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第一章的主題是「人格力量」。

下屬都希望主管是個具有出色人格的人。許多下屬告訴我,「希望有個無論外表或內涵都很帥氣的主管」。
出現在本章的理想主管形象,也是堅強大度,從容不迫的存在。換句話說,就像是職場上的「教父」。
然而,多數主管也只是普通人,都有自己脆弱的地方。要回應下屬的期待,光靠精神論支撐是很辛苦的。
因此,本章先從「確實理解下屬的期待」著手。仔細聆聽下屬的心聲,就會發現他們需要的不是一個完美聖人。多數時候,下屬對主管的要求都是「只要做到這個就好!」。
此外,想要回應下屬的期待更是不能只有精神論,本章也會提出具體行動的技巧與方法。
目的並非成為下屬心目中的理想主管。只要身為一個人而有所成長,結果自然能符合下屬心目中的理想。這樣的發展才是我們的目標。


02 遇到危機時,希望主管臨危不亂

●緊急狀態下,下屬更會盯著看

任何職場都可能遇到危機。無論是客訴、必須在極短時間內交件的任務、臨時決定的變更、大環境的改變、成員脫隊……等等,一定會發生令人措手不及的狀況。這種時候,下屬絕對不希望看見主管驚慌狼狽的模樣。
曾有位任職資訊系統公司的年輕員工和我分享了以下這件事。當時,由該公司設計,並已交件的某中規模購物商場資訊系統突然停止運作。若長時間停止運作,這段期間的銷售金額將成為零,最糟糕的情況是,該公司必須賠償商場損失的金額。
負責維修系統的人不知道原因出在哪裡,公司派出五名開發該系統的員工停下手邊工作,前往修復系統,仍查不出系統失常的原因。這時,主管口中開始唸唸有詞:「慘了、死定了,這樣下去我們公司得賠償對方損失了……」表現出狼狽失措的模樣。
不只如此,這位愈來愈焦慮的主管,嘴裡還不斷說著:「還不知道哪裡出問題嗎?到底要多久才能解決?」打擾正在努力尋找對策的同事,最後更大吼:「要是被要求賠償怎麼辦!」
這位年輕員工當時心想:「如果是之前的主管就不會這樣了。」之前的主管即使遇到這種情況,也絕對不會露出緊張或不安的模樣,總是指揮若定:「沒問題,抱著平常心落實每個步驟,真的沒有辦法,只要重新安裝就好了。」
幸好,花了半天的時間,同事們終於修復購物商場的資訊系統,事態才不致不可收拾。當天晚上,小組成員偷偷舉行慶功宴,每個人都說「真不想繼續在那個人手底下做事」。
遇到危機時,表現得狼狽不堪的主管與表現得鎮定自如的主管,兩者帶給人完全不同的印象。各位主管,您在面對危機時表現得如何呢?雖不至於像這個例子中的主管一樣狼狽,一般人在遇到危機時,要維持平靜是很困難的。讓我們一起來思考看看該怎麼做吧。

●遇到危機也不為所動的具體對策

遇到危機也不為所動的人,多半是「在職場上經歷過大風大浪的人」、「於公於私都體驗過最糟糕的情況」、或「生過一場大病,曾徘徊於生死關頭」等,遭逢過極大磨難並成功克服的人。話雖如此,我並非要各位為了培養臨危不亂的能力而故意讓自己親身體驗磨難。
接下來,我想請大家就「精神層面」與「技術層面」分別思考。在精神層面上,「做好最壞的打算」,在面臨危機時能有很大幫助。眼前的危機導致最糟糕的下場是什麼?只要知道這個,心情就能鎮定下來。
以先前的例子來說,最糟糕的狀況就是必須賠償購物商場的損失,身為主管的人為了負責而降職,頂多就是這樣。就算購物商場停止營業,也不會有誰死掉。這麼一想,自然就能讓自己鎮定下來。
在技術層面上,只要提昇應對能力,遇到危機時就不容易慌亂。具體而言,可分成問題發生前的「未雨綢繆」階段,以及問題發生後的「B計畫」。以先前的例子來說,未雨綢繆就是事前準備好遇到系統停止時的應變措施和檢查步驟,並且定期實施預防演習。
至於B計畫,就是身為主管的人必須隨時準備好兩套計畫。一套是「以現有程序順利進行的A計畫」,一套是「當現有程序遇到問題時可供切換的B計畫」。
再舉一次先前的例子,若A計畫是「查明原因,修復後即可重新啟動系統」,B計畫就是「無法順利修復時重新安裝系統」。
就像這樣,事先寫好兩種腳本,設定最終判斷的時機,同步與該案件相關人士保持聯絡,針對手頭情報互通有無,這才是主管該做的工作。透過不斷實踐「未雨綢繆」與「設定B計畫」的經驗,為人主管的應變能力就會逐漸提昇。

