德國人沒那麼愛工作:德國製造的細節與德式幸福的祕訣──高效率的思維,竟是從「我今年要何時休長假」開始規畫……。
德國人沒那麼愛工作的背後,藏著高效率思維活動訊息
內容簡介
◎德國人怎麼訂年度計畫?不是寫業績目標,而是先想我幾月要休假?
◎大家都說他們很冷漠,但如果你家院子的草太長,鄰居會來關切。
◎努力加班求表現?很可能會被認為你的工作方式有問題。
◎服務員的臉很臭?那是因為德式的服務理念就是「請自行隨機應變」。
邁世勒是擁有近三百五十年歷史的德國老字號銀行,而本書作者隅田貫,
是該銀行的第一位日本員工,現任日德產業協會特別顧問。
他回憶自己剛到德國工作時,有回順手幫祕書拿信,
本以為會得到一句「謝謝」,沒想到祕書卻說:「這是我的工作,你越權了。」
還有一回,因為事情緊急,他指派部屬一個臨時任務,
對方卻冷漠的說:「我沒時間,我要下班了。」他當場傻眼。
他不禁好奇,一個對人如此冷漠、對下班時間斤斤計較的國家,
為何能從二次大戰的敗戰國,以人口小國迅速成為GDP全球第四大的製造大國,
擁有賓士、BMW、萊卡相機、雙人牌刀具等多個世界知名品牌?
他發現,德國人沒那麼愛工作的背後,藏著高效率的思維:
◎不做無謂的報告、聯絡、商量,效率就來了
德國部屬不寄電子郵件副本給主管,因為自己的工作自己負責,
也不搞集體決策。主管不在?部屬就說:「這件事我決定。」
還有,從不花時間揣測主管的心意:「他會不會問我這個問題?」
如果不知道就說不知道,但會反覆問到知道為止。
◎所有公司(和人)都嚴守開始和結束營業的時間
常加班的人最努力?德國同事會說「你的工作方式有問題」;
怎麼訂年度計畫?不是寫業績目標,而是先想「我幾月要休假?」
辦公室一定有張大表,上面是所有員工的休假時間。
但要如何在休假時不被打擾?平日就要資訊全體共享,同事不用花時間「找」。
◎我那群嚴謹的德國同事教會我的事
順手幫祕書拿信,她卻氣我越權?
因為德國人很在乎每個人的職務區分,「這是我的工作」所以自己負責。
「以前的人都這樣做呀」,德國人不會接受這種理由,
他們會說:「如果規則不適用,那就改規則吧!」
一個擁有眾多世界品牌的製造大國,
員工們的年度計畫,竟從「我今年要何時休長假」開始──
羨慕嗎?這就是德國製造與德式幸福的祕訣。
名人推薦
德國媳婦兼駐歐特約記者/胡蕙寧
歐洲旅遊作家/琵雅諾
影響力品牌學院創辦人/丁菱娟
編輯推薦
德國人沒那麼愛工作的背後,藏著高效率的思維
(文/大是文化副主編 馬祥芬)
本書作者隅田貫,是德國一家擁有近三百五十年歷史的老字號銀行──邁世勒銀行其總公司的第一位日本員工,現任日德產業協會特別顧問,有在德國工作、生活20年的經驗。他回憶自己在德國工作時,有回順手幫祕書拿信,本以為會得到一句「謝謝」,沒想到祕書卻說:「這是我的工作,你越權了。」職務區分得非常清楚;還有一次,他臨時指派緊急任務給部屬,對方卻冷漠回覆:「我沒時間。」此外他發現,德國員工的年度計畫,竟是從「我今年要何時休長假」開始安排……。
德國人看似沒那麼愛工作,且對人冷漠、對工作時間斤斤計較,其實背後藏著高效率的思維──若工作內容沒有明確區分,反而會增加每個人手上的工作量,阻礙全體提升效率;即使臨時被指派工作也不優先處理,不讓手上的工作被打斷,也是減少工作時間、提高生產力的方法;若平日做好資訊全體共享,請假時職務代理人就不必花時間找相關資料,且休假的當事人不會被打擾。
為何德國能從過去二次大戰的敗戰國,迅速成為GDP全球第四大的製造大國,並擁有賓士、BMW、萊卡相機、雙人牌刀具等多個世界知名品牌?我覺得這和德國人的高效率思維息息相關。如果你總是為無法減少工作時間感到煩惱,不妨參考德國人的工作方式。
