02 只要掌握「安排流程六大步驟」，就能顯著提升你的安排能力
對於過去從沒特別思考「安排流程」，每天只是隨著直覺、茫然處理工作的安排新手來說，或許正是因為經常想到什麼就立刻動手，結果中途才發現有東西沒準備齊全，或總是被截止期限追著跑、長時間加班，才會希望透過這本書來改善現況。
為了協助你解決這樣的問題，本書特別設計了「安排流程六大步驟」。只要確實實行這六大步驟，你的安排能力就會有明顯的進步！
很多不擅長安排的人，往往還未明確思考目標、步驟與所需時間，就直接從「步驟六：執行工作」開始進行。
表面上看似立刻著手處理交代的工作好像比較快，實際上卻是非常沒效率的做法。這麼做很容易出現偏離目標、需要重做的情況，也可能因為沒有選擇最精簡的流程而徒增作業時間，甚至還會在執行過程中出現無謂的等待與浪費。另外，因為一開始未充分列出需處理的事項，往往在執行途中才陸續發現有更多工作尚未準備，導致時間不足，最後趕不及在期限前完成。
17 先決定完成工作的時間
若你常常無法在預定時間內完成當天工作，那麼建議你從最基本的步驟開始—決定今天何時要結束工作、離開辦公室。請在你的行事曆或手帳上，明確畫出「今天的下班時間」；若使用行事曆應用程式，請將下班時間之後的時段標註為不可排入其他工作。這個動作，就是為自己設定「今天工作的最後截止時間」。接著，請以這個時間為基準，反推每一項工作應完成的時間，計畫今天的日程安排。
時間管理的第一個步驟，其實就是從「先決定結束時間」開始。就像你與朋友約好下班後見面，必定會想辦法在那個時間點前完成工作、準時離開。有了這樣的明確目標，就能促使自己集中精神、提升效率，在設定的時間內做完手邊的事。相反地，若你心想「反正還可以加班」，就容易鬆懈，讓工作時間無限制延長，卻不一定有更高的產值。請養成一個習慣—不只是決定「今天何時要結束工作」，也要為每一個待辦任務設定明確的完成時間。這樣能大幅提升你在有限時間內完成工作的能力。
特別是對於每天工作量龐大、行程緊湊的人來說，能夠分配給每項工作的時間往往相當有限。若沒有在預定時間內完成工作，待辦事項便會漸漸增加。因此，他們更容易養成「在時間內完成工作」的高效習慣。從另一個角度來看，如果你總是花太多時間在同一件事上，也可能代表你對自己的時間安排過於寬鬆。
20 設定自己的工作截止時間
無論是哪一類型的工作，遵守期限或截止時間，都是身為職場工作者最基本的責任。如果企業未能如期將約定的商品交給客戶，將會失去信任、錯失商機，甚至流失客戶。因此，遵守期限是一項直接攸關信譽的重要原則。
為了確實遵守每項業務的截止日期，建議你為自己設定一個「內部截止時間」。如果對方提出的期限是「正式截止日」，那麼「內部截止時間」就是你自己預先設定、比正式期限更早的完成時間。工作中常常會有預期之外的變數。到了真正截止日當天，可能會遇到突發狀況，或是臨時指派其他急件，導致原定進度延誤。也可能在實際執行後才發現所需時間比預期更耗時，或者發現還需要調資料、聯絡他人協助確認內容等。如果一開始就是以正式截止日為基準安排工作，整體進度便缺乏彈性，一旦發生意外，就可能必須加班到很晚，才好不容易能勉強完成，導致檢查流程草率而產生疏漏或錯誤。長期處於這種緊張狀態下，壓力會不斷累積，甚至影響身心健康。
因此，請養成「預留彈性、提早完成」的習慣，在「內部截止時間」前完成工作，才能真正掌握節奏、維持品質，並保持穩定的工作狀態。
28 將備忘錄和筆記集中管理
在工作中，我們經常需要記錄大量筆記，例如開會時或拜訪客戶的重點紀錄、洽談業務時也會記錄對方說的話或決議事項，或是整理自己的個人思考等等，都需要記錄下來。若這些資料分散在多處，不僅事後容易遺失，也會浪費時間搜尋，也容易發生忘記資料到底寫在哪裡的狀況。因此，集中管理這些筆記是高效工作的重要關鍵。