重點
為了加強危機應變能力,必須事先設想最糟糕的狀況。
不要驚慌,要「未雨綢繆」,真的發生問題時要能拿得出「B計畫」。05 希望主管不要將自己情緒好惡帶到工作上

●「情緒」要素對工作一無是處

「主管喜怒無常,令人很困擾啊。」這是經常從下屬口中聽見的一句話。會被這麼形容的主管可分為兩種類型:一種是真的喜怒無常的人,另一種則是試圖用自己的態度控制職場氣氛的人。真正喜怒無常的人,對下屬而言是個擾人的存在。工作時被迫配合主管的情緒改變判斷基準,也難怪工作做不好了。
試圖用態度控制職場氣氛的主管則是這樣的:比方說,當他感到最近職場氣氛鬆懈,頻頻傳出粗心失誤時,為了「整頓軍心」,便會刻意擺出嚴格的管理者氣場;而當他感到下屬灰心喪志時,又會轉換態度,試圖以開朗開明的管理者氣場「鼓舞軍心」。
可惜的是,這種主管的心思,下屬往往無法體會。就算主管自認是為了整頓軍心才祭出的嚴厲態度,也只會被下屬認為是「最近課長脾氣很暴躁啊,大概是數字難看被高層指責,才會這麼不高興吧」。
另一方面,為了保持職場氣氛融洽而採取的開朗態度,也只會被下屬說成「最近課長老是一個人唱獨角戲」罷了。絲毫得不到下屬的共鳴。對下屬而言,無論主管是真的喜怒無常還是有所目的的演出,對他們的影響都一樣,只想離這種主管愈遠愈好。

●學會控制情緒的方法吧!

一旦認定「主管喜怒無常」,下屬就會養成看主管臉色的習慣。察覺主管心情不好,下屬就不敢呈報客訴問題或提出不好的業績報告。結果造成錯失應變時機,反而擴大損害程度。另一方面,一察覺主管心情好,就會抓緊時機提出想拜託主管的工作,也會對主管造成一時之間的工作負擔。
更嚴重的問題是,這樣的主管在指導下屬時,下屬很容易認為「我沒有錯,只是不巧主管心情不好」。甚至進一步抱持被害者意識,認為「我們做下屬的老是被陰晴不定的主管耍得團團轉」。換句話說,一個喜怒無常的主管在職場上一點好處都沒有。如果想扮演這樣的角色,奉勸你最好趕快停止。
如果你真的就是個喜怒無常的人,也該好好控制情緒。想控制情緒有個簡單的方法,那就是照鏡子。這是受過證實的心理學,人在照鏡子時,能夠客觀掌握自己的情緒。
我想說的並非「主管不能表現情緒,必須隨時保持面無表情」。只要提醒自己,別被認為是個面對工作時喜怒無常的人就好了。

重點
一旦被下屬認為喜怒無常,只會造成工作上的阻礙。
養成不時照鏡子,確認自己表情的習慣。06 希望主管能說「交給我就行了」

●明知是謊言,也想聽主管說的話

對下屬而言,絕對希望主管是值得依靠的對象。
舉例來說,當下屬找主管商量「這次的客訴案件,顧客和公司內部雙方都需要說服,實在不知該從何下手解決」時,其實下屬想聽到主管說的是「公司內部就交給我來說服,你只要專心說服顧客就可以了」。甚至有下屬告訴我:「明知是謊言也好,偶爾也希望主管能說這樣的話。」
下屬是如此期盼,最近的主管卻有避免說出「交給我吧」的傾向。這類主管的說法是:「身為管理與業務兼顧的主管,希望能減少實務的執行」、「要是說出『交給我吧』卻處理不好,身為主管就太難看了」。這些說法固然不是沒有道理,偶爾還是說些讓下屬安心的話比較好。
話說回來,不會說「交給我吧」的人,腦中原本就沒有這類詞彙。明明只要一句「交給我吧」就可以,他也會說「這件事就由我來處理」。站在對方的立場,「交給我吧」聽起來值得信賴,「這件事就由我來處理」聽起來則只是不帶感情的公事公辦,給人的感覺大不相同。