目錄
序/導讀
推薦序一
德國人的完美主義,建立在「務實」上
德國媳婦兼駐歐特約記者/胡蕙寧
從留學、打工到當德國媳婦,我跟德國人的緣分甚至跨越世紀,心得多到寫新聞又寫書,且現在每天說德語的日子還在持續中。
如果要用兩個字來形容德國人,我的親身體驗是「務實」。務實到廢話少說、計畫擬好就行動、沒把握的事情別做、權利義務搞清楚、公私分明不互擾、沒錯別說抱歉當禮貌……他們的人生哲學明顯又獨特,即使世代傳承中會產生時代性的演變,但跟非日耳曼民族比起來就是不一樣。要跟他們打交道,以其人之道,還治其人之身,尤其重要。
德國人的務實讓他們很重視實力,我發現,只要在他們面前開口說德語,不論是到政府單位或民間溝通,對方通常眼睛一亮,事情處理起來馬上順利許多。因為會說他們的語言,能在德國人心中的實力表中,帶來加分效果。
這個態度在工作場合上,更是表露無遺,例如:開會要言之有物、計畫定了就要實行、法定假期就是要休假、訂法規就是用來遵守。即使德國人相較於其他種族偏向完美主義,但他們的完美主義也是建立在務實上,這是一種能力可及的相對完美,不是理想國中的絕對完美。德國人的務實也應用在花錢的行為上,他們該省的絕對省,不過該花時也一定花,尤其是涉及品質的花費,絕對不會省。
幫人亦是如此。一位身材矮小的女性朋友曾向我抱怨,她去德國玩時,拖著超重的行李上上下下,沒遇到任何路人伸手幫忙;但她到法國旅遊時,總是有路人問:「需要幫忙嗎?」我笑著回她,在德國,若需要幫忙時得開口,因為直腸子的德國人不太敢也不會猜他人的心思,他們會尊重你的實力,免得幫到不想被幫的人,好像顯得低估對方。
有次冬天,我跟德國同事一起吃完飯後要離開餐廳,一位新進的男同事幫隔座女同事拿起大衣,禮貌性的要替她披上,女同事很正經的回說:「這種事我自己會做,不必麻煩你!」那位男同事當場臉紅,尷尬的站在一旁,讓我再次見識到另種德國風情。在德國,多禮不見得會被接受,我猜這位男同事以後一定不敢隨便幫女同事。
另外,務實的態度也顯露在德國人的生活中。我當了超過二十年的德國媳婦,如果看到婆婆對某件事皺眉頭,接下來百分之百會聽到負評:「做得不夠徹底!」對他們來說,如果不徹底做某件事,何必浪費力氣做?甚至連發脾氣跟講道理都要徹底。有時這對其他民族來說可能太超過,但你很難說服德國人降低標準來適應你。
德國人注重自理與自信的養成教育不但完全展現在工作環境中,也表現在待人處事上。當德國人認為自己是對的,就會勇於指正他人的錯誤,理直氣壯時,甚至到得理不饒人的地步。所以面對德國人,如果你認為自己有憑有理,千萬不可讓步,否則德國人會馬上覺得你認錯、認輸。德國人的務實更擴展到全體性,不過一不小心,就可能變成自以為是的正義魔人。對於不是在那個國家長大的外國人來說,一開始的震驚、磨合是必經之道。
研究德國人,有著人類學、社會學、基因學、職場學……上的各種樂趣。這本書帶領你進入另一個視角去觀察德國人,請好好開閱享用。
推薦序二
德國人真的沒那麼愛工作!這是他們節省工時的祕訣
歐洲旅遊作家/琵雅諾
德國人過完聖誕、新年假期後,回到工作崗位的第一件事,不是擬定工作的年度計畫,而是把年曆打開,開始協調休假的日期。他們喜歡「超前部署」,安排休假也是。德國人認為,天大地大休假最大,24至30天的年假必定休好休滿,休得理直氣壯,且休假時聯絡不到當事人,就好像失聯一樣。但令人羨慕的是,沒有任何一個同事會抱怨。
在亞洲,大家相信勤奮努力才會換來成功。於是,愛拚才會贏、高工時,成為邁向成功的必經之路;身為歐洲經濟龍頭的德國,卻恰恰相反──我在德國的上班時間是下午一點到六點,而每週五進公司時,總會被近乎全空的地下停車場嚇到。平時要多繞幾圈才找得到停車位,但在週五時,位子卻是任君挑選。且不只是我任職的公司,同一園區的其他企業也一樣,週五下午唱空城計,大家能多早走就多早走。