偏好手寫記錄者，建議將所有內容集中寫在一本筆記本內。手寫筆記不僅具備高度彈性，也有助於加深記憶。若是寫在便條紙或便利貼上，也可以將它們貼進筆記本內統一保管，避免遺失。缺點是筆記本用完後需再攜帶另一本新的筆記，且不便於外出時立即查閱過往的資料。
另外，也有些人會利用手機拍照來代替手寫筆記，不過若沒有列印出來貼進筆記本中，就得同時管理紙本與數位資料，反而可能增加負擔。
32 太早或太晚完成工作都不適當，應在最佳時機進行
根據工作內容和性質的不同，有時「太早完成工作」反而會產生不必要的浪費。
以從顧客管理系統中匯出資料，列印郵件寄送地址的工作為例。若匯出資料到實際寄出之間相隔太久，在這段時間內發生資料變動的機率就會提高。像是客戶搬遷後的地址更新、公司名稱或職稱異動等情形，都必須再次修改已經列印的資料，徒增工時與成本。
當然，若拖到最後一刻才開始準備，導致來不及完成，那也會影響進度與品質。因此，應先掌握自己完成該項工作所需的時間，並在「不早也不晚」的最佳時間點進行工作，才是最有效率的安排方式。
在安排工作時間時，請評估提早處理可能帶來的風險與時間浪費，找出最合適的執行時間點，才能以最佳效率完成工作。
38 以建議的方式提出疑問
在工作時，遇到不確定的地方時，與其模糊地問一句「這該怎麼做呢？」，不如試著用提出建議的方式來詢問，這會更有助於對方給出明確又具體的回應。
舉例來說，根據對方的目的加以推測後詢問：「需要我另外準備這類資料會比較合適嗎？」這樣一來，對方可能會回答：「有這份資料會更好喔！」，或「這次的重點不在這方面，這份資料就不用了。」像這樣的對話，能讓你獲得更多額外資訊。如此一來，對任務內容的理解會更加完整，也有助於與對方進一步釐清對最終成果的期待。
要提出具建設性的問題，首先要試著思考「如果是我自己，我會怎麼做？」或「如果我是對方，對方什麼樣的處理方式會讓我覺得更貼心？」也就是說運用想像力、設身處地思考。若這項工作之前也曾執行過，也可以事先查閱相關紀錄，再提出「上次的作法是這樣，我們這次是否也能參考這個方式？」等具體建議，幫助對方做出判斷。
通常具備行動力的人，在接獲指示時，會主動提出自己認為最適合的處理方式，在徵詢對方意見後立即著手執行。雖然接收指示看似是被動的行為，其實正是爭取主動權、讓對方安心交辦工作的關鍵時機。
45 讓對方願意傾聽的說話方式
面對總是行程緊湊、時間有限的主管，我們必須在短時間內精準表達重點，並有效引導對方做出必要的決定和判斷。因此，最重要的第一步驟是要讓對方願意聽你說話。例如，可以先這樣開口：「有件關於○○的事情需要您的指示，不知道能否耽誤您兩分鐘的時間？」或是「想和您報告關於○○的狀況，請問什麼時候方便談一下呢？」，先詢問主管取得他的同意和理解。當對方回答「好的」、「現在可以」時，就等於開啟了願意聆聽的模式。
接下來的關鍵在於，是否能用一句話明確說出想談的內容，就像是先幫想說的事下一個標題。忙碌而時間有限的主管會根據你說的這句話，快速判斷是否需要立即處理，還是可以延後再談。
如果事情有急迫性，記得也要補充說明為什麼「現在」就需要抽空處理的原因。例如：「場地預約的截止日期快到了，想跟您確認一下活動的安排」或「需要您做決定的期限快到了」等等。如此一來，對方就能理解你此刻前來的必要性，也比較願意立刻給予回應。
54 同時「記錄」與整理「下一步行動」