●影響自己工作態度的話

對下屬說一句「交給我吧」,也會改變自己面對工作時的態度。因為是確實說出口的話,等於給了自己壓力,自然會更致力於這件工作。事實上,下屬真正期待的,就是主管展現出這樣的態度。對下屬而言,主管若能為自己分擔一部分工作,除了實質上減輕負擔之外,更是一種強力的精神支援。
追根究底,只要主管具有願意分擔下屬工作,提供精神支援的使命感,「交給我吧」這句話自然而然就會脫口而出,這才是正確的態度。過去不習慣說「交給我吧」的主管,需要的是一個機會。掌握機會將「這件事就由我來處理」改成「交給我吧」,漸漸地養成習慣,成為真正值得信賴的主管。這才是正確的目標。
當然,不是什麼場合都能拍胸脯保證「交給我就對了」。不過,偶爾還是試著說說看吧,尤其是當下屬在工作上面臨危機時。

重點
將「那這件事就由我來處理」改成「這件事就交給我吧」。
藉由這樣的機會脫胎換骨,成為值得信賴的主管。12 希望主管能說「有什麼事我負責」

●激勵下屬,具有特殊意義的一句話

不好意思,在此要舉的是我的親身經歷。
當我還在建築業工作時,曾負責一棟新建工程的工地管理。那棟房子的建築工程延遲到不能再延遲,一直到交屋前幾個小時還在施工。
就在這緊鑼密鼓的最後階段,發生了令我臉色發青的大事。
粉刷師傅問我「這個吧台要漆什麼顏色?」時,我才發現忘了向客戶確認吧台油漆的顏色。那個吧台位於客廳裡的醒目位置,如果不上漆,交屋時就稱不上完工。話雖如此,也不可能現在打電話向客戶確認這件事。我立刻將此事報告同在工地現場的主管。接著,只見主管對師傅這麼說:
「油漆的顏色是我們沒向客戶做好確認,可是,因為已經來不及了,就請您塗上透明漆,讓木紋呈現出來吧。如果客戶不滿意的話,入住後可能會要求整個吧台打掉重作。不過,目前還是請您先上漆。有什麼事我負責。」
當時,我打從心底認為「能成為這位主管的下屬真是幸福」。幸運的是,不但工程順利結束,原本擔心的吧台也平安過關。
前陣子那位主管屆滿退休,舉辦了慶祝退休的派對,許多已經不在那間公司的老下屬為了他,紛紛到場參加,甚至有人不惜遠道而來。我想,大家一定都曾與我有過同樣的經驗。
下屬面臨挑戰時,能激勵他們,在背後推下屬一把的,正是主管的一句「有什麼事我負責」。
某企業的中堅員工曾問我,「過去覺得最好的主管是什麼樣的人?」,關於這個問題,我總是回答:「會對我說『責任我來負,你只要用自己認為最好的方法放手去做』的主管。」無論遇到危機還是面臨挑戰,主管的一句「有什麼事我負責」,必將成為下屬永難忘懷的一句話。

●無論如何管理職都必須負責

只不過,現在確實是個很難將「有什麼事我負責」說出口的時代。
以前,常聽見做主管的說「辭呈隨時都放在我胸前口袋裡」。雖然實際上可能根本沒放在口袋裡,放了可能也沒打算拿出來,或是判斷就算拿出來也會被周遭勸阻,所以才能說出這種話。
現在環境不一樣了,只要稍微表露一點辭意,公司可能說「是嗎?好啊。」乾脆收下你的辭呈。既然在現在的狀況下,失去工作的風險比過去高,「有什麼事我負責」這句話就無法輕易說出口了。
話是這麼說,做下屬的還是希望從主管口中聽見這句話。
不管怎麼說,出了事管理職非負起責任不可。就算本人沒有任何過失,只要拿不出好成績就是管理者的責任。只要一坐上管理職,從那個瞬間起,狀況本來就會變成「有什麼事都得負責」。再說,「負起責任」並不等於「辭職」,還有很多方式可以表示負責。
既然如此,何不試著在各種情況下對下屬說「有什麼事我負責」呢。下屬希望跟隨的,就是這樣的主管。

重點
下屬等的就是一句「有什麼事我負責」。
正因不管在什麼狀況下管理職都要負責,說還比不說好。
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