然而,德國人不是愛偷懶,而是非常珍惜個人的生活。正因如此,他們會計較上班時間,是否符合自己的生活規畫。舉例而言,有些人須早起送小孩上學,對他們來說,早進辦公室、早點下班最好;夜貓子則喜歡晚一點進公司、晚點下班。大多數人喜歡週末放假長一點,於是週一到週四多上點班,換取週五早點下班,是大家都知道的潛規則。週五的交通尖峰時段,從下午兩、三點開始,就能看出德國人有多重視私人的時間。
不僅如此,在德國,頻繁的加班不代表你工作認真、值得表揚;反而讓人懷疑你的工作能力──為何無法在上班時間內完成分內的工作?不加班在我們的文化裡是天方夜譚,但如同作者在書中所言,德國的職場重視有效管理時間、有效溝通、團隊組織的有效互動……進而節省工時,是值得我們學習的地方。
旅居德國的幾年間,我觀察到,德國人將秩序、規則奉為圭臬,儼然是歐洲的日本翻版;加上我居住的城市杜塞道夫(Düsseldorf),是全歐洲日本人最多的城市,所以我理所當然的認為,日本人到德國是如魚得水。但作者在德國工作二十年的經驗,打破了我的成見。閱讀過本書後才知道,德國、日本在許多工作文化、程序和細節裡,還是大不相同。
例如,德國人有話直說,讓許多問題能立刻解決,也減少不必要的揣測,少走冤枉路;但日本文化推崇「揣測別人的心意」,在別人沒開口時想到且做到,才是一極棒的員工。殊不知,上下交相賊的過程中,浪費了多少時間和精力,間接影響了工作效率。深受日本文化影響的臺灣,對這場景應該不陌生。
本書不只適合對德國職場、文化有興趣的讀者,書中的觀察心得,對管理階層更受用。誠摯推薦!
前言
我在300年老字號德國銀行學到的事
從1985年至今,我前後加起來在德國生活了20年,並且和德國人一同工作。
在某些意義上,德國和日本是十分相近的國家──地理上彼此的距離雖然多達一萬公里,但國土面積幾乎相同,就連GDP(國內生產毛額)也相距不遠,2019年世界排名中,日本排名第三,而德國排名第四,許多特質都可說是不分軒輊。不僅如此,兩國同樣身為第二次世界大戰的戰敗國,都是從野火燒盡的荒原狀態中重新開始,同樣拚命的讓經濟復甦。
但是,兩國之間當然也有差異。尤其是我待在德國的這20年間,日本和德國的差異已經越來越大。德國這個國家的實力,已經變得更強了。
從兩國的調查資料來觀察,我們就能看出端倪。
舉個例子,我們可以參考與生產力相關的指標。據OECD(經濟合作暨發展組織)的調查顯示,德國平均每小時的勞動生產力為66.36美元(按:依2022年1月初匯率計算,1美元約等於新臺幣27.68元),日本則是46.78美元(2019年/取自OECD數據〔OECD Data〕)。只看這項資料雖然無法一概而論,但如果單純比較這兩個數字,德國的生產力是日本的1.4倍以上。
此外,若比較兩國的每人年均工作時數,日本是1,680個小時,德國則是1,363個小時(2018年/取自《數據手冊國際勞動比較2019》一書)。
(按:根據行政院主計總處資料顯示,2019年臺灣全體產業每工時產出為新臺幣730.35元,約等於26.21美元;勞動部國際勞動統計資料顯示,2018年臺灣平均工時為2,033個小時,幾乎是德國人的1.5倍。)
德國人通常怎麼看待工作?若要舉幾個象徵性的例子,就包含以下幾點:
‧每年休假五至六週。
‧每天加班時數有限。
‧每天做完該做的工作後就迅速返家,與家人共進晚餐。
為什麼他們的工作時數比日本人少這麼多,還能做出一定的成果?