參加會議、研討會或受訓時，建議各位讀者可以使用一種更有效率的筆記方式。首先，請在筆記本右側約五公分處畫一條垂直分隔線，將筆記頁分成左右兩欄。在一邊聆聽，一邊記錄內容重點的同時，若腦中浮現「之後想提出的問題」、「想實際執行的作法」、「應該新增的待辦事項」或「需要進一步查詢的資料」等想法，就將這些即將採取的行動寫在右側五公分的欄位中。
日後在翻閱筆記時，只要閱讀右側的欄位，就能快速掌握自己接下來應採取的行動，立即執行。不再需要經歷「記筆記、回頭整理、找出可執行事項」這三個步驟，因為你已在記錄的當下，同步完成了判斷與整理，大幅縮短從吸收到行動的距離，加快執行的速度。此外，當主講者詢問「有沒有問題？」時，也能立刻翻閱右側欄位，迅速提出自己在聽講過程中產生的疑問，立即釐清不明之處。
有些人也會選擇使用顯眼的螢光筆將日後可能展開行動的關鍵筆記標示出來。每個人可以依照自己的習慣選擇適合的方式。不過，使用獨立欄位紀錄的最大優點，在於搜尋資訊時，無需翻閱整本筆記，就能更快找到需要的資訊。
71 善用智慧型手機進行工作
智慧型手機早已成為我們日常生活中不可或缺的工具。它輕便且容易攜帶，即使在擁擠的通勤車廂中，也能單手操作。若能巧妙運用於工作中，更能大幅提升工作效率。
只要將手機與電腦同步，就能隨時隨地查閱行事曆、電子郵件及待辦清單，不受地點限制。名片管理方面也非常便利，使用手機拍攝名片後，即可迅速建檔，甚至也能在公司之外快速查詢聯絡人資訊。像Zoom這類線上會議工具，只要安裝在手機中，即便處於無法開啟電腦的環境，也能照常參與會議。對經常搭計程車出差或外出的工作者來說，計程車App也早已成為不可或缺的工具之一。
另外，與客戶洽談時，只要拍下白板上書寫的內容便可作為會議紀錄使用，並可即時透過聊天軟體分享給與會者。出席研討會時，若事前獲得主辦單位同意，也可以拍下講義或簡報畫面作為後續整理的參考。不過，若在其他場合拍照，請務必事前徵得同意，以示尊重。
72 不浪費時間找東西
你的辦公桌上是否堆滿了各式各樣的文件、檔案夾與文具呢？你是否已經將需要的文件或檔案夾依照項目分類，放在固定的位置，並隨時能夠快速取用呢？
整潔的工作環境可以節省找東西的時間與心力。
這樣的概念不只適用於辦公桌，也包括你的公事包和電腦桌面。如果你的公事包裡塞滿與當天工作無關的資料，或電腦桌面上亂七八糟地堆滿著未分類的檔案，每次開始工作前都要花時間尋找所需資料和用品，無形中就是在浪費寶貴的時間。
最有效率的整理方式，是每完成一個工作就立即整理。不要嫌麻煩，養成這樣的習慣能有效減少日後翻箱倒櫃找東西的時間，讓整個工作流程更加順暢有效率。
84 建立情緒和工作節奏的轉換方式
想在有限的時間內，集中精神提升工作效率，懂得「轉換心情」與工作狀態至關重要。
掌握時間的節奏，是幫助自己快速進入專注狀態的重要技巧。實務上常用的一個方法是「番茄鐘工作法」（Pomodoro Technique），即是指以二十五分鐘專注工作、短暫休息五分鐘為一個番茄鐘的時間段，再依此循環重複的過程。如此一來，不僅能維持專注力，也能適時休息、放鬆大腦舒緩疲勞。舉例來說，若一天之中安排工作後有七個小時的工作時間，相當於約可完成十四個番茄鐘。這樣以番茄鐘區分工作，也能更精準估算工作所需時間。
除此之外，情緒的轉換同樣會直接影響工作品質。當被主管責備、客戶反應不佳或因自身失誤造成壓力時，若長時間悶在自己座位上鬱鬱寡歡或氣憤難平，不僅無法專心工作，更容易讓負面的情緒在辦公室中蔓延。這時，不妨暫時離開辦公室去便利商店買個東西、起身到休息區喝杯咖啡，或前往洗手間慢慢梳理情緒，都是能有效轉換心情的方式。養成屬於自己轉換情緒和工作節奏的模式，能有效幫助自己迅速重返專注工作的節奏，提高整體工作的效能。
