調整自己的判斷標準。我學會將重心放在「對顧客來說真正有價值的工作」上，並「只專注於能實際產生效果的行動」。除此之外，「如果仍有堅持，就只是因為自己個人的執念」。如果是出自內心真正想做的事，當然可以繼續投入。總之，「該堅持的就堅持，至於那些可有可無的小事，就別再浪費時間糾結」。
「這也要，那也要」的代價很大
你是否也曾有過房間、書桌、包包亂成一團，想找東西卻總是找不到的經驗呢？我自己也常如此。尤其我經常出差，在背包裡翻來翻去，常找不到需要的資料或名片。
後來有一次，我終於受不了，下定決心要改變，心想「不要再為這種小事浪費心力，要打造更舒適的環境」。
於是，我先問自己一個問題，「我希望自己是什麼樣的狀態？」接著再問自己「平時最常用的東西有哪些？」
「它們應該放在哪裡？」
「除了這些之外的東西，難道不能全部清掉嗎？」
我透過這樣的自問自答，並根據自己的理想狀態倒推出整理與取捨的規則。最後發現，其實我的背包裡只需要錢包、手機、筆電、透明資料夾和名片夾即可。其他的東西，沒有也不會造成困擾。
於是我果斷決定把那些不必要的東西全部拿出來。結果，現在我的背包裡只放最基本的物品，在需要時，就能迅速找到所需的物品。
真心建議各位也試試看，這樣的感覺真的非常輕鬆愉快。順帶一提，整理書桌與房間時，其實也可以用同樣的邏輯與步驟。
包包裡只放「真正需要的東西」
這樣的整理方式，其實也能運用在工作安排上。
如果你現在正為「該怎麼安排工作」而煩惱，其實不需要再猶豫。
就像我整理背包一樣，把那八成其實根本不必做的工作刪掉，在時程安排上只留下「真正必要」的那一部分。
這麼做之後，你會發現，自己的生活空間和工作安排都變得更加簡潔、有效率，也更自在。下一篇，我會更詳細說明該怎麼做。現在，讓我們開始真正的改變吧！
不要在「低價值的工作」上耗費心神
這裡決定性的關鍵是「如果不是絕對重要，就先不做」。所謂的「關鍵」，指的是極其重要、會造成重大影響，或者一旦忽略就會產生嚴重後果的事情。
換句話說，「只要不是絕對必要，就先放下，不必勉強執行」。
能夠把工作安排得井井有條的人，其實不只是「做事有方法」，更擅長區分「應該做哪些事」、「哪些事可以不做」。對於真正該投入的工作與自己在意的目標，他們會全力以赴。但對於那些無關緊要的瑣事，則不會花太多心力。
為了避免讓自己的待辦事項不斷增加，我建議你專注在那些「不做會出大問題」，或者「之後很難補救」的事上。
我知道這個觀念已經反覆提過很多次，但還是要再強調我們的目標，應該是「捨棄八成」，只留下真正值得花力氣的那兩成。
懂得安排的人，善於選擇
為什麼一直強調「八成」這個數字呢？這不只是個人經驗的心得，其實也有理論的根據。或許各位聽過「帕雷托法則」（Pareto principle），也稱為「八二法則」。這個概念指出，整體成果的八○%，來自於全體二○%的努力。也就是說，如果你能專注在最有成效的二○%工作上，就能有效率打造整體成果。
所以，在開始工作之前，請試著經常問自己：「我花的時間真能達到預期的成效嗎？」、「我投入的資源，是否換來對等的結果？」在這樣的反思之下，你會愈來愈能掌握哪些工作能帶來最大的效益，也會自然而然地開始將時間與精神集中在這些重點上。
一旦觀念從「什麼都要做」轉變成「這件事我一定要做好」，光是這樣一點點的變化，就能大幅縮短花費在工作上的所有時間。