不僅是因為德國主張國家要戰略性的培育產業的國際競爭力,還有,德國人其實更懂得適可而止,也就是他們抱持著不追求完美的態度。舉例來說,德國的地鐵不一定會準時發車,郵件也不一定準時送達。
相關實例我會在本書中介紹,不過簡而言之,德國人並非總是追求100分,而是依據情況行事,有時做到70分也可以──正是這樣張弛有度的彈性,為他們帶來效率。
我曾前後三次在德國法蘭克福工作,後來在2005年,開始任職於德國當地的老字號私人銀行──邁世勒集團(Metzler Group),當時是以首位日本員工的身分,進入法蘭克福總公司。與德國人共事時,我有了許多發現、也感受到許多衝擊,在這些經驗當中,必然有許多值得你我借鏡的地方。
試閱
這是我在德國工作時發生的故事。
有一次,我把寄到公司信箱的郵件拿進辦公室。因為當中有寄給我的信件,所以我順便把其他郵件拿給祕書,並說了句「這個送來囉」,就放在她的桌上。
原本以為祕書會面帶微笑的對我說「謝謝你」,沒想到她卻生氣的對我說:「這應該是我的工作,而不是你的。」對祕書來說,「拿郵件後分發給所有人」是她的分內業務之一,其他人未經許可做了那個工作,就是越權行為。
當時我很慌張,雖然試圖解釋「抱歉,因為有我的郵件,所以我就順便拿上來」,但因為很難用德語表現「順便」這個詞彙的微妙涵義,結果就只好低頭道歉。這在日本是必然會被感謝的情況,但只要換個地方,就變成不能做的行為。
在此,我並不是要告訴你兩個國家的習慣差異。我想說的是:為了提高生產力,明確的區分工作內容很重要。
日本跟德國一樣,多半會設立負責管理郵件的部門。不過,有時並不清楚是由該部門的哪位員工負責哪項業務。或許是由新人負責,但新人沒空時,應該由其他人來代理……在日本,有很多類似這種無明確決定是由誰負責的業務。像是有些公司是由新人負責影印,也有些公司是由主管自己來做。
如此鬆散決定的業務內容,在某種意義上雖然也可說是有效率,但像這樣,大家一起負責一項業務,最後不僅增加了每個人手上的工作量,以結果而言,有可能阻礙全體提升效率。
又例如,手腳慢的部屬A來不及完成負責的工作,於是你命令動作快的B來做:「去幫忙做那傢伙的工作!」這對B來說,就是增加了他的工作量。
「團隊的工作本來就應該大家互相協助」、「這對B來說也是磨練技能的好機會」,或許有人會這麼想,但A會這樣保持工作慢吞吞的狀態,得有人一直協助他,導致無法提高團隊的生產力。
在一開始,只指派符合A的能力的工作量給他?還是即使耗費時間,也要讓A執行到最後?或是增加團隊成員的人數?像這樣思考各種對策後採取行動,不給A以外的部屬增加工作負擔,才更能提升全體的速度。
根據我在德國公司的經驗,在這種狀況下,其他人不可能會無條件的伸出援手。或許你會覺得德國人很冷淡,但正因為個人責任確實區分,才能做好自己的工作。
「那是我的工作嗎?」最近有越來越多年輕人會這樣問主管,結果就被罵了一頓,但或許在某些狀況下,這麼問才是正確的。不把「為了團隊」、「為了增加部屬的經驗」當理由,主管必須為了進度不延遲,明確的分派工作。當然,要是團隊全體成員的進度都延遲了,主管就要負責領導眾人、採取對策。
清楚區分每個人的工作,有時可能顯得不夠彈性,但若盡可能不增加每個人手上的工作量,就可以提高生產力。清楚區分工作內容,或許相當考驗主管的管理能力。不過,只要明確決定好,就能讓整體工作有所進展。
年度計畫,從「我何時該休長假」開始安排
德國人的一年,是從思考「何時開始休長假」這件事開始的──這句話絕不誇張。為了讓部屬能毫無顧慮的休長假而調整大家的行程,是主管的職責之一。德語「Urlaub」的意思是「假期」,自從我開始在德國生活後,就經常聽見這個單字。
德國《聯邦休假法》規定,雇主有義務讓員工每年至少休24天有薪假,許多企業甚至提供30天。「新人很難請有薪假」的氛圍,在德國是完全沒有的。德國人認為,既然法律都規定了,無論任何人都有行使的權利。