對於過去從沒特別思考「安排流程」，每天只是隨著直覺、茫然處理工作的安排新手來說，或許正是因為經常想到什麼就立刻動手，結果中途才發現有東西沒準備齊全，或總是被截止期限追著跑、長時間加班，才會希望透過這本書來改善現況。
為了協助你解決這樣的問題，本書特別設計了「安排流程六大步驟」。只要確實實行這六大步驟，你的安排能力就會有明顯的進步！
很多不擅長安排的人，往往還未明確思考目標、步驟與所需時間，就直接從「步驟六：執行工作」開始進行。
表面上看似立刻著手處理交代的工作好像比較快，實際上卻是非常沒效率的做法。這麼做很容易出現偏離目標、需要重做的情況，也可能因為沒有選擇最精簡的流程而徒增作業時間，甚至還會在執行過程中出現無謂的等待與浪費。另外，因為一開始未充分列出需處理的事項，往往在執行途中才陸續發現有更多工作尚未準備，導致時間不足，最後趕不及在期限前完成。
17 先決定完成工作的時間
若你常常無法在預定時間內完成當天工作，那麼建議你從最基本的步驟開始—決定今天何時要結束工作、離開辦公室。請在你的行事曆或手帳上，明確畫出「今天的下班時間」；若使用行事曆應用程式，請將下班時間之後的時段標註為不可排入其他工作。這個動作，就是為自己設定「今天工作的最後截止時間」。接著，請以這個時間為基準，反推每一項工作應完成的時間，計畫今天的日程安排。
時間管理的第一個步驟，其實就是從「先決定結束時間」開始。就像你與朋友約好下班後見面，必定會想辦法在那個時間點前完成工作、準時離開。有了這樣的明確目標，就能促使自己集中精神、提升效率，在設定的時間內做完手邊的事。相反地，若你心想「反正還可以加班」，就容易鬆懈，讓工作時間無限制延長，卻不一定有更高的產值。請養成一個習慣—不只是決定「今天何時要結束工作」，也要為每一個待辦任務設定明確的完成時間。這樣能大幅提升你在有限時間內完成工作的能力。
特別是對於每天工作量龐大、行程緊湊的人來說，能夠分配給每項工作的時間往往相當有限。若沒有在預定時間內完成工作，待辦事項便會漸漸增加。因此，他們更容易養成「在時間內完成工作」的高效習慣。從另一個角度來看，如果你總是花太多時間在同一件事上，也可能代表你對自己的時間安排過於寬鬆。
20 設定自己的工作截止時間
無論是哪一類型的工作，遵守期限或截止時間，都是身為職場工作者最基本的責任。如果企業未能如期將約定的商品交給客戶，將會失去信任、錯失商機，甚至流失客戶。因此，遵守期限是一項直接攸關信譽的重要原則。
為了確實遵守每項業務的截止日期，建議你為自己設定一個「內部截止時間」。如果對方提出的期限是「正式截止日」，那麼「內部截止時間」就是你自己預先設定、比正式期限更早的完成時間。工作中常常會有預期之外的變數。到了真正截止日當天，可能會遇到突發狀況，或是臨時指派其他急件，導致原定進度延誤。也可能在實際執行後才發現所需時間比預期更耗時，或者發現還需要調資料、聯絡他人協助確認內容等。如果一開始就是以正式截止日為基準安排工作，整體進度便缺乏彈性，一旦發生意外，就可能必須加班到很晚，才好不容易能勉強完成，導致檢查流程草率而產生疏漏或錯誤。長期處於這種緊張狀態下，壓力會不斷累積，甚至影響身心健康。
因此，請養成「預留彈性、提早完成」的習慣，在「內部截止時間」前完成工作，才能真正掌握節奏、維持品質，並保持穩定的工作狀態。
28 將備忘錄和筆記集中管理
在工作中，我們經常需要記錄大量筆記，例如開會時或拜訪客戶的重點紀錄、洽談業務時也會記錄對方說的話或決議事項，或是整理自己的個人思考等等，都需要記錄下來。若這些資料分散在多處，不僅事後容易遺失，也會浪費時間搜尋，也容易發生忘記資料到底寫在哪裡的狀況。因此，集中管理這些筆記是高效工作的重要關鍵。
偏好手寫記錄者，建議將所有內容集中寫在一本筆記本內。手寫筆記不僅具備高度彈性，也有助於加深記憶。若是寫在便條紙或便利貼上，也可以將它們貼進筆記本內統一保管，避免遺失。缺點是筆記本用完後需再攜帶另一本新的筆記，且不便於外出時立即查閱過往的資料。
另外，也有些人會利用手機拍照來代替手寫筆記，不過若沒有列印出來貼進筆記本中，就得同時管理紙本與數位資料，反而可能增加負擔。
32 太早或太晚完成工作都不適當，應在最佳時機進行
根據工作內容和性質的不同，有時「太早完成工作」反而會產生不必要的浪費。
以從顧客管理系統中匯出資料，列印郵件寄送地址的工作為例。若匯出資料到實際寄出之間相隔太久，在這段時間內發生資料變動的機率就會提高。像是客戶搬遷後的地址更新、公司名稱或職稱異動等情形，都必須再次修改已經列印的資料，徒增工時與成本。
當然，若拖到最後一刻才開始準備，導致來不及完成，那也會影響進度與品質。因此，應先掌握自己完成該項工作所需的時間，並在「不早也不晚」的最佳時間點進行工作，才是最有效率的安排方式。
在安排工作時間時，請評估提早處理可能帶來的風險與時間浪費，找出最合適的執行時間點，才能以最佳效率完成工作。
38 以建議的方式提出疑問
在工作時，遇到不確定的地方時，與其模糊地問一句「這該怎麼做呢？」，不如試著用提出建議的方式來詢問，這會更有助於對方給出明確又具體的回應。
舉例來說，根據對方的目的加以推測後詢問：「需要我另外準備這類資料會比較合適嗎？」這樣一來，對方可能會回答：「有這份資料會更好喔！」，或「這次的重點不在這方面，這份資料就不用了。」像這樣的對話，能讓你獲得更多額外資訊。如此一來，對任務內容的理解會更加完整，也有助於與對方進一步釐清對最終成果的期待。
要提出具建設性的問題，首先要試著思考「如果是我自己，我會怎麼做？」或「如果我是對方，對方什麼樣的處理方式會讓我覺得更貼心？」也就是說運用想像力、設身處地思考。若這項工作之前也曾執行過，也可以事先查閱相關紀錄，再提出「上次的作法是這樣，我們這次是否也能參考這個方式？」等具體建議，幫助對方做出判斷。
通常具備行動力的人，在接獲指示時，會主動提出自己認為最適合的處理方式，在徵詢對方意見後立即著手執行。雖然接收指示看似是被動的行為，其實正是爭取主動權、讓對方安心交辦工作的關鍵時機。
45 讓對方願意傾聽的說話方式
面對總是行程緊湊、時間有限的主管，我們必須在短時間內精準表達重點，並有效引導對方做出必要的決定和判斷。因此，最重要的第一步驟是要讓對方願意聽你說話。例如，可以先這樣開口：「有件關於○○的事情需要您的指示，不知道能否耽誤您兩分鐘的時間？」或是「想和您報告關於○○的狀況，請問什麼時候方便談一下呢？」，先詢問主管取得他的同意和理解。當對方回答「好的」、「現在可以」時，就等於開啟了願意聆聽的模式。
接下來的關鍵在於，是否能用一句話明確說出想談的內容，就像是先幫想說的事下一個標題。忙碌而時間有限的主管會根據你說的這句話，快速判斷是否需要立即處理，還是可以延後再談。
如果事情有急迫性，記得也要補充說明為什麼「現在」就需要抽空處理的原因。例如：「場地預約的截止日期快到了，想跟您確認一下活動的安排」或「需要您做決定的期限快到了」等等。如此一來，對方就能理解你此刻前來的必要性，也比較願意立刻給予回應。
54 同時「記錄」與整理「下一步行動」