大部分德國人會在夏天請假二至四週、冬天請假一至二週,安排全家出國旅遊。將有薪假使用完畢,就是德國人的作風。
德國人平時不太花錢,為了假期花錢卻一點都不手軟。德國人的海外旅遊人口在世界數一數二,他們會走訪加納利群島(Canary Islands,一個西班牙的群島)、克里特島(Crete,希臘第一大島),或義大利、西班牙等國的地中海沿岸地區,以及非洲等旅遊地,悠閒的度過假期。
似乎是因為德國屬於較寒冷的國家,所以德國人喜歡到溫暖的地方度假。且比起在好幾個國家的觀光景點走馬看花,他們更喜歡在同一個地方待上二至三週,從事健行、騎自行車之類的活動。
休假時,工作雖然會交接給其他同事代理,但有時也難免碰到只有負責人才能處理的工作。在德國,在這種情況下,只能等負責人休假結束後處理。即使打手機和負責人取得聯繫,對方也不會接聽電話;就算寄電子郵件,也只會收到自動回覆的郵件,上頭寫著:「抱歉,目前休假中。」
至於在日本,即使負責人正在休假,只要用手機或電子郵件聯絡,多數都還是會接聽或回覆。假使休假期間無法取得聯繫,因為假期最長只有一週左右,所以等待並不算是一件痛苦的事。不過在德國,可是要等二至三週。
我一開始對此感到疑惑,但自從習慣後改變了想法,認為「這個世界上幾乎沒有『無論如何都得馬上處理』的工作」。看似「這要是不趕緊處理可就糟了」的工作,其實即使往後推延一週左右,多半也來得及處理好。
在德國經營麵包店等商家的人,也經常休長假。如果在日本,店主很容易會覺得「要是長期休業,客人會跑掉」,但德國的店主完全不在意這種事。顧客也是如此,他們會在該店休業期間去其他麵包店消費,等到店主回來開店,顧客又會回到原本的店家買麵包。
企業經營者、醫師也一樣,有時他們會休假三週。或許你認為經營者長期休假,會讓公司無法運作,但沒這回事。日本也是如此,老闆不一定常待在公司,只要有優秀的員工待命,企業就可以正常運行。即使自己不在,公司也能正常運作,也是經營者的職責所在。
話說回來,德國的「有薪假」和「病假」是不一樣的。日本人會認為,有薪假應該用在生病不適,而導致無法上班的時候;但德國人覺得,放有薪假是為了休養身體,和生病缺勤完全是兩回事。
在德國,只要有醫師的診斷書,就能請到時間充分的病假,請假期間也能確實領到薪資。其中也有人是休假時玩得很累,在有薪假結束要上班的那一天請病假。即使如此,也沒有任何人會抱怨,因為法律規定可以休假。
另一方面,日本請有薪假的比率是舉世最低標準,根據綜合旅遊服務網站Expedia Japan調查資料(2019年世界19國有薪假、國際比較調查)顯示,無法請假的前三大理由是「有薪假要用在緊急時刻」、「人手不足」、「不想被人認為自己沒有工作幹勁」。
除此之外,回答「主管願意協助請有薪假」的比例有53%,和西班牙的77%、法國的73%、美國的72%比較,是相對偏低的水準(該項目的德國資料不明)。
難以請有薪假,確實是因為群體壓力,因此惡習必須要有人打頭陣加以斬斷才行。何不試著理直氣壯的請有薪假,休假期間也不要處理和工作相關的事?只要平時認真的把工作做好,身邊的人也會認同你的決定。
說到底,就算你不在,工作也是可以運作的。例如有人因為事故、疾病而長期住院,身邊的同事都會協助處理工作來填補那個空缺,事情總會解決的。原本應該參與重要商談的員工病倒了,也一定會有人代理出席。既然危機時刻都能度過了,請假時只要事先處理好交接事宜,其實不會有問題。
有時,我們難免也會發生「工作無法在休假開始之前完成」的狀況。若在日本,或許人們會延後假期,但在德國,人們即使還有工作沒做完,依然會直接休假。剩下的工作由身邊的人協助,或由本人休完假回來後再處理。儘管如此,身邊的人都不會有一句怨言,或許是因為他們認為,「自己也會休長假」的緣故。
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