參加會議、研討會或受訓時，建議各位讀者可以使用一種更有效率的筆記方式。首先，請在筆記本右側約五公分處畫一條垂直分隔線，將筆記頁分成左右兩欄。在一邊聆聽，一邊記錄內容重點的同時，若腦中浮現「之後想提出的問題」、「想實際執行的作法」、「應該新增的待辦事項」或「需要進一步查詢的資料」等想法，就將這些即將採取的行動寫在右側五公分的欄位中。
日後在翻閱筆記時，只要閱讀右側的欄位，就能快速掌握自己接下來應採取的行動，立即執行。不再需要經歷「記筆記、回頭整理、找出可執行事項」這三個步驟，因為你已在記錄的當下，同步完成了判斷與整理，大幅縮短從吸收到行動的距離，加快執行的速度。此外，當主講者詢問「有沒有問題？」時，也能立刻翻閱右側欄位，迅速提出自己在聽講過程中產生的疑問，立即釐清不明之處。
有些人也會選擇使用顯眼的螢光筆將日後可能展開行動的關鍵筆記標示出來。每個人可以依照自己的習慣選擇適合的方式。不過，使用獨立欄位紀錄的最大優點，在於搜尋資訊時，無需翻閱整本筆記，就能更快找到需要的資訊。
71 善用智慧型手機進行工作
智慧型手機早已成為我們日常生活中不可或缺的工具。它輕便且容易攜帶，即使在擁擠的通勤車廂中，也能單手操作。若能巧妙運用於工作中，更能大幅提升工作效率。
只要將手機與電腦同步，就能隨時隨地查閱行事曆、電子郵件及待辦清單，不受地點限制。名片管理方面也非常便利，使用手機拍攝名片後，即可迅速建檔，甚至也能在公司之外快速查詢聯絡人資訊。像Zoom這類線上會議工具，只要安裝在手機中，即便處於無法開啟電腦的環境，也能照常參與會議。對經常搭計程車出差或外出的工作者來說，計程車App也早已成為不可或缺的工具之一。
另外，與客戶洽談時，只要拍下白板上書寫的內容便可作為會議紀錄使用，並可即時透過聊天軟體分享給與會者。出席研討會時，若事前獲得主辦單位同意，也可以拍下講義或簡報畫面作為後續整理的參考。不過，若在其他場合拍照，請務必事前徵得同意，以示尊重。
72 不浪費時間找東西
你的辦公桌上是否堆滿了各式各樣的文件、檔案夾與文具呢？你是否已經將需要的文件或檔案夾依照項目分類，放在固定的位置，並隨時能夠快速取用呢？
整潔的工作環境可以節省找東西的時間與心力。
這樣的概念不只適用於辦公桌，也包括你的公事包和電腦桌面。如果你的公事包裡塞滿與當天工作無關的資料，或電腦桌面上亂七八糟地堆滿著未分類的檔案，每次開始工作前都要花時間尋找所需資料和用品，無形中就是在浪費寶貴的時間。
最有效率的整理方式，是每完成一個工作就立即整理。不要嫌麻煩，養成這樣的習慣能有效減少日後翻箱倒櫃找東西的時間，讓整個工作流程更加順暢有效率。
84 建立情緒和工作節奏的轉換方式
想在有限的時間內，集中精神提升工作效率，懂得「轉換心情」與工作狀態至關重要。
掌握時間的節奏，是幫助自己快速進入專注狀態的重要技巧。實務上常用的一個方法是「番茄鐘工作法」（Pomodoro Technique），即是指以二十五分鐘專注工作、短暫休息五分鐘為一個番茄鐘的時間段，再依此循環重複的過程。如此一來，不僅能維持專注力，也能適時休息、放鬆大腦舒緩疲勞。舉例來說，若一天之中安排工作後有七個小時的工作時間，相當於約可完成十四個番茄鐘。這樣以番茄鐘區分工作，也能更精準估算工作所需時間。
除此之外，情緒的轉換同樣會直接影響工作品質。當被主管責備、客戶反應不佳或因自身失誤造成壓力時，若長時間悶在自己座位上鬱鬱寡歡或氣憤難平，不僅無法專心工作，更容易讓負面的情緒在辦公室中蔓延。這時，不妨暫時離開辦公室去便利商店買個東西、起身到休息區喝杯咖啡，或前往洗手間慢慢梳理情緒，都是能有效轉換心情的方式。養成屬於自己轉換情緒和工作節奏的模式，能有效幫助自己迅速重返專注工作的節奏，提高整體工作的效能